Tinjauan Pemeliharaan Fisik Arsip

Takah Kepegawaian PNS di

Direktorat Arsip Kepegawaian II

Mohammad Kevin Arnas

PIK Angkatan X
Juli
2018
 Pemeliharaan?
 Pemeliharaan adalah salah satu rangkaian kegiatan
pengelolaan tata naskah (takah) kepegawaian.
Pemeliharaan dilaksanakan secara sistemik baik dalam
bentuk dokumen fisik maupun digital.

Kenapa Pemeliharaan Penting?

 Dokumen fisik memegang posisi yang sangat penting
sebagai alat bukti dalam regulasi negara ini sehingga
pemeliharaan fisik arsip takah kepegawaian dalam rangka
memperpanjang usia arsip takah tersebut perlu dilakukan
dikarenakan pentingnya data yang terkandung dalam arsip
tersebut

2
Rumusan Masalah

 Bagaimana proses pemeliharaan arsip takah di

Direktorat Arsip Kepegawaian II dilaksanakan?
 Apakah proses pemeliharaan arsip takah di Direktorat
Arsip Kepegawaian II sudah dilaksanakan sesuai
dengan regulasi yang ada?
 Apa faktor-faktor yang menjadi kendala dalam
melaksanakan proses pemeliharaan arsip takah?

3
Tujuan dan Manfaat

 Untuk mengetahui proses pemeliharaan fisik arsip

takah di Direktorat Arsip Kepegawaian II;
 Untuk mengetahui faktor-faktor yang menjadi kendala
dalam pelaksanaan proses pemeliharaan arsip takah di
Direktorat Arsip Kepegawaian II.

4
Metode Penelitian
Pembuatan laporan tinjauan ini menggunakan
pendekatan deskriptif kualitatif

Cara Mengolah Data :

1. Reduksi Data
2. Penyajian Data
3. Pengambilan Simpulan

5
Pembahasan

6
Perbandingan
Terdapat perbedaan antara yang diamanatkan di peraturan dengan praktik yang
ada :
Perka BKN 18 Tahun 2011 Praktik di Dit. AK II
 Mengatur suhu ruangan antara 18oC - 21oC  Suhu tidak diatur antara 18oC - 21oC;
 Memberikan penerangan yang cukup;  Di tiap rak-rak lemari yang dipilih secara sampel
 Membersihkan debu pada rak lemari dengan vacuum oleh penulis tidak diberi kapur barus;
cleaner;  Berdebu, tidak seperti yang rutin disedot debunya
 Di tiap-tiap rak lemari diberi kapur barus secukupnya; dengan menggunakan vacuum cleaner.
 Melakukan penyemprotan bahan kimia pemberantas
serangga / fumigasi secara berkala; dan
 Membersihkan dan mengganti sarana penyimpanan yang
rusak.

7
Observasi

8
Gambar 1

Terdapat AC
Centralized dan
Alarm Anti
Kebakaran

9
Gambar 2

1. Di sudut lemari takah

yang penulis ambil
sebagai sampel, tidak
terdapat kapur barus.
2. Berdebu
3. Terdapat beberapa
amplop takah yang
rusak
10
Wawancara

11
Narasumber I
 Suhu tidak diatur sedemikian rupa karena
ruangan kerja pegawai dengan ruangan
arsip masih bersatu sehingga bisa jadi
terlalu dingin jika dikondisikan dengan
suhu ideal;

 Pemeliharaan rutin yang dilakukan untuk

menjaga kondisi takah adalah dengan
mengganti secara rutin amplop plastik biru
dan sampul plastik bening yang rusak
seiring dengan pemutakhiran data yang
ada di dalam takah.

12
 Narasumber II
 Di tiap rak-rak lemari tidak diberi kapur
barus karena tidak cukupnya anggaran
pemeliharaan;
 Fumigasi / penyemprotan hama arsip
tidak dilakukan sejak 2014 karena
pengadaan hal tersebut merupakan
rahan keputusan biro umum dan sudah
bertahun-tahun diajukan namun tidak
dikabulkan;
 Sedot debu dengan menggunakan
vacuum cleaner sudah lama tidak
dilakukan;

13
Simpulan & Saran

14
Simpulan
pemeliharaan arsip fisik di Direktorat Arsip Kepegawaian II tidak berjalan
secara optimal sesuai dengan yang diamanatkan oleh Peraturan Kepala
Badan Kepegawaian Negara Nomor 18 Tahun 2011 dikarenakan anggaran
yang tersedia tidak mencukupi untuk melakukan keseluruhan proses yang
ada.
Namun kendati dengan keterbatasan yang ada, pemeliharaan tetap
dilaksanakan sesuai dengan prioritas yang ada dalam rangka menjaga
keberlangsungan dan memperpanjang usia takah agar data di dalamnya
dapat terjaga dengan baik.

15
 Saran
• Ruangan penyimpanan takah dengan ruangan kerja pegawai sebaiknya dipisahkan.
Ruangan arsip layaknya dibuat khusus tanpa ada udara luar yang masuk dan hanya
menggunakan udara yang berasal dari air conditioner. Pengkhususan ruangan
tersebut selain untuk menjaga keamanan takah dari kemungkinan human error, juga
menjaga kondisi takah dari penyebab kerusakan seperti debu, dan kelembaban
dengan penggunaan air conditioner yang optimal.
• Fumigasi sebaiknya dilakukan minimal sekali dalam satu tahun. Hal ini perlu dilakukan
dalam rangka menjaga arsip dari kerusakan yang berasal dari rayap dan biota
perusak lainnya.
• Penambahan anggaran perlu dilakukan, terutama pada mata anggaran pemeliharaan
fisik agar proses pemeliharaan fisik takah dapat berjalan optimal dan sesuai dengan
standar regulasi yang ada.

16
17
THANK
YOU!