Anda di halaman 1dari 70

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

DRA. SATRIANI

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA


SALAM KENAL DRA. SATRIANI
EMAIL: intansauki@yahoo.co.id

Arsiparis Madya
Arsip Nasional RI
081281489746
BIODATA
• Nama : Dra. Satriani
• Pendidikan : Sarjana Sejarah
• Jabatan : Arsiparis Madya
• Pangkat/Golongan : Pembina Tk. I/IV b
• Rumah : Bogor Jawa Barat
• Pengalaman Kerja :
Arsip Nasional RI ( 1991-sekarang )
- Bagian Tata Usaha Pimpinan (1996-1998)
- Bagian Layanan Ruang Baca (1998-2006)
- Pusat Pengkajian Dan Pengembangan Sistem
Informasi Kearsipan (2006-2011)
- Kasi Manual Kearsipan(2011-2012)
- Subag Tata Laksana ( 2012-2013
– Subdit PNSAP ( 2013 – 2014 )
– Direktorat Kearsipan Daerah I ( 2015 – Skrang ).
ARSIP INAKTIF
Arsip yang frekwensi
penggunaannya telah
menurun.
(Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009)

Arsip inaktif :

- jarang digunakan
- berfungsi sebagai
referensi atau
rujukan

Apa yang
saudara lakukan
melihat kondisi
arsip inaktif ini ?
3-D

Dipilah….. Berkas Biasa


Berkas Penting
Ditata…….. Berkas Sangat
Penting
Dinilai…….
Berkas Bernilai
sejarah
Simpan sesaat,
lalu musnah
Berkas Biasa

Simpan beberapa
Berkas Penting lama,
Lalu musnah/ simpan
Simpan
Berkas penting
selamanya

Diselamatkan,
Berkas bernilai sejarah diserahkan ke
ANRI/Lembaga
Karsipan
Alur siklus berkas
Nama berkas RUANG RUANG ARSIP DEPO
KERJA (INAKTIF) (STATIS)
(AKTIF)
1. Berkas biasa V - -

2. Berkas penting V V V

3. Berkas sangat penting V V -

4. Berkas bersejarah V V V
Ruang simpan arsip inaktif-1
(RECORD CENTRE-1)
Ruang simpan arsip inaktif-2
(RECORD CENTRE-2)
Prinsip-prinsip pengelolaan arsip
inaktif :

a. murah,
Ruang simpan arsip terletak di
daerah yg murah, alat murah,
mampu menampung banyak arsip
dan biaya operasional murah
B. accessible, dapat ditemukan kembali
setiap dibutuhkan,

c. aman, menyangkut fisik dan informasi


arsip. Harus diupayakan pemeliharaan,
pencegahan dan penanggulangan
kerusakan arsip, kebocoran informasi
arsip, atau bencana lainnya
Tujuan PENGELOLAAN arsip inaktif

1. Pengurangan
volume arsip
2. Penciptaan
sistem kontrol
3. Penyelamatan
arsip
4. Pengamanan
arsip
Dasar Hukum :

1. UU no 43 tahun 2009 tentang


Kearsipan
1. PP 28 tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang
N0. 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan
PROSES PENGELOLAAN ARSIP
Arsip diciptakan
untuk pelaksanaan
TUPOKSI organisasi
( ARSIP AKTIF )

ARSIP DINAMIS

Arsip disimpan Sebagian arsip


untuk referensi dan disimpan sebagai
memori organisasi bahan pertanggungjawaban
( ARSIP INAKTIF ) nasional

Sebagian arsip ARSIP STATIS


dimusnahkan
karena sudah
tidak bernilai guna
ARSIP INAKTIF DIBEDAKAN MENJADI
• Arsip Teratur
• Arsip Tidak Teratur
• Dalam penataan arsip tidak teratur dapat
dengan cara yang sederhana yaitu hanya
mengelompokan tahun dan unit kerja.
• Sedangkan dengan cara rinci yaitu tahun, unit
kerja ditambah masalah
PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

• Pemindahan Arsip
• Penataan dan Penyimpanan
• Pelayanan
• Pemusnahan
Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan melalui kegiatan:

a. penyeleksian arsip inaktif;

b. pembuatan daftar arsip inaktif yang akan


dipindahkan; dan

c. penataan arsip inaktif yang akan


dipindahkan.
Pemindahan Arsip

• Penentuan Kapan Pemindahan Arsip


• Penentuan Arsip apa yang akan
dipindah
• Menyiapkan Arsip yang akan dipindah
• Penyiapan Ruang Simpan
• Penerimaan Arsip
PEMINDAHAN ARSIP
berkas , usianya kurang dari 10 tahun

Unit Record
Pengolah centre
pemindahan arsip inaktif dari unit
Pengolah ke RECORD CENTRE

UNIT
PENGOLAH/ RECORD
UNIT KERJA CENTRE

AAKTIF INAKTIF
Daftar Arsip Inaktif yang Dipindahkan

Unit kerja :
Alamat :
Telepon :

Nomor Jenis Arsip Tahun Jumlah Keterangan


Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
No. ………………………………………

Pada hari ini … tanggal … bulan… tahun … dilaksanakan pemindahan arsip inaktif
dari unit kerja ........…
1. Nama : …
NIP :…
Jabatan: …
Dalam hal ini bertindak atas nama unit kerja … yang selanjutnya
disebut sebagai PIHAK PERTAMA
2. Nama :…
NIP :…
Jabatan : …
Dalam hal ini bertindak atas nama Record Centre yang selanjutnya
disebut sebagai PIHAK KEDUA
Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip inaktif yang dipindahkan
seperti tercantum pada Daftar Arsip terlampir

Malang, … ……2018
Pihak Kedua Pihak Pertama
ttd ttd
nama terang nama terang
NIP NIP
Mengetahui
Kepala Unit Pengolah
ttd
nama terang
NIP
Penataan dan Penyimpanan

• Pemeriksaan
• Penyortiran
• Penataan Arsip dan Boks
• Pembuatan Daftar Arsip
Fasilitas Ruang Penyimpanan Arsip

Akses arsip inaktif di ruang penyimpanan cenderung rendah.


 Sehingga prioritas utama dalam memilih papan rak adalah
sehk
memaksimalkan penggunaan ruang yang tersedia; kemudahan akses
menjadi prioritas kedua

Jenis papan rak yang paling sering digunakan adalah rak terbuka
 Rak Bergerak (Mobile Shelving)
Rak bergerak merupakan pilihan yang baik untuk menyimpan arsip
inaktif dengan volume yang kecil
 Tangga

Tangga harus memenuhi standar keamanan.


Tangga sebaiknya mudah dipindahkan dan masuk
ke lorong. Juga, sebaiknya tangga mempunyai
tempat di atasnya untuk menempatkan dan
memilih boks

 Boks
Boks arsip harus sesuai dengan standar yang telah
dikeluarkan oleh ANRI dalam Keputusan Kepala
ANRI No. 11 Tahun 2000 tentang Standar Boks
Arsip

Ukuran Panjang (cm) Lebar (cm) Tinggi (cm)


Boks arsip kecil 37 10 27

Boks arsip besar 37 20 27


Bok berisi arsip yang siap dipindahkan
PEMUSNAHAN
Pemusnahan arsip inaktif dilaksanakan melalui
kegiatan:
a. penyeleksian arsip inaktif yang akan dimusnahkan

b. pembuatan daftar arsip inaktif usul


musnah

c. penataan arsip inaktif yang akan


dipindahkan,

d. Membuat Berita Acara dan Daftar Arsip Usul


Musnah
PRINSIP
• Murah, mampu menekan biaya
serendah mungkin
• Luas, dapat menampung arsip
inaktif banyak
• Aman, fisik dan informasi arsip
• Accessible, mudah ditemukan
kembali
KRITERIA RECORDS CENTRE
Bebas banjir dan polusi
Keamanan fisik dan pencurian
Komunikasi dan transportasi lancar
Bangunan sederhana tapi fungsional dan kuat
Pemilihan lokasi mudah dijangkau, daerah
murah
Jauh dari Pusat Industri

Q2
PERALATAN

 Tidak mudah terbakar


 Peralatan harus efisien sesuai media arsip

Arsip Kartografi Roll Cabinet


Arsip Kertas Folder, Box, Rak
Arsip Floppy Disk Rak anti magnet, AC
Arsip Microfish, Micro Film Lemari khusus
PERENCANAAN RECORD CENTRE

1. Perencanaan Fasilitasi Record Centre


– Fasilitas Penyimpanan Arsip
• Volume arsip yang akan disimpan
• Tipe arsip yang disimpan
• Kondisi Ruangan
• Seberapa sering arsip dirujuk
• Kecepatan penemuan kembali
• Keamanan arsip/kerahasiaan yang berbeda
2.Standar Gedung Record Centre
– Lokasi
• On site storage dan off site storage
• Mudah terjangkau, transportasi lancar
• Tidak rawan banjir

– Kontruksi
• Tahan api, tahan serangga perusak
• Gedung bertingkat tinggi tiap lantai
26 – 280 Cm
• Gedung tidak bertingkat standar gudang
• Fondasi dan dinding mampu menahan
terpaan angin dan hujan deras
– Perlengkapan gedung
• Gedung bertingkat (lift)
• Gedung tidak bertingkat (tangga pengambil
arsip)
• Tabung pemadam kebakaran
• Hydrant
• Termohogrometer (alat untk mengukur suhu
dan kelembaban)

– Kemananan
• Dijaga fisik arsip
• Dijaga informasi arsip
3. Lay Out

Ruang Penyimpanan

Beban Muatan
– Berat Rak
(Rak Konvensional) 1200 g Per M2, (Roll O-
Pack) 2.400 Kg Per M2

– Berat Arsip
(1 ml = 35-80Kg, rata-rata 50Kg, 1 Meter Kubik
Arsip = 400-800Kg, Rata-rata 600 Kg)
(1 Meter Kubik = 12 meter linier)
Sisrkulasi Udara dan AC
– Arsip Kertas tidak perlu AC, cukup ventilasi
– Arsip Media Baru, Arsip Vital perlu AC
– Letak pintu dan jendela menghadap arah
berlawanan dengan sinar matahari

Suhu dan Kelembagaan


– Arsip photo hitam putih = 12 o C
Kelembaban 35%
– Arsip photo berwarna = 5 o C
Kelembaban 35%
– Arsip Magnetic = 18 o C
Kelembaban 40%
PENGATURAN RUANG :
1. ruang penerimaan / penampungan (Receiving
space)
–Menampung arsip-arsip yang baru datang dari
pemiliknya disebut juga ruang transit
2.Ruang fumigasi (Fumigation Room)
–Sebelum disimpan sebaiknya arsip difumigasi dulu
3.Ruang pengelolaan (Preparation Room)
–Besarnya 2 X dari ruang penerimaan
–Sortir, memberkaskan, menata, menyimpan
4. Ruang Penyimpanan (Storage Area)
–Menyimpan arsip
–Diperhatikan jenis arsip
5.Ruang Pemusnahan (Disposal Room)
–Memusnahkan arsip yang sudah tidak bernilai
6.Ruang peminjaman Arsip (Reference Service)
–Melayani peminjam (Instansi pemilik arsip)
7.Ruang Kantor (Office Area)
–Melakukan kegiatan administrasi
PEMBENAHAN ARSIP INAKTIF
• Permasalahan
 Belum adanya sistem & prosedur dalam pengelolaan arsip
 SDM belum memadai
 Terbatasnya sarana & peralatan (anggaran kurang memadai
 Kurang perhatian dari atasan

• Mengapa perlu di benahi


 Arsip terus bertambah
 Arsip kacau timbul masalah
 Arsip perlu dikelola & dimanfaatkan
 Memudahkan penyusutan
• Manfaat pembenahan
 Penyelamatan & pemanfaatan informasi arsip
 Pendayagunaan ruangan
 Pendayagunaan tenaga pelaksana
 Penghematan biaya pengelolaan

• Dasar hukum pembenahan


• UU no 43 Tahun 2009
• PP no 29 Tahun 2012 (43, 44)
• Prinsip pembenahan
Principle of Provenance (asas asal usul)
Principle of Original order (asas aturan
asli)
Mendaftar/mendeskripsi bukan per
lembar namun per berkas
Arsip tidak boleh ditulis apapun
TAHAPAN KEGIATAN PEMBENAHAN

A. Perencanaan
1. Survey Arsip/Pendataan
• Pengumpulan data * informasi secara langsung
terhadap arsip dengan segala kelengkapannya
• Survey Kelembagaan
Survey mengenai sejarah perkembangan organisasi,
struktur organisasi, tugas & fungsi organisasi unit kearsipan
• Survey Fisik Arsip
– Survey mengenai lokasi/tempat penyimpanan, volume, asal
arsip/unit kerja pencipta, kondisi fisik, jenis, kurun waktu,
jalan masuk dll
FORMULIR PENDATAAN ARSIP
NAMA INSTANSI :
ALAMAT :
UNIT KERJA :
LOKASI ARSIP :
ASAL ARSIP :
KONDISI RUANGAN :
KONDISI ARSIP :

MEDIA :
VOLUME :
TAHUN :
SISTEM PENATAAN :

JALAN MASUK :
PELAKSANAAN SURVEI :
TANGGAL :
Pembuatan Daftar Ikhtisar Arsip
2

Rekapitulasi hasil survey sebagai dasar penyusunan


rencana/proposal pembenahan arsip

NO ASAL TAHUN JUMLAH MEDIA PENATAAN LOKASI KETERANGAN


ARSIP
B. Persiapan
1.Membersihkan Arsip
(Fumigasi,pengasapan, pengisapan debu)
2.Mempersiapkan perangkat keras
kearsipan (Box,folder, rak dll.)
3.Mempersiapkan alat pengaman bagi
petugas (Masker, jas laborat, sarung
tangan)
C. Pelaksanaan
Tahapan kegiatan pengelolaan arsip inaktif yang kacau
1. Pemilahan
• Memilah arsip dan non-arsip/duplikasi
• Pemilahan
 Fisik Arsip
Non-arsip – Duplikasi
Sampul (amplop, map)
Formulir, blangko
Barang-barang tertentu

Informasi Unit kerja


Masalah
Jenis
2. Identifikasi/Pengindentifikasian
• Mengkaji untuk menentukan bagaimana arsip
itu diberkaskan, termasuk kelompok mana,
berdasarkan urutan masalah atau nomor
alpabet.

3. Pemberkasan
• Mengelompokkan arsip sebagai kesatuan
informasi sesuai hasil identifikasi

4. Pendeskripsian
• Menuangkan informasi yang ada pada arsip
kedalam kartu fisis, unsur deskripsi, bentuk
redaksi, isi pokok, unit kerja, jumlah, tahun,
tingkat perkembangan, catatan lain yang
dianggap perlu
• Contoh Kartu Deskripsi

1 2
3

5 6

8 7

Keterangan :

1. Unit Kerja
5. Kurun Waktu/tahun
2. Kode pelaksana
6. Tingkat perkembangan
3. Bentuk redaksi
7. Jumlah
4. Isi pokok
8. Catatan khusus/keterangan
Contoh Deskripsi
Kearsipan Daerah Satriani
1 2

Surat
3

Permohonan tenaga pengajar kearsipan


4

Tahun 2018
5 Pertinggal
6

1 Lembar
7
5. Pembuatan Skema
• Membuat skema/format untuk
mengelompokkan penempatan kartu fisis yang
telah dibuat.
• Dasar pembuatan skema adalah struktur
organisasi, atau identifikasi kartu deskripsi.
• Pola klasifikasi sangat membantu dalam
pembuatan skema
• Contoh Skema
Kepegawaian
 Formasi & Pengadaan Pegawai
 Mutasi
 Jabatan
 Kenaikan pangkat
 Analisis jabatan
 Waskat
 DP3
 Absensi
 Kesejahteraan
 Perumahan
 Kesehatan
 OR & Rekreasi dll.
6. Manuver
 Mengelompokan kartu-kartu deskripsi sesuai
dengan skema yang telah dibuat dan disusun
kronologis dalam masing-masing berkas manuver
fisik arsip disesuaikan dengan kartu deskripsi

7. Penomoran defenitif
 Memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi
dan dilanjutkan pada fisik arsip

8. Penomoran Bok & Label


 Arsip yang telah diberi nomor defenitif
dimasukkan ke dalam bok dan kemudian diberi
nomor bok (label) secara berurutan sesuai dengan
arsip yang ada dalam bok
• Nomor :
–Tertata lebih rapi
–Terjaga kerahasiaannya
–Prosedur lebih rumit (harus melihat daftar)
• Masalah :
–Cepat diketahui isinya
–Rahasia kurang terjaga
9.Pembuatan Daftar Arsip Inaktif
• Membuat daftar arsip berdasar skema dan diurut
berdasar nomor defenitif yang ada
NAMA INSTANSI :
Unit pengolah :
NO KODE URAIAN/ISI KURUN JUMLAH KETERANGAN
KLASSIFIKASI WAKTU

Mutasi 20005 1 folder asli


i
PROSEDUR TEMU BALIK LAYANAN INFORMASI

 Penetapan Kewenangan Penggunaan


– Penentuan batas kewenangan peminjam
– Hirarki jabatan menentukan kewenangan penggunaan

 Prosedur Pencarian & Pengambilan Arsip


– Permintaan / pemesanan arsip
(lisan, telepon, tertulis) formulir peminjam
– Pencarian Arsip
(melihat Daftar Pertelaan Arsip /DPA)
– Pengambilan Arsip
(Kelokasi dengan berdasar DPA, Out Guid/ Out
 Prosedur Pengendalian Peminjaman

 Pencatatan
(Buku pengendalian / formulir)
 Penggunaan carrier folder
(Folder / box khusus sebagai tempat pembawa arsip yang
dipinjam)
 Waktu peminjaman
(Penentuan waktu peminjaman menjadi kebijakan masing-
masing instansi)
 Pengambilan & Penyimpanan kembali Kembali
(Dikembalikan ketempat semula dengan diteliti kelengkapannya)
 Tindak Lanjut
(Dibuat aturan jika ada arsip yang hilang, dibuat arsip pengganti/
sanksi hukum)
SARANA

A. Kartu Peminjam
Dibuat rangkap 2 = Peminjam, disimpan di tickler file / sarana pengendalian

Judul berkas : Jumlah : Tgl. Kembali :

Media : Keaslian : Tgl. Perpanjangan :

Nama peminjam/Unit Kerja : Tgl. Permintaan :

Diambil oleh : Tgl. Ambil :

Paraf Tanda Simpan :

Pengambil Pengguna
B. OUT Indikator
Adalah alat penunjuk keluarnya/ dipinjamnya
arsip dari tempatnya.

Fungsi : sebagai pengganti arsip yang sedang


keluar / dipinjam
Out Guide : Jika arsip yang dipinjam 1 Folder (1 map)
Out Sheet : Jika arsip yang dipinjam lembaran
OUT INDIKATOR
Tanggal Peminjam Uraian tanda tangan Keterangan
pinjam kembali
TUGAS KELOMPOK
1. Membuat daftar arsip yang akan
di pindahkan dari Unit Pengolah
ke Unit Kearsipan.
2. Membuat Berita Acara
Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit
Pengolah ke Unit Kearsipan

.......Selamat bekerja.....