Formación de auditores internos en SGI

Objetivo:
 Conocimiento teórico práctico para
llevar a cabo auditorías internas
del sistema de gestión integral
(SGI), con base en la norma ISO
19011:2002.

Para SGI´s que incluyen las normas:

ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y
BS OHSAS 18001:2007
 Contenido
 Introducción
 Definiciones
 Norma ISO 19011:2002
 Características de la auditoría
 Clasificación de las auditorías
 Principios de auditoría
 Técnicas para auditar
 Competencia de los auditores
 Actividades de auditoría
 Informe de hallazgos
 Reportes de no conformidad
 Informe de auditoría
 Actividades de seguimiento
 Supervisión del proceso de auditoría
 Prácticas
 Introducción

Auditoría Interna en ISO 9001:2008 (8.2.2)

• Requisitos a cumplir:
1.Intervalos planificados
2.Determinar si el SGC:
 Es conforme con disposiciones planificadas.
 Es conforme con los requisitos de esta norma.
 Es conforme con los requisitos del SGC establecidos por la
organización.
 Se ha implementado.
 Se mantiene de manera eficaz.

• Planificar un programa de auditorías con base en el estado e importancia

de los procesos, áreas y resultados de auditorías previas.

• Definir criterios, alcance, frecuencia y metodología para las auditorías.

 …Introducción

...Auditoría Interna en ISO 9001:2000 (8.2.2)

• Selección de auditores para objetividad e imparcialidad del proceso.

Los auditores no deben auditar su propio trabajo.

• Definir en el procedimiento documentado:

 responsabilidades;
 requisitos de planificación;
 requisitos de realización;
 informar resultados; y
 establecer y mantener registros.
 …Introducción

...Auditoría Interna en ISO 9001:2000 (8.2.2)

• Los auditados deben asegurar que:

 Se realizan las correcciones.
 Se toman las acciones correctivas sin demora injustificada.
 Se eliminan las no conformidades detectadas y sus causas.

• Las actividades de seguimiento son:

 Verificación de las acciones tomadas.
 Informar de los resultados de la verificación.

Nota: Ver ISO 19011 a modo de orientación

 Introducción

¿Porqué las auditorías en la historia de la administración?

Actua Plan
r
Planeación:
¿Qué se quiere
Control:
hacer?
¿Cómo se ha
¿Qué se va a
realizado?
hacer?

Dirección: Organización:

Ver que se haga ¿Cómo se va a

hacer?

Verifica
r Hacer
 Definiciones

 Auditoría Alcance
Criterios de auditoría Conclusiones
Evidencia Registro
Hallazgos Acciones correctivas
Cliente de auditoría Acciones preventivas
Auditor Corrección
Competencia Mejora Continua
Programa
Plan
 Auditoría

 Proceso sistemático, independiente y

documentado para obtener evidencias y
evaluarlas de manera objetiva con el fin
de determinar el grado de cumplimiento
de los criterios de auditoría.
 Criterios de auditoría
 Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.

 NOTA: Los criterios de auditoría se utilizan como una

referencia frente a la cual se compara la evidencia de la
auditoría.
 Evidencia de auditoría

 Registros, declaraciones de hechos o

cualquier otra información que son
pertinentes para los criterios de auditoría.
 Hallazgos de la auditoría

 Resultados de la evaluación de la evidencia

de la auditoria recopilada frente a los criterios
de auditoria.

NOTA: Los hallazgos de la auditoría pueden indicar

conformidad o no conformidad con los criterios de
auditoría.
Cliente de la auditoría
 Auditor
 Persona con la competencia para llevar a
cabo una auditoría.
 Competencia

 Cualidades personales y capacidad

demostrada para aplicar conocimientos y
habilidades
 Programa de auditoría

 Conjunto de una o más auditorías planificadas para

un periodo determinado y dirigidas hacia un propósito
específico.

semestre

 NOTA: Un programa de auditoría incluye todas las actividades

necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditorías
 Plan de auditoría

 Descripción de las actividades y de los

preparativos de una auditoría
Objetivos:
Criterios:
Areas a auditar
Control
vinculacion dirección calidad personal
vehicular
Fecha Hora Lugar Auditores Idioma

Actividades

 
 
Fecha de entrega de informe Aclaraciones
 Alcance de la auditoría

 Extensión y límites de una auditoría.

área
no
áreas a auditar incluid
a
V D
área
C P no
incluid
CC a

 NOTA: El alcance de la auditoría incluye generalmente una descripción de los lugares, las
unidades organizativas, las actividades y los procesos, así como el periodo cubierto.
 Conclusiones de la auditoría

 Resultado de una auditoría proporcionado

por el equipo auditor tras considerar los
objetivos de la auditoría y todos los
hallazgos de la auditoría.

o n es
cl usi
con lezas_
ta _
f o r _ _ ___
___ i dad e s
il
deb
 Registro

 Documentos que presentan resultados

obtenidos o proporciona evidencia de sus
actividades desempeñadas
 Acción preventiva

 Acción tomada para eliminar la causa de una no

conformidad potencial u otra situación
potencialmente indeseable.

 Nota 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad

potencial.
 Nota 2: La acción preventiva se toma para prevenir que algo
suceda mientras que la acción correctiva se toma para prevenir
que vuelva a producirse.
 Acción correctiva
 Acción tomada para eliminar la causa de una no
conformidad detectada u otra situación indeseable.

 Nota 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad.

 Nota 2: La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a
producirse mientas que la acción preventiva se toma para prevenir que algo
suceda.
 Corrección

 Acción tomada para eliminar una no conformidad

detectada

258
8 258
8
Beto
Beto
Cue
b as Cue
vas
 Nota 1: Una corrección puede realizarse junto con una acción
correctiva.
 Nota 2: Una corrección puede ser por ejemplo un reproceso o una
reclasificación
 Mejora continua

 Actividad recurrente para aumentar la

capacidad para cumplir los requisitos

Nota: El proceso mediante el cual

se establecen objetivos y se
identifican oportunidades para la
mejora es un proceso continuo a
través del uso de los hallazgos de
la auditoría, las conclusiones de la
auditoría, el análisis de los datos,
la revisión por la dirección u otros
medios, y generalmente conduce
a la acción correctiva y preventiva.
 Sistemas de gestión

Factores Factores
externos internos

Revisión inicial y periódica

Política

Mejora continua
Auditoría Organización

Planificación e
implementación

Medición del
desempeño
 Norma ISO 19011:2002

• ISO 19011Directrices para llevar a cabo auditorías a

los sistemas de gestión de la calidad y ambiental.
• Antecesoras
 ISO 10011 partes 1, 2 y 3
• La metodología para realizar auditorías se utiliza en
forma general en calidad y ambiente; sin embargo,
recientemente se ha extendido su aplicación a las
auditorías de los sistemas de gestión de la salud y
seguridad ocupacional y gestión de la responsabilidad
social.
• Como complemento se utiliza la SAST 003 para el
tema de la competencia de los auditores de SSO.
• Los requisitos de la competencia de los auditores
están dirigidos particularmente a los auditores de
certificación de tercera parte.
 Diagrama del proceso para la gestión de un programa de auditoría

Autoridad para el programa de auditoría

Establecimiento del programa de auditoría

- objetivos Planificar
- responsabilidades
- recursos
- procedimientos

Implementación del programa de auditoría Competencia y

evaluación de
los auditores
Mejora del - elaboración del calendario de las auditorías
programa de - evaluación de los auditores Hacer
Actuar auditoría - selección de los equipos auditores
- conducción de las actividades de auditoría Actividades
- conservación de los registros de auditoría

Seguimiento y revisión
del programa de auditoría

- seguimiento y revisión
- identificación de la necesidad de acciones Verificar
correctivas y preventivas
- identificación de las oportunidades de mejora
 Visión global de las actividades típicas de auditoría

Inicio de la auditoría
- designación del líder del equipo auditor
- definición de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoría
- determinación de la viabilidad de la auditoría
- selección del equipo auditor
- establecimiento del contacto inicial con el auditado

Revisión de la documentación
- revisión de los documentos pertinentes del sistema de gestión, incluyendo los
registros, y determinación de su adecuación con respecto a los criterios de
auditoría

Preparación de las actividades

de auditoría in situ

- preparación del plan de auditoría

- asignación de tareas al equipo auditor Continua
- preparación de los documentos de trabajo
...Visión global de las actividades típicas de auditoría

Realización de las actividades de auditoría in situ

- realización de la reunión de apertura
- comunicación durante la auditoría
- papel y responsabilidades de los guías y observadores
- recopilación y verificación de la información
- generación de hallazgos de la auditoría
- preparación de las conclusiones de la auditoría
- realización de la reunión de cierre

Preparación, aprobación y distribución

del informe de auditoría

- preparación del informe de auditoría

- aprobación y distribución del informe de la auditoría

Finalización de la auditoría

Realización de las actividades de

Seguimiento de la auditoría
 Características de las
auditorías de sistemas de gestión

• Las auditorías • Auditor calificado

se programan y se
notifican con
anticipación

¡¡¡¿mañana?!!
!
• El auditor no debe tener
responsabilidad directa
en el trabajo auditado.
 ...Características de las
auditorías de sistemas de calidad

• Se basan en un • Se aplican a toda las

procedimiento y se áreas de la empresa,
hacen por muestreo a todos los niveles y
a todos los requisitos
 ...Características de las
auditorías

• Las no conformidades • Si hay no conformidades

detectadas de detectadas deben ponerse
en práctica acciones
inmediato deben correctivas y evaluar la
informarse al efectividad de ellas.
responsable del área. • Los resultados de auditoría
deben reportarse a la alta
dirección
 Clasificación de las auditorías

Por el método:
 Internas
 Externas
 ...Clasificación de las auditorías

Por la certificación:
 de certificación, o
 de seguimiento o vigilancia

ISO
 ...Clasificación de las auditorías

Por la parte auditora:

 de primera parte
 de segunda parte
 de tercera parte
 Principios de la auditoría

De los auditores:
 Conducta ética – el fundamento de la
profesionalidad
 Presentación imparcial – la obligación de
informar con veracidad y exactitud
 Debido cuidado profesional – la
aplicación de diligencia y juicio al auditar
 Principios de la auditoría

De la auditoría:
 Independencia – la base para la
imparcialidad y la objetividad de las
conclusiones de la auditoría
 Enfoque basado en la evidencia – el método
racional para alcanzar conclusiones de la
auditoría fiables y reproducibles en un
proceso de auditoría sistemático
 Técnicas para auditar

* Entrevista * Observación directa

personal

* Revisión documental
* El rastreo
 Competencias de los auditores

i d o * Tenaz * Ético
e c id
*D * Me
ún n te a
om bier
c ta
id o *
n t D
e ip
*S lo
m
*O át
*P bs ic
er er o
ce va
pt do
ivo
l r
t i
sá
* Segur er
o de si V
mismo *
 ...Competencias de los auditores

 Comprender y aplicar los principios de

auditoría
 Planificar y organizar el trabajo
 Centrarse en lo importante
 Entender lo apropiado y las consecuencias del
uso de técnicas de muestreo
 Confirmar que la evidencia es suficiente y
apropiada
 ...Competencias de los auditores

 Comunicarse eficazmente
 Comprender las características de la
organización a la que audita
 Verificar la exactitud de la información
 Generar conclusiones acordes a las evidencias
 Evitar conflictos a la organización que audita y
a la que representa
 Emitir informes confiables
 Actividades de la auditoría

 La norma ISO 19011 considera 5 etapas fundamentales en

una auditoría:

1. Inicio de la auditoría
2. Revisión de la documentación
3. Preparación de las actividades in situ
4. Actividades de auditoría in situ
5. Informe
 1. Inicio de la auditoría

Designar al auditor líder

 Puede designarse por auditoría, por sitio o por área.
Definir los objetivos
 Determinar la conformidad del sistema o parte, cumplimiento
legal, eficacia respecto de objetivos, áreas de mejora
potencial
Definir el alcance
 Ubicación, unidades de la organización, actividades,
procesos, tiempo
Definir los criterios de la auditoría
 Políticas, procedimientos, normas, leyes y reglamentos,
requisitos del sistema, contractuales o de partes interesadas
tales como códigos de conducta del sector
Determinar la viabilidad de la auditoría
 Disponibilidad de información apropiada para planificar,
cooperación del auditado, tiempo y recursos adecuados
 1. Inicio de la auditoría

Seleccionar al equipo auditor

 Objetivos, alcance, criterios, competencias, requisitos,
capacidad de interacción, idioma y cultura
 Independencia
 Supervisión para los auditores en formación

Establecer el contacto inicial con el auditado

 Canales de comunicación
 Confirmación de autoridad para llevar a cabo la
auditoria
 Acceso a los documentos pertinentes incluyendo
registros
 Determinar reglas de seguridad
 2. Revisión de la documentación

 Se hace con la finalidad de apreciar la

conformidad del sistema
 De preferencia antes de las actividades de
auditoría in situ
 Incluye documentos internos, externos y
registros
 Deben tomarse en cuenta
 el tamaño, la naturaleza y la complejidad de la
organización
 El objetivo y alcance de la auditoría
 3. Preparación de las actividades in situ

Preparación del plan de la auditoría por el

auditor líder
Asignación de las tareas al equipo auditor
Preparación de los documentos de trabajo
 ... 3. Preparación de las actividades in situ

 El plan de auditoría debe contener:

 Objetivos de la auditoría
 Criterios de auditoría
 Alcance de la auditoría
 Fechas y lugares de la auditoría
 Hora y duración estimadas
 Funciones y responsabilidades de los auditores
 Recursos necesarios en áreas críticas
 Según aplique:
 Representante del auditado
 Idioma de trabajo
 Preparativos logísticos
 Confidencialidad
 Acciones de seguimiento de la auditoria
 ... 3. Preparación de las actividades in situ

Asignación de las tareas al equipo auditor

El auditor líder debe asignar a cada miembro del
equipo auditor la responsabilidad para auditar:
procesos, funciones, actividades, áreas, o lugares
específicos.
Considerar la necesidad de
 Competencia
 Independencia
 Uso eficaz de recursos
 Funciones y responsabilidades de los auditores
(supervisión de auditores en formación y expertos
técnicos)
 ... 3. Preparación de las actividades in situ

Para la preparación de los documentos de trabajo:

 Se recaba toda la información relacionada con la
auditoría.
 Se lee la documentación recabada.
 Se prepara el material de auditoría (listas de
verificación; formularios para registrar hallazgos,
evidencias y comunicaciones; formatos de no
conformidad, de plan de acciones y de informe;
material para escritura, p. e.:libreta, pluma, lápiz, lap
top, etc.).
 Listas de verificación

Su preparación no es obligatoria, sin embargo

se utilizan generalmente ya que:
 Guía para el auditor
 Asegura continuidad y lógica
 Mantiene claros los objetivos
 Facilita llevar un compás de avance
 Recolecta datos durante las auditorías
 Referencia útil ante dudas
 Ayuda al informe final
 Transmite confianza al auditado
 Lista de verificación

A) Analizar los procesos de acuerdo a los criterios:

 Productos y servicios entregados al cliente
 Riesgos para el cliente y otras partes interesadas
 Interfaces (entradas y salidas)
 Posibilidades de agrupar procesos para economizar y
eficientar la auditoría

B) Prioritización de las actividades de auditoría

considerando:
 Seguimiento de resultado de auditorías anteriores (internas y
externas)
 No conformidades expresadas por partes interesadas
 Valor (agregado) para la Organización auditada
 Formatos de lista de verificación

Ejemplo
Auditoría 2/2010 Objetivo Determinar el grado de conformidad del proceso de diseño y des.
Area a auditar: Dirección de Operación Fecha 9 de julio de 2010

S. G. Pregunta, aspecto o tema Cumple Evidencias objetivas

Si No
7.3.1 ¿Están incluidos en los planes para el diseño y desarrollo las etapas
de revisión, verificación y validación?

7.3.2 Revisar los registros de los elementos de entrada de los últimos 3

meses.

7.3.3 ¿En que consisten los resultados del diseño y desarrollo?

Revisar que datos servirán para las compras y para la prestación del
servicio y cómo se especifican las características del servicio y los
criterios de aceptación.

7.3.4 Tomar 3 expedientes completos y revisar los registros de revisión,

a verificación y validación y confrontar con los datos de entrada al
7.3.6 diseño.

7.3.7 Revisar en los cambios al diseño que tengan los registros de revisión,
verificación y validación.

Observaciones:
Auditores y líder:
 4. Actividades de auditoría in situ

Reunión de apertura
Roles de los guías
Recopilación y verificación de la información
Generación de hallazgo
Preparación de las conclusiones de la
auditoría
Reunión de cierre
 Reunión de apertura

Propósito
 Confirmar el plan de auditoria
 Presentar un resumen de cómo se llevará a cabo
 Confirmar los canales de comunicación
 Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar
preguntas
 … Reunión de apertura

Rubros a tratar
 Bienvenida y presentaciones
 Objetivo, alcance y criterios
 Revisión de agenda, canales formales de comunicación y
guías
 Métodos y procedimientos y aclaración de que será un
muestreo
 Información sobre el progreso
 Confirmación de disponibilidad de recursos e instalaciones
 Método de presentación de la información y clasificación de
no conformidades
 Medidas de seguridad y confidencialidad de la información
 Sistema de apelación
Comunicación durante la auditoria

Llegar a acuerdos formales para

la comunicación auditores-
auditados

Los miembros del equipo auditor

deben consultarse
periódicamente para:
Acuerdos
 Para intercambiar información
 Evaluar el progreso de la auditoria
 Reasignar tareas entre los
miembros según se requiera
 … Comunicación durante la auditoria

El líder del equipo comunica

 periódicamente los progresos de la auditoria
 resuelve cualquier inquietud del auditado y al cliente
 aspectos que evidencian que los objetivos de la
auditoria no son alcanzables o necesidades de
cambios durante la auditoria
Los auditores comunican sin demora sobre
 Las evidencias recopiladas durante la auditoria que
sugieren un riesgo inmediato y significativo
 Inquietudes relacionadas con cualquier aspecto
externo al alcance
 Recopilación y verificación de la información

Por muestreo se recopila información

pertinente y verificable mediante
 Entrevistas
 Observación directa de actividades
 Revisión de documentos:
 documentación y
 rastreo

Los amigos del auditor:

qué, quién, cómo, cuándo, dónde, muéstreme, etc.
 Recopilación y verificación de la información

Fuentes de información
 Entrevistas con empleados y otras personas
 Observación de actividades, ambiente de trabajo y
condiciones circundantes
 Documentos (política, objetivo, planes, normas, licencias,
contratos, planos, pedidos, etc)
 Registros (de inspecciones, actas, programas, resultados,
etc)
 Resúmenes de datos, análisis de indicadores de desempeño
 Programas y procedimientos de control
 Información proveniente de partes interesadas
 Bases de datos informáticas y sitios de internet
 Realización de entrevistas

En tal forma que se adapten a la situación y a las

personas entrevistadas
 Entrevistas con personas de niveles y funciones adecuadas
 Durante las horas y lugar habituales de trabajo
 Hacer lo posible por crear un ambiente optimo
 Explicar la razón de la entrevista y cualquier nota que se tome
 Evitar preguntas que predispongan las respuestas
 Los resultados de la entrevista deberían ser resumidos con la
persona entrevistada
 Agradecer a las personas entrevistadas
su participación y cooperación
 Generación de hallazgos de la auditoria

Evaluar la evidencia de la auditoria vs los criterios

 Reuniones del equipo auditor para revisión de hallazgos
 Los hallazgos pueden identificar conformidad o no
conformidad
 La conformidad con el criterio debería resumirse para indicar
ubicaciones, funciones, operaciones o procesos auditados
 Registrar los hallazgos individuales y la evidencia de apoyo
 Las NC se revisan con el auditado para obtener el
reconocimiento de que la evidencia es exacta y que las NC se
han comprendido
 Las no conformidades en algunos sistemas se clasifican
 Resolver cualquier opinión divergente
 Investigación

Aplicar los atributos determinantes de

saber:
 Criterios de auditoria
 Leer y escribir
 Comunicarse y expresarse
 Preguntar y escuchar
 Seguir líneas de investigación relevantes
 Seguir la cadena de trazabilidad
 Comprobar la evidencia
 Distinguir las diferencias
 Verificando
sitios/áreas/procesos/funciones/operaciones

Investigar e identificar el contexto:

 los componentes del sitio de trabajo
las áreas relacionadas
los procesos asociados y sus vínculos
las funciones involucradas
 el entorno de trabajo
 Separando hechos de suposiciones

 Qué disposiciones tienes hechas para

cumplir los requisitos?
 Cómo lo llevas a la práctica?
 Muéstrame evidencia de que lo llevas a la
práctica
 Muéstrame evidencia de que lo practicas
consistentemente
 Resultados
 Informe de hallazgos

• Positivos
• Negativos:
- incumplimientos / no
conformidades

Requisito
+ -
 Informe de no conformidad
?
 Qué: descripción del hecho y la NC
 Dónde y cuándo se detectó
NC
 Requisito o disposición que se incumple ?
 Descripción del incumplimiento
 Evidencia encontrada
?
 Bajo cuál requisito se direcciona en la norma
(En función del peso específico de la NC y la
acción requerida)
 Uso de terminología local
 Clasificación / Magnitud (en caso que sea
requerido)
 Reporte de no conformidad

Notifique la no conformidad solo si cuenta con

evidencia de que es real el incumplimiento.
Al encontrarla frente al auditado
Al titular del área, proceso o actividad
Al auditor líder
Al representante de la dirección
En el informe escrito
 Clasificación de las no conformidades

No conformidad mayor :
 La ausencia de, o un total rompimiento para cumplir
un requisito de la norma.
 Un número de no conformidades menores contra un
requisito que pueden representar un total
rompimiento del sistema.
 Un incumplimiento que puede resultar en un
probable servicio no conforme al cliente, un
accidente, un incumplimiento de la ley, un problema
de contaminación ambiental, un problema de
impacto social
• Un incumplimiento que a juicio y experiencia del
 Una condición que puede resultar en fallar o reducir
auditor indica que puede resultar en una falla del SG
materialmente la funcionalidad
o reducir materialmente de los yequipos
su habilidad eficaciao
servicios respecto de su uso previsto
 Tratamiento de No conformidades
Objetivos Preguntas Etapas
•Conocer el ¿Cuál es? Reconocer la situación
problema
¿Qué? Definir el problema
•Planear las
No conformidades
soluciones
¿Porqué? Analizar el problema

Planificar
Planificar Hacer
Hacer
•Implementar ¿Cuáles son? Identificar las causas

Actuar
Actuar Verificar
Verificar ¿Cómo? Planear las soluciones
•Controlar
Implementar las
¿Quién?
soluciones
•Estandarizar o
¿Cuándo? Controlar los
buscar nueva
resultados
solución
reiniciando el Estandarizar las
ciclo ¿Cuánto? soluciones o iniciar
nuevamente el ciclo.
 … Clasificación de no conformidades

No conformidad menor :
 Una falla para cumplir con alguno de los
requisitos de las normas, que a juicio y
experiencia no resulta en una falla del
SG, ni reduce su habilidad ni su eficacia
 Una falla en alguna parte del sistema
documentado
 Un lapso aislado observado en el
seguimiento de un ítem del sistema
 No conformidades en la revisión de su sistema de gestión de calidad.

Ejercicio.

Desarrolle en forma simulada una No conformidad de su sistema de

gestión, con los elementos que se anexan, desde la detección,
redacción, análisis, cierre, acción correctiva, tipo de hallazgo y de
incumplimiento.
•¿Qué fue detectado?
____________________________________________________________________
•¿Dónde y cuándo se detectó?
____________________________________________________________________
•Requisito o disposición incumplida.
____________________________________________________________________
•Descripción del incumplimiento
____________________________________________________________________
•¿Bajo cuál requisito se direcciona en la norma ?
____________________________________________________________________
•Clasificación /Magnitud
____________________________________________________________________
No conformidades en la revisión de su sistema de gestión de calidad.

Redacte la no conformidad detectada en el sistema de gestión

__________________________________________________
__________________________________________________
__________________________________________________
__________________________________________________
__________________________________________________
__________________________________________________
______________________________

Analice la causa y efecto de la no conformidad.

___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
______________________________
No conformidades en la revisión de su sistema de gestión de calidad.

Describa el cierre de la no conformidad

______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
____________________

Describa la acción correctiva de la no conformidad

____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
______________________________
 Preparación de conclusiones

Reunión del equipo auditor

 Revisar los hallazgos y cualquier otra información
apropiada recopilada durante la auditoria frente a los
objetivos de la misma
 Acordar las conclusiones, teniendo en cuenta la
incertidumbre inherente al proceso de auditoria
 Preparar recomendaciones, si estuviera especificado
en los objetivos de auditoria
 Comentar el seguimiento de la auditoria, si estuviera
incluido en el plan
 … Preparación de conclusiones

Conclusiones de la auditoria
 Grado de satisfacción del sistema con los criterios
 Eficacia de la implementación, mantenimiento y mejora
del sistema
 Capacidad del proceso de revisión por la dirección
para asegurar la continua idoneidad, adecuación,
eficacia y mejora del sistema
 Si los objetivos lo especifican: recomendaciones para
mejora, certificación o registro, o sobre auditorias
futuras
 Realización de la reunión de cierre

Preside: El líder del equipo auditor

Propósito
 Presentar los hallazgos y conclusiones
 Que los hallazgos y conclusiones sean reconocidos y comprendidos
por el auditado
 Tomar acuerdos para presentación del plan de acciones correctivas y
preventivas
 Incluir al auditado y al cliente de la auditoria
 Prevenir al auditado de las situaciones encontradas que pudieran
disminuir la confianza en las conclusiones
 En organizaciones pequeñas puede consistir sólo en presentar los
hallazgos y conclusiones
 Conservar los registros
 Registrar cualquier opinión divergente no resuelta
 5. Informe

 Al finalizar la auditoría el auditor

líder conjuntará la información
recabada por todos los auditores,
redactará, fechará y entregará el
informe de auditoría.
 Deberá existir un mecanismo que Alta
dirección
asegure que el informe llegará
hasta la alta dirección.
 ... 5. Informe

Deberá reflejar con fidelidad tanto la forma como el

contenido de la auditoría.
 Los objetivos de la auditoría
 El alcance
 La identificación del cliente
 La identificación del auditor líder y demás
miembros del equipo
 Las fechas y lugares de la auditoría
 Los criterios de auditoría utilizados
 Los hallazgos las conclusiones de la auditoría
 ... 5. Informe

También puede incluir o hacer referencia a:

 El plan de auditoría
 Una lista de representantes del auditado
 Un resumen del proceso de auditoria y obstáculos
 La confirmación del cumplimiento de los objetivos
 Las áreas no cubiertas
 Las opiniones divergentes sin resolver
 Las recomendaciones para la mejora, si se especifico
 Los planes de acción acordados, si los hubiera
 Una declaración de la naturaleza confidencial de los
contenidos
 Una lista de distribución del informe de auditoría
 Acciones de seguimiento

NO
CAUSA
CONFORMIDAD

OPORTUNIDAD
PRECISIÓN EN SU REDACCIÓN
IDENTIFICACIÓN REAL
SÍNTOMA VS. NO CONFORMIDAD
COMPROMISO

NO
CONFORMIDADES SOLUCIÓN
SIMILARES
Acciones correctivas: sin demora injustificada

Responsabilidades:
 Informa no conformidad, describe
incumplimiento
 Analiza extensión /magnitud
 Corrige desviación
 Investiga - registra causa
 Propone acción correctiva
 Implementa acción correctiva
 Supervisa implementación en
tiempo y forma
 Verifica /registra implementación -
evidencia
 Verifica /registra efectividad de Auditor
implantación (que se eliminó la
causa raíz y se evitó la repetición) Auditado
 Identificación precisa del problema

 Precisar bien el problema/objetivo

 Identificar exactamente qué requisitos
afecta
 Determinar la magnitud del problema y el
riesgo encontrado
 Identificar quiénes están involucrados
 Asumir el liderazgo
 Sobre el problema utilizar alguna técnica
para solución
 Registros de auditoría:

Conservar los registros:

 Programa de auditorías
 Plan de auditoría / agenda
 Lista de verificación
 Informes de no conformidad
 Informe de auditoría
 Registros sobre acciones correctivas
 Registro de evaluación de efectividad de las acciones
 Registros sobre la competencia de los auditores
 Auditoria: temas sobre la gestión

Propósito del sistema

Contar con una estructura
configurada para administrar con
un solo esfuerzo los temas de
gestión de la calidad, ambiental, de
salud y seguridad ocupacional y de
responsabilidad social

Propósito de realizar
auditorias al sistema
Evaluar continuamente la
efectividad del sistema
 Partes interesadas
Propósito
• Identificar las relaciones
hacia fuera de la
organización con un interés
particular en que la
organización exista.
Registros
De identificación
De cumplimiento de
necesidades
Requisitos
Identificación y
reconocimiento de las partes.
Identificación de requisitos,
acuerdos, necesidades y
expectativas
Evidencia de implantación
Comunicaciones externas
Resultados del seguimiento
de las comunicaciones
 Política y objetivos

Propósito Requisitos
• Establecer un sentido Documentados
global de dirección, los Consistentes con metas
principios, y directrices en organizacionales
relación al sistema. Demostrables

Registros Evidencia de implantación

Documento en que están
establecidos
Documentos de comunicación y
evaluación
Reconocimiento por el
personal
Consistencia en la aplicación
y observancia
 Planificación
Propósito
• Estructurar el sistema en
función de las propias
necesidades en la materia
Registros
Documentos de identificación y
evaluación, programas, control y
seguimiento
Requisitos
Identificación de
necesidades
Programa, control y
seguimiento
Evidencia de implantación
Registros y hechos relativos al
mecanismo de planificación,
estrategias, seguimiento y
cumplimiento en cada tema
Ajustes derivados de
retroalimentación
 Estructura y responsabilidad
Propósito
• Contar con responsabilidad,
autoridad, funciones y recursos
adecuados para el desempeño
del trabajo en el sistema
Registros
De asignación de
responsabilidades y
autoridad
Descripciones de puesto
Comunicación de éstos
Requisitos
Definición documentada
Responsabilidad
Autoridad
Funciones
Recursos adecuados
Evidencia de implantación
Reconocimiento y ejercicio de
las funciones,
responsabilidades y autoridad
en los diferentes niveles
 Comunicación interna

Propósito Requisitos
• Informar y retroalimentar Identificación de necesidades
sobre el sistema, sus Involucramiento
elementos, su desempeño Consulta
y sus resultados, a los Representación
afectados, en los diferentes Medios de comunicación
niveles de la organización Definición de niveles

Registros
Evidencia de implantación
Comunicados
Información comprendida
Memos, faxes, correos, y aplicada: conceptos,
tableros, boletines, aplicación, cumplimiento
consultas, etc.
 Comunicación externa

Propósito Requisitos
• Mantener informadas a, y
Documentar
atender a las peticiones de, las
diferentes partes interesadas en Asegurar el seguimiento
el desempeño de la organización Contratistas, ONG´s, OG´s,
etc

Registros Evidencia de implantación

Solicitudes, decisiones Documentos, comunicados
Quejas Acciones de respuesta
Retroalimentación
 Competencia y toma de conciencia
Propósito
• Contar con las personas aptas
para el desempeño de las
diferentes funciones
designadas
Registros
Descripciones
DNC´s, programas, asistencia
Evaluaciones, constancias
Requisitos
Descripción perfil de puestos
DN de la competencia y la
capacitación
Evaluación del desempeño y
efectividad
Evidencia de implantación
Aplicación de conocimientos
Destrezas demostradas
Exámenes, encuestas,
evaluaciones
 Contratistas

Requisitos
Propósito Comunicación de requisitos
• Regular las actividades de Acuerdos
los contratistas y visitantes Aprobación
en materia de seguridad y Documentación de seguridad y
ambiente ambiente

Registros Evidencia de implantación

Comunicados El contratista conoce y aplica
las premisas de seguridad y
Acuerdos ambiente
Registros de capacitación Usa EPP, notifica en
caso de accidentes e
incidentes
 Control de documentos

Propósito Requisitos
• Asegurar que se consulta Aprobación
solo información Nivel de revisión
actualizada y aprobada Control de obsoletos

Registros Evidencia de implantación

Lista de documentos del Documentos aprobados
sistema Control de actualización y
distribución
Distribución de
Control de obsoletos y
documentos externos cambios
 Control de registros

Propósito Requisitos
• Conservar información Identificación, legibilidad
que demuestre que se
cumplen los requisitos Mantenimiento y
especificados y que la disposición
operación es eficaz Fácil recuperación

Registros Evidencia de implantación

Lista maestra o Registros
inventario de Trazabilidad de
informaciones
registros existentes
 Auditoria interna
Propósito
• Revisar y evaluar
continuamente la
efectividad del sistema
Registros
Programa y plan
Competencia de auditores
Listas de verificación
Informes
Requisitos
Criterios de auditoria
Responsabilidad
Periodicidad
Independencia
Evidencia de implantación
Auditorias realizadas
Seguimientos
Revisiones por la dirección
 Revisión del sistema por la dirección

Propósito Requisitos
• Evaluar si el sistema está Alta dirección
siendo completamente Información de desempeño
implementado y si continúa Identificación de necesidades
siendo apropiado para el logro
de la política y los objetivos Recursos
Cambios
Mejoras

Registros Evidencia de implantación

Estadísticas de Dirección comprometida
desempeño Secuencia de registros de
revisiones realizadas
Minutas y conclusiones
Mejoras realizadas en el
Acciones derivadas sistema
 Contingencias y no conformidades

Requisitos
Propósito
Investigación de accidentes
• Contar con mecanismos
Enfermedades de trabajo
efectivos para informar y
Planes y respuesta a emergencias
evaluar/investigar, identificar
Mitigar consecuencias
causas de contingencias,
accidentes y no conformidades y Acciones correctivas y preventivas
para mitigar sus consecuencias

Evidencia de implantación
Registros Eficacia de comunicación
Informes de investigación Evaluación del desempeño de
Reportes de autoridades los mecanismos de respuesta
Aplicación de planes de Acciones para mitigar
emergencia y retroalimentación consecuencias
Informes de no conformidades y Causa raíz eliminada
análisis lecciones aprendidas
 Acciones correctivas y preventivas
Propósito
• Evitar la ocurrencia y la
repetición de los
problemas o eventos no
deseables
Registros
Análisis de causas
Acciones correctivas
Acciones preventivas
Evaluación de efectividad de las
acciones
Requisitos
Identificación de causas
Acciones para eliminación de
causas
Acciones para reducción y
eliminación de riesgos
Evidencia de implantación
Evaluaciones de efectividad
Cierre de no conformidades
Retroalimentación
Revisión por la dirección
 Control operacional
Propósito
• Establecer y mantener
disposiciones para
asegurar la aplicación
efectiva del control e
indicadores de desempeño
Registros
Altas de Procedimientos e
Instructivos de trabajo y registros
derivados de su uso
Comunicaciones
Registros de supervisión
Requisitos
Identificar las operaciones
Procedimientos de control
Criterios operacionales
Extensión de procedimientos a
proveedores y contratistas
Evidencia de implantación
Difusión y aplicación de
Procedimientos
Actividades de capacitación
Comunicaciones
Resultados de auditoria
 Medición y vigilancia del desempeño
Propósito
• Hacer el seguimiento y medir de
forma regular las características
clave de las operaciones con
impacto significativo en el
ambiente o con riesgo para la
salud y la seguridad
Registros
Programas, listas y resultados
de medición, supervisión,
evaluación e inspección
Listas de equipos y programas y
resultados de calibración
Registros de controles e
inspecciones del contratista
Requisitos
Información del seguimiento:
Del funcionamiento
Del cumplimiento legal
De los controles operacionales,
inspecciones
De conformidad con los objetivos y metas
Medidas pro activas y reactivas tomadas
Registro de datos y resultados de
vigilancia y medición para tomar acciones
correctivas y preventivas
Calibración de equipo
Evidencia de implantación
Tendencias del desempeño
Acciones correctivas y
preventivas derivadas
Revisiones por la dirección
 Legislación
Propósito
Asegurar el cumplimiento de los
requerimientos locales y
vinculados, en materia de
calidad, protección al ambiente,
salud y seguridad ocupacional,
y responsabilidad social
Registros
Lista de requisitos aplicables
Revisión de cumplimiento
legal
Requisitos
La organización necesita estar consciente y
entender cómo sus actividades son o
serán afectadas por los requisitos legales
y comunicar esta información a los
involucrados
Procedimiento para identificar e implantar los
aplicables
Actualización periódica
Evaluación periódica del cumplimiento
Evidencia de implantación
Documentos accesibles
Los requerimientos se
reconocen
Los requisitos se cumplen
Actualizaciones
 Auditoria: temas técnicos
Propósito
 Revisar la aplicación y
cumplimiento de los temas
técnicos asociados con la
planeación e implementación
del sistema integral
Requisitos
 Producto
 Aspectos/impactos
 Peligros/riesgos
 Clasificación de materiales
 Manejo de sustancias químicas
 Medicina y salud en el trabajo
 Ergonomía
 Planeación y respuesta a
emergencias
 Investigación de accidentes