DASAR-DASAR KOMUNIKASI

BISNIS
.
PENGERTIAN KOMUNIKASI
1. Himstreet dan Baty
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran
informasi antarindividu melalui suatu sistem
yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol,
sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
2. Bovee
Komunikasi adalah proses pengiriman dan
penerimaan pesan
KOMUNIKASI ANTARPRIBADI
 Komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih dengan menggunakan bahasa yang mudah
dipahami kedua belah pihak dan cenderung lebih
fleksibel (luwes) dan informal.
KOMUNIKASI LINTAS BUDAYA
 Bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua
orang atau lebih, yang masing-masing memiliki
budaya yang berbeda karena perbedaan
geografis tempat tinggal. Komunikasi dapat
terjadi pada tingkat antardaerah, antarwilayah,
maupun antarnegara.
KOMUNIKASI BISNIS
 Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang
digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup
berbagai macam bentuk komunikasi, baik
komunikasi verbal maupun komunikasi non
verbal untuk mencapai tujuan tertentu.
PERBEDAAN ANTARA KOMUNIKASI
ANTARPRIBADI DENGAN KOMUNIKASI BISNIS

Komunikasi Komunikasi
No. Uraian
Antarpribadi Bisnis
1. orientasi/tujuan kepentingan kepentingan
pribadi Bisnis
2. pokok bahasan masalah pribadi masalah bisnis
3. bahasa yang digunakan informal, bahasa formal, baku
campuran
4. format penulisan tidak standar standar
5. kertas surat yang tanpa kop surat dengan kop
digunakan surat
6. stempel/cap tanpa stempel dengan stempel
7. contoh surat keluarga surat bisnis
Sumber: Purwanto (2011)
 Bentuk Dasar Komunikasi

 Komunikasi Verbal
 Berbicara dan Menulis

 Mendengar dan Membaca

Menulis 9% Membaca 16%

Mengirim Menerima
Pesan Pesan
Berbicara 30% Mendengar 45%

Gambar 1.2. Aneka bentuk komunikasi verbal dalam bisnis

Titin Hartini
BENTUK DASAR KOMUNIKASI
1. Komunikasi Verbal
Merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim
dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan
bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis (written)
maupun (oral).
Penyampaian pesan dalam bentuk tulisan atau lisan.
Penerimaan pesan dalam bentuk mendengar atau
membaca.

Contoh:
membuat dan mengirim surat penawaran barang kepada
pihak lain, melakukan wawancara kerja dengan para
pelamar di suatu perusahaan, melakukan presentasi
proposal pengembangan usaha di hadapan tim penguji.
2. Komunikasi Non Verbal
Komunikasi melalui bahasa isyarat, ekspresi
wajah, sandi, simbol-simbol, pakaian seragam,
warna, intonasi suara.
Komunikasi ini penting artinya dalam
menyampaikan perasaan dan emosi, mendeteksi
kecurangan atau kejujuran, serta sifatnya yang
efisien.
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS
(4)
 Komunikasi Nonverbal
 Orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang
berbagai macam perasaan orang, baik rasa senang, benci,
cinta, rindu maupun berbagai macam perasaan lainnya.
 Menggertakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan
 Mengerutkan dahi untuk menunjukkan sedang berpikir
keras
 Simbol dilarang merokok dipasang di ruang tamu
 Asbak ditaruh diatas meja, dsb.
 Pentingnya Komunikasi Nonverbal
 Penting terutama dalam menyampaikan perasaan dan
emosi, mendeteksi kecurangan atau kejujuran, serta
sifatnya yang efisien.
 Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat
mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran si
pengirim pesan.

Titin Hartini
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS
(5)
 Tujuan Komunikasi Nonverbal
 Menurut Thil dan Bovee dalam Exellence in Business Communications:
1. Memberikan Informasi
2. Mengatur alur suatu percakapan
3. Mengekpresikan emosi
4. Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan
verbal.
5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
6. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya memberi contoh cara
mengayunkan tongkat golf yang baik dan benar.
 Proses Komunikasi
 Menurut Thil dan Bovee dalam Business Communications Today, 6e:
1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan
2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan
3. Pengirim menyampaikan pesan
4. Penerima menerima pesan
5. Penerima menaksirkan pesan
6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim

Titin Hartini
PROSES KOMUNIKASI
 Komunikasi dapat efektif apabila pesan diterima
dan dimengerti sebagaimana dimaksud oleh
pengirim pesan. Pesan ditindaklanjuti dengan
sebuah perbuatan oleh penerima pesan dan tidak
ada hambatan untuk hal itu (Hardjana, 2003).
KOMUNIKASI EFEKTIF
 Apabila terjadi pemahaman yang sama dan
merangsang pihak lain untuk berpikir atau
melakukan sesuatu.
 Membantu mengantisipasi masalah-masalah,
membuat keputusan yang tepat,
mengoordinasikan aliran kerja, mengawasi orang
lain, dan mengembangkan berbagai hubungan.
 Faktor-faktor yang mempengaruhi komunikasi
yang efektif:
1. Kredibilitas dan daya tarik komunikator.
2. Kemampuan pesan untuk membangkitkan
tanggapan.
3. Kemampuan komunikan untuk menerima dan
memahami.
 Umpan balik Ya, saya mengerti
O… dia mengerti

Decoding

Encoding
KOMUNIKATOR PESAN SALURAN KOMUNIKAN

Gangguan
PROSES KOMUNIKASI

Titin Hartini
Tahap 1 Tahap 6
Pengirim mempunyai Penerima mengirim ide
gagasan pesan

Tahap 2 SALURAN Tahap 5

Pengirim mengubah ide Dan Penerima menafsirkan
Menjadi pesan MEDIA pesan

Tahap 4
Tahap 3 Penerima menerima
Pengirim mengirim pesan pesan

Gambar 1.4. Proses Komunikasi

KESALAHPAHAMAN KOMUNIKASI
 Munculnya Kesalahpahaman Komunikasi
 Masalah dalam Mengembangkan Pesan
 Masalah dalam Menyampaikan Pesan
 Masalah dalam Menerima Pesan
 Masalah dalam Menafsirkan Pesan
 Perbedaan Latar Belakang
 Perbedaan Penafsiran Kata
 Perbedaan Reaksi Emosional
 Bagaimana Memperbaiki Komunikasi
 Persyaratan Komunikasi Efektif:
 Persepsi
 Ketepatan
 Kredibilitas
 Pengendalian
 Keharmonisan
 Membuat Suatu Pesan secara Lebih Berhati-hati
 Minimalkan Gangguan dalam Proses Komunikasi
 Mempermudah upaya Umpan Balik antara Pengirim dan Penerima Pesan

Titin Hartini
HAMBATAN KOMUNIKASI
 Hambatan Komunikasi
 Komunikasi Antarindividu
 Perbedaan Persepsi dan Bahasa
 Pendengaran yang buruk
 Gangguan Emosional
 Perbedaan Budaya
 Gangguan Fisik

 Komunikasi dalam Organisasi

 Kelebihan beban informasi dan pesan yang bersaing.
 Penyaringan yang tidak tepat
 Iklim komunikasi tertutup atau tidak memadai

 Psikologis dalam Komunikasi

 Perbedaan kepentingan (interests)
 Prasangka
 Stereotip
 Motivasi

Titin Hartini
KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI

 Pengertian Komunikasi Antar Pribadi

 Komunikasi yang dilakukan antara seseorang dengan orang
lain dalam suatu masyarakat maupun organisasi (bisnis
dan nonbisnis), dengan menggunakan media komunikasi
tertentu dan bahasa yang mudah dipahami (informal)
untuk mencapai tujuan tertentu.
 Komunikasi dilakukan oleh dua orang atau lebih
 Menggunakan media tertentu, misalnya telepon, telepon
seluler, atau bertatap muka (face-to-face)
 Bahasa yang digunakan bersifat informal (tidak baku)
dapat menggunakan bahasa daerah, bahasa indonesia,
atau campuran.
 Tujuan yang ingin dicapai dapat bersifat personal
(pribadi) bila komunikasi terjadi dalam masyarakat, dan
untuk melaksanakan tugas pekerjaan apabila
komunikasi terjadi dalam organisasi.
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS
(8)
 Tujuan Komunikasi Antar Pribadi
 Menyampaikan Informasi
 Berbagi Pengalaman

 Menumbuhkan Simpati

 Melakukan Kerja Sama

 Menceritakan Kekecewaan atau Kesalahan

 Menumbuhkan Motivasi

 Gaya Kepemimpinan
 Teori X dan Y dari Douglas McGregor:
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS
(9)
Teori X
 Karyawan cenderung tidak suka
(malas) bekerja, kalau mungkin
menghindarinya
 Karyawan selalu ingin diarahkan
 Manajer harus selalu mengawasi
kerja
Tabel 2.1. Asumsi Teori X dan Y
Teori Y
 Karyawan suka bekerja
 Karyawan yang memiliki komitmen
pada tujuan organisasi akan dapat
mengarahkan dan mengendalikan
dirinya sendiri
 Karyawan belajar untuk menerima
bahkan mencari tanggung jawab pada
saat bekerja
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS
(10)
 Empat gaya kepemimpinan
 Pengarahan (directing)
 Karyawan belum memiliki pengalaman yang cukup dalam
menyelesaikan pekerjaan
 Pembekalan (coaching)

 Karyawan telah memiliki pengalaman yang cukup dalam

mnyelesaikan pekerjaan
 Dukungan (supporting)

 Karyawan telah mengenal teknik-teknik yang dituntut dan

telah mengembangkan hubungan yang baik dengan seorang
manajer
 Pendelegasian (delegating)

 Karyawan telah memahami dengan baik tugas-tugas

pekerjaan yang harus diselesaikan, sehingga mereka layak
untuk menerima pendelegasian tugas dari seorang manajer
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS
(11)
 Gaya Kepemimpinan Situasional
 Keterampilan Analitis (analitical skills)

 Keterampilan Fleksibillitas (flexibility skills)

 Keterampilan Komunikasi (communications skills)

 Kepemimpinan Inti (Hellriegel dan Slocum)

 Pemberdayaan (empowerment)

 Intuisi (intuition)

 Pemahaman Diri (self-understanding)

 Visi (vision)

 Kesesuaian Nilai (value congruence)

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS
(12)

 Kebutuhan Manusia
 Teori Hierarki Kebutuhan (Abraham Maslow; “Hierarchy of needs
theory”)
 Kebutuhan Fisiologis (physiological needs)

 Kebutuhan Keamanan (safety needs)

 Kebutuhan Sosial (social needs)

 Kebutuhan Status (status needs)

 Kebutuhan Aktualisasi Diri (self-actualizations)

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS
(13)
Self-
actualizations

Status needs

Social needs

Safety needs

Physiological needs

Gambar 2.1: Teori Hierarki kebutuhan dalam bentuk Piramida

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS
(14)Teori Dua-Faktor (two-factor / motivation hygiene theory;


Herzberg.

Faktor Hygiene Faktor Motivator

(sumber ketidakpuasan kerja) (sumber kepuasan kerja)

 Kondisi Kerja  Pekerjaan itu sendiri

 Kebijakan Perusahaan  Tanggung jawab
 Supervisi  Pengakuan
 Gaji  Prestasi
 Hubungan dengan rekan kerja  Promosi
 Status  Pertumbuhan
 Keamanan kerja  Pengembangan
 Kehidupan pribadi
Tabel 2.2: Komponen Teori Dua-Faktor
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS
(15)
 Mendengarkan Sebagai Keahlian Antar Pribadi

Pikiran  Kata-kata Pemahaman

Emosi  Perasaan Mengadakan Hubungan

Bahasa Tubuh  Tindakan Dampak

Gambar 2.2.: Mendengar dengan aktif

SELESAI
Terima Kasih