Anda di halaman 1dari 27

MANAJEMEN MUTU

MUTU : KUALITAS
Secara sederhana
Manajemen mutu adalah cara untuk menjaga suatu
kualitas berdasarkan visi misi tata nilai puskesmas.
Apa saja yg termasuk ke dalam
mutu yg hrs dijaga :
a. Hasil audit internal
b. Hasil umpan balik pelanggan / survey kepuasaan
pasien
c. Hasil komplain pasien melalui sosmed, hp, komplain
secara langsung, kotak kritik dan saran
d. Hasil tinjauan manajemen yg lalu
e. Hasil Manajemen resiko dan keselamatan pasien
f. Hasil kebijakan mutu yang perlu diubah
AUDIT INTERNAL
Instrumen yang di audit kan :
a. Pelayanan pasien di setiap unit kerja puskesmas

b. Administrasi di setiap unit kerja puskesmas

c. Sarana prasarana di setiap unit kerja

d. Administrasi petugas di setiap unit kerja

e. Administrasi program puskesmas


Tehnik audit internal
Pengertian audit
Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan
signifikan (dapat dipertanggung jawabkan) melalui
interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian
yang berujung pada penarikan kesimpulan) secara
sistematis, objektif, dan terdokumentasi yang
berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat

Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk


membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi
Jenis audit
 Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh
auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri,
untuk kepentingan internal organisasi sendirisebagai
termuan. Disebut audit pihak pertama
 Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia

 Audit eksternal: dilakukan oleh pihak di luar


organisasi, dikenal audit pihak kedua (oleh
pelanggan: misalnya audit yang dilakukan oleh
BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja
sama BPJS) dan audit pihak ketiga (oleh institusi
independen: survei akreditasi, audit Bawas)
10 Esensi dari audit:
 Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (pihak yang
diaudit)
 Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan,
dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien
 Dilakukan dengan azas manfaat
 Dilakukan secara objektif
 Berpijak pada fakta dan kebenaran
 Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, analisis
 Bermuara pada pengambilan keputusan
 Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu
 Merupakan kegiatan berulang
 Menghasilkan laporan
Tujuan audit
Mendapatkan data dan informasi
faktual dan signifikan berupa data ,
hasil analisa, hasil penilaian,
rekomendasi auditor sebagai dasar
pengambilan keputusan, pengendalian
manajemen, perbaikan dan atau
perubahan
Cara meng-audit internal :
 Telaah dokumen
 Observasi
 Meminta penjelasan dari auditee
 Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
 Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
 Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
 Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas
 Pemeriksaan silang (cross-check)
 Mengakses catatan yang disimpan auditee
 Mewawancarai auditee
 Menyampaikan angket survey
 Menganalisis data
Kriteria audit
 Kumpulan kebijakan, prosedur atau
persyaratan yang dipakai sebagai rujukan
 Kriteria audit digunakan sebagai acuan
pembanding terhadap bukti audit
Bukti audit

 Rekaman, pernyataan fakta atau informasi


lain yang relevan dengan kriteria audit dan
dapat diverifikasi
Indikator yg biasa digunakan
 Permenkes 75 th. 2014 tentang puskesmas
 Standar Pelayanan Minimal (SPM)
 Indikator kinerja utama (IKU)
 Dan indikator yang lain, yg biasa digunakan
Temuan audit

 Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan


terhadap kriteria audit
 Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian
atau ketidaksesuaian dengan kriteria audit,
atau peluang perbaikan.
Kompetensi auditor
 Paham prosedur audit, metoda, dan perangkat audit
 Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat audit
 Melaksanakan audit tepat waktu
 Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas
permasalahan
 Mengumpulkan informasi melalui: interview, mendengarkan,
observasi, meninjau ulang dokumen termasuk pengelolaan
arsip
 Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan
 Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd bukti-
bukti objektif
 Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian
 Teknik sampling
 Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja
 Menyiapkan laporan
 Menjaga kerahasiaan informasi
 Komunikasi
Ruang lingkup audit internal
● Pendaftaran dan ruang tunggu ● Gudang Obat
● Poli Umum ● Ruangan Kepala Puskesmas
● Ruang Tindakan ● Ruangan TU
● Poli Gigi ● Toilet
● Ruang KIA / KB ● Halaman titik kumpul
● Ruang Imunisasi ● Parkir
 Seluruh PROGRAM puskesmas

 Gudang arsip/ gudang umum

● Ruang GIZI
● Laboratorium
● Ruang Obat
 Keuangan / Tata usaha

 Poli Lansia

 MTBS

 Kesling
Tahapan audit internal
Tahapan audit internal
 Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan unit-
unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadual audit,
dan menyiapkan instrumen audit
 Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan
instrumen audit yang disusun berdasar standar/kriteria
tertentu
 Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah,
prioritas masalah dan rencana tindak lanjut audit
 Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil audit
Perencanaan audit internal
 Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja
dibandingkan strandar kinerja
 Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
 Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
 Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
 Metoda audit: komunikasi internaksi secara langsung, metoda
survei, dsb
 Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit,
penyusunan instrumen audit
 Laporan hasil audit: perhatikan format laporan
Laporan audit mutu internal
 Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang diaudit.
 Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat
tinjauan manajemen:
 Hasil audit
 Tindak lanjut yang telah dilakukan

 Kendala pada waktu perbaikan


Laporan audit internal bulanan
I. Latar belakang
II. Tujuan audit
III. Lingkup audit
IV. Objek audit
V. Standar/kriteria yang digunakan
VI. Auditor
VII. Proses audit
VIII. Hasil dan analisis hasil audit
IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati
bersama dengan auditee
Instrumen Audit
Internal
No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Jadual Audit Internal Halaman:

Tahun:
Unit yang diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des
Contoh form: Rencana audit
No Unit/sasaran Auditor Kegiatan Standar/ Tanggal Tanggal
audit /proses kriteria audit I audit II
yang yang
diaudit digunaka
n
Contoh form instrumen audit
No Standar/Kriteri Daftar Fakta Temuan Rekomend
audit pertanyaan audit asi
Form Ringkasan Temuan Audit
No dok::
dan Status revisi:
Rencana Tindak Lanjut Tgl berlaku:
Halaman:

Unit Yang Diperiksa:


Tanggal pemeriksaan:

No Uraian Ketidak Bukti Ketdk Standar / Analisis Tindakan Tindakan Waktu


sesuaian bukti sesuaian Kriteria perbaikan pencegah penyelesa
objektif thd yang an ian
standar/ins digunaka
tr n

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------
PANDUAN DISKUSI
1. Setiap bagian tim mutu ( PJ. ADMEN, PJ UKM, PJ UKP, PJ
Survey kepuasan, PJ Audit internal, PJ Komplain, PJ
Manajemen resiko dan keselamatan pasien)
membuat :
a. kerangka acuan kerja (KAK) selama setaun
b. standar operasional prosedur (SOP) selama setaun

c. Program kerja tim mutu selama setaun


d. Membuat rencana audit berdasarkan instrumen audit yang
digunakan
e. Mencari indikator / standar yang digunakan

Boleh mencari arsip akreditasi terdahulu ya temen-temen


Kita ketemu lagi hari sabtu, 26 Januari 2019

SEMANGAT YA TEMAN-TEMAN !!!