FUNGSI

PERENCANAAN
MANAJEMEN
FEBRIANTI HUTAHAEAN (150523038)
RHEA HAURA (150523058)
RIZKI AMALIA (150523059)
 LATAR BELAKANG
Perencanaan (planning) merupakan proses dasar
bagi organisasi untuk memilih sasaran dan
menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh
karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan
dan sasaran yang hendak dicapai sebelum
melakukan prosesproses perencanaan.
Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam
berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan
ini merupakan proses dasar manajemen di dalam
mengambil suatu keputusan dan tindakan.
Perencanaan diperlukan dalam jenis kegiatan baik
itu kegiatan oranisasi, perusahaan maupun
kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada
dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena
fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan
keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam
perencanaan
 TUJUAN PERENCANAAN
♦ untuk memberikan pengarahan untuk
anggota organisasi
♦ untuk mengurangi ketidakpastian
♦ untuk meminimalisir pemborosan
♦ untuk menetapkan tujuan dan standar
yang digunakan dalam fungsi
selanjutnya, yaitu proses pengontrolan
dan pengevalusasian
 SIFAT RENCANA YANG BAIK
Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas
dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima
sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat
ditiadakan
Fleksibel, suatu rencana harus dapat
menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya
bila ada perubahan keadaan maka tidak semua
rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan
penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak
kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan
lain dari yang direncanakan.
Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana
mengalami perubahan jadi harus dijaga
stabilitasnya setiap rencana harus ada dalam
perimbangan
Ada dalam perimbangan berarti bahwa
pemberian waktu dan factor-faktor
produksi kepada siapa tujuan organisasi
seimbang dengan kebutuhan.
Meliputi seluruh tindakan yang
dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi
yang ada dalam organisasi.
 PROSES PERENCANAAN
Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua
tingkatan manajemen dan semakin mengingkat pada
tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana
perencanaan itu mempunyai kemungkinan dampak
yang paling besar pada keberhasilan organisasi.
Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan
perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap
sebagai berikut :
1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
2. Merumuskan keadaan saat ini
3. Mengidentifikasikan segala kemudhan dan
hambatan
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian
kegiatan untuk pencapaian tujuan
 ALASAN PERLUNYA
PERENCANAAN
Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan :
1. Untuk mencapai “protective benefits” yang
dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya
kesalahan dalam pembuatan keputusan.
2. Untuk mencapai “positive benefits” dalam bentuk
meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi
Beberapa manfaat perencanaan adalah :
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan
perubahanperubahan lingkungan
2. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran
operasi lebih jelas
3. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat
4. Memberikan cara pemberian perintah untuk
beroperasi
5. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara
berbagai bagian organisasi
6. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan
lebih mudah dipahami
7. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
8. Menghemat waktu, usaha, dan dana

Beberapa kelemahan perencanaan adalah :

1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan
mungkin berlebihan pada kontribusi nyata
2. Perencanaan cenderung menunda kegiatan
3. Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen
untuk berinisiatif dan berinovasi
4. Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan
oleh penanganan setiap masalah pada saat masalah
tersebut terjadi
5. Ada beberapa rencana yang diikuti caracara yang
tidak konsisten
 HUBUNGAN PERENCANAAN
DENGAN FUNGSI LAIN
• Pengoranisasian (organizing) adalah perencanaan
untuk menunjukkan car dan perkiraan bagaimana
mengoranisasikan sumber daya-sumber daya
orgnisasi untuk mencapai efektivitas paling
tinggi.
• Pengarahan (directing) adalah perencanaan untuk
menentukan kombinasi paling baik dari sumber
daya-sumber daya yang diperlukan untuk
mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi
karyawan.
• Pengawasan (controlling) adalah perencanaan dan
pengawasan yang saling berhubungan erat.
Pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian
pelaksanaan kerja terhadap rencana
 MACAM-MACAM
PERENCANAAN
Macam-macam perencanaan dalam pengantar
manajemen dibagi menjadi 2 yaitu :
1. Perencanaan organisasi
Perencanaan ini terdiri dari:
A. Perencanaan strategis, yaitu rencana yang
dikembangkan untuk mencapai tujuan strategis
B. Perencanaan taktis adalah rencana ditujukan
untuk mencapai tujuan taktis, dikembangkan
untuk mengimplementasikan bagian tertentu dari
rencana strategis
C. Perencanaan operasional adalah rencana yang
menitikberatkan pada perencanaan rencana
taktis untuk mencapai tujuan operasiona
 KERANGKA WAKTU
PERENCANAAN
1. Rencana Jangka Panjang
Suatu rencana jangka panjang (long-range plan)
meliputi banyak tahun, mungkin bahkan beberapa
dekade.
2.Rencana jangka Menengah
Suatu rencana yang agak bersifat sementara dan
lebih mudah berubah dibanding rencana jangka
panjang
3. Rencana jangka Pendek
Seorang manajer juga mengembangkan suatu rencana
jangka pendek, yang memiliki kerangka waktu satu
tahun atau kurang. Rencana jangka pendek (short-
range plan) sangat mempengaruhi aktivitas
seharihari manajer. Terdapat dua jenis rencana
jangka pendek. Rencana tindakan (action plan)
merealisasikan semua jenis rencana
Sebaliknya rencana reaksi (reaction plan) adalah
rencana yang dirancang untuk membuat perusahaan dapat
bereaksi terhadapa situasi yang tak terduga
4. Operasi Sistem
Seperangkat komponen yang saling bergantungan dengan
ruang lingkup, keterkaitan dan stabilitas yang relative
tinggi.
a. Produksi: aktivitas yg ditunjukkan untuk menerima
lingkungan, seperti pertanian, khutanan, perikanan,
pertambangan, serta pengolahan.
b. Alokasi: aktivitas yg ditunjukkan pada distribusi
barang & jasa di antara setiap anggota sistem, termasuk
fungsi transportasi, komunikasi, kegiatan penjualan
eceran, grosir.
c. Pengendalian: aktivitas bertujuan memelihara
kelancaran jalannya fungsi sistem itu sendiri.
d. Penyusunan staf: terpusat pada jumlah & kualitas
anggota sistem, sosialisasi & pendidikan dari para
anggota sistem, keahlian yg dapat mereka berikan, serta
kesehatan fisik & mental,termasuk tipe rekreasi hiburan
karyawan
5. Perubahan Sistem
a. Rasionalisme: apabila tujuan akhir telah
dirumuskan dgn jelas & dipahami dgn baik,
perencanaan dpt mengikuti model rasional. Bermanfaat
di bidang teknik tertentu & kesehatan masyarakat.
b. Inkrementalisme: pengambilan keputusan dalam
keadaan sebaris langkah-langkah inkrementasl yg
kecil (pertambahan sedikit demi sedikit), menuju
masa yg akan datang & ke arah yg tidak diketahui
pasti. Contohnya: pilot project.
c. Utopianisme: pandangan ini berusaha membangkitkan
imajinasi masyarakat & memecahkan setiap masalah dgn
mengusulkan penghapusan pendekatan baru ke dalam
sistem organisasi & operasi.
d. Metodism: menjelaskan bahwa perusahaan sudah
memiliki metode perencanaan yg jelas tetapi hasil
akhir yg akan dicapai belum ditetapkan & tidak
dimengerti sama sekali .
Terdapat dua hambatan utama terhadap
pengembangan rencana yang efektif
1. Penolakan dari dalam diri perencana
terhadap penentu tujuan dan pembuatan
rencana untuk memecakannya.
2. Keengganan yang lazim dari para
anggota organisasi untuk menerima
rencana karena perubahan yang akan
ditimbulkannya
PERENCANAAN
ANALISIS SWOT
Di dalam membentuk perencanaan strategi dalam
perusahaan, pemimpin harus menentukan tujuan,
serta pengambilan keputusan untuk mengalokasikan
sumber dayanya. Proses perencanaan dapat
dilaksanakan menyeluruh, misalnya dalam
perencanaan korporat, perencanaan strategis,
atau perencanaan jangka panjang. Bisa juga
dilakukan per divisi atau unit bisnis stategis
menjadi rencana divisi atau anak perusahaan
tertentu di dalam suatu korporasi yang lebih
besar. Bisa juga dilakukan per fungsi baik di
dalam korporasi, di dalam divisi maupun unit
bisnis individual, misalnya rencana fungsi
pemasaran, rencana fungsi keuangan, rencana
fungsi produksi dan distribusi, dan rencana
fungsi personalia. pokok pertanyaan yang
dipikirkan adalah semua sama yaitu: What?, Who?,
When, Where?, Why? dan How?.
 Diperlukan kegiatan analisis pada perencanaan strategis
sebuah perusahaan yaitu melalui konsep SWOT. Analisis SWOT
merupakan kegiatan analisis pada kekuatan, kelemahan,
peluang, dan ancaman. Tujuan analisis tersebut adalah
untuk mencegah perusahaan dari ketidakpastian dalam
kebijakannya. Analisis data akan dilakukan dengan
menggunakan Matrik SWOT yang menghasilkan strategi SO, ST,
WO, dan WT.

TUJUAN DAN MANFAAT ANALISIS SWOT

Informasi hasil analisis SWOT akan dimanfaatkan sebagai
umpan balik dalam mempertajam rumusan misi, dasar
perumusan tujuan yang rasional dan menjadi acuan dalam
menyusun strategi serta rencanakegiatan yang
dilakukanTujuan yang hendak dicapai dari pencermatan
tersebut adalah untuk mengenali kekuatan dan kelemahan
internal organisasi danmemahami peluang dan tantangan
eksternal organisasi, sehingg organisasi dapat
mengantisipasi perubahan-perubahan di masa yangakan
datang, sesuai dengan kemampuan dan kapasitas yang
dimilikimenuju tujuan yang ingin dicapai. Selain itu,
dengan menggunakaninformasi dari hasil pencermatan
tersebut organisasi lebih berkemampuan untuk mengambil
langkah-langkah dalam jangkapanjang.
KERANGKA ANALISIS SWOT
Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis
yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan
(strengths), kelemahan (weaknesses), peluang
(opportunities),dan ancaman (threats) dalam suatu
proyek atau suatu spekulasi bisnis. Keempat faktor
itulah yang membentuk akronim SWOT (strengths,
weaknesses, opportunities,dan threats). Analisis
SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan
memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat
faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar
matrik SWOT, dimana aplikasinya adalah bagaimana
kekuatan (strengths) mampu mengambil keuntungan
(advantage) dari peluang (opportunities) yang ada,
bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses)
yang mencegah keuntungan (advantage) dari peluang
(opportunities) yang ada, selanjutnya bagaimana
kekuatan (strengths) mampu menghadapi ancaman
(threats) yang ada, dan terakhir adalah bagaimana
cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mampu
membuat ancaman (threats) menjadi nyata atau
menciptakan sebuah ancaman baru.(Albert s.
Humphrey 1960).
Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari
suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi
lingkungan eksternal yang berubah dinamis.
Perencanaan merupakan sebuah proses dengan apa
para manajer memvisualisasi dan mendeterminasi
langkah-langkah masa mendatang yang menuju ke arah
realisasi sasaran-sasaran yang diinginkan. Rencana
menentukan ke mana organisasi dan kegiatan-
kegiatannya akan diarahkan. Pentingnya perencanaan
dalam organisasi dapat dilihat dari keuntungan
perencanaan, yaitu meningkatkan fokus dan
fleksibilitas, meningkatkan koordinasi,
meningkatkan kontrol, serta memperbaiki manajemen
waktu. Sedangkan perencanaan sebagai suatu proses
dapat dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu,
formulasi tujuan, diagnosis lingkungan, rencana
strategi, rencana operasional, dan implementasi
rencana