Anda di halaman 1dari 12

Pengelolaan sediaan •

Oleh Kelompok 2:
farmasi 1. Hj. Sartika
2. Ihsanurrahman
3. IkaYulia Rizki
4. Lisa Tryanasari
5. Lusi Maidona
6. Lusiana NofitaYusra
7. Maisura Antika Rurianda
8. Naura Prima Vidian
9. Nedita Putri Bandaro
10. Novita Purnama Sari
11. Nita Yulisa
12. Nurul Fadhilah Zahari
13. Oktrian Risky Rosa
14. Olivia Sedona
Program Studi Profesi Apoteker UNAND 15. Poppy Apriani
16. Putri Bhana Pinto
Angkatan II 2017
Pengadaan • Pengadaan barang merupakan
komponen terbesar dalam struktur
dan biaya, tidak kurang dari 60-70% dari
Pembelian total biaya.
• Pengadaan barang termasuk di
dalamnya:
Pengadaan bahan awal (bahan baku aktif
maupun eksipien)
Bahan pengemas
• Bagian/departemen yang bertanggungjawab untuk melaksanakan
pengadaan barang adalah Departemen/Bagian Pembelian
(purchasing/procurement department)
• Bagian pembelian ini berada langsung di bawah direksi perusahaan
(Direktur Keuangan atau Direktur Operasi/Pabrik)  di kebanyakan
industri farmasi
• Beberapa industri farmasi yang lain, bagian pembelian ini berada di
bawah Material (PPIC) Manager.
Terdapat 4 kegiatan utama dalam pembelian, yaitu:
(1) Pemilihan supplier (pemasok), bernegosiasi mengenai harga,
termint menerbitkan surat pesanan (purchase order/PO).
(2) Melakukan pemantauan pengiriman (exploiting delivery) yang
dilakukan oleh supplier
(3) Menjembatani antara supplier dengan bagian terkait dalam
perusahaan, misalnya bagian teknik, QC, Produksi, Keuangan dll,
yang berkaitan dengan masalah pembelian bahan (complaint)
(4) Mencari produk, material atau supplier baru, yang dapat
memberikan kontribusi dan keuntungan pada perusahaan
Pemilihan supplier
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih supplier:
1. Kualitas dari bahan yang dipesan. Hal ini dapat diketahui dari
Certificate of Analysis (CoA)
2. Kontinuitas atau kesanggupan supplier dalam menyuplai barang
yang berkualitas secara terus-menerus
3. Delivery time atau ketepatan waktu pengiriman sesuai dengan
waktu pengiriman yang telah ditentukan
4. Layanan purna jual dan kemudahan dalam pembayaran
Terdapat 2 sistem pembelian (pengadaan) yang biasa dilakukan di industri
farmasi, yaitu:
(1) Open Purchase Order
 Pada sistem ini order pembelian dilakukan dalam jumlah kecil, dengan nilai
yang kecil serta proses transaksi dengan frekuensi yang tinggi, sistem ini biasanya
dilakukan untuk material yang mudah didapat, supplier cukup banyak dan
kebutuhannya fluktuatif.
(2) Blanket Purchase Order
 Pada sistem ini order pembelian dilakukan dalam jumlah besar secara total,
dengan harga yang tetap tapi pengirimannya diatur dalam jangka waktu yang
panjang. Sistem pembelian dengan cara ini biasanya digunakan untuk material
yang nilainya cukup tinggi.
Pembelian Tepat Waktu (JIT)
Dengan semakin meningkatnya biaya penanganan bahan (handling cost) saat ini
tengah berkembang sistem pembelian tepat waktu (Just-In-Time Purchasing).
Tujuan pembelian tepat waktu adalah:
1. Menghilangkan kegiatan yang tak perlu, misalnya waktu pemeriksaan yang
bertele-tele karena supplier telah terpercaya
2. Mengurangi inventory stock berlebihan, bila perlu “zero stock” karena
perencanaan dan penjadwalan pengiriman terkontrol
3. Adanya jaminan kualitas material karena adanya seleksi ketat terhadap
supplier
4. Mengurangi resiko penyimpanan karena stock terdapat di supplier
Agar metode pembelian tepat waktu ini dapat dilaksanakan terdapat
beberapa prasyarat yang harus dipenuhi. Prasyarat tersebut antara
lain:
1. Supplier
• Hubungan terus-menerus dengan supplier yang sama
• Analisa harga diusahakan tetap atau ditekan
• Delivery tepat waktu
• Kemudahan pembayaran
2. Kualitas
• Jaminan kualitas dengan pemilihan supplier dan manufaktur yang
ketat
• Dokumen mutu lengkap (CoA, Sertifikat ISO dll)
• Dilakukan audit tender
• Standar kemasan untuk menjaga kualitas material
3. Administrasi
• Jumlah pembelian konstan
• Administrasi seminimal mungkin
• Dihindari adanya over stock atau out of stock
• Kontrak pembelian jangka panjang
4. Delivery/Pengiriman
• Koordinasi pengiriman dengan bagian-bagian lain yang terkait
sesuai dengan kebutuhan, kapasitas gudang dan ketersediaan dana
• Stock ada di supplier (sistem konsinyasi)