MEMAHAMI SOP

ADMINISTRASI
TRANSAKSI
TUJUAN PEMBELAJARAN
Siswa mampu mengidentifikasi
pengertian administrasi

Siswa mampu mengidentifikasi

SOP perusahaan secara benar

Siswa Mampu mengidentifikasi

alur bukti transaksi secara benar
 Siswa mampu mengidentifikasi berkas-
berkas administrasi secara benar

Siswa mampu memahami cara mengisi

berkas-berkas administrasi secara benar

Siswa mampu bekerja sama dalam

pemecahan masalah, saling menghargai
dan mampu bertanggug jawab
 Administrasi bersal dari kata
ad dan ministrate yang
berarti mengabdi,
memenuhi, melayani.
PENGERTIAN Dalam arti sempit,
ADMINISTRASI administrasi diperoleh dari
kata administratie (bahasa
belanda) yang artinya tata
usaha.
Dalam lingkup yang lebih luas, administrasi
didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan,
dan pengawasan usaha kelompok individu guna
mencapai tujuan bersama

Jadi, Administrasi adalah keseluruhan kegiatan

yang dilakukan melalui kerjasama dalam suatu
organisasi berdasarkan rencana yang telah
ditetapkan untuk mencapai tujuan
 • Menghimpun
• Mencatat
• Mengolah
• Menggandakan
Kegiatan
• Mengirim
Adminis- • Menaruh
trasi
 Transaksi dapat
PENGERTIAN diartikan sebagai
kegiatan yang
TRANSAKSI mempengaruhi posisi
keuangan perusahaan
 Pilih mana yang merupakan
Pembelian
peralatan transaksi
kantor secara
kredit

CONTOH
Pemogokan karyawan

KEGIATAN Penjualan barang secara tunai

TRANSAKSI
Pembayaran hutang kepada
bank

PLN Padam seghingga tidak dapat

digunakan
 Standar Operational Procedure
(SOP) adalah aturan yang
diterapkan oleh perusahaan
dalam menangani berbagai
kegiatan yang terjadi di
Pengertian perusahaan sehingga setiap
kegiatan perusahaan akan
SOP mempunyai standar presedur
operasional untuk menjamin
kegiatan ditangani dengan
sebaik-baiknya
Mengapa Perusahaan
memerlukan SOP ?
 Dapat menjaga konsistensi dalam
menjalankan suatu prosedur kerja

Lebih jelas mengetahui peran dan posisi

masing-masinh di internal perusahaan

MANFAAT Memberikan kejelasan mengenai prosedur

SOP
kerja, dan tanggung jawab dalam proses
terkait

Kejelasan mengenai prosedur kerja, dan

tanggung jawab dalam proses terkait

Menjamin proses kerja yang telah

diterapkan dan dijadwalkan dapat
berjalan sebagaimana mestinya
Memberikan keterangan mengenai keterkaitan satu proses
dengan proses kerja yang lain di dalam perusahaan

Meminimalisir kesalahan dalam melakukan pekerjaan

Membantu mengidentifikasi apabila terjadi kesalahan

prosedural

Memudahkan penelusuran terjadinya penyimpangan dan

memudahkan langkah perbaikan

Membantu dalam melakukan evaluasi terhadap setiap

proses operasional perusahaan
 Beberapa SOP yang perlu
diperhatikan

SOP Penjualan
SOP pembelian
tunai

SOP Penjualan SOP Penerimaan

kredit kas

SOP
pengeluaran kas
SOP PEMBELIAN TUNAI
SOP PEMBELIAN

Bukti permintaan bagian penjualan atau produksi dibuktikan

denga surat permintaan

Perusahaan yang menjadi supplier barang adalah perusahaan

yang mampu secara rutin menyediakan pasokan barang

Survai pasar dengan mengirimkan surat penawaran order kepada

berbagai perusahaan untuk memperoleh harga dan kualitas
barang terbaik (apabila belum mempunyai supplier tetap)

Untuk memutuskan supplier yang benar-benar memberikan

keuntungan terbaik maka bagian pembelian harus benar-benar
mempertimbangkan harga, kualitas da pelayanan pasca jual
 Surat pesanan ditandatangani oleh kepala bagian
pembelian dan direktur utama perusahaan

Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahlinya apakah

sesuai dengan pesanan atau tidak (baik kualitas maupun
kuantitas). Bila ya, maka barang akan masuk ke gudang,
bila tidak, maka barang akan dikembalikan dengan
memberikan nota hasil pemeriksaan kepada penjual.

Buat perjanjian yang memberikan perlindungan

terhadap barang yang dibeli seperti garansi, return
barang, dsb
SOP PENJUALAN TUNAI
• Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat
permintaan (order) dari calon pembeli

• Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan

berupa notulen (catatan kesepakatan sementara

• Membuat dan menandatangani surat perjanjian

dibuktikan dengan adanya surat perjanjian
•Faktur dibuat dengan benar dan teliti, sehingga tidak
meragukan perusahaan dan konsumen, faktur dibuat
beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi

•Barang dagangan sebelum dijual diperiksa apakah sesuai

dengan pesanan pembeli, tidak cacat, dan apakah sesuai
standar mutu. Bila ya, maka barang dikirim kepada pembeli,
bila tidak, barang dikembalikan lagi ke gudang

•Membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur

pengeluaran kas
• Cocokkan invoice asli dan rangkap, bila cocok,
terima pembayaran barang dan periksa uang
tunai yang dibayarkan dengan teliti

• Buat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai

dengan jumlah uang yang diterima

• Kirimkan barang yang dijual dengan cepat

kepada konsumen sebagai pelayanan yang
sempurna
 SOP PENJULAN KREDIT

Permintaan pelanggan

Negosiasi

Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli

Periksa formulir aplikasi kredit

Persetujuan dari manajer bagian kredit

Apabila ya, maka dilakukan proses penjualan,
apabila tidak, maka dikembalikan kepada calon
pelanggan.

Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standar

perusahaan

Buatlah invoice (faktur)

Kirimkan barang yang dijual dengan cepat

kepada konsumen sebagai pelayanan yang
sempurna
SOP PENERIMAAN KAS
• Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi
yang menyebabkan penerimaan kas seperti penjualan
tunai, penerimaan pembayaran piutang , dan lain-lain

• Periksa bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian

penjualan dengan teliti dan cocokkan dengan
rangkapannya

• Hitung jumlah tansaksi dengan benar

 SOP PENGELUARAN KAS

• Pengeluaran uang dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran utang

dan pembayaran biaya-biaya

• bukti pembelian yang dibawa supplier dengan rangkapannya, apabila cocok

ambil bukti pengeluaran uang (bisa bank/tunai), kemudian supplier
menandatangani bukti pengeluaran bank atau kuitansi Cocokkan antara

• Berikan cek atau uang tunai

• Terima bukti transaksi (bukti pengeluaran bank/kuitansi) yang telah

ditandatangani supplier.
•Periksa uang yang diterima dengan benar.
Gunakan alat untuk mengecek uang secara fisik.
Apabila pelanggan menggunakan cek maka
periksa keabsahan cek tersebut, dan buat
konfirmasi keabsahan cek tersebut kepada bank
yang mengekuarkan cek tersebut.

•Buatkan bukti transaksi penerimaan kas seperti

kuitansi
 BERKAS ADMINISTRASI
TRANSAKSI

A. Bukti transaksi internal

B. Bukti transaksi eksternal
Manakah yang termasuk
bukti transaksi internal ?
Mana yang termasuk bukti
transsaksi eksternal ?
Kelompokan bukti transaksi di
bawah ini !
 1. BUKTI PERMINTAAN DARI
GUDANG
NOTA PERMINTAAN BARANG

NO JENIS BARANG MERK JUMLAH KETERANGAN

Bagian Pembelian Kepala Bagian Gudang

(………………………) ( …................. )
 2. Surat Pesanan
ARI’S COMPUTER
Jl. Raya Hankam RT 01/05 Nomor 10 Bekasi
e-mail. Aries@gmail.com
SURAT PESANAN
No. 22/A/VIII/2015
Kepada : Toko Laris
Jl. Ridan No. 117 Bekasi
Berdasarkan hasil negosiasi, dimohon anda memenuhi pesanan kami,
No Nama Barang Tipe/Jenis Quantity Harga @satuan Total Harga

Jumlah

Kami mengharapkan barang tersebut dikirimkan pada tanggal 10 Agustus 2015. Pembayaran :
Bersamaan dengan ini kami transferkan pembayaran ke rekening saudara.
Bekasi, 01 Agustus 2015
Direktur

Ganang RN
3. Faktur
4. Kuitansi
5. Nota debet
6. Nota Kredit
7. Cek
8. Bilyet Giro
9. Rekening koran
10. Memo
11. Bukti kas masuk
12. Bukti Kas keluar
13. Surat Jalan
Terimakasih