Sosialisasi Audit

internal
By drg. NurAliah Taibien

1
 Pengertian audit
Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan
signifikan (dapat dipertanggung jawabkan) melalui
interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian
yang berujung pada penarikan kesimpulan) secara
sistematis, objektif, dan terdokumentasi yang
berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat

Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk

membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi
2
 Jenis audit
 Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh
auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri,
untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Auditor
internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada
publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya
sebagai termuan. Disebut audit pihak pertama
 Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia
 Audit eksternal: dilakukan oleh pihak di luar
organisasi, dikenal audit pihak kedua (oleh
pelanggan: misalnya audit yang dilakukan oleh
BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja
sama BPJS) dan audit pihak ketiga (oleh institusi
independen: survei akreditasi, audit Bawas)
3
 10 Esensi dari audit:
 Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (pihak yang
diaudit)
 Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan,
dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien
 Dilakukan dengan azas manfaat
 Dilakukan secara objektif
 Berpijak pada fakta dan kebenaran
 Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, analisis
 Bermuara pada pengambilan keputusan
 Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu
 Merupakan kegiatan berulang
 Menghasilkan laporan

4
 Tujuan audit

Mendapatkan data dan informasi

faktual dan signifikan berupa data ,
hasil analisa, hasil penilaian,
rekomendasi auditor sebagai dasar
pengambilan keputusan, pengendalian
manajemen, perbaikan dan atau
perubahan
5
 Aktifitas audit
Memastikan (konfirmasi dan verifikasi)
Menilai (mengevaluasi dan mengukur)
Merekomendasi (memberikan
saran/masukan)

6
 Kegiatan yang biasa dilakukan
auditor
 Telaah dokumen
 Observasi
 Meminta penjelasan dari auditee
 Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
 Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
 Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
 Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas
 Pemeriksaan silang (cross-check)
 Mengakses catatan yang disimpan auditee
 Mewawancarai auditee
 Menyampaikan angket survey
 Menganalisis data

7
 Manfaat audit
Pengambilan keputusan untuk
perbaikan, meningkatkan efisiensi dan
efektifitas fungsi organisasi

8
 Kriteria audit
 Kumpulan kebijakan, prosedur atau
persyaratan yang dipakai sebagai rujukan
 Kriteria audit digunakan sebagai acuan
pembanding terhadap bukti audit

9
 Bukti audit

 Rekaman, pernyataan fakta atau informasi

lain yang relevan dengan kriteria audit dan
dapat diverifikasi

10
 Temuan audit

 Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan

terhadap kriteria audit
 Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian
atau ketidaksesuaian dengan kriteria audit,
atau peluang perbaikan.

11
 Kompetensi auditor
 Paham prosedur audit, metoda, dan perangkat audit
 Mengaplikasikan prosedur, metoda, dan perangkat audit
 Melaksanakan audit tepat waktu
 Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas
permasalahan
 Mengumpulkan informasi melalui: interview, mendengarkan,
observasi, meninjau ulang dokumen termasuk pengelolaan
arsip
 Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan
 Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd bukti-
bukti objektif
 Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian
 Teknik sampling
 Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja
 Menyiapkan laporan
 Menjaga kerahasiaan informasi
 Komunikasi 12
 Tahapan audit internal
 Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan unit-
unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadual audit,
dan menyiapkan instrumen audit
 Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan
instrumen audit yang disusun berdasar standar/kriteria
tertentu
 Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah,
prioritas masalah dan rencana tindak lanjut audit
 Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil audit

13
 Perencanaan audit internal
 Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja
dibandingkan strandar kinerja
 Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
 Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
 Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
 Metoda audit: komunikasi internaksi secara langsung, metoda
survei, dsb
 Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit,
penyusunan instrumen audit
 Laporan hasil audit: perhatikan format laporan

14
 Pengumpulan data
 Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan
berbagai metoda:
 Mengamati proses pelaksanaan kegiatan
 Meminta penjelasan/mewawancarai auditee
 Meminta peragaan oleh auditee
 Memeriksa dan menelaah dokumen
 Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik
 Mencari bukti-bukti
 Melakukan pemeriksaan silang
 Mencari informasi dari sumber luar
 Menganalisis data dan informasi
 Menarik kesimpulan
 Memberikan rekomendasi
15
 Analisis data
 Membandingkan fakta yang diperoleh pada
waktu proses pengumpulan data dibandingkan
dengan kriteria audit yang digunakan
 Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara
fakta dengan kriteria), maka auditor bersama
auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk
mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan
menyusun rencana perbaikan

16
 Laporan audit internal
 Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang diaudit.
 Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat
tinjauan manajemen:
 Hasil audit
 Tindak lanjut yang telah dilakukan

 Kendala pada waktu perbaikan

17
 Laporan audit
I. Latar belakang
II. Tujuan audit
III. Lingkup audit
IV. Objek audit
V. Standar/kriteria yang digunakan
VI. Auditor
VII. Proses audit
VIII. Hasil dan analisis hasil audit
IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati
bersama dengan auditee

18
 Tindak lanjut audit
 Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan
audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan
 Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus
mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana
perbaikan
 Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
 Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat
melakukan monitoring
 Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor
internal

19
 Temuan Hasil Audit Internal di
Apotek

Struktur organisasi petugas Apotek belum ada

Belum semua obat diberikan etiket obat
Ada poli yang menggunakan resep tidak sesuai dengan jenisnya
Catatan urutan obat sudah di urutkn tapi belum ditulis semua di kartu stok barang

RTL
Pengadaan etiket dan kelengkapannya
Petugas obat meningkatkan petugas poli untuk penggunaan kertas resep sesuai
dengan jenisnya
Memanfaatkan waktu yang ada

20
 Temuan Hasil Audit Internal di Poli Gigi

Masih ada SOP yang belum selesai dibuat

Stuktur Organisasi petugas Poli Gigi belum ada
Penulisan resep masih kurang nama pasien

RTL
SOP akan segera diselesaikan
Membuat struktur organisasi secepatnya
Senantiasa mencantumkan nama pasien pada kartu resep

21
 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Jadual Audit Internal Halaman:

Tahun:
Unit yang diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des

22
 Contoh form: Rencana audit
No Unit/sasara Auditor Kegiata Standar Tanggal Tanggal Tempat
n audit n/prose /kriteri audit I audit II
s yang a yang
diaudit digunak
an

23
 Contoh form instrumen audit
No Standar/Kriteri Daftar Fakta Temuan Rekomend
audit pertanyaan audit asi

24
 Form Ringkasan Temuan Audit
No dok::
dan Status revisi:
Rencana Tindak Lanjut Tgl berlaku:
Halaman:

Unit Yang Diperiksa:

Tanggal pemeriksaan:

No Uraian Ketidak Bukti Ketdk Standar / Analisis Tindakan Tindakan Waktu

sesuaian bukti sesuaian Kriteria perbaikan pencegah penyelesa
objektif thd yang an ian
standar/ins digunaka
tr n

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------
25
 AUDIT PLAN ( RENCANA AUDIT)

No Unit Audito Proses/kegiatan yang Standar/kriteria Tanggal/w Tanggal/ Tempat

kerja/Sasaran r diaudit yang digunakan aktu audit I waktu pelaksanaan
audit sebagai acuan audit II
1 UKM: Kesehatan Pelaksanaan Posyandu Pedoman
Ibu dan Anak pelaksanaan
posyandu 5 meja
2 Manajemen Pemeliharaan fasilitas Perencanaan
puskesmas dan peralatan tahunan yang telah
puskesmas disusun
3 Pelayanan Pelayanan obat di Standar akreditasi
penunjang Puskesmas Bab VIII. 1
Puskesmas
4 PMKP Pelaksanaan program Perencanaan
mutu pelayanan klinis program mutu dan
keselamatan pasien
yang disusun untuk
tahun

5 Unit gawat darurat Pelaksanaan screening Standar Triase

pasien gawat darurat
6. Poli Umum Layanan Klinis terhadap Standar Akreditasi
pasien Bab VII
7. Loket Pelaksanaan rekam Standar akreditasi
medis sudah sesuai Bab VII dan
permenkes 269 ttg permenkes 269 ttg
rekam medis rekam medis 26
Loket Pelaksanaan rekam Standar akreditasi
medis sudah sesuai Bab VII dan
permenkes 269 ttg permenkes 269 ttg
rekam medis rekam medis
KIA Drop Out K4 Pedoman ANC

Bab VII Instrumen

Akreditasi

Poli Gigi Pelaksanaan tindakan SOP Cabut gigi

Pencabutan gigi sudah
SOP APD
sesuai dengan SOP dan
penggunaan Apd Bab VII Instrumen
Akreditasi

Gizi Pelaksanaan Pasien Gizi Pedoman

Buruk sesuai Standar Pelaksanaan Gizi
pelayanan Buruk

Bab VII Akreditasi

Imunisasi Penatalaksanaan Pedoman Imunisasi
Imunisasi sudah sesuai
standar

Laporan capaian kinerja

Imunisasi

Dokumen Kelengkapan Dokumen Instrumen AKreditasi

Akreditasi Admen Admen Bab I, Bab II, Bab Bab I,II,III
III
Dokumen Kelengkapan DOkumen Instrumen Akreditasi
Akreditasi UKM UKM Bab IV,V,VI Bab, IV,V,VI
Dokumen KelengkapanDokumen Instrumen Akreditasi 27
 Sesuai Tidak sesuai
No. Kriteria Pertanyaan Bukti dokumen/
rekaman dsb
1 7.1.1 1. Apakah Tersedia prosedur pendaftaran. SOP pendaftaran

2. Apakah tersedia bagan alur pendaftaran. Bagan alur

pendaftaran
3. Apakah Petugas mengetahui dan mengikuti prosedur SOP pendaftaran
tersebut.
4. Apakah Pelanggan mengetahui dan mengikuti alur yang
ditetapkan.
5. Apakah Terdapat cara mengetahui bahwa pelanggan SOP untuk menilai
puas terhadap proses pendaftaran. kepuasan
pelanggan, form
survei pasien

6. Apakah Terdapat tindak lanjut jika pelanggan tidak puas Hasil survei dan
tindak lanjut survei
7. Apakah Keselamatan pelanggan terjamin di tempat SOP identifikasi
pendaftaran. pasien

2 7.1.2 1. Apakah Tersedia media informasi tentang pendaftaran di Media informasi di

tempat pendaftaran tempat pendaftaran

2. Apakah Semua pihak yang membutuhkan informasi Hasil evaluasi

pendaftaran memperoleh informasi sesuai dengan yang terhadap
dibutuhkan penyampaian
informasi di tempat
pendaftaran

3. Apakah Pelanggan dapat memperoleh informasi lain SOP penyampaian

tentang sarana pelayanan, antara lain tarif, jenis informasi,
pelayanan, rujukan, ketersediaan tempat tidur untuk ketersediaan
Puskesmas perawatan/rawat inap dan informasi lain yang informasi lain 28
dibutuhkan
 UNIT:
Proses

Kriteria Audit

Bagian I : Detail Ketidaksesuaian

Uraian Ketidaksesuaian Bukti – Bukti Obyektif Metode Audit

1. Wawancara
2. Periksa dokumen/rekaman

Bagian 2: Rencana tindak lanjut dari analisis akar permasalahan, tindakan koreksi dan perbaikan dengan waktu
penyelesaian (Dapat menggunakan formulir tindkan perbaikan atau pencegahan)
Analisis Akar Permasalahan (Bagaimana/Mengapa hal ini bisa terjadi?)

Tindakan perbaikan dan waktu penyelesaian

Tindakan pencegahan supaya tidak terulang :

Unit kerja: Auditor Auditee

29
 HASIL AUDIT INTERNAL PUSKESMAS DAHLIA JULI 2017
No. Bab/Krit Unit terkait Temuan Bukti Tindak Lanjut Evaluasi Tindak Lanjut
eria
1. 1.1.1 Manajemen Belum memasukkan bukti Sudah dimasukkan berkas sesuai
pertemuan perencanaan tahunan pertemuan perencanaan tahunan
pada tanggal
Hasil survei belum difotokopi dan Sudah dilengkapi dengan hasil Sesuai
dimasukkan ke dalam berkas survei pada tanggal 19 Mei 2017
Bukti sosialisasi survei belum Sudah dilengkapi dengan bukti sesuai
lengkap sosialisasi pada tanggal 19 Mei
2017
Berkas RUK 2017 dan 2018 Sudah dilengkapi dengan berkas sesuai
serta RPK 2018 belum RUK dan RPK yang disimpan oleh
dimasukkan bagian keuangan pada tanggal 19
Mei 2017
2. 1.1.3 Manajemen Belum memasukkan berkas Sudah dilengkapi dengan berkas Sesuai
lokmin Januari 2017 lokmin Januari 2017 pada tanggal
19 Mei 2017
3. 1.1.4 Manajemen Berkas RUK 2017 dan 2018 Sudah dilengkapi dengan berkas Sesuai
serta RPK 2018 belum RUK dan RPK yang disimpan oleh
dimasukkan bagian keuangan pada tanggal 19
Mei 2017
4. 1.1.5 Manajemen Berkas pertemuan UKM dan Sudah dilengkapi dengan Berkas Sesuai
UKP serta lokmin Februari 2017 pertemuan UKM dan UKP serta
belum dimasukkan lokmin Februari 2017pada tanggal
19 Mei 2017
Manajemen SK Walikota mengenai SPM Sudah dilengkapi dengan SK Sesuai
belum dimasukkan Walikota mengenai SPM belum
dimasukkan 2017pada tanggal 19
Mei 2017
30
5. 1.2.1 Manejemen Belum ada bukti tindak lanjut Sudah dilengkapi dengan bukti Sesuai
 DAFTAR TILIK PENGENDALIAN DOKUMEN & REKAMAN
TIDAK
NO LANGKAH KEGIATAN YA TIDAK BERLAKU

1 Apakah Tata usaha, penanggung jawab UKM dan UKP mengidentifikasi

dokumen-dokumenyang sesuai standar akrediktasi?

2 Apakah SOP telah disusun oleh unit dan pelaksana disampaikan kepada tim
mutu?
3 Apakah Dokumen disajkan oleh kepala puskesmas dan disosialisasikan kepada
pelaksana?
4 Apakah Semua dokumen harus diberi nomor?
5 Apakah Buat daftar dokumen eksternal dan internal?
6 Apakah Dokumen yang didistribusikan diberi tanda stempel tenkendali?

7 Apakah Untuk penyimpanan dokumen; dokumen asli disimpan di sekretariat/tata

usaha. Dokumen foto copy disimpan masing-masing unit/upaya dimana dokumen
tersebut dipergunakan?
8 Apakah Unit/upaya hanya menyimpan dokumen yang berlaku saja. Dokumen
induk disimpan di tata usaha, yang sudah tidak berlaku diberi stempel
“kadaluwarsa” dan menyimpan dokumen tersebut selama 2 tahun kemudian
dimusnahkan?
9 Apakah Dokumen diunit/upaya diletakkan ditempat yang mudah dilihat, diambil,
dan dibaca oleh pelaksana?
10 Apakah Dokumen ditata dan dikelompokkan sesuai bab masing-masing,
kelompok pelayanaan/UKM sesuai urutaan dan kriteria elemen penilaian?

11 Apakah Revisi (perubahan) dokuemn dilakukan setelah proses pengkajian dan

mendapat pengesahan sesuai pejabat berwenang, isi revisi tercatat pada rivawat
perubahan dokumen? 31
Jumlah