TAHAP PEMECAHAN MASALAH DAN

ALAT ANALISIS
 IDENTIFIKASI
MONEV MASALAH

RENCANA
PENERAPAN KLASIFKASI
MASALAH
KEPUTUSAN PEMECAHAN
TERBAIK

PRIORITAS
ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH
MASALAH

MENENTUKAN
PENYEBAB DOMINAN

AKAR PENYEBAB
MASALAH

GAMBAR 1:SIKLUS PEMECAHAN MASALAH

 TEKNIK ANALISIS MANAJEMEN

No Langkah analisis Teknik/Alat analisis

1 Identifikasi masalah a) Brain storming

b) Konfirmasi dg data primer,
sekunder misal dg wawancara
2 Klasifikasi masalah Stratifikasi

3 Pemilihan prioritas Model USG, Matriks problem

masalah prioritas Delphi, Delbecq, Hanlon,
PAHO, MCUA
4 Mencari akar Tanya jawab mengapa, diagram
masalah alur, pohon masalah, diagram
tulang ikan, causal map
 TEKNIK ANALISIS MANAJEMEN

No Langkah analisis Teknik/Alat analisis

5 Menentukan penyebab Argumentasi/justifikasi
paling dominan
6 Penyusunan alternatif Curah pendapat
pemecahan masalah
7 Keputusan pemecahan yg MCUA
terbaiik
8 Rencana penerapan a. Mengkaji faktor penghambat
dan pendukung
b. Matrik rencana penerapan

9 Monev Teknik komparasi (Matriks)

 Skema siklus Pemecahan Masalah
secara rinci
Keadaan yg diharapkan
Identifikasi Menentukan Prioritas
Data Problem statement
Masalah Masalah
Kenyataan
Membuat Proses
`“Diagram alur”

Membuat Tim
Monitoring dan Pemecaham Masalah
Evaluasi

Menentukan penyebab
Implementasi Masalah Paling mungkin
Buktikan dg data
Mencari akar penyebab
masalah
Rencana Pemecahan+
Fak pendorong/ Menentukan penyebab
Penghambat dominan

Milih alternatif Merumuskan alternatif

pemecahan terbaik Cara pemecahan masalah
MASALAH MUTU
 SKENARIO
• Tim TQM Dinkes Kota X setelah melakukan identifikasi masalah
dengan metode “brain storming” dan masalahnya telah
dikonfirmasi dengan data, menemukan adanya 4 masalah yaitu:
1. Pada Rapat dengan RS yg dilakukan tiap 3 bulan sekali, RS
mengeluh bahwa rujukan pasien persalinan dg risti dr uskesmas
sering terlambat shg keadaan pasien sdh dlm keadaan gadar
2. para karyawan mengeluh bahwa proses kenaikan [pangkat dan
kenaikan gaji berkala terlambat
3. Rapat bulanan dg Ka puskesmas di kota X , seluruh puskes
mengekuh RUK yg disampaikan tdk pernah mendapat umpan
balik dari Dinkes
4. Keluhan dari 10 puskesmas dari seluruh nya 15 puskesmas
persediaan obat habis sebelum waktunya.
 1) IDENTIFIKASI MASALAH
Brain storming
No Masalah Target Pencapaian Masalah
1 Rujukan risti
terlambat
3 RUK tak ada
umpan balik
4 Kenaikan
pangkat/gaji
terlambat
4 Obat Puskesmas Terseedia Tersedia 20 Tidak
habis sebelum 30 hari hari tersedia 10
waktunya hari
 2) Penentuan Prirotas masalah

Penentuan prioritas masalah

dengan cara

MCUA
USG
 Tabel MCUA (Multiple Criteria Utility Assessment)
untuk menenetukan Prioritas Masalah
No Kriteria (bobot) Bobot Obat habis Rujukan rsiti RUK tak Kenaikan
sblm wktnya terlbt ada pangkat/gj
umpan terlambat
balik
N BN N BN N BN N BN

1 Pengaruh terhadap 5 10 50 50 25 8 40 7 35
kesmas (merugikan
masy luas)

2 Pengaruh thdp kes 4 10 40 7 28 6 24 9 36

pasien (Tdk terpnuhinya
kepentingan pelanggan)

3 Teknologi yg dimiliki 3 6 18 7 21 6 18 8 24
(Kemampuan yg dimiliki)

4 Komitmen politis 2 10 20 4 8 6 12 7 14
(Pengaruh thdp komimen
pemda)
Jumlah 128 82 94 109
 3) Pernyataan masalah

RUMUSAN MASALAH

WHAT
WHO
WHERE
WHEN
HOW MUCH

Obat di Poliklinik puskesmas X triwulan 4 2016 habis sebelum

akhir triwulan

GIZI KURANG DAN BURUK PADA BALITA DI KAB BANYUASIN

TAHUN 2007 SEBESAR 14,4 %
 MASALAH PRIORITAS:
OBAT PUSKESMAS HABIS SEBELUM
WAKTUNYA
4). MENCARI PENYEBAB MASALAH YANG PALING
MUNGKIN
a) DIAGRAM ALUR (FLOW CHART)
b) Pembentukan tim pemecahan masalah
c) DIAGRAM TULANG IKAN/POHON MASALAH
 Simbol awal

Masing- Diterima dan

Msasing puskes Diterima dan Dinkes merumuskan
Menyusun RUK dianalisis balik Rencana obat dianalisis
Obat bila belum benar tahunan Bappeda

Simbol akhir
Simbol
Diterima di keputusan
Puskesmas Tidak
Sesuai Disetujui jadi
kebutuhan DIP
Simbol kegiatan Ya

DIstribusi ke Obat dsimpan di

puskes Penyediaan obat
gudang
tiap bulan GFK Oleh Dinkes
Sesuai LPLPO

DIAGRAM ALUR KEGIATAN DIDINKES Prosedur pengadaan dan distrbusi obat puskesmas
 Dari diagram alur
• Dari diagram alur diatas dpt diannalisis tahap kegiatan yg mana masih
lemah misalnya
• Pada Input: Penyusunan RUK oleh masing-masing puskesmas
– 1 RUK belum memadai
– 2.PTP pusk tdk merencanakan kebutuhan bat
• Pada proses: Proses di Dinkes
– 1.Analisis terhadap RUK puskesmas belum memadai
– 2.Umpan balik pada puskesmas belum dilakukan
– 3. Rencana Dinkes terlambat disamapikan ke Bappeda
– 4. Protap distribusi obat belum baik
• Pada lingkungan:
– DIP dari Pemda tidak memadai
– Kebijakan Pemda tidak mendukung

– Dari simpul tsb dicari penyebab yg paling mungkin dg.Diagram tulang ikan
Membentuk Tim Pemecahan Masalah:
Mencari penyebab masalah
palingmungkin dg membentuk Tim
Pemecahan Masalah
-Dari simpul yg rawan tsb cari siapa yg
terkait pada kegiatan pengelolaan obat
tsb, bisa td:
1) Petugas gudang Farmasi
2) Kasi pemulihan kes di dinkes
3) Kasubsi pengobatan
4) Ka TU Dinkes
5) Ka urusan logistik
6) Ka Gudang Farmasi
 Manusia
Obat GFK habis
Form PTP habis Petugas sering
Belum terima paso tdk dtg ke posyandu
Belum dicetak
Kan dari dinkes ulang Tdk Punya renvana kerja
Droping dr dinas Tdk ada anggran
terlambat Belum semua
Pusk punya
Belum pedoman PTP Obat pusk habis
Renc.dinkes direncanakan
sebelum wktnya pd
belum baik
10 dari 15
puskesmas pada
Prosedur distribusi tahun 2014
Pedoman PTP
obat belum teratur Usulan anggaran obat belum
kurang
dipenuhi sesuai kebutuhan
Belum ada protap
Persdi an Rencana usulan anggaran
Distribusi obat
Di Pusat blm rasional
habis
Dinkes blm Usulan blm
Kas daerah lagi Melaksanakan didukung data
kosong .TQM dari pusk

Pendapa
Tan daerah
Blm masuk LIngkungan Proses
Proses

Hasil Curah pendapat TIM 7 penyebab paling mungkin

 (1)Konfirmasi penyebab yg paling mungkin
dengan data
• Untuk membuktikan penyebab paling mungkin itu benar
merupakan akar penyebab, perlu dibuktikan dengan data
• Penyebab pada input
– Petugas di Dinkes blm mengolah RUK dari puskes karena kerangka RUK
yg diterima belum seragam, karena belum semua punya pedoman---
Cek satu puskes dan puskes lainnya apa betul? Bila semua betul—
maka penyabab akar penyebab di input
– Anggaran mencetak PTP blm ada karena blm direncanakan. Cek pa
benar formm PTP tdk ada,apa benar anggaran tdk tersedia..bila
betul:ini juga akar penyebab
– Sebab ke3 Obat GFK habis, karena Dinkes blm memasok, karena
rencana anggaran blm bermutu shg usulan anggaranhnya dipenuhi
sebagian kecil ssaja. Cek apakah betulobat GFK habis? Apa benar
anggaran tdk cukup utkpengadan obat? bila benar mk renc anggaran
blm bermutu merupakan akar penyebab
 Konfirmasi penyebab yg paling mungkin
dengan data
• Penyebab pada proses
– Prosedur distribusi obat belum baku—bila benar mmaka berarti
belum ada protap pendisribusian obat dari GFK ke puskesmas,
karena dinkes belum melaksanakan TQM shg ini juga merupakan
akar penyebab
(2) Menentukan Penyebab yg paling dominan

• Gunakan Pareto principle, dg menanggukangi penyebab yg paling

dominan, sebagian besar masalah sudah dpt dipecahkan. Atau
dengan menanggulangi 20% dari penyebab yg paling dominan,
maka 80% masalah sudah dengan sendirinya terpecahkan.
• Artinya bila ditemukan 5 penyebab dari suatu masalah, dengan
menyelesaikan satu penyebab yg palign dominan maka sebagian
besar masalah tsb telah yerpecahkan.
• Dakam praktik tdk selalu demikian adanya, sering untuk
memcahkan 80% harus memangguknagi 3-4 dari 5 penyebab.
Maka tdk ada penyebab yg dominan lagi, artinya semua
penyebab sama pentingnya.
• Pareto hanya untuk mencari penyebab masalah yg menyangkut 1
kategori/sejenis (misalnya pasien saja atau sarana saja)
• Karena dari 3 akar penyebab masalah sbg hasil diagram tlg ikan
disebabkan katgori berbeda, mak tdk ada yg dominan. Bila
kategori sama buat dulu daftar tilik untuk melihat distribusi
frekuensi kejadian
• Tim TQM cuuraah pendapat..dg argumentasi memilih Dinkes
belum melaksanakan TQM sebagai penyebab yg harus
ditanggluangi terlebih dahulu.
• Jusrrifikasi:
– Bila TQM—mk pembinaanke puskesmas dpt dilakukann shg RUK dpy
disun dg baik, k rencana anggg pembelaian obat didukugn data
ouskesmas shg dpt perhatian pemda.
– Protap distribusi bisa disusn dan dpt diiperbaiki terus menerus
– Tdk ada buku pedoman PTP, dinkes tdk bs mengadakan sendiiri, bisa di
coopy dan bimtek gar psuk bisa menysu PTP dg baik
 Penyebab Masalah yg paling dominan
“Dinas kes.belum melaksanakan TQM”
Alternatif Pemecahan (Dg metode curah pendapat)
1) Bila belum pernah dilatih TQM, Usul ke Pemda
untuk membiayai Pelatihan TQM dg nr sumber
prov/pusat
2) Atau Membaca/pelajari Modul pelatihan TQM
bersama sama dan melaksanakan dg konsisten
3) Mengirim utusan magang ke kab/kota yg telah
melaksanakan TQM untk menjadi pendengar pd
waktu pertemuan mingguan, dg tujuan utk belajar
Tabel MCUA (Multiple Criteria Utility Assessment)
untuk memilih alternatif cara pemecahan masalah yg terbaik

No Kriteria (bobot) Bobo Usul Memba Kirim

t pelat.ke ca utusan
Pemda modul magan
TQM g
N BN N BN N BN
1 Memberi harapan untuk 5 9 45 6 30 6 30
berhasil
2 Mudah dilaksanakan 4 10 40 6 24 8 32

3 Murah biayanya 2 2 4 10 20 5 10
4 Waktunya singkat 3 8 24 4 24 6 12
Jumlah 113 86 100

Nilai 1-10 atau 1-5bandingkan antara cara pemecahan masalah, yg memberi haraan plg besar nilai lbh tinggi
• Penysunan Rencana Pelaksanaan pemecahan masalah
• a) Analisis faktor penghambat dan pendorong
– KemungkinanPenghambat:
• Pemda tidak ada anggaran untuk pelatihan
– Kemungkinan Faktor Pendorong:
• Hubungan Kadinkes dg Bupati/wako baik, sehingga harapan
persetujuan mengadakan pelatihan besar
• Momentum perimbangan keuangan pusat dan daerah—
mendorong pemda menyetujui pelatihan
b) Pedoman rencana penerapan cara pemecahan masalah:
1. Tentukan urutan kehgitana
2. Tentukn siapa secara lgs terlibat, siapa yg terknea efek
(sasaran)
3. Berapa biaya dperlukan
4. Brapalama waktu dibutuhkan
C0 Bagaimana indikator mengetahuui keberhasilan
 RENCANA PENERAPAN

No Kegiatan Tujuan Sasaran Waktu Pelaksana Biaya Target

1 Menyusun Dibiayainy Bupati Segera Kep.Dinke Tidak Pelatihan
rencana a setelah s Kab dan perlu TQM
pelatihan TQM pelatihan diputuska staf biaya dilaksana
TQM oleh n kan
Pemda
2 Pelaksanaan Ditingkatk Kepala Dilaksana Kep.Dinke Disesuaik Pelatihan
elatihan TQM an Dinkes kan s Kab dan an TQM di
mengundang kemampu dan segera staf kemampu Dinkes
nara sumber an seluruh setelah an Pemda telah
manajem staf angggara selesai
enDinkes Dinkes n tersedia dilaksana
Kab/Kota kan
 Penerapan Monitoring

Kegiatan Indikator Standar Hasil Selisih Ket

Menyusun Rencana Terlaksana Persetujuan - Tercapai
rencana Pelatihan Bupati 100%
pelatihan TQM telah
TQM dterima
Bupati

Pelaksanaa Pelatihan Terlaksana Setelah staf - Tercapai

n elatihan dislenggara GFK, RS, 100%
TQM n sampai Pusk telah
mengundan selesai dilatih
g nara
sumber
Seberapa jauh kegiatan sdh dilaksanakan sesuai rencana, seberaoa jauh indikator keberhasilan dpt dicapai
 Evaluasi
Contoh: Format Evaluasi hasil (setelah 6 bulan)
Kegiatan Indikator Awal Akhir Effektifitas Ket
Pelaksanaan Dinkes Belum ada Sudah ada Efektif Berhasil
pelatihan melaksana pelaksana pelaksana
TQM kan TQM an TQM an TQM
mengundang sbg pola
nara sumber manajemen

Cara evaluasi, dengan cara

(1) Membandingkan frek/tingkat masalah/sebab masalah sebelum dan sesudah
intervensi gunakan Bar Chart

(2) Menggunakan Format evaluasi yg telah disediakan

SEKIAN TERIMA KASIH