Pengertian Sekretaris

 Pengertian sekretaris adalah sekretaris yang tugasnya

membantu seorang eksekutif atau pimpinan. Apabila
ditinjau secara etimologi, sekretaris berasal dari kata
“secretum” yang berarti “rahasia”, atau seceretarius atau
secretarium yang berarti seorang yang diberi kepercayaan
memegang rahasia.
 Dalam Webster’s New World Dictionary of the
American Language College, mengartikan sekretaris :
“ Secretary is a person employed to keep records, take
care correspondence and other writing task etc, for an
organization or individual.”
 Menurut Drs. The Liang Gie, mengatakan bahwa
sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya
menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk
menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu
organisasi .
 Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti sama
dengan penulis (notulen), tetapi penulis di sini adalah
pengertian pada seseorang yang mempunyai tugas sangat
berkaitan dengan tulis-menulis atau catat-mencatat dari
suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.
 Kriteria Seorang Sekretaris
 Menjadi seorang sekretaris paling tidak
harus memenuhi beberapa kriteria berikut ini
1. Memiliki kemampuan komunikasi baik
2. Dapat bertanggungjawab pada semua tugas-
tugasnya
3. Bisa menjaga rahasia dan dapat dipercaya
4. Harus bisa berbahasa asing
5. Mengikuti kemajuan teknologi
6. Memiliki etika yang baik, baik dalam bicara,
duduk, makan dll
7. Bisa berbicara di depan umum
8. Biasanya cantik dan seksi
 Peranan Sekretaris
 Peranan sekretaris terhadap atasan :
o Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin
berhubungan dengan pimpinan.
o Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan
tanggung jawab.
o Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas
o Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
o Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

 Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) :

o Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan
penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
o Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar
dan berhasil dengan baik.
o Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
o Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
o Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui
kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
 Tugas Sekretaris
 Menurut Para Ahli:
Menurut H. Donald
Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akan
menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris. Hal-hal yang dimaksud adalah:
 Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte.
 Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara arsip khusus.
 Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati, dll.
Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal
 Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan
sebagai berikut:
 Merencanakan pekerjaan.
 Menerima tamu.
 Mengurus surat masuk dan surat keluar.
 Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.
 Tugas Sekretaris
Dibagi atas 8 tugas, yaitu:
1) Tugas Rutin
2) Tugas Khusus
3) Tugas Istimewa
4) Tugas Sosial
5) Tugas Keuangan
6) Tugas Resepsionis
7) Tugas Insidental
8) Tugas Business Meeting
 Tugas Sekretaris

 Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa
perintah. Tugas ini meliputi:
o Membuka surat.
o Menerima dikte.
o Menerima tamu.
o Menerima telepon.
o Menyimpan arsip/surat.
o Menyusun dan membuat jadwal kegiatan
pimpinan.
 Tugas Sekretaris
 Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh
pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya
secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya
unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu
menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:
 Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan
relasi atau instansi luar.
 Menyusun surat rahasia (confidential).
 Menyusun acara pertemuan bisnis.
 Pembelian kado atau cindera mata.
 Dan lain-lain.
 Tugas Sekretaris
 Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:
 Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta
perlengkapan yang diperlukan.
 Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi
kepada relasi.
 Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau
keperluan kegiatan lainnya.
 Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari
suatu badan atau instansi.
 Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari
instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
 Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan
selama mengadakan pertemuan bisnis.
 Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu
diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau
penambahan alat-alat dan sarana kantor.
 Tugas Sekretaris
 Tugas sosial,
meliputi:
 Mengurusi Rumah tangga kantor.
 Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor
pimpinan beserta pengurusan undangannya.
 Tugas Sekretaris
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang
dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil).
Tugas keuangan ini antara lain:
 Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank,
misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank,
penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.
 Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan
dana atas nama pimpinan.
 Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk
pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan
sehari-hari.
 Tugas Sekretaris
 Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
 Menerima dan menjawab telepon serta
mencatat pesan-pesan lewat telepon.
 Menerima tamu yang akan bertemu dengan
pimpinan.
 Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
 Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
 Tugas Sekretaris
 Tugas Insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan
oleh sekretaris meliputi:
 Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan,
menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.
 Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang
termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan
media-media lain yang ada kaitannya dengan
kepentingan perusahaan
 Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur,
undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh
perusahaan.
 Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau
pertemuan.
 Tugas Sekretaris

 Tugas Business Meeting

Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi
ketika dua orang atau lebih saling menerima dan
memberi sesuatu berupa informasi, menyimak
kembali kemajuan, memecahkan masalah dan
menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup
berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk
mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
 Tanggung Jawab Sekretaris
 Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)
 Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi
informasi yang efisien.
 Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.
 Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.
 Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan
memiliki dampak jangka panjang.
 Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.
 Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)
 Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
 Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.
 Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
 Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.
 Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.
 Tanggung Jawab Sekretaris
 Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang
Perusahaan)
 Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan
dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan
daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya
memperluas network perusahaan, mengatur dan
mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan
informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam
kaitannya dengan upaya mempertahankan dan
berpartisipasi dalam mengembangkan citra
perusahaan.
 4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan
tempat dia bekerja. Dalam peran aktifnya membantu
kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat
tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
 Tanggung Jawab Sekretaris
 5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak
tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara
pimpinan dalam transaksi. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:
 Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi,
kecuali bila perusahaan memberi ijin.
 Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau
masa kerja berakhir.
 Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin
dari pimpinan.
 Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam
melaksanakan tugas rutin.
 Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang
sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas
tersebut. (Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 87-88)