PT.

Pelabuhan Indonesia III(Persero)

PELATIHAN DAN WORKSHOP

BISNIS PROSES
DAN
SISTEM DOKUMENTASI
INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM

24 Maret 2015
 OUT LINE

1 Pengantar Bisnis Proses dan Sistem Dokumentasi

2 Maksud dan Tujuan

3 Bisnis Proses dan Sistem Manajemen Mutu

Dokumentasi dan Prosedur

4
Sistem Manajemen Mutu
 MAKSUD DAN TUJUAN

• Memberikan pemahaman dasar dasar bisnis proses

• Memberikan pemahaman dasar 2x sistem
dokumentasi
• Memberikan pemahaman persyaratan sistem
manajemen Mutu Berbasis ISO 9001:2015 dan
pendokumentasiannya
 Dasar Pertimbangan

1. Sistem Manajemen Berbasis Proses Bisnis , serta Interaksi

antar Proses dengan Proses yang lain
2. Penanggung jawab proses belum memahami bahwa proses
yang dilakukan akan berdampak pada proses berikutnya
3. Mempersiapkan Penerapan Integrasi beberapa sistem yang
akan diterapkan di PT. Pelindo 3 (Persero)
4. Melakukan upaya upaya cost reduction proses, pembenahan
tugas dan tanggung jawab dalam seluruh proses bisnis
5. Memenuhi persyaratan Sistem Manajemen Lainnya seperti
KPKU dengan penekanan Alignment and Integration
 DASAR HUKUM

• Permen PANRB No . 12 Tahun 2011 tentang Bisnis

Proses ( Tata Kelola Organisasi)
• Permen PANRB No. 035 Tahun 2012 Tentang
Standard Penulisan Prosedur
• Permen BUMN No. 18 Tahun 2012 Tentang Standar
Penulisan Prosedur di Lingkungan BUMN
 Milestone SMM PT. Pelindo 3
Integrated
Management
System

Kinerja Management
System ISO
9001:2015 Excellent

Management
Sistem saat ini

Waktu
 VISI & MISI Kemana Tujuan Kita ?

KEBIJAKAN Uraian dari Visi & Misi ?

Plan
Indikator pencapaian
SASARAN/TARGET Visi & Misi ?

Berbasis Bisnis Proses

STRATEGI

PROGRAM

SISTEM Metode pencapaian

DOKUMENTASI sasaran : prosedur,
Do juklak, juknis, form dll
PENERAPAN
Check

PEMANTAUAN,
EVALUASI & TINDAK
Action LANJUT
 ARAH DAN TUJUAN ORGANISASI

(1) Reaksi terhadap Masalah (2) Awal Pendekatan Sistematis

Tujuan Tujuan
Stategis dan Stategis dan
Operasional Operasional

(3) Pendekatan Terarah (4) Pendekatan Terintegrasi

Tujuan Tujuan
Stategis dan
Stategis dan
Operasional
Operasional
(Ketahui dan Penuhi harapan dan keinginan pelanggan)

Pelanggan
Apakah yang diinginkan Kinerja seperti apakah
oleh pelanggan terhadap yang akan disukai oleh
proses kita? pelanggan process?

Apakah kita
Bagaimana kinerja bisa melakukan
proses kita menurut lebih baik?
kaca-mata
pelanggan?
Bagaimana Bagaimana
pelanggan pelanggan
mengukur menilai
proses kita? proses kita?
BISNIS PROSES

Bisnis Proses
 Business Process

Definisi Business Process:

“Suatu gambaran menyeluruh dari proses proses atau

fungsi utama dan relevansinya yang dapat
menggambarkan suatu organisasi menjalankan
bisnisnya”
 Bisnis Proses

Pengelompokan Proses dalam penyusunan Bisnis

Proses:

1. Bisnis Proses Level 1

2. Bisnis Proses Level 2
3. Bisnis Proses Level 3
4. Bisnis Proses Level 4
 Bisnis Proses

Pengelompokan Proses dalam penyusunan Bisnis

Proses Berbasis Fungsi :

1. Main Process (Core Process)

2. Planning Process
3. Support Process
4. Review , Improvement & Documentation Process
 QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

SK /
PERUND
ANGAN

PP ISO
9001;
2015

PER
MEN

14
MODEL QMS - ISO 9000
 10. Continual Improvement

5.
Leadership

4.1; 4.2; 4.3; 4.4

Establish
c
Context – QMS
Customer & Process
Customer
Other Approach Satisfaction
Relevant
Interested 9. Performance
Parties 6. c
Planning Q Evaluation

Products &
Inputs c
8. Operations Outputs Services
Requirements

7. Support

16
 SISTEM MANAJEMEN MUTU

kepemimpinan 5
Peningkatan 10 5.1 Kepemimpinan dan
10.1 Ketidaksesuaian dan komitmen
tindakan korektif 5.2 Kebijakan
10.2 Perbaikan terus 5.3 Organisasi, peran,
menerus. tanggung jawab dan
wewenang
5.Kepemimpinan

Action 10.Peningkatan Konteks organisasi 4

4.1 Memahami organisasi dan
konteksnya 6.Perencanaan PLAN
4.2 Memahami kebutuhan dan
harapan pihak yang
berkepentingan
4.3 Menentukan lingkup sistem Perencanaan 6
manajemen terpadu 6.1 Tindakan untuk mengatasi
4.4 sistem manajemen Mutu risiko & peluang
6.2 tujuan & rencana untuk
9.Evaluasi mencapainya
6.3 Perencanaan Perubahan
Kinerja
7.Pendukung

Evaluasi kinerja 9 Pendukung 7

7.1 Sumber Daya
9.1 Pemantauan, pengukuran,
7.2 Kompetensi
analisis dan evaluasi 8.Operasional
9.2 Audit Internal Check DO 7.3 Kesadaran
7,4 Komunikasi
9.3 Tinjauan manajemen 7,5 Informasi terdokumentasi

8.1 Perencanaan dan pengendalian Operasi ; 8.2 Penetapan

Persyaratan Jasa dan Produk; 8.3 Disain dan Pengembangan ; 8.4
Pengendalian Produk / Jasa Pihak Ketiga ; 8.5 Pengendalian Produk dan
Jasa ; 8.6 Pelepasan Produk / Jasa ; 8.7 Pengendalian Ketidaksesuaian
Proses Output, Produk/Jasa
 Manfaat integrasi sistem manajemen

• Strategis – seluruh sistem terlihat sebagai sistem manajemen bisinis secara

keseluruhan, peningkatan berkelanjutan. Sasaran dan rencana konsisten dan
berhubungan dengan business plan. Increase in operational efficiency by
effisiensi di sisi operasional karena adanya harmonisasi struktur dengan elemen
yang serupa dan saling sharing informasi .
• Manajemen – pemisahan antara mutu, K3 dan lingkungan dihindari. Tujuannya
adalah untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan.
• Penghematan – menghindari duplikasi dalam melakukan audit dan BIAYA
SERTIFIKASI , pengendalian dokumen, dll.
• Operasional – manajemen terpadu membantu memastikan semua dampak dari
setiap tindakan dipertimbangkan.
• Logistik – mengadopsi sistem manajemen tambahan lebih memudahkan dan
cost effective. Konflik kepentingan juga dapat dihindari di mana tanggung jawab
menjadi lebih jelas.
• Team Work , integrasi menekankan peran bersama dan kerja sama
 SISTEM MANAJEMEN INTEGRASI PAS 99

ISO
9000
ISO
PAS 55
14000

ISO ISO
50000 27000
Simplicity -

IMS Uniformity

OHSAS ISO
18000 26000

ISO
KPKU
31000
MBNQA
BISNIS PROSES

Bisnis Proses
Struktur PT. Pelindo 3
Bisnis Proses level 0
Bisnis Proses level 1
Bisnis Proses level 2
 0 1 2
TOTAL VISIBILITY VS
MISI

TUJUAN
VISI

BLIND SPOT?????
 Modelling & Simulation

Branding

IN OUT
PUT
PROSES PUT

SUPPLIER CUSTOMER
Modelling & Simulation BP vs KPI
 Modelling & Simulation

NAMA UNIT

Penanggung
Jawab Unit
1. Input
Proses

4. Penanggung
2. N0 Proses Proses

5.Elemen MS
3. Judul
Proses
6.Output
Proses

7.Indicator

8.Indicator
Sistem Dokumentasi Manajemen Integrasi

Dokumentasi pernyataan kebijakan dan sasaran

Pedoman Integrasi

Prosedur terdokumentasi

Dokumen yang diperlukan oleh organisasi

Record / catatan
 Dokumentasi Sistem Manajemen Integrasi

Manual Organisasi

Prosedur terdokumentasi
Dokumen yang diperlukan organisasi

4 4 8 8 8 8
. . . . . .
2 2 2 3 5 5
. . . . .
3 4 2 2 3
Persyaratan umum dokumentasi

Besar/kecilnya dokumentasi tergantung kepada :

Ukuran dan jenis organisasi

Kompleksitas dan interaksi proses

Kompetensi personnel
 MANUAL ORGANISASI

ISO 0
9,14,18,KPKU KEBIJAKAN
0 S/D Organisasi
8 DALAM
S/D
PERSYA- MEMENUHI PER
8 RATAN SYARATAN

PROSEDUR INTEGRASI DALAM KEBIJAKAN

ADA KEGIATAN, HARUS
DOKUMEN PENDUKUNG DIJELASKAN 5W + 1H
 Hirarki Dokumen

LEVEL 1
Menyatakan filosofi /kebijakaan
MANUAL Organisasi terhadap kinerja
ekselen
ORGANISASI

LEVEL 2
PROSEDUR & Menyatakan bagaimana
DOKUMEN menerapakan kebijakan sistem
manajemen kinerja ekselen
PENDUKUNG

LEVEL 3 Menyatakan langkah-

INSTRUKSI KERJA, DOKUMEN TEKNIS, langkah/instruksi untuk
STANDAR, GAMBAR DLL. produk,mesin atau pekerjaan
tertentu

LEVEL 4
Merupakan bukti dari
FORM, CHECKLIST penerapan sistem
 Manual Organisasi
Tujuan:
 Merupakan gambaran PT. Pelindo 3 terhadap Komitmen
akan kinerja perusahaan unggul
 Menunjukkan kemampuan untuk menjalankan sistem
ekselen
 Memberikan “image” ke pelanggan / masyarakat
 Memenuhi permintaan pelanggan
 Klarifikasi fungsi kinerja unggul yang ada dalam struktur
PT. Pelindo 3
 Gambaran ttg Fasilitas dan perubahan fasilitas
 Meningkatkan komunikasi
 Memenuhi persyaratan bisnis Internasional
 Berlaku sebagai alat bantu pelatihan
 Memenuhi Sistem Manajemen IMS
 Manual Organisasi

Tipikal daftar isi :

 Pengenalan organisasi PT. Pelindo 3

 Kebijakan Integrasi
 Lingkup dan justifikasi untuk “pengecualian) yang ada
 Struktur organisasi
 Penjabaran interaksi antar proses dalam sistem
ekselen
 Prosedur terdokumentasi (atau referensi ke prosedur)

 Referensi silang antara sistem dan persyaratan ISO

9000; ISO 14000 dan OHSAS 18000 serta KPKU
 Quality Manual

Contoh - 1
Daftar isi :
 Profil Organisasi (Profil, lingkup, organisasi, d.l.l.)
 Pernyataan Kebijakan Integrasi / Kinerja Unggul
 Pemetaan Bisnis Proses PT. Pelindo 3 ( 0, 1, 2)
 Persyaratan IMS :
 Sistem Manajemen Integrasi
 Tanggung jawab Manajemen
 Manajemen Sumber Daya
 Realisasi produk
 Pengukuran, Analisa dan peningkatan
 Lampiran (referensi silang, daftar prosedur, dll.)
Bagaimana mengembangkan
prosedur terdokumentasi
 Prosedur dan Bisnis Proses

PERMEN PAN RB No. 12/2011 tentang Bisnis Proses

PERMEN PAN RB No. 035 / 2012 tentang SOP

PERMEN BUMN NO 18 Tahun 2012 tentang SOP

 Asas Penyusunan Prosedur
1. Asas Pembakuan
Prosedur disusun berdasarkan tata cara dan bentuk yg telah di bakukan sehingga dapat menjadi
acuan yg baik dlm melaksanakan tugas
2. Asas Pertanggung jawaban
SOP dapat dipertanggung jawabkan dari sisi isi, bentuk , standar yg ditetapkan maupun
keabsahannya.n
3. Asas Kepastian
Adanya hak dan kewajiban yg jelas antara petugas selaku pemberi layanan dan masyarakat
selaku penerima layanan sehingga masing masing pihak memiliki tanggung jawab
4. Asas Kerterkaitan
Dalam pelaksanaan prosedur senantiasa terkait dengan kegiatan lain baik secara langsung
maupun tidak langsung
5. Asas kecepatan dan kelancaran
Prosedur harus dapat dijaminkan terselesainya suatu tugas pekerjaan sehingga waktu harus
ditetapkan dan tepat sasaran serta menjamin kemudahan dan kelancaran
6. Asas Keamanan
Prosedur harus mampu kepentingan semua pihak dalam pelaksanaan tugas sesuai dgn apa yang
telah ditetapkan sehingga dapat tercipta kenyamanan dalam pelaksanaan tugas
7. Asas Keterbukaan
Prosedur dapat menciptakan transparansi dalam pelaksanaan tugas sehingga tidak akan muncul
kecurigaan baik dari petugas sebagai pemberi pelayanan maupun masyarakat sebagai
penerimaan layanan
 Prosedur

Berdasarkan standar ISO 9001 : 2008, organisasi

harus mempunyai :

1. Prosedur terdokumentasi yang dipersyaratkan

oleh Standar internasional ini (ada 6 klausul yang
mempersyaratkan prosedur terdokumentasi)

2. Prosedur terdokumentasi yang diperlukan oleh

Organisasi untuk memastikan efektivitas sistem
dan proses operational/bisnis
 Prosedur

Prosedur terdokumentasi yang dipersyaratkan

oleh ISO 9001:2008

Pengendalian dokumen (4.2.3)

Pengendalian catatan mutu (4.2.4)

Audit internal (8.2.2)

Pengendalian ketidaksesuaian (8.3)

Tindakan perbaikan (8.5.2)

Tindakan pencegahan (8.5.3)

 Prosedur ISO 14001;2004 & OHSAS 18001;2007

Identifikasi Bahaya / aspek/ dampak dan Risk Assesment ( 4.3.1)

Identifikasi Peraturan Perundangan ( 4.3.2)

Pelatihan ( 4.4.2)

Komunikasi Partisipasi dan Konsultasi (4.4.3)

Pengendalian Dokumen (4.4.5)

Emergency Response and Preparedness (4.4.7)

Pemantauan dan Pengukuran (4.5.1)

Evaluasi Kepatuhan (4.5.2)

Insiden , Ketidak seuaian , tindakan perbaikan dan pencegahan (4.5.3)

Pengendalian Rekaman (4.5.4)

Internal Audit (4.5.5.)

 PROSEDUR

APAKAH PROSEDUR ?
 Rincian Proses dan Penanggung Jawab
 Merupakan penjabaran dari kebijakan yang dinyatakan dalam
manual organisasi
Tipikal STRUKTUR PROSEDUR
1. Tujuan dan objektif 7. Kondisi Khusus
2. Ruang lingkup 8. Arsip
3. Rujukan/Reference 9. Dokumen Pendukung :
4. Definisi a. Lampiran
5. Kondisi Umum b. Diagram Alir
6. Detail prosedur c. Contoh Formulir
 Prosedur

Beberapa organisasi mungkin mengkombinasi beberapa

prosedur menjadi satu prosedur (contoh : tindakan
perbaikan dan pencegahan)

Prosedur terdokumentasi harus dikendalikan sesuai

dengan persyaratan klausul 4.2.3
 PROSEDUR

Siapa yang harus membuat?

• Working Group yang ditentukan

• Manager terkait
• Staff terkait
• Konsultan ?
 PROSEDUR

Bagaimana memulai?
•Mulailah melihat bisnis proses dari adanya permintaan terhadap
produk/jasa sampai dengan dikeluarkannya produk atau
diserahkannya jasa, serta bisnis proses lainnya yang mendukung
strategic objective

•Buat lah flowchart untuk semua urutan-urutan kejadian tersebut

sehingga semua aktifitas tercakup

•Bagilah flowchart kedalam kelompok-kelompok aktifitas yang akan

tercakup pada prosedur yang akan kita buat

•Putuskanlah kegiatan mana yang akan didokumentasikan pada

prosedur dan mana yang akan dibuat dalam instruksi kerja
 PROSEDUR

Langkah 1 Tentukan mengapa prosedur tersebut harus

didokumentasikan

Langkah 2 Menentukan ruang lingkup prosedur

Langkah 3 Mengumpulkan informasi dan data

Langkah 4 Menulis Draft Prosedur

Langkah 5 Finalisasi dan Penerbitan Prosedur

Langkah 6 Melibatkan partisipasi pekerja dan

melakukan pelatihan terhadap pekerja mengenai sistem

Langkah 7 Mereview dan mengaudit sistem

 PROSEDUR

PROSEDUR MUTU ADALAH

MENJELASKAN SISTEM KEGIATAN
ATAU MEKANISME BAGAIMANA
PENGENDALIAN SUATU PROSES :
1. DETAIL PELAKSANAAN
DAPAT MENGACU KE
2. DOKUMEN PENDUKUNG

3.
4.
5.
 DOKUMEN PENDUKUNG

 INSTRUKSI KERJA

 FORMULIR DAN DOKUMEN EKSTERNAL

 SPESIFIKASI & STANDARD

 SERVICE MANUAL DAN EQUIPMENT MANUAL

 RENCANA MUTU DAN PEMERIKSAAN

 GAMBAR TEKNIK
CONTOH FORMAT PROSEDUR
CONTOH FORMAT PROSEDUR
CONTOH FORMAT PROSEDUR
Bagaimana Mengembangkan
Instruksi Kerja
 INSTRUKSI KERJA
• Instruksi Kerja adalah suatu dokumen yang
menetapkan bagaimana satu pekerjaaan
dilaksanakan oleh satu individu
• Menggambarkan bagaimana kegiatan tertentu
dilakukan
• Menjelaskan langkah kerja, termasuk metoda,
peralatan yang digunakan, jumlah bahan-bahan
yang diperlukan, dsb.
• Harus mudah digunakan oleh pelaksana dgn
bahasa yang simple
 PENDEKATAN INSTRUKSI KERJA

• Identifikasi masing-masing tugas atau pekerjaan khusus

• Tentukan nama atau judul dari tugas/pekerjaan terebut.
• Didiskusikan instruksi tugas tersebut dengan personil
yang terkait.
• Dijelaskan langkah-langkah dari tugas/pekerjaan dalam
alur yang sederhana dengan mengindahkan seluruh
kendali dan inspeksi/pengujian yang dilakukan.
• Tentukan jika diagram, foto , gambar-gambar dll.
diperlukan.
• Dimulai penulisan dengan menggunakan format yang
ditetapkan.
PENDEKATAN INSTRUKSI KERJA
 TERIMA KASIH

“Mari tekadkan diri untuk menjalankan

Sistem Manajemen Mutu secara benar
& konsisten agar dapat memberikan
produk dan pelayanan yang terbaik
untuk mencapai kinerja unggul PT.
Pelindo 3