Anda di halaman 1dari 23

ADMINISTRASI Tertib

IPNU-IPPNU
Administrasi
Modal
Kemajuan
Organisasi

Oleh :
Ni’matus Sholikah
Sekretaris PC IPPNU
Kab. Kediri
ASPEK ADMINISTRASI
1.Persuratan
2.Peralatan Administrasi
3.Perlengkapan Administrasi
A. PERSURATAN
1. JENIS – JENIS SURAT :
a. Surat instruksi
b. Surat keputusan
c. Surat kuasa
d. Surat mandat
e. Surat pengangkatan dan pemberhentian
f. Surat pengesahan
g. Surat teguran
h. Surat bersama
i. Surat kepanitiaan
UNSUR – UNSUR SURAT
1. Kepala surat
2. Nomor, lampiran dan hal surat
3. Tujuan dan alamat surat
4. Isi surat
5. Pembuka dan penutup surat
6. Tanggal surat
7. Tanda tangan
Format surat
KET IPNU IPPNU
FORMAT Ukuran kertas F4 (33x22 cm ) Ukuran kertas F4 (33x22 cm )
DASAR (ukuran folio), kertas putih, jenis (ukuran folio), kertas putih, jenis
kertas HVS antara 60-80 gram, kertas HVS antara 70 gram, surat
surat ditulis dengan font Arial ditulis dengan font Times new roman

KEPALA Kepala surat memuat : Kepala surat memuat :


SURAT Lambang IPNU, Tingkat Lambang IPPNU dengan ukura 3,5
kepengurusan organisasi ditulis cm, nama tingkatan organisasi
dengan GARAMOND warna GARAMOND ukuran 20, tulisan
hitam, tulisan IKATAN IKATAN PELAJAR PUTRI
PELAJAR NAHDLATUL NAHDLATUL ULAMA huruf
ULAMA ditulis dengan font GARAMOND ukuran 16, alamat
ARIAL warna hijau, nama sekretariat dengan Time new Roman
daerah kerja ditulis huruf kapital ukuran 10, semua tulisan berwarna
font ARIAL, alamat sekretariat hitam, bercetak tegak kecuali alamat
ditulis miring font Times new sekretariat yang dicetakmiring.
roman warna hitam.
FORMAT SURAT
Ukuran Folio
33 x 22 cm

Kertas HVS
antara 60-80 gr

Surat di tulis dg
huruf ARIAL

Format dasar IPNU dengan IPPNU


hampir sama, yang membedakan jenis
tulisannya, di IPNU arial di IPPNU
Times new roman
KEPALA SURAT IPNU
Font Garamond Hitam

PIMPINAN CABANG
IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
KABUPATEN KEDIRI
Sekretariat : Jl. Imam BonjolnNo 38 Phone 085859926553 Kediri 64122
Email ; pcipnukab.kediri@yahoo.co.id

Bookman Old style Font Arial warna hijau


warna hitam

Times New Roman


warna hitam (italic)
KEPALA SURAT IPPNU

GARAMOND 16
GARAMOND 16

GARAMOND 20
TIMES NEW
ROMAN 10 ITALIC
Nomor, Lampiran Dan Perihal Surat
IPNU
Nomor surat terdiri dari 7 komponen, masing-masing dipisah
dengan garis miring, seperti a/b/c/d/e/f/g, yang memuat :
a. Nomor urut surat keluar
b. Kode tingkat kepengurusan, Seperti : PP, PW, PC, PCI, PAC,
PKPT, PR, PK.
c. Kode indeks surat (dijelaskan pada slide berikutnya)
d. Periodesasi ditulis dengan huruf romawi
e. 2 angka terakhir kelahiran IPNU yakni 73 (1373 H), 54 (1954
M) menjadi 7354
f. Bulan pembuatan surat ditulis Romawi
g. 2 angka terakhir tahun pembuatan surat
Contoh : 13/PC/A/XXIV/7354/XII/17
Tentang Indeks Surat IPNU
Kode Indeks Umum
A. Untuk Internal IPNU
B. Untuk eksternal IPNU
C. Untuk Banom

Kode Indeks Keputusan


SK : Surat Keputusan
SP : Surat Pengesahan
Sp : Surat pengangkatan/pemberhentian
SRP : Surat Rekomendasi pengesahan
ST : Surat Tugas
SPt : surat pengantar
SKt : Surat keterangan
Nomor, lampiran dan hal
IPPNU
Nomor surat ditulis dengan susuna a/b/c/d/e/f/g, yang memuat
sbb :
a. Nomor urut surat keluar
b. Kode tingkat kepengurusan
c. Indeks
d. 2 angka terakhir Tahun kelahiran IPPNU, (74) 1374, (55)
1955 menjadi 7455
e. Periodesasi kepengurusan dengan huruf Romawi
f. Bulan pembuatan surat, ditulis dengan huruf Romawi
g. Diisi dengan tahun pembuatan surat.
Contoh : 13/PC/A/7455/XXIII/XII/2017
KODE INDEKS SURAT IPPNU
INDEKS UMUM :
A. Untuk surat sekretariat
B. Untuk surat keuangan
C. Untuk surat departemen

INDEKS KHUSUS :
SK (Surat Keputusan), S.Ket (Surat Keoutusan) SP (Surat
Pengesahan), Spk/SPh (Surat pengangkatan / pemberhentian),
SM (Surat Mandat), S.Ins.PP (Surat Instruksi PP), S.Ins.PW,
S.Ins.PC, Si.PP (Surat Siaran PP), Si.PW, Si.PC, SRP (Surat
Rekomendasi Pengesahan), SPT (Surat Pengantar)
Lanjutan...
Lampiran : lampiran di dalam surat disingkat
Lamp, ditulis dengan angka, angka tersebut
menunjukkan jenis berkas bukan jumlah
halaman/lembaran, jika jumlah halaman
ditulis maka ditambah dengan angka di
dalam kurung.
Contoh : Lamp : 1(6)
Perihal surat ditulis :Hal, diisi dengan pokok
surat secara singkat. Perihal ditulis dengan
huruf besar tanpa garis bawah dan tidak
diakhiri dengan titik.
NOMOR, LAMPIRAN, HAL & ALAMAT
Nomor : 012/PC/A/XV/7354/XII/11
Lampiran : 1 (2)
Perihal : UNDANGAN

Yang Terhormat :
1. PAC. IPNU ............
2. PR. IPNU ...............
Di Tempat
TUJUAN DAN ISI SURAT IPNU-IPPNU

Tujuan surat dimaksudkan untuk sasaran


penerima surat, ditulis dengan sopan
dengan kata “Kepada yang terhormat”
disingkat “Yth.” tujuan surat ditulis dua spasi
dibawah perihal surat.
Isi surat berisi maksud pembuatan surat,
dtulis dengan bahasa yang jelas, sopan dan
mudah dimengerti, jika menggunakan
singkatan, gunakan yang lazim dipakai.
PEMBUKA & PENUTUP SURAT
PEMBUKAAN IPNU :
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakaruh
Bismillahirrahmanirrahim
 PEMBUKAAN IPPNU :
Assalamu’alailkum Wr. Wb
Bismillahirrahmanirrahim
 PENUTUP IPNU
Wallahulmuwafiq Ilaa aqwamiththariq
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakaruh
 PENUTUP IPPNU
Wallahulmuwafiq Ilaa aqwamiththariq
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
SALAM PEMBUKA
Salam Silaturrahmi kami
sampaikan, Semoga dalam
menjalankan aktivitas sehari-hari
kita mendapat rahmat dari Allah
SWT. Aamiin
TANGGAL SURAT
Kediri, 01 Muharram 1439 H.
10 Januari 2017 M.

 Ditulis dibawah kanan surat


 Harus disesuaikan dengan
tempat/kedudukan organisasi
 Letak kalender hijriyah dibagian atas,
sedangkan kalender masehi dibawahnya
dengan dipisah garis
PENGIRIM DAN TANDA TANGAN
1. Tulisan organisasi pengirim dan penanggung jawab ditulis
lengkap tidak boleh disingkat
2. Untuk IPNU Nama tingkat kepengurusan dan nama daerah
ditulis title case (huruf pertama besar, yang belakang kecil),
Sedangkan IPPNU ditulis kapital
3. Nama jabatan ditulis title case, ketua di kiri, sekretaris di
kanan
4. Nama ketua dan sekretaris ditulis dengan huruf kapital dan
bergaris bawah
5. Di nama jabatan dan nama ketua/sekretaris diberi jarak 2-3
spasi untuk TTD
6. Dibubuhi stempel logo dengan tinta hijau disebelah kiri
CONTOH TTD
Pimpinan Cabang
Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulam
Kabupaten Kediri

AFIN TRI SAPUTRA AHMAD FARIS FIDDIN


Ketua Sekretaris

PIMPINAN CABANG
IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA
KABUPATEN KEDIRI

NUR WEDIA DEVI RAHMAWATI NI’MATUS SHOLIKAH


Ketua Sekretaris
TEMBUSAN
Tembusan : Badan/organisasi yang
dianggap perlu untuk mengetahui isi surat
tersebut

Pimpinan Ranting
Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama
Desa Sukoanyar

MOH, SOLEHUDIN ROHMAD RIZKI WIJAKSON


Ketua Sekretaris

Tembusan kepada :
1. Yth. PR. Nahdlatul Ulama Desa Sukoanyar
2. Yth. PAC. IPNU Kec. Mojo
PERALATAN DAN PERLENGKAPAN ADMINISTRASI

1. NOTULENSI
2. ARSIP (SURAT MASUK-KELUAR)
3. DAFTAR ANGGOTA
4. DAFTAR INVENTARIS
5. DAFTAR HADIR
6. DAFTAR KEGIATAN
7. STEMPEL ORGANISASI
8. PAPAN NAMA
9. BENDERA
TERIMAKASIH……

Anda mungkin juga menyukai