Siklus Pembelian

1. SITI NUR ATIKA

2. SHERLINA
3. RAJA PAHLAWAN YUSUF
 Pengertian Siklus Pembelian

Siklus pembelian adalah suatu kegiatan atau transaksi

pembelian, baik itu secara tunai maupun kredit dalam
sebuah organisasi.
Karakteristik dan jenis pembelian dalam Butik Pesona
yaitu:
1. Pembelian barang dagangan
2. Pembelian bahan baku
3. Pembelian bahan pembantu
4. Pembelian bahan habis pakai
5. Pembelian peralatan jahit
6. Pembelian aktiva tetap
 Tujuan Sistem Pembelian

Sistem informasi pembelian dibangun bertujuan

untuk:
1. Memastikan bahwa perusahaan membeli barang
yang dibutuhkan dengan tepat waktu
2. Memastikan bahwa perusahaan tidak terlambat
membayar utang yang telah jatuh tempo
3. Memastikan bahwa perusahaan membayar utang
untuk barang yang benar-benar diterima
4. Memastikan bahwa tidak ada peluang kecurangan
dalam siklus pembelian yang dapat di manfaatkan
oleh karyawan
 Dokumen dan Catatan dalam Pembelian Tunai

1. Surat permintaan pembelian

2. Blanko kas bon
3. Faktur pembelian tunai
4. Blanko penyelesaian kas bon
Proses Bisnis dalam Siklus Pembelian Tunai

1. Bagian yang membutuhkan barang akan membuat surat

permintaan pembelian.
2. Bagian pembelian menerima surat permintaan pembelian
3. Bagian pembelian membelanjakan dana yang diterima
berdasarkan informasi dalam permintaan pembelian
4. Bagian pembelian menyerahkan barang ke pihak yang
membutuhkan dan pihak yang membutuhkan
membubuhkan tanda tangan pada faktur pembelian sebagai
bukti telah menerima barang dari bagian pembelian
5. Bagian pembelian akan menyelesaikan kas bon dengan
menyerahkan sisa uang dan faktur pembelian kepada
pengelola kas bon
Dokumen dan Catatan dalam Pembelian Kredit

1. Surat permintaan pembelian

2. Surat order pembelian
3. Nota retur
4. Faktur pembelian
5. Bukti kas keluar
Proses Bisnis dalam Siklus Pembelian Kredit

1. Bagian yang membutuhkan mengajukan permintaan pembelian ke

bagian pembelian
2. Bagian pembelian memesan barang ke pemasok dengan menggunakan
surat order pembelian
3. Pada saat barang yang dipesan datang. Bagian yang membutuhkan dan
bagian pembelian mengecek barang yang diterima dari pemasok. Jika
barang yang diterima tidak sesuai dengan barang yang dipesan, bagian
akuntansi akan segera membuat nota retur dan barang yang tidak sesuai
tersebut segera di kembalikan ke pemasok
4. Bagian akuntansi (khususnya bagian utang) menerima tagihan (faktur)
dari pemasok. Menjelang saat jatuh tempo, bagian akuntansi akan
menyiapkan bukti kas keluar untuk pelunasan utang pemasok
5. Kepala bagian keuangan butik pesona mengotorisasi bukti kas keluar
dan cek atau slip transfer. Cek atau slip transfer beserta bukti kas keluar
di serahkan ke bagian kasir
6. Bagian kasir memproses pembayaran utang. Bukti kas keluar slip
transfer atau copy dari cek diserahkan ke bagian akuntansi untuk
dibukukan.
 Resiko dalam Siklus Pembelian

1. Perusahaan kehabisan stok barang karena terlambat

memesan barang kepada pemasok.
2. Salah membeli barang yang tidak dibutuhkan.
3. Salah membeli barang yang harganya terlalu mahal.
4. Bagian penerimaan barang menerima pesanan yang tidak
sesuai (tidak sesuai dalam jumlah atau jenis).
5. Salah tagih.
6. Lalai tidak membayar utang.
7. Lalai membayar dua kali untuk satu utang yang sama
8. Data pembelian jatuh ke tangan pihak yang tidak di
kehendaki.
9. Kerusakan data karena ada virus atau karena kerusakan
hardware komputer
 Pengendalian dalam Siklus Pembelian

1. Bagian pembelian perlu menganalisis perputaran setiap jenis persediaan

untuk mengetahui persediaan yang laris dan digemari pelanggan.
2. Perusahaan perlu meminta penawaran harga dari beberapa pemasok
(terutama jika perusahaan akan membeli aktiva tetap yang nilainya
cukup material.
3. Perusahaan perlu merancang surat permintaan pembelian untuk
memastikan bahwa departemen pembelian hanya membeli barang yang
memang dibutuhkan oleh departemen lain atau membeli barang
dagangan yang memang laris.
4. Perusahaan perlu memiliki surat order pembelian untuk merekam
transaksi pemesanan barang kepada pemasok
5. Perusahan perlu memastikan bahwa bagian penerimaan barang benar-
benar mengecek barang yang datang dan menghutung jumlah barang
yang datang.
6. Akuntansi perlu memiliki arsip faktur pembelian berdasarkan tanggal
jatuh tempo faktur.
7. Bagian utang hanya akan memproses pembayaran utang hanya jika
sudah menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
barang.
 Pengendalian dalam Siklus Pembelian

8. Akuntansi perlu mengarsip faktur bersama dengan nota retur, sehingga

akuntan memiliki informasi pasti mengenai berapa utang kepada pemasok
dan berapa yang harus dibayar
9. Bagian utang harus melakukan pengecekan atas kebenaran perhitungan
dalam faktur dari pemasok.
10. Bagian utang harus mengarsip faktur yang belum lunas terpisah dari
faktur yang sudah lunas
11. Perusahaan harus memastikan baha terdapat pemisahan tugas antara
bagian pembelian (yang berwenang untuk melakukan pembelian), bagian
penerimaan barang (yang bertanggung jawab atas barang yang diterima dari
pemasok, bagian utang (yang bertugas memproses pembayaran utang), dan
bagian yang berwenang untuk menandatangani cek (bisa bendahara
perusahaan, controller perusahaan, direktur keuangan, atau bahkan direktur
puncak).
12. Data pembelian maupun data pengeluaran kas perlu di back up secara
teratur
13. File pembelian dan pengeluaran kas seharusnya hanya boleh di akses oleh
karyawan yang berwenang.
 Informasi yang Dihasilkan dalam Siklus
Pembelian

1. Saldo utang setiap pemasok

2. Tabel umur utang
3. Utang yang hampir jatuh tempo
4. Total pembelian per bulan
5. Retur pembelian perbulan