Anda di halaman 1dari 69

PENGURUSAN

DAN
PENTADBIRAN
KOKURIKULUM
PENGURUSAN
MASA
KONSEP PENGURUSAN
MASA

• Pengurusan masa ialah bagaimana seseorang individu


atau pemimpin organisasi merancang, mengorganisasi,
memimpin dan mengatur masa mereka agar lebih
berkesan.

• Suatu ilmu yang berkaitan dengan teknik dan cara


seseorang itu mengurus, membahagi dan mengatur masa
hariannya supaya dapat dimanfaatkan dengan sebaik-
baiknya.
STRATEGI PENGURUSAN MASA YANG
EFEKTIF
• Set matlamat dan strategi
– Memastikan matlamat kita dan merancang matlamat tersebut.
• Fokus matlamat
– Akan memberi tumpuan yang lebih jika focus.
• Buat jadual masa
– Akan mengurangkan masalah risau.
• Utamakan matlamat asal
– Tidak seharusnya melakukan tugas lain sebelum menyelesaikan
tugas yang kita sedang lakukan.
• Mewujudkan sistem pemfailan
– Membantu menguruskan sesuatu maklumat dengan teratur

• Realiti pengurusan masa kita


– Renung kembali kepada pencapaian yang kita buat dan bahagikan
matlamat yang dicapai dengan matlamat yang belum dicapai supaya
dapat memudahkan kita untuk menentukan matlamat mana yang
lebih penting.

• Kerjasama
– Sesuatu projek akan terhasil dengan lebih cepat apabila
bekerjasama dengan kumpulan.

• Selesaikan tugas hari ini


– Selesaikan tugas yang diberi pada hari tersebut juga. Jangan
bertangguh.
PENGURUSAN
KEWANGAN
SUMBER KEWANGAN
• Akaun wang SUWA
– Akaun Sumbangan Wang Asing
– Sumber akaun wang SUWA adalah kutipan, yuran ahli,
derma dan sumbangan lain.
– Wang SUWA boleh digunakan untuk perbelanjaan bagi
aktiviti kokurikulum dengan kadar yang tertentu.
– Akaun wang SUWA ini juga akan diaudit oleh Kementerian
Pelajaran Malaysia seperti akaun peruntukan daripada
kerajaan.
• Tajaan
– Boleh mendapat tajaan daripada syarikat swasta dari segi sumber
kewangan dan hadiah.
– Jawatankuasa perlu menyeneraikan penaja dan seterusnya
menghantar surat kepada penaja-penaja untuk mendapatkan tajaan
yang berupa kewangan atau barangan.

• Kutipan derma dan sumbangan pihak luar


– Sumber atau badan yang boleh dihubungi adalah seperti Lembaga
Pengarah Sekolah, PIBG, badan-badan NGO, Majlis Belia Jabatan,
RAKAN MUDA dan wakil rakyat.
– Cara memohon ialah membuat surat rayuan atau kutipan derma,
mengadakan aktiviti Jogathon dan majalah sekolah dengan adanya
iklan dalam buku cenderamata.
• Usaha ahli
– Kumpul dan jual surat khabar lama, baju
terpakai dan perabot lama.

– Menjual makanan pada hari kantin.

– Menyediakan kad derma.


PERATURAN MENGUTIP WANG
• Kadar bayaran yuran tahunan, yuran bulanan atau yuran khas yang
bakal dikutip telah ditentukan dalam perlembangan persatuan
berkenaan semasa melaksanakan sesuatu aktiviti.
• Semua pungutan kewangan dilakukan oleh Bendahari persatuan.
• Semua kutipan yuran perlu dicatat dalam ruangan Penyata Kutipan
Yuran Persatuan.
• Semasa mesyuarat jawatankuasa persatuan, bendahari boleh
mengemukakan maklumat kutipan yuran berdasarkan buku
tersebut.
• Sesuatu persatuan juga boleh mengutip
derma daripada orang perseorangan,
syarikat atau pihak tertentu.

• Apabila ingin mengadakan kutipan wang


yang melibatkan orang ramai,
kebenaran daripada pengetua atau guru
besar perlu diperoleh.
INTEGRITI DALAM PENGURUSAN
KEWANGAN
• Penyelewengan, salah laku, penipuan,
rasuah dan penyalahgunaan kuasa akan
mudah berlaku sekiranya integriti tidak
dihayati dan tidak dijadikan amalan.
• Terdapat pelbagai cara pengurusan
kewangan oleh unit kokurikulum.
• Salah satunya ialah penyata kira-kira.
• PENYATA KIRA-KIRA
– Penyata menunjukkan kedudukan sebenar
kewangan sesebuah persatuan.

– Tujuan penyediaan penyata kira-kira ialah:


• Menunjukkan jumlah modal persatuan

• Jumlah nilai asset persatuan

• Jumlah nilai liability


PENGGUNAAN
TMK DALAM
PENGURUSAN
KOKURIKULUM
PENGURUSAN MESYUARAT
 berbentuk komunikasi formal dengan bertujuan membuat sesuatu
keputusan atau menyelesaikan sebarang masalah.

 mesyuarat yang sah harus dihadiri dengan sebilangan ahli


pertubuhan.

 mesyuarat yang gagal mencapai kehadiran ahlinya sebagaimana


ditentukan oleh tataurusan persatuan, dianggap sebagai tidak sah dan
keputusan yang dicapai tidak boleh dianggap sebagai keputusan yang
mewakili pertubuhan berkenaan.
CIRI-CIRI MESYUARAT
 Mesyuarat harus diadakan dan dikawal oleh seorang pengerusi.

 Semua orang yang harus menghadiri mesyuarat akan dipanggil oleh


seorang setiusaha. Pada lazimnya, bagi mesyuarat yang penting,
notis akan dihantar kepada mereka yang terlibat dua minggu
sebelum mesyuarat diadakan.

 Semua perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat harus dicatat


secara hitam putih oleh setiusaha.

 Mesyuarat harus dijalankan menurut tatacara mesyuarat dan


agendanya.
JENIS-JENIS MESYUARAT
• Mesyuarat Agung Tahunan
• Mesyuarat Tergempar
• Mesyuarat Agung Luar Biasa
• Mesyuarat Jawatankuasa Kerja
MESYUARAT AGUNG TAHUNAN
• Setiap persatuan perlu mengadakan mesyuarat ini mengikut undang-undang
negara iaitu dibawah Akta Pendaftaran Pertubuhan.
• Mesyuarat ini akan dihadiri oleh semua ahli persatuan berkenaan.
• Mesyuarat ini juga membincangkan mengenai persatuan secara menyeluruh
dan melaksanakan pemilihan ahli Jawatankuasa kerja yang baharu
• Beberapa agenda perlu dimasukkan semasa mesyuarat ini .
 Ucapan pengerusi
 Membentang dan menerima aktiviti tahunan bagi tahun lalu
 Membentang dan menegaskan penyata kewangan tahun lalu.
 Memilih jawatankuasa yang baru
 Membincangkan usul atau cadangan
 Ucapan penangguhan
• Notis mesyuarat ini perlu diedarkan dalam tempoh 14 hari an perlu
ditanda tangani oleh setiusaha.

• Korum bagi sesuatu mesyuarat ditentukan oleh perlembagaan dan


undang-undang atau peraturan persatuan.

• Terdapat dua cara bagi kebanyakan persatuan menetapkankorum


sesuatu mesyuarat iaitu:

 Berpandukan pecahan atau peraturan keahlian seperti separuh


atau semua ahli.

 Menetapkan bilangan seperti sekurang-kurangnya 40 orang, 20


orang dan sebagainya.
MESYUARAT TERGEMPAR
• Merupakan satu mesyuarat yang dihadiri oleh semua ahli persatuan bagi
membincangkan sesuatu isu atau perkara penting.
• Mesyuarat ini boleh diadakan dengan kehendak sebahagian ahli ataupun
Jawatankuasa kerja mengikut perlembagaan persatuan berkenaan.
• Mesyuarat ini diadakan apabila:
 Pengerusi memikirkannya perlu diadakan.
 Permintaan bertulis oleh tidak kurang daripada 8 orang ahli jawatankuasa kerja.
 Permintaan secara bertulis oleh 2/3 daripada ahli,
• Notis mengadakan mesyuarat ini bergantung kepada perlembagaan persatuan.
• Antara agenda yang dibincangkan ialah:
 Penerangan atau taklimat ketua.
 Perbincangan mengenai isu berkenaan.
MESYUARAT JAWATANKUASA KERJA
• Mesyuarat yang biasa diadakan oleh sebuah persatuan bagi
menggerakkan persatuan berkenaan.
• Dihadiri oleh semua ahli jawatankuasa kerja yang dilantik.
• Agenda mesyuarat ini berkaitan dengan aktiviti, perlembagaan,
pengurusan, dan pentadbiran persatuan.
• Agenda ditentukan oleh pengerusi melalui perbincangan dengan
setiausaha dan jawatankuasa yang lain
• Mesyuarat ini boleh dilaksanakan beberapa kali dalam setahun.
• Notis mesyuarat ini boleh dikeluarkan oleh setiausaha dan masanya
mengikut ketentuan persatuan.
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB AHLI
JAWATANKUASA MESYUARAT
• PENGERUSI
• SETIAUASAHA
• AHLI MESYUARAT
PENGERUSI
• Menjadi pengerusi kepada semua mesyuarat agung dan semua
mesyuarat jawatankuasa.
• Menandatangani peringatan mesyuarat bila telah diluluskan.
• Menandatangani semua cek pertubuhan bersama setiusaha dan
bendahari.
• Memperkenalkan jemputan khas kepada ahli lain
• Menjelaskan tujuan mesyuarat dan agenda-agenda yang perlu
dibincangkan.
• Menegaskan ahli lain supaya memperkenalkan diri apabila mesyuarat
pertama kali.
• Segala perbincangan hendaklah mengikut urutan agenda yang telah
ditetapkan bermula daripada ucapan pengerusi
SETIAUSAHA
• SEBELUM MESYUARAT
 Berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan agenda mesyuarat.
 menghantar surat jemputan atau notis mesyuarat lebih awal.
 memastikan tempat mesyuarat termasuk sistem siar raya berfungsi.
 Menyediakan peralatan yang berkaitan seperti kertas, pen dan sebagainya.

• SEMASA MESYUARAT
 Datang lebih awal ke tempat mesyuarat untuk memastikan semua persiapan
tidak tergendala.
 Mencatat semua perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat secara ringkas
dan teliti.
 Mengedar borang kehadiran kepada ahli yang hadir.
• SELEPAS MESYUARAT
 Menyiapkan minit mesyuarat dengan seberapa segera.

 Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan secepat mungkin untuk


tindakan mereka yang terbabit.
TUGAS AHLI
• Menerima notis mesyuarat dan membacanya.
• Memastikan tempat dan tarikh mesyuarat serta merta.
• Membawa fail mesyuarat dan peralatan yang berkaitan seperti
kertas, pen dan sebagainya.
• Membawa minit mesyuarat dengan baik dan faham kandungannya.
• Datang lebih awal ke tempat mesyuarat untuk tidak menjejaskan
mesyuarat.
• Mencatat perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat dengan
ringkas dan tepat.
• Bila tamat mesyuarat pastikan menanda tangan kehadiran.
AGENDA MESYUARAT
• Merupakan aliran perjalanan mesyuarat yang telah dirancang sebelum
sesuatu mesyuarat diadakan. Ianya merupakan satu rangka protokol
mesyuarat. Antara agenda yang perlu dimasukkan adalah:

 Ucapan pengerusi

 Mengesahkan minit mesyuarat yang lepas

 Perkara-perkara berbangkit

 Laporan daripada ketua biro atau pengerusi

• Kejayaan dan keberkesanan sesuatu mesyuarat jawatankuasa kerja,


kecil dan sementara bergantung kepada pengerusi dan setiausaha.
Contoh: Agenda Mesyuarat Ahli Jawatankuasa
 Kata-kata aluan pengerusi

 Pengesahan minit mesyuarat lalu

 Perkara berbangkit

 Laporan pengurusan kurikulum

 Pengurusan HEM

 Pengurusan kokurikulum

 Pengurusan kewangan

 Hal-hal lain.
PENGENDALIAN MESYUARAT...
Bagi memastikan sesuatu mesyuarat berjalan dengan lancar dan
mencapai objektif pihak-pihak yang bertanggungjawab mestilah
menetapkan perkara berikut:-

Membincangkan butiran-butiran mesyuarat yang bakal diadakan seperti


tujuan dan siapakah yang terlibat.

Mendapatkan tarikh mesyuarat- tarikh untuk mengadakan mesyuarat


ditetapkan oleh pengerusi dan setiausaha.

Menyediakan agenda dan laporan:-setiausaha menyediakan agenda


mesyaurat yang bakal akan diadakan.(di samping membuat laporan
mesyuarat yang lepas.)
Arahan untuk mengadakan mesyuarat :- arahan akan dikeluarkan
oleh pihak atasan seperti pengerusi/ guru persatuan.

Mengedarkan surat jamuan:- surat jemputan diedarkan kepada ahli


mesyuarat untuk memaklumkan tarikh dan tempat mesyuarat.

Membuat tempahan keperluan :- setiausaha, ahli jawatankuasa


yang terlibat membuat tempahan (meja, makanan, minuman).

Memastikan keperluan :- segala keperluan seperti buku catatan/


pen, laporan mesyuarat yang lepas akan dipastikan ada untuk
setiap ahli.

Laporan akhir :- setiausaha menyediakan laporan dan disimpan


sebagai rekod.
MINIT MESYUARAT...
 APA ITU MINIT MESYUARAT???

Setiausaha menyediakan draf minit mesyuarat kepada Pengerusi


Jawatankuasa dan mendapatkan persetujuannya tidak lewat dari 3
hari selepas tarikh mesyuarat diadakan . Minit mesyuarat yang telah
diluluskan oleh Pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli
mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuarat
diadakan.

Format minit mesyuarat.

Gaya menulis minit mesyuarat.


Format minit mesyuarat...
Format menulis Minit Mesyuarat adalah tergantung kepada
persatuan/ persetujuan AJK persatuan. Lazimnya, format
minit mesyuarat mempunyai 2 gaya iaitu:-
 Tajuk, tarikh, masa, tempat, ahli hadir dan ahli tidak hadir. Selepas itu,
terdapat 3 kolum iaitu agenda, perkara yang dibincang dan tindakan
siapa.

 Tajuk, tarikh, masa, tempat, ahli hadir dan ahli tidak hadir. Sub tajuk
iaitu mengikut agenda mesyuarat, di ikuti dengan perkara-perkara atau
isi perbincangan dan dibawah sebelah kanan ialah tindakan siapa.
Minit Mesyuarat perlu mudah dibaca dan difahami oleh AJK.
Gaya menulis minit mesyuarat.
Setiausaha memain peranan yang penting dalam mengambil minit
mesyuarat dan biasa minit mesyuarat tidak sama dengan perkara yang
dibincang. Masalah yang biasa dihadapi ialah :-
Ayat percakapan yang terlampau panjang.
Suara lembut dan perlahan, maka susah memahami percakapan.
Cakapan terlampau laju dan tidak sempat mengambil isi percakapan.
Ramai yang bercakap dalam satu masa maka tidak tahu mana yang
betul.
* Tugas setiausaha adalah berat dan perlu cekap dalam menulis
percakapan AJK dan biasanya setiausaha akan catat dalam kertas
kosong dan pindahkan dalam buku selepas mesyuarat.
Sistem fail dan surat
menyurat…
Sistem fail
• fail merupakam folder atau beg menyimpan surat-surat
atau dokumen- dokumen yang penting.
• Fail perlu diberi nama atau tajuk dan kadang kala diberi
nombor panggilan supaya mudah disusun atau dirujuk
kemudian hari.
• Seorang pegawai atau pengurus perlu mengetahui teknik
penyimpanan, rekod-rekod pentadbiran dan
penyelenggaraan fail
Definisi sistem fail
• proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk
simpan selamat atau rantaian aktiviti yang bermula dan
berakhir
• Satu proses klasifikasi ,penyusunan , penyimpanan dan
pelupusan rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat
bila dikehendaki
• Menambah kecekapan pentadbiran dan pengurusan
sesebuah persatuan
Ciri sesuatu fail
• perlulah mudah dicari dengan cepat

• Tidak kompleks dan mengelirukan dan mudah difahami

• Perlulah sesuai dengan keperluan organisasi

• Pengubahsuaian boleh dilakukan mengikut kehendak dan keadaan


organisasi ( yakini mengecil atau membesarkan fail)

• Perlulah menggunakan kos dan ruang yang minimum

• Dokumen perlulah mendapat perlindungan keselamatan dari


kebakaran,kekotoran,bencana dan lain lagi
Kenapa sistem fail diperlukan
• Melicin dan melancarkan perjalanan organisasi
• Satu keperluan untuk menyimpan rekod-rekod
,dokumen-dokumen penting organisasi,catatan dan
keputusan yang telah dilaksanakan
• Supaya sesuatu rekod mudah dicari apabila diperlukan
tanpa membuang masa yang banyak
• Menyimpan segala rekod dan dokumen dengan
selamat dan rekod tidak hilang
• Mudah disediakan dan disimpan
• Dapat menambah kecekapan mentadbir dan mengurus
sesebuah organisasi dan membuat rujukan apabila
diperlukan
Pengkelasan fail
Fail boleh dikelaskan berdasarkan :
• Abjad,perkara, angka,tempat dan kawasan

Menggunakan kod:
• Nombor
• ringkasan
Contoh pengelasan sistem fail
a) Penerbit Fajar Bakti : 764.36/sos/MIN/Nah
 contoh di atas sistem failing adalah
menggunakan nombor terbitan diikuti dengan
subjek (sos) dan penulis buku itu (Min/Nah).
b) Maktaab Peguruan Raja Melewar: MPRM 1009/8/(21)
c)Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan: JPNS 3552/26/(24)
 menggunakan nama singkatan jabatan (MPRM) di
dikuti dengan angka (1009) bilangan fail (8) dan
bilangan surat dalam fail itu(21)
 Bilangan surat dalam fail pula:
 Dicatat mengikut nombor urutan berpandukan tarikh
sesuatu surat ditulis
 Bilangan surat di catat dalam kurungan () di belakang
kod tajuk,subtajuk dan perkara.Contoh :06/12/03/(10)
Jenis fail
• Fail operasi
• - meliputi fail-fail yang berkaitan dengan fungsi asas sesuatu
organisasi seperti rekod tanah untuk pejabat tanah,rekod cukai
pendapatan (hasil) untuk Jabatan Hasil Dalam Negeri

• Fail house keeping


• -meliputi perkara-perkara seperti perjawatan&senarai pentadbiran
dan kakitangan (personal file) lima kategori utamana seperti
• pentadbiran am
• Bangunan dan harta
• Kelengkapan dan bekalan
• Kewangn
• Perkhidmatan dan personel
Jenis –jenis sistem fail
• Akta rahsia rasmi 1972 &arahan perkhidmatan
1974
• Jenis pengelasan fail iaitu
rahsia besar (kuning berpalang merah)
- makluamat tentang urusan kerajaan yang masih
dalam proses perancangan dan belum
dibentangkan di dalam parlimen
Rahsia (merah jambu)
- urusan yang berkaitan dengan pembangunan
kerajaan atau tender
Sulit (hijau)
-urusan berkaitan pengurusan petadbiran
kerajaan dianggap sulit walaupun telah
diumumkan oleh Menteri
Terhad ( putih tetapi ditanda/cop perkataan
terhad)
-fail yang edarannya terhad contohnya di
sekolah butiran peribadi staf dianggap sebagai
makluamat terhad
Terbuka (putih)
- fail yang berkaitan dengan pengurusan harian
sesebuah jabatan
Sampul kecil (kuning)
-fail sementara yang diwujudkan berlandaskan fail
yang utama.selepas fail dijumpai masukkan sebagai
satu kandungan dan direkod pada kertas minit.
Fail timbul(putih)
-bhn-bhn atau maklumat yg blm diedarkan kepada
pegwai-pegawai
Cara membuka fail
• Namakan fail –MESYUARAT PANITA;
• Nomborkan –bersistem SMSS 01/05/01;
• Tebuk lubang 1 inci dengan penebuk
• Kertas minit di sebelah kiri kulit-rujukan
• Dokumen pertama sebelah kanan-sistem;
• Masukkan dalam lubang yang ditebuk –
selamat;
• Masukkan dalam benang -selamat
Pernomboran dokumen
• Dari kanan ke kiri
• Surat keluar –pen biru /hitam
• Surat masuk –pen merah ;
• Catarkan di kertas minit –rujukan;
• Tulis ikut lajur bertajuk
Tutup fail
• 100 dokumen sehelai;atau tebal fail satu inci;
• Fail baru itu dimulai dengan jilid 2,contoh
JPNS 3552/26/Jld 2 (24)
• Fail lama ikat dengan tali putih
• Letak belakang fail baru
Jangka hayat fail lama
• Lima tahun- kajian keperluan
(simpan,pindah,musnah);
• Selapas 5 tahun tulis surat kepada Arkib
Negara
• Jika tiada jawapan,simpan dengan selamat
ditempat khas untuk rujukan
Senarai fail panita di sekolah
• Minit mesyuarat panita
• Surat-menyurat dan pekeliling-pekeliling
• Sukatan dan huraian sukatan pelajaran
• Rancangan pelajaran tahunan
• Maklumat/jadual peribadi setiap ahli panita
• Penyeliaan pengajaran dan pembelajaran
• Semakan kertas bertulis
• Kewangan dan inventori (daftar stok)
• Bank-bank soalan
• Program-program panita
• Fail timbul
Surat menyurat
* definisi surat – sejenis komunikasi bertulis
secara sehala bagi menyampaikan suatu
pesanan atau maklumat dari satu pihak kepada
pihak yang lain. Ia juga merupakan satu rekod
dan bukti sesuatu komunikasi yang sudah
disampaikan kepada pihak lain
Terdapat 2 bentuk surat:
• Surat rasmi
• Surat tidak rasmi

Jenis-jenis surat:
• Surat menghebah dan menyampaikan berita
• Surat jawapan kepada sesuatu permohonan
• Surat pekeliling untuk menyebarkan sesuatu
ketetapan atau peraturan
• Surat jemputan menghadiri mesyuarat
• Surat peringatan untuk atau memperingati surat-
surat yang dikirim dahulu
tujuan
• untuk memberi kefahaman dan menambah
pengetahuan mengenai peraturan membuat
surat,mengirim surat dan menerima surat
• Semua surat sampai ke pejabat adalah penting
dan sulit
• Pengurusan surat di pejabat melalui rekod
bertulis dan surat menurat merupakan satu
aspek yang paling penting
CARA MENULIS DAN MENYEDIAKAN SURAT RASMI
1. Kepala Surat Bercetak
• Jika surat yang hendak ditulis itu melebihi daripada sehelai muka
surat, kepala surat yang perlu diletakkan pada muka surat yang
pertama sahaja.
2. Nombor Rujukan
• Tulis nombor rujukan fail sendiri (rujukan kami) & jika menjawab
surat, perlu dicatat nombor rujukan pengirim(rujukan tuan)
dibahagian atas rujukan kami.
• 3. Tarikh
• tidak perlu mencatat hb. @ haribulan di hadapan angka. Contoh:
terus tulis 17 Ogos 2003
• Dua cara untuk menulis bulan:

• Semua huruf besar, contoh: OGOS ( cara peperiksaan Kementerian Pendidikan Malaysia)

• Huruf besar hanya digunakan pada huruf yang pertama sahaja, contoh :

Ogos( gaya INTAN)

4. Alamat Penerima

• Perkataan “kepada” tidak perlu ditulis.

• Taip (u.p.:....................................) untuk tindakan pegawai yang berkenaan.

• Semua baris ditaip dari tepi sebelah kiri tanpa menggunakan indensi.

5. Perkataan “Melalui”

• Perkataan “ Melalui Guru Besar @ Pengetua” ditulis jika surat keluar dari

• persatuan di sekolah kepada agensi luar. Surat ini ditandatangani oleh penasiha@ pengerusi
persatuan. Jika surat ditandatangani oleh guru besar, perkataan ini tidak diperlukan lagi
6. Mengadap @ Pembukaan Surat
• Guna perkataan penghormatan seperti tuan/puan/ Yang Berhormat dan
• sebagainya.
• Jarak diantara alamat dengan pembukaan surat ialah empat jarak antara barisan.

7. Tajuk Surat
• Jarak diantara tajuk surat ialah dua barisan di bawah mengadap/ pembukaan
• surat.
• Tidak perlu menulis “PER” / “PEREKARA”. Memadai dengan hanya menggaris di
• bawah tajuk.
• Tajuk ditaip dengan huruf besar di setiap huruf pertama setiap perkataan.

8. Pembukaan & Kandungan Surat


• jarak antara pembuka surat dengan tajuk ialah dua baris. Pembukaan surat &
• perenggan pertama tidak perlu ditulis nombor. Penulisan bermula dari tepi sebelah
• kiri surat.
• Perenggan ke-2,3 & seterusnya perlu ditulis nombor.
• Jarak diantara perenggan ialah dua baris.
• Apabila menggunakan perenggan yang mempunyai pecahan, ia ditulis seperti 2.1,
• 2.2, 2.3 dan seterusnya. Boleh menggunakan huruf abjad @ roman
• Pecahan perenggan dalam satu surat tidak boleh melebihi dua peringkat pecahan.
• Elak menulis dengan ayat yang panjang, berbunga- bunga dan meleret- leret.
• Perlu ditaip tiga titik di sebelah kiri jika ada lampiran bertentangan dengan
• perkataan dengan perkataan “bersama- sama ini dilampirkan”

9. Cogan Kata
• Menggunakan huruf besar.
• Baris seterusnya ditulis “ yang menjalankan tugas” dan sebagainya.
• Jarak dua barisan dan tidak menngunakan indensi.

10. Tandatangan, Nama, dan Gelaran Jawatan


• Jarak empat baris daripada cogan kata.
• Nama pengirim ditulis dengan huruf besar dalam kurungan.
• Gelaran jawatan ditulis dengan huruf besar pada setiap awal perkataan.
• Nama dan gelaran jawatan tidak perlu menggunakan indensi
11. Salinan
• Ditaip dengan pertkataan “s.k”.
• Apabila salinan lebih daripada satu, tidak perlu tulis nombor urutan. Contoh:
• Pesuruhjaya Daerah
• Guru Besar
• PK. Kokurikulum
• Tidak perlu menggunakan indens
• Sebelum internet diperkenalkan, komunikasi
dilaksanakan dengan menggunakan telegram,
telefon, dan radio.
• Ini kerana internet mempunyai kemampuan
penyiaran ke seluruh dunia tanpa batasan dan
sempada
Unsur-unsur penting
komunikasi
• Penyampai iaitu pemberi atau sumber maklumat
• Penerima maklumat iaitu orang yang ditujukan
maklumat atau orang yang menerima maklumat
• Maklumat atau mesej iaitu idea yang ingin disampaikan
• Saluran iaitu perantara perantara untuk menyampai
mesej
• Kesan iaitu tingkah laku yang terhasil daripada mesej
yang disampaikan
• Konteks iaitu persekitaran di mana komunikasi itu
berlaku
• Komunikasi rasmi melalui media elektronik
• - urusan rasmi dapat dijalankan dengan lebih
mudah dan pantas.maklumat dapat
disampaikan dengan serta-merta setelah
urusan rasmi surat-menyurat disiapkan
melalui e-mail terdapat banyak kelebihan yang
boleh diperolehi dengan menggunakan e-
mail,diantaranya ialah:
• - e-mail sangat mudah dan cepat sampai
• - e-mail juga tidak perlu respons spontan
seperti telefon
• - si penerima e-mail boleh melakukan tugas-
tugas biasa tanpa diganggu oleh e-mail
• -membolehkan komunikasi secara bertulis
dilakukan
• - e-mail boleh dihantar kepada banyak
penerima
Sesi penggunaan e-mail
• - melancarkan perisian e-mail jika terdapat e-mail
baharu ,ia akan memaklumkan kepada anda
• -pilih e-mail yang hendak dibaca dalam peti e-
mail
• Balas kepada penghantar atau kirim mesej orang
lain
• Simpan mesej untuk kegunaan masa hadapan
• Karang e-mail
• Hapuskan e-mail yang lama
• Tamat perisian e-mail
Laman-laman e-mail yang biasa
digunakan ialah
• Yahoo.com
• Google mail(gmail)
• Hotmail
• rocketmail
• PANDUAN PENULISAN E-MEL MAMPU
• E-mel berperanan seperti surat rasmi tetapi lebih ringkas dan biasanya
digunakan sebagai alat komunikasi bertulis dalam organisasi untuk
berhubung secara rasmi melalui elektronik.
• Penulisan e-mel tidak terikat kepada sesuatu bentuk yang tertentu
seperti surat rasmi.
• Bentuknya tidak terlalu formal dan butiran penerima dan pengirim
telah sedia ada diformatkan dalam sistem. Pengirim hanya perlu
memasukkan butiran penerima serta tajuk e-mel.
• Oleh hal yang demikian, pemilihan bentuk e-mel yang diformatkan
dalam sistem elektronik tersebut terpulang kepada organisasi masing-
masing.
• Ciri-ciri e-mel yang baik adalah seperti yang
berikut:
• (i) Maklumat yang hendak disampaikan perlu jelas;
• (ii) Isinya perlu ringkas, tepat, dan padat;
• (iii) E-mel perlu lengkap dengan maklumat;
• (iv) Nombor rujukan, tarikh, perkara, tandatangan, dan sebagainya
perlu dimasukkan dalam ruang yang telah diformatkan; dan
• (v) Ciri-ciri surat rasmi boleh diaplikasikan dalam memo.