LANGKAH 2

ANALISIS SWOT

1
IFAS / EFAS BOBOT RATING SKOR
(BOBOT X
(ITEM) ________ ________ RATING)

___________ _________

________
_............
__________ 1,00

2
 1. PENGISIAN ITEM IFAS DAN
EFAS:
Cara pengisian faktor IFAS dan EFAS disesuaikan
dengan komponen yang ada dalam pengumpulan data
(bisa merujuk pada data fokus dan contoh
pengumpulan data pada bagian lain di dalam buku ini).
Data tersebut dibedakan menjadi 2, yaitu IFAS
(internal factors) yang meliputi aspek Weakneses dan
Strength dan faktor EFAS (External factors) yang
meliputi aspek Opportunity dan Threatened.

3
 2. BOBOT

Beri Bobot masing-masing faktor mulai 1,0 (paling

penting) sampai dengan 0,0 tidak penting,
berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap
strategi perusahaan.

4
 3. RATING

Hitung rating, dgn masing-masing faktor dgn memberikan

skala mulai 4 (sangat baik / outstanding) sampai dengan 1
(kurang / poor, berdasarkan pengaruh faktor tersebut. Data
rating didapakan berdasarkan hasil pengukuran baik secara
observasi, wawancara, pengukuran langsung. Faktor Strength
dan Opportunity menggambarkan nilai kinerja positif,
sebaliknya faktor Weakneses dan Threatened
menggambarkan nilai kinerja yang negatif. Kemudian kalikan
Bobot dengan rating untuk mendapatkan nilai masing-masing
faktor.
5
 4. SKOR
Setelah didapatkan nilai masing-masing faktor,
maka untuk mendapatkan nilai IFAS adalah: S –
W dan EFAS adalah O-T. Hasil dari nilai IFAS
dan EFAS kemudian dimasukkan di dalam
diagram layang (Kit Quadran) untuk
mengetahui masalah dan strategi perencanaan
berdasarkan letak quadran.

6
 HASIL
a. Pada quadran WO, strategi perencanaan adalah progressive / turn
around dengan tujuan yang ingin dicapai adalah “meningkatkan”
kelemahan internal utuk mendapatkan kesempatan (Opportunity).
b. Pada quadran SO, strategi perencanaan adalah agressive dengan
tujuan yang ingin dicapai adalah “megembangkan” kekuatan internal
yang ada utuk mendapatkan kesempatan (Opportunity) yang lebih
dalam menghadapi persaingan.
c. Pada quadran ST, strategi perencanaan adalah diversification
dengan tujuan yang ingin dicapai adalah “merubah” kekuatan internal
yang ada utuk mengantisipasi faktor Threatened (ancaman) dari luar.
d. Pada quadran WT, strategi perencanaan adalah deffensive dengan
tujuan yang ingin dicapai adalah “mempertahankan” eksistensi agar
instiusi / perusahaan tetap ada dan dapat menjalankan fungsinya secar
minimal.
7
 4. SKOR
Setelah didapatkan nilai masing-masing faktor,
maka untuk mendapatkan nilai IFAS adalah: S –
W dan EFAS adalah O-T. Hasil dari nilai IFAS
dan EFAS kemudian dimasukkan di dalam
diagram layang (Kit Quadran) untuk
mengetahui masalah dan strategi perencanaan
berdasarkan letak quadran.

8
Diagram Layang

S
T

9
 2

1,5
DK
1 (1,65;1,25)
M2
(0,52;0,51)
MAKP 0,5
(-0,45;0,3)

W -2 -1,5 -1 SV-0,5 0,5 TT 1 1,5 2 S

RK (0,59;-0,2)
(-0,3;-0,2)
-0,5
(-0,51;-0,2) SO
(1,1;-0,4)

DP
-1
(2,34;-1,04)

-1,5

10
 LANGKAH 3
IDENTIFIKASI
MASALAH (P-E)

11
RENSTRA - ANALISA SWOT
 S-W= ……
 O – T= PELUANG (O)
TURN-AROUND
(PROGESSIVE) AGRESSIVE

KELEMAHAN(W) KEKUATAN (S)

DEFFENSIVE DIVERSIFIKASI

ANCAMAN (T)
12
 Contoh – ASPEK CUSTOMER
PERMASALAHAN PENYEBAB
CUSTOMER
1. Banyaknya keluhan atas lambatnya 1. Evaluasi sistem pelayanan
pelayanan Apotek. kurang.
2. Waktu pelayanan di beberapa unit
masih dirasakan lama. 2. Belum ada mekanisme
3. Antrian tidak teratur. pemantauan kualitas pelayanan.
4. Petugas tidak memberikan informasi 3. Sistem dan prosedur pelayanan
dengan jelas. belum sepenuhnya dipatuhi.
5. Dokter terlalu singkat mengunjungi 4. Pemeliharaan fasilitas masih
pasien.
bersifat pasif.
6. Kebersihan toilet kurang.
7. Fasilitas parkir kurang memadai.
5. Kurangnya inovasi pelayanan
8. Prosedur IRNA berbelit-belit.
terhadap pasien.
9. Biaya mahal.
10. Menu makan IRNA kurang menarik.
13
 BISNIS INTERNAL - PELAYANAN

PERMASALAHAN PENYEBAB
INTERNAL BISNIS

1. Belum ada sistem pencegahan infeksi 1. Belum tercipta sistem pengendalian

nosokomial mutu.
2. Bangunan RS belum memenuhi syarat 2. Belum dilakukannya evaluasi
K3. persyaratan fasilitas RS.
3. Keterampilan perawat masih kurang 3. Belum terciptanya sistem
4. Fasilitas tidak berfungsi sebagaimana pemeliharaan fasilitas RS.
mestinya.
5. Jumlah ambulan masih kurang. 4. Pelayanan belum sepenuhnya
berfokus kepada pelanggan.
5. Belum terciptanya sistem
penyegaran skill, knowledge dan
attitude SDM.
6. Keterbatasan anggaran untuk
14
pengadaan transportasi
 PEMBELAJARAN & PERTUMBUHAN (SDM)
PERMASALAHAN PENYEBAB
LEARNING & GROWTH
1. Keramahan petugas masih 1. Belum optimalnya proses
kurang. pembelajaran organisasi.
2. Petugas kurang tanggap. 2. Budaya kerja yang belum
sepenuhnya berfokus kepada
pelanggan.
3. Budaya kerja yang masih
belum berorientasi kompetisi.
4. Belum berjalannya sistem
reward dan punishment yang
jelas dan tegas untuk individu
15
maupun unit.
SFF Matrix (Example) :
SUITABILITY FEASIBILITY FLEXIBILITY TOTAL

Alternative A 1 1 3 5

Alternative B 3 2 1 6

Alternative C 3 3 2
8

Alternative D 2 2 1 5

Rate each alternative on scale of 1 – 3 for its

 Suitability: whether the alternative is ethical or pratical. Is it appropriate in
scale or importance? An adequate response? Too extreme?
 Feasibility: how many resources will be needed to solve the problem, how
likely will it solve the problem, How likely will it solve the problem?
 Flexibility: ability to respond to unintended consequences, or opennes to new
possibilities?

16
 C-A-R-L
C: CAPABILITY
A: ACCESSIBILITY
R: RELEVANCY
L: LEGALITY

17
 LANGKAH 4
PERENCANAAN /
PROGRAM KERJA
(RENSTRA )

18
a. Pada quadran WO, strategi perencanaan adalah progressive / turn
around dengan tujuan yang ingin dicapai adalah “meningkatkan”
kelemahan internal utuk mendapatkan kesempatan (Opportunity).
b. Pada quadran SO, strategi perencanaan adalah agressive dengan
tujuan yang ingin dicapai adalah “megembangkan” kekuatan internal
yang ada utuk mendapatkan kesempatan (Opportunity) yang lebih
dalam menghadapi persaingan.
c. Pada quadran ST, strategi perencanaan adalah diversification
dengan tujuan yang ingin dicapai adalah “merubah” kekuatan internal
yang ada utuk mengantisipasi faktor Threatened (ancaman) dari luar.
d. Pada quadran WT, strategi perencanaan adalah deffensive dengan
tujuan yang ingin dicapai adalah “mempertahankan” eksistensi agar
instiusi / perusahaan tetap ada dan dapat menjalankan fungsinya secar
minimal.
19
 STRATEGY MAP RS-
STRATEGIC OUTCOMES STRATEGIC OBJECTIVES
MISSION VISION
- Memberikan pelayanan
kesehatan bermutu tinggi .
- Menerapkan budaya kerja
To be a First Class Hospital in
yang berorientasi kepada
Health Services .
pelanggan.
- Meningkatkan kinerja
profitabilitas perusahaan .

FINANCIAL
PERSPECTIVE Memiliki citra PENINGKATAN PENINGKATAN
profitabilitas PRODUKTIVITAS PROFITABILITAS
perusahaan OR turun 1 % per tahun ROI meningkat 2% per tahun

CUSTOMER
Mampu menciptakan Memiliki
PERSPECTIVE Memiliki citra positif di kepuasan terhadap harapan pelanggan yang
mata pelanggan pelanggan (zero complaint) loyal terhadap RS

Mengembangkan
IS yg mendukung
pelayanan

INTERNAL BUSINESS
Mampu
PROCESS Menjadi perusahaan Peningkatan Tercapainya
menciptakan
PERSPECTIVE yang berfokus kepada produktivitas standar
inovasi produk
pelanggan pegawai pelayanan prima
dan layanan

LEARNING
AND GROWTH SDM yang loyal dan kompeten sesuai standar
pelayanan
PERSPECTIVE
Mampu meminimalkan
Turn Over Rate
pegawai karena
ketidakpuasan kerja Memiliki kondisi
Memiliki Corporate
maupun pelanggaran kerja yang Peningkatan QWL
Culture yang
disiplin mendukung (work SDM
sesuai Visi
climate). 20
 RS

KEUANGAN PELANGGAN PELAYANAN SDM

1. Peningkatan profitabilitas 1. CITRA PELANGGAN (PUAS & LOYAL) 1. produktivitas pegawai 1. Memiliki kondisi kerja yang
2. standard pelayanan prima mendukung
3. Inovasi jasa dan layanan 2. Culture sesuai VISI RS

IGD DAN INSTALASI RAWAT INSTALASI RAWAT KAMAR OPERASI

PERAWATAN INTENSIF JALAN INAP DAN STERILISASI

INSTALASI PENUNJANG
INSTALASI FARMASI INSTALASI GIZI
MEDIS

PEMASARAN UMUM KEUANGAN

SATUAN PENGAWASAN
KOMITE KLINIK
INTERNAL

SISTEM INFORMASI
DIKLAT
DAN REKAM MEDIS

21
BSC LEVEL SBU - UGD
KEUANGAN
1. Peningkatan profitabilitas
2. Peningkatan produktivitas
KEUANGAN
TARGET:
1. Pendapatan tercapai 100%
2. Realisasi biaya tidak
melebihi anggaran
3. Jumlah pasien yang tidak
bayar maksimal 3 %
4. Produksi tercapai 100%
PROGRAM:
1. Sosialisasi eksternal dan
internal
2. Efisiensi biaya obat dan
alat kesehatan
3. Ketelitian identifikasi
kemampuan keuangan
pasien
4. Kecepatan & ketepatan
rekapitulasi biaya pasien
RS
PELANGGAN PROSES BISNIS
1. Mampu menciptakan kepuasan 1. Peningkatan produktivitas
terhadap harapan pelanggan pegawai
2. Menciptakan pelanggan yang loyal 2. Tercapainya standard
terhadap RS pelayanan prima
3. Pengembangan SI yang mendukung 3. Inovasi produk dan layanan
proses pelayanan
PELANGGAN PROSES BISNIS
TARGET: TARGET:
1. 100% kecelakaan kerja, kedaruratan 1. Response time 3 menit
medis dan kecelakaan lalu lintas pd setelah Pasien datang
radius 2 km dirujuk ke RS 2. IGD ALOS 1 jam
2. Menurunnya rujukan ke luar RS 3. ICU ALOS 2 hari
4. HD ALOS 4 jam
5. Kesalahan Penanganan 0%
6. Tehnologi Up To Date
7. Prosedur Up To Date
PROGRAM: PROGRAM:
1. Kerjasama dg kepolisian 1. Protap standard pelayanan
2. Kerjasama dg jasa marga pasien IGD
3. Kerjasama dg jamsostek 2. Implementasi Job-Des
4. Kerjasama dg margabumi 3. Implementasi SOP
4. Selalu mengikuti
perkembangan teknologi
5. Selalu mengikuti
perkembangan prosedur
medis dan keperawatan
6. Contingensi pelayanan
7. Optimalisasi pelayanan
8. Peningkatan utilisasi alat
SDM
1. Memiliki kondisi kerja yang
mendukung
2. SDM yg loyal dan kompeten
sesuai standard pelayanan
3. Peningkatan kinerja SDM
4. Menciptakan Corporate
Culture sesuai VISI RS
SDM
TARGET(sesuai rumus
kebutuhan tenaga)
1. Jumlah SDM IGD 16 orang
2. Jumlah SDM ICU 12 orang
3. Jumlah SDM HD 3 orang
4. TOR pegawai <3% / th
5. Performance appraisal
pegawai 100% bernilai baik
PROGRAM:
1. Pemenuhan sarana yg
mendukung kinerja
2. Diklat sesuai kebutuhan
3. Rekrutmen pegawai sesuai
kualifikasi
4. Sistem evaluasi transparan
5. Sistem reward punishment yg
jelas
6. Career planning yg jelas
7. Sosialisasi visi - misi
22
BSC LEVEL SBU - URJA RS

KEUANGAN PELANGGAN PROSES BISNIS SDM

1. Peningkatan profitabilitas
2. Peningkatan produktivitas
1. Mampu menciptakan kepuasan
terhadap harapan pelanggan
2. Menciptakan pelanggan yang loyal
terhadap RS
3. Pengembangan SI yang mendukung
proses pelayanan
1. Peningkatan produktivitas
pegawai
2. Tercapainya standard
pelayanan prima
3. Inovasi produk dan layanan
1. Memiliki kondisi kerja yang
mendukung
2. SDM yg loyal dan kompeten
sesuai standard pelayanan
3. Peningkatan kinerja SDM
4. Menciptakan Corporate
Culture sesuai VISI RS

KEUANGAN PELANGGAN PROSES BISNIS SDM

TARGET: TARGET: TARGET: TARGET: (sesuai rumus

1. Pendapatan dan produksi
tercapai 100%
2. Biaya 80% pendapatan
3. Efisiensi biaya 95% RKAP
4. Pos biaya sosial 5% dari
total biaya
5. Penyampaian data klinik
luar tepat waktu.
PROGRAM:
1. Efisiensi biaya operasional
2. Efisiensi biaya obat dan
alkes
3. Tertib administrasi
keuangan
4. Peningkatan pelayanan
adm keuangan sesuai SOP
& kebijakan RS
5. Kelengkapan berkas
tagihan
6. Sosialisasi MOU
1. Pertumbuhan pelanggan baru 20%
2. Zero complain di IRJ
3. Customer retention 95%
4. Jumlah member meningkat tiap
tahun
5. Database yang tersedia up-date dan
akurat
PROGRAM:
1. Survey kebutuhan, harapan dan
kepuasan pelanggan
2. Pelayanan prima dan customer focus
oriented
3. Penambahan jam praktek dokter
spesialis
4. Meningkatkan kualitas hubungan
dng pelanggan
5. Trendwatching
6. Mengembangkan database
pelanggan melalui kerja sama dng
unit SIM dan litbang.
1. Respons time RJ Tk I 15
mnt
2. CE RJ Tk I 15 mnt
3. Penyajian data yang valid
dan tepat waktu
4. Dukungan teknologi modern
5. Semua proses & prosedur
didukung dengan SOP
6. Inovasi produk setiap 6 bln
PROGRAM:
1. Penyusunan protap survey
kebutuhan pelanggan
2. Protap standard pelayanan
IRJA
3. Optimalisasi pelayanan klinik
4. Implementasi Job-Des
5. Implementasi SOP
6. Peningkatan utilisasi alat
kebutuhan tenaga)
1. Jumlah SDM Klinik SP 9 org
2. Jumlah SDM Check-Up 6 org
3. Jumlah SDM K. Luar 16 org
4. Ruang kerja yg nyaman
5. Tempat simpan barang dan
ganti pakaian
6. TOR pegawai <3% / th
7. Pegawai 100% bernilai baik
PROGRAM:
1. Pemenuhan sarana yg
mendukung kinerja
2. Diklat sesuai kebutuhan
3. Rekrutmen pegawai sesuai
kualifikasi
4. Sistem evaluasi transparan
5. Sistem reward punishment yg
jelas
6. Career planning yg jelas
7. Sosialisasi visi - misi
23
 BSC - URNA
KEUANGAN
1. Peningkatan profitabilitas
2. Peningkatan produktivitas
KEUANGAN
TARGET:
1. BOR 80%
2. Optimalisasi pendapatan
3. Realisasi Biaya 95% RKAP
4. Dokumen keuangan yg
dikembalikan 0%
PROGRAM:
1. Cost efisiensi
2. Evaluasi adm keu tiap 3 bln
3. Pemantauan uang muka
4. Pemeriksaan entry data
tiap shift jaga
5. Tidak terjadi salah entry
data
PELANGGAN
1. Mampu menciptakan kepuasan
terhadap harapan pelanggan
2. Menciptakan pelanggan yang loyal
terhadap RS
3. Pengembangan SI yang mendukung
proses pelayanan
PELANGGAN
TARGET:
1. Penguasaan standard ASKEP 100 %
2. Zero complain
3. Customer retention 95 %.
4. Tersedianya info kebutuhan &
harapan pelanggan dan up date
setiap 6 bulan
PROGRAM:
1. Internalisasi SAK dan SPK
2. Ronde keperawatan
3. Survei kebutuhan & harapan
pelanggan
4. Evaluasi kepuasan pasien
5. Peningkatan kualitas layanan
6. Memperbaiki sistem komunikasi dg
pasien, dokter dan masyarakat
RS
PROSES BISNIS
1. Peningkatan produktivitas pegawai
2. Tercapainya standard pelayanan
prima
3. Inovasi produk dan layanan
PROSES BISNIS
TARGET:
1. Penguasaan askep
2. Kelengkapan dok askep 100 %
3. Kelengkapan rekam medis 90 %
4. Pelayanan sesuai SOP
5. Respon time perawat < 5 mnt
6. Respon time kunjungan dokter: 2 jam
7. Inovasi layanan setiap 6 bl
8. Tersedianya SOP survey dan kuisioner
survey
PROGRAM:
1. Review & pengisian rekam medik
2. Meningkatkan kunjungan dokter &
perawat ke pasien
3. Rekayasa produk pelayanan
4. Bedside teaching
5. Ronde keperawatan
6. Menghitung ulang CE
7. Evaluasi Sistem Informasi
8. Penyusunan SOP Survey dan
pelaksanaan survei setiap bersama
unit litbang-mutu
SDM
1. Memiliki kondisi kerja yang
mendukung
2. SDM yg loyal dan kompeten
sesuai standard pelayanan
3. Peningkatan kinerja SDM
4. Menciptakan Corporate
Culture sesuai VISI RS
SDM
TARGET:
1. 100 % SDM IRNA
menguasai pelayanan prima
2. Pelanggaran disiplin 0%
3. Kerusakan inventaris RS
karena kesalahan
penanganan sebesar 0%.
4. 100 % SDM paham VISI -
MISI
PROGRAM:
1. Sosialisasi Job-Des,
termasuk pelaksanaan
survei pelanggan
2. Diklat berkesinambungan
3. Membangun budaya kerja
4. Penilaian SDM secara rutin
5. Reward and Punishment
6. Rotasi secara berkala
7. Perbaikan sarana dan
prasarana kondisi
lingkungan kerja
24
 PROGRAM KERJA
1. M1 – SDM
2. M2- SARANA PRASARANA
3.MAKP:
A. PENERAPAN MAKP
B. TIMBANG TERIMA
C. RONDE KEPERAWATAN
D. PENGELOLAAN LOGISTIK & OBAT
E. DISCHARGE PLANNING & PENERIMAAN PASIEN BARU
F. SUPERVISI
G. DOKUMENTASI
25
4. M4 (MONEY)
 PENERAPAN MAKP RS
TUJUAN TARGET / PROGRAM
___________ INDIKATOR
_______
1. M1- SDM
2. M2 – SARANA
_
3. METODE
________
3.1 MAKP
3.2 T.TERIMA
3.3 RONDE
34 LOG & OBAT
3.5 DISCHARGE & PPB
3.6 SUPERVISI
3.7 DOKUMENTASI
M4 – MONEY
M5 – MARKETING
(MUTU) ________ 26
 LANGKAH 5
PELAKSANAAN /
PENERAPAN

27
 CONTOH RS
LANGKAH IMPLEMENTASI MAKP RS
No KEGIATAN WAKTU PELAKSANA KETERANGAN
O

1 Persiapan 2 – 5 Januari 2013 Tim

2 Presentasi Konsep BSC

MAKP dan Diskusi dengan
Direksi untuk membahas isu
strategis

3 Diskusi dengan Direksi untuk

melakukan PENATAAN pada Januari 2013
rawat inap, dani rawat ntensif

4 Diskusi dengan Direksi untuk

menentukan indikator
keberhasilan

5 Pengenalan konsep Februari 2013

6 Pelaksanaan bagian sebagai April 2013

Pilot Project MAKP 2013
DST…………………… 28
LANGKAH 6
EVALUASI &
REKOMENDASI

29
 CONTOH - USULAN
No 1. IRJA 2. IRNA 3. IGD
1 Rata – rata waktu pelayanan BOR Angka rujukan keluar krn alasan
rawat jalan tk I alat / dokter (IGD, ICU & HD)
2 Rata – rata waktu pelayanan ALOS Angka kematian (bukan DOA) di
rawat jalan tk II IGD & ICU
3 Customer retention TOI Respon time penanganan IGD
4 Pertumbuhan pelanggan baru Angka kematian > 72 jam Respon time kasus code blue

5 Jumlah kasus kesalahan Angka Infeksi Nosokomial Respon time ambulan emergency
prosedur perawatan
6 Jumlah komplain yang Respon time kasus code blue Jumlah kasus kesalahan prosedur
berulang perawatan
7 Jumlah perawat dengan Jumlah kasus kesalahan Jumlah komplain yang berulang
penilaian PA di atas standar prosedur perawatan
minimal
8 Jumlah komplain yang Jumlah perawat dengan penilaian
berulang PA di atas standar minimal
9 Jumlah perawat dengan
penilaian PA di atas standar
minimal 30
 SIMPULAN-

1. PERLU PENATAAN (KETENAGAAN,

SARANA PRASARANA, METODE
PELAYANAN, KEUANGAN; DAN
PEMASARAN & MUTU
2. IMPLEMENTASI MAKP SECARA
KONSISTEN DAN EXCELLENCE
3. PENGAWASAN TERHADAP KINERJA
DAN PENGUKURAN MUTU
31
32