ACTIVIDAD DE REFLEXIÓN

INICIAL
PRESENTADO POR
HÉCTOR CAMILO ROMERO
JOER ESTEBAN LÓPEZ
 QUÉ ES UN ARCHIVO

 Es un grupo de archivos organizados, puede estar referido a un lugar de

almacenamiento físico, o a un fichero informático que recurre a un sistema de
soporte
 CLASES DE ARCHIVO

 ARCHIVO PUBLICO
Conjunto de documentos que pertenecen a entidades
oficiales o empresas estatales.
También son aquellos que se disponen o se materializan por
la presentación de un servicio público por entidades
privadas.

 ARCHIVO PRIVADO
Son los documentos generados o producidos por
personas naturales o jurídicas de derecho privado.
 ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO

Son aquellos archivos que por el valor para la historia, la investigación,

la ciencia o la cultura son de interés público.
 TECNICAS DE ARCHIVO
 El proceso de recepcionar,ordenar,clasificar y conservar adecuadamente los
documentos de un lugar determinado
 Los documentos son colocados en un mismo orden, debidamente clasificados,
toda la correspondencia, papeles y otros documentos, relacionados con el
individuo o firma y a la vez facilitar su localización y manejo.
 IMPORTANCIA

 Representa la memoria de la empresa o de algún negocio, o conservación de

los documentos. solo se guardan los documentos más importantes
 SE PUEDEN CLASIFICAR:

 Los documentos y archivos se pueden clasificar alfabéticamente,

numéricamente y alfanuméricamente, se clasifican también por unidades.
 FUNCIONES DE ARCHIVO

 Reunir documentos.
 Organizar los documentos (clasificar y ordenar).
 Conservar los documentos (instalaciones adecuada).
 Difundir los documentos.
PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR

 Inspeccionar.
 Clasificar.
 Codificar.
 Distribuir
 TIPOS DE ARCHIVO

 Archivo de gestión
 Archivo Central
•Legal
•Contable
•Administrativo
•Técnico
• Fiscal

 Archivo histórico
•Cultural
•Histórico
•científico
 QUÉ ES GESTIÓN DOCUMENTAL
 Un sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus
siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de
documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los
documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los
empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla
 BENEFICIOS DE LOS SISTEMAS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL

 Reducción de costos gracias a información estructurada

 Menor porcentaje de errores en documentos
 Aumento de la velocidad de creación de contenidos
 VENTAJAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

 Digitalización de documentos: Con la colaboración de un escáner, los documentos físicos se convertirán

en versiones digitales que se almacenarán en una localización central. Este procedimiento puede ser
tedioso y bastante costoso, sin embargo, una digitalización organizada y planificada es primordial para el
correcto aprovechamiento del sistema
 Localización central: Esta centralización de la información supone terminar con la búsqueda infinita de
documentos por las redes de carpetas de la organización agilizando, de esta forma, el ritmo de trabajo.
 Mejorar el flujo de trabajo: Un DMS puede convertir los flujos de trabajo en procesos más eficientes y
productivos
 Mejorar el flujo de trabajo: Los DMS solucionan este problema, estableciendo copias
digitales de documentos en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma considerable
 Compartir documentos: Con esta característica ya no son necesarias las pequeñas
memorias USB, o los emails con diferentes versiones de un documento
 Colaboración documental: La colaboración documental permite, de esta forma,
compartir ideas e información entre los empleados de una compañía de forma más
sencilla
 Control de versiones: los sistemas de gestión documental ofrecen la posibilidad de
acceder a cualquier versión del texto para recuperar información, eliminarla o añadirla
 QUÉ ES UN DOCUMENTO

Un documento es un soporte material que contiene información y que tiene como fin transmitir
conocimientos o ideas, permiten la comunicación humana y es un importante medio de formación y
docencia.
Tradicionalmente, la forma más habitual de un documento era el documento impreso. Sin embargo y
principalmente a lo largo del siglo XX, han ido apareciendo nuevas formas de transmitir la información y
por lo tanto, nuevos tipos de documentos (fotografías, discos, películas, soportes magnéticos…).
Finalmente, la gran revolución ha llegado de la mano de la informática mediante la aparición de
los documentos electrónicos.
 TIPOS DE DOCUMENTOS
Documentos textuales: este tipo de documentos son todos aquellos que se basan en el lenguaje escrito,
este tipo tienen un soporte en papel, lo que los hace perecederos e incluso difíciles de almacenar. Dentro de
este tipo de documentos podemos encontrar libros, revistas, actas de nacimiento y matrimonio, historiales
médicos y académicos, etc.
Documentos sonoros: este tipo de documentos son todos aquellos que se almacenan en algún soporte
magnetofónico o que registre y almacene sonido, estos archivos pueden ser música, entrevistas, historias de
vida, etc.
Documentos audiovisuales: este tipo de documentos, tal y como lo indica su nombre, son todos aquellos
que se basan en imagen y sonido, por lo que se almacena igualmente en cintas podemos mencionar como
ejemplos las películas, la programación que emiten las televisoras, videos caseros, etc.
 Documentos fotográficos: es más que obvio que este tipo de documentos se
refieren a fotografías que se hayan tomado mediante la utilización de cualquier
tipo de técnica, ya sea análoga o, más recientemente, digital
 Documentos digitales: debido a los avances tecnológicos los documentos se
pueden almacenar digitalmente, además de que se pueden producir de esa
manera La gran ventaja de estos documentos es que no ocupan espacio físico,
por lo que es más fácil guardarlos y llevarlos a todas partes.
 CUÁL ES LA LEY POR MEDIO DE LA CUAL
SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS
• LEY 594 DEL 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS Establece las reglas y principios que regulan la
función archivistas del estado. Para ello se a establecido en esta ley una serie de artículos que
le permiten a una entidad pública o privada regulados por la ley guiarse y llevar una
adecuada gestión de archivo de documentación.