Pengertian Rapat

Rapat adalah pertemuan dua orang atau lebih

untuk membicarakan dan merundingkan
suatu masalah.
• Kegiatan (orientasi) bisnis
Rapat • Formal/resmi
Bisnis • Cenderung protokoler

• Kegiatan (orientasi) nonbisnis

Rapat • Formal (terutama bagi instansi
pemerintah)
Nonbisnis • Informal (warga masyarakat)
 Tujuan Rapat
Berbagi informasi
Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
Evaluasi ide/gagasan
Pengambilan keputusan
Membuat dokumen
Memotivasi peserta

-Locker, Business Communication: Building Critical Skills

 Jenis-jenis Rapat
Menurut Oliver Serrat dalam Conducting
Effective Meetings:
Pengarahan (Briefing)
Rapat Konsultasi (Advisory Meeting)
Rapat Komite (Committee Meeting)
Rapat Dewan (Council Meeting)
Negosiasi (Negotiation).
 Jenis-jenis Rapat
Streibel dalam the Manager’s Guide to Effective
Meetings:

Rapat Informasional (Informational Meeting)

Rapat Motivasional (Motivational Meeting)
Rapat Partisipatif (Partisipatory Meeting)
 Perencanaan Rapat
Mendesain sebuah agenda rapat bisnis:
 Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai.
 Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.
 Cantumkan siapa saja yang hadir.
 Daftar topik yang akan dibahas.
 Alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas.
 Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum
rapat dimulai.
 Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat
selambat-lambatnya seminggu sebelum rapat diadakan.
 Perencanaan Rapat
Persiapan rapat bisnis:
 Undangan
Alokasi waktu untuk
 Waktu dan tempat
narasumber
 Berapa lama waktu rapat
Waktu istirahat
bisnis
Presensi (kehadiran) peserta
 Pembawa acara
Akomodasi
 Ketua panitia penyelenggara
Sound system
 Jumlah peserta
Komputer portable, LCD
 Peserta yang diundang
Projector dan Flip Charts
 Orang yang membuka dan
menutup rapat Fasilitas pendukung lainnya
 Narasumber
 Pengertian Notula
Notula atau MOM (Minutes of
Meeting):
Catatan singkat mengenai
jalannya persidangan (rapat)
serta hal yang dibicarakan dan
diputuskan.

Notulis:
Seseorang yang bertugas
membuat notulen rapat dari
awal hingga akhir acara.
 Jenis-jenis Notula
Notula Harfiah:
Laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh
pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau
menambahka kata lain (kata dari notulis). Notula harfiah
biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis
kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.

Notula Rangkuman/Resume:
Laporan atau catatan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat.
 Fungsi Notula
 Sebagai Alat Bukti
 Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang
Tidak Hadir
 Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
 Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
 Sebagai Dokumen
 Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
 Menjadi Notulis
• Mendengarkan dan menulis.
• Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting.
• Konsentrasi tinggi.
• Menulis cepat.
• Bersikap obyektif dan jujur.
• Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan.
• Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula.
• Menguasai metode pencatatan secara sistematis.
• Menguasai metode pengolahan data.
• Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.
• Menyimpulkan hasil rapat.
 Fasilitas Notulis
• Notulis diberi informasi mengenai perihal latar belakang rapat,
tujuan rapat, pokok masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat
dilaksanakan.
• Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada para
peserta rapat yang lain pada saat pelaksanaan rapat.
• Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat
menjelaskan atau menyempurnakan kesimpulan yang
dikemukakan notulis.
• Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan
pada saat rapat berlangsung.
• Setiap sesi berakhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh
rangkuman dan kesimpulan rapat.
 Fasilitas Notulis
• Agar dapat menyempurnakan notulanya, notulis berhak berbicara
pada setiap sesi.
• Notulis duduk di sebelah pemimpin rapat, agar mudah
berkomunikasi dan memperoleh informasi secara maksimal.
• Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan
beberapa orang untuk menulis notulis.
• Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan
hal lain karena menyusun notula memerlukan konsentrasi yang
penuh.
• Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan
berlagsung alot dan rumit, maka notulis berhak memperoleh
keleluasaan waktu untuk meyusun notula akhir.
 Isi Notula
Notula minimal berisi:
 Tujuan kegiatan rapat
 Hal - hal yang akan dibahas dalam rapat
 Saran dan keputusan dari pelaksanaan
acara
 Waktu pelaksanaan kegiatan
 Pihak - pihak yang terkait atau hadir
dalam acara
 Susunan Notula
Kepala Notula:
• Nama atau tema yang akan dibahas
• Hari dan tanggal acara dilaksanakan
• Waktu (Jam) pelaksanaan acara
• Tempat pelaksanaan acara
• Acara saat berlangsung
• Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat,
yaitu Ketua dan Wakil
Ketua, Sekretaris, Notulis, Peserta
 Susunan Notula
Isi Notula:
• Kata pembukaan
• Pembahasan
• Pembacaan Keputusan dari
Hasil
• Waktu (Jam) penutupan
 Susunan Notula
Bagian Akhir Notula: Penandatanganan:
• Nama Jabatan 1. Notula yang ditandatangani oleh
pejabat di lingkungan sekretariat
• Tanda tangan daerah dibuat dalam kertas ukuran
folio dengan menggunakan kop
• Nama pejabat, naskah dinas sekretariat.
pangkat, dan NIP 2. Notula yang ditandatangani oleh
pejabat dilingkungan satuan
organisasi dibuat dalam kertas
ukuran folio, dengan menggunakan
kop naskah dinas satuan organisasi
yang bersangkutan.
3. Notula ditandatangani oleh Ketua,
Wakil Ketua, Sekretaris, dan Notulis.
Persiapan Membuat Notula
1. Pahami kebijakan
perusahaan/organisasi.
2. Siapkan
templat/format
sebelumnya.
3. Siapkan alat tulis,
laptop, dan perekam
suara.
 Membuat Notula
1. Bagikan daftar hadir.
2. Isi sebanyak mungkin di templat yang tersedia.
3. Catat hasil mosi (pendapat/keinginan peserta) pertama.
4. Rekam pendapat/usulan di sepanjangan rapat.
5. Dengarkan laporan dan dapatkan salinan laporan
tersebut.
6. Rekam tindakan-tindakan yang diambil atau diberikan.
7. Catat seluruh poin instruksi dan keputusan.
8. Hanya jika diminta, catat ringkasan diskusi.
9. Tutup di akhir rapat.
 Menyalin Notula
1. Lakukan sesegera mungkin.
2. Gunakan komputer/laptop untuk mengetik notula rapat.
3. Buat format tulisan ke dalam paragraf yang rapi.
4. Memberi nomor halaman untuk kemudahan referensi..
5. Bagikan draft notula kepada para anggota.
6. Bawa notula untuk disetujui.
 Kiat Sukses Membuat Notula
1. Duduk sedekat mungkin dengan pemimpin rapat.
2. Jika memungkinkan, minta peserta yang menyampaikan
pendapat/mosi untuk merekam guna memudahkan notulis.
3. Jangan memasukkan terlalu banyak detail ke dalam notula.
4. Ketik segera notula seusai rapat.
5. Objektif dalam membuat notula.
6. Jika diminta merekam diskusi rahasia, buatlah notula yang
"berbeda" dan simpan terpisah dari notula biasa. Beri tanda rahasia
dan perjelas siapa yang memiliki akses terhadap dokumen tersebut.
7. Notula sangat penting. Simpanlah dalam file yang aman.
SAMPAI JUMPA LAGI….