des documents
BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009
M. DESSERTENNE
Sommaire
1 – La GED dans le référentiel Assistant de Gestion de PME-PMI
– Unité de formation et activité
– Compétences et attitudes professionnelles
– Résultats attendus et ressources
– Savoirs associés, limites et recommandations pédagogiques
2 – Le cadrage conceptuel dans le référentiel
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1 – La GED dans le référentiel
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Unité de formation et activité
• Unité de formation :
Gestion du Système d’Information
• 1ère année :
– Activité A5 :
Gestion des ressources
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– Sous-Activité :
A5.3 Gestion de l’information
– Tâche :
T53.2 Mise en place, maintenance d’un système de
classement et d’archivage
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Compétences et attitudes professionnelles
T53.2 Mise en place, maintenance d’un système de classement et d’archivage
Compétences professionnelles Attitudes professionnelles
C532.1 Déterminer la nature et le volume des AP532.1 Analyser précisément et de façon
documents à conserver en respectant la circonstanciée les documents administratifs,
réglementation comptables, fiscaux, commerciaux, etc. de
l’entreprise à conserver
C532.2 Élaborer et mettre en œuvre des
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procédures de classement des documents AP532.2 Être rigoureux dans l’élaboration des
procédures de gestion des documents
C532.3 Mettre en place une procédure de
gestion des prêts et des retours de
documents
Ressources
– description de tout ou partie du système d’information
– situation contextualisée de communication écrite ou orale
– organisation du classement ou de l’archivage en vigueur
– contraintes à prendre en compte
– environnement technologique offrant des fonctions de numérisation, de compression,
d’archivage
– ressources matérielles et logicielles : logiciel de gestion des documents, de numérisation,
de compression et de reconnaissance de caractères
– matériels (scanner) et logiciels adaptés (tableur, texteur, préAo, numérisation, navigateur
Internet, messagerie)
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Savoirs associés, limites et recommandations pédagogiques
Savoirs associés Limites et recommandations pédagogiques
S53.5 la nature et le cycle de vie des documents – (…)
- Nature et typologie des documents – La GED permet de rationaliser la gestion des
- Cycle de vie du document numérique et non documents : accès rapide aux documents, une
numérique diffusion facilitée, une fédération possible
S53.6 L'élaboration d’un plan de classement d’informations dispersées, un travail collaboratif
- Ordres de classement plus efficace.
- Organisation matérielle du classement – Les techniques d’acquisition numérique des
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Cadrage managérial : SI et SID
Fournisseurs
de données
institutionnels
Informations
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internes
PME
Supports
SID d’information
publics
Informations
partenaires
SI
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Cadrage managérial : SI et SID
Croissance Evolution
de l’information du SI
1. Adaptation aux besoins
Diversité propres de l’utilisateur
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Les concepts de GED
STOCKAGE
ACQUISITION
La GED, c’est .. RECHERCHE
INDEXATION
RESTITUTION
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INDEXATION
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RECHERCHER
INDEX
Classement
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L’indexation au cœur de la GED
Indexation L’indexation est l’opération qui consiste à décrire un document
afin de permettre son exploitation sans nécessairement recourir
INDEX à la consultation du document lui-même. J.Y. Prax
Types d’indexation
INDEXATION STRUCTUREE L’opérateur renseigne les index
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Langages d’indexation
Classement hiérarchique
Langages
Représentation synthétique du sujet
classificatoires
Forme : matière, auteur…
combinatoires
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3 – L’acquisition des compétences,
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Le suivi de l’activité et de la formation
• Suivi de l’activité de prospection
– Création d’un modèle d’un compte rendu flash des opérations de prospection
conduites par l’étudiant dans le cadre de sa recherche de stage
– Réalisation des comptes-rendus et diffusion auprès de l’équipe pédagogique
– Rectifications et ou validation
– Préparation des outils de prospection (planning des visites, curriculum vitae dans ses
différentes versions, lettres de motivation) et soumission de ces documents pour
validation à l’équipe pédagogique
• Suivi des productions et des dossiers
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– Préparation des dossiers supports des épreuves en CCF et gestion des différentes
versions de ces dossiers
– Réalisation de travaux dans le cadre de la formation (toutes UF confondues)
• Echanges avec l’équipe pédagogique, avec les tuteurs de stage
– Comptes rendus des entretiens, réunions
– Courriels échangés
• Suivi des missions de stage
– Création d’un modèle d’un compte rendu périodique d’activité
– Réalisation des comptes-rendus et diffusion auprès de l’équipe pédagogique
– Rectifications et ou validation
– Echanges relatifs aux missions réalisées : soutien méthodologique et notionnel
• (…)
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