EL CONTROL

Función Administrativa
 CONTROL
CONCEPTOS

 “El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el

PLAN adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios
establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin
de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.” Henry
Fayol

 “El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,

valorizarlo, y, si es necesario, aplicar medidas correctivas, de
manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.”
George F. Terry
 CONTROL
CONCEPTOS

 Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección

de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo
con el plan. Koontz y O´Donell.

 El control es una función administrativa: es la fase del proceso

administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva
cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente
regulador. I. Chiavenato

 El control es un proceso dinámico que consiste en comparar lo realizado

con lo programado y detectar desviaciones o diferencias. Samuel C. Certo
 CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL

 Orientación estratégica hacia los resultados

 Comprensión
 Flexibilidad
 Autocontrol
 Naturaleza positiva
 Claridad y objetividad
 ELEMENTOS DEL CONCEPTO

 Relación con lo planeado

Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se
establecen durante la planeación.

 Medición
Para controlar es imprescindible medir y cuantificar
resultados.

 Detectar desviaciones
Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las
diferencias que se presentan entre la ejecución y la
planeación.

 Establecer medidas correctivas

El objeto del control es prever y corregir los errores.
 IMPORTANCIA

 Completa el ciclo administrativo, De hecho, los controles son a la vez medios

de previsión.

 Se da en todas las demás funciones administrativas, hay control de la

organización, de la dirección, etc. Es por ello un medio para manejarlas o
administrarlas.

 Crea mejor calidad, las fallas de proceso se detectan y el proceso se corrige

para eliminar errores.

 Afronta el cambio, la función de control sirve a los gerentes para responder a las
amenazas o las oportunidades, porque les ayuda a detectar los cambios que
están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

 Facilita la delegación y el trabajo en equipo: el proceso de control permite que

el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o
participación en el trabajo.
 PRINCIPIOS

 Del carácter administrativo del control.

Es necesario distinguir las operaciones de control de las funciones de
control. La función es de carácter administrativo y es la respuesta al
principio de la delegación. Las operaciones son de carácter técnico.

 De los estándares.
El control es imposible sino existen estándares de alguna manera
prefijados y será tanto mejor cuanto mas precisos y cuantitativos sean
dichos estándares.

 Del carácter medial del control.

Un control deberá usarse si el trabajo, gasto, etc. que impone, se
justifican ante los beneficios que de él se esperan.

 Del principio de excepción.

El control administrativo es mucho más eficaz y rápido cuando se
concentra en los casos en que no se logró lo previsto, centra su
atención en los resultados que se obtuvo como se había planeado.
 PREMISAS DEL CONTROL

 Un control debe ser consistente, usando siempre la misma unidad de medida,

sin mezclar manzanas con peras.
 Un buen control deja registro histórico impreso para análisis de largo plazo.
 Un buen control sintetiza la información relevante.
 El control debe ser económico.
 En control debe señalar tendencias y frecuencias.
 El control efectivo prevé medidas correctivas ante las desviaciones.
 El control efectivo es estratégico, no solo operativo.
 El control efectivo sigue el principio de la excepción.
 Un control efectivo distingue entre síntomas y causas.
 Un control es oportuno y jerárquico, después del niño ahogado, tapar el pozo.
 Los problemas de hoy, derivan de las soluciones de ayer.
 ETAPAS

EL PROCESO DE CONTROL PRESENTA CUATRO ETAPAS O FASES:

 Establecimiento de objetivos o estándares de

desempeño.

 Evaluación o medición del desempeño actual.

 Comparación del desempeño actual con los objetivos o

estándares establecidos.

 Acción correctiva para superar los posibles desvíos o

anormalidades.
P ESTABLECER
R OBJETIVOS Y
O ESTANDARES
DE DESEMPEÑO
C
E
S
O
ADOPTAR LA
EVALUAR EL
D ACCION
DESEMPEÑO
CORRECTIVA
E NECESARIA
ACTUAL

C
O
N
T COMPARAR EL
DESEMPEÑO
R ACTUAL CON LOS
O OBJETIVOS O
ESTANDARES
L
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y ESTANDARES

 Los objetivos, son puntos de referencia para el desempeño o

resultado de una organización, unidad organizacional o
actividad individual.

 El
estándar es un nivel de actividad establecido para servir
como modelo de la evaluación del desempeño organizacional.

 Estándarsignifica nivel de realización o de desempeño que se

pretende tomar como referencia.

 Los estándares definen lo que se debe medir en términos de

calidad, cantidad, calidad, tiempo y costo en una organización
y cuales son los instrumentos de medida adecuados.
 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

 El propósito de evaluación del desempeño es

verificar si se obtienen los resultados y cuáles son
las correcciones necesarias que se deben introducir
en el proceso. La medición puede ser un motivador o
una amenaza para las personas.

 El sistema de medición del desempeño debe actuar

más como refuerzo del buen desempeño, y no
simplemente como amenaza a las personas.
 QUÉ MEDIR

La preocupación principal de las organizaciones se orienta hacia la

medición, evaluación y control de tres aspectos principales:
Resultados
 Resultados concretos y finales que se pretenden alcanzar
dentro de cierto periodo.
Desempeño
 Comportamiento o medios instrumentales que se pretenden
poner en practica.
Factores críticos de éxito
 Es decir, aspectos fundamentales para que la organización sea
exitosa en su resultado y en su desempeño.
 ASPECTOS DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL

Los aspectos más focalizados del desempeño organizacional son:

Rentabilidad
Volumen de dinero generado después de deducir los gastos.

Competitividad
Éxito de una empresa frente a sus competidores.

Eficiencia
Consecución de resultados con el mínimo de recursos planeados
para ser utilizados.

Eficacia
Porcentaje de salida real sobre la salida esperada.

Calidad
Adecuación a las especificaciones o requisitos o superación de
ellos
 ASPECTOS DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL

 INNOVACIÓN
Grado en que se producen nuevas ideas o se adaptan viejas
ideas para crear resultados lucrativos.

 PRODUCTIVIDAD
RELACION ENTRE LAS SALIDAS Y LAS ENTRADAS DEL
SISTEMA.

 CALIDAD DEL VIDA EN EL TRABAJO

Aspectos del ambiente físico y psicológico del trabajo que son
importantes para los empleados.
 CATEGORIAS DEL CONTROL
ANTES DE LA DURANTE LA DESPUÉS DE LA
OPERACIÓN OPERACIÓN OPERACIÓN

OBJETIVOS Y MEDIOS O FINES O

ESTANDARES DESEMPEÑOS RESULTADOS

SECUENCIA DE LA OPERACIÓN O PROCESO

INSUMOS DE PROCESOS DE RESULTADOS DEL

TRABAJO TRABAJO TRABAJO

CONTROLES CONTROLES A CONTROLES POR

PREVIOS COMPETIDORES RETROALIMENTACION
Asegurar la Garantizar los
Garantizar la
dirección resultados
ejecución
adecuada y los finales dentro
correcta de las
recursos e de los objetivos y
operaciones del
insumos estándares
flujo de trabajo
necesarios esperados
ANTES DE LA OPERACION DURANTE LA OPERACION DESPUES DE LA OPERACION

•Plan estratégico •Observación

•Informes mensuales
•Planes tácticos y •Acompañamiento
operacionales
•Informes anuales
•Inspección y corrección
•Planes de acción
•Auditoría periódica
•Revisión del
•Presupuestos Progreso
•Investigaciones
•Descripción de •Reuniones de staff
•Revisión del
Cargos
desempeño
•Sistemas de datos e
•Objetivos de Información Interna
•Evaluación de los
desempeño
resultados del
•Programas de
entrenamiento
•Planes de entrenamiento
entrenamiento

CONTROL PREVIO CONTROL SIMULTÁNEO CONTROL POR RETROALIMENTACIÓN

 ACCIÓN CORRECTIVA

 El control busca mantener las operaciones dentro de los

estándares establecidos para conseguir los objetivos de la
mejor manera posible.

 La acción correctiva es la acción administrativa que busca

mantener el desempeño dentro del nivel de los estandares
establecidos para garantizar que todo se haga exactamente
de acuerdo a lo planeado.

 El control busca alcanzar dos finalidades principales:

-Corrección de fallas o errores
-Prevención de nuevas fallas o errores.
CONTROL COMO SISTEMA DE RETROALIMENTACIÓN

El control administrativo es básicamente un proceso que comprende la

retroalimentación y la homeóstasis.

Retroalimentación: es el mecanismo que proporciona información

relacionada con el desempeño pasado o el presente, capaz de influir en las
actividades futuras o en los objetivos futuros del sistema.

Es un ingreso esencial en cualquier proceso de control, pues proporciona la

información necesaria para tomar decisiones y promover el ajuste del
sistema.

 Homeóstasis: tendencia de todos los organismos y organizaciones a

autorregularse, es decir, a retornar a un estado de equilibrio estable,
después de ser sometidos a la perturbación de algún estimulo externo.