Siklus akuisisi dan

pembayaran
 Definisi Siklus akuisisi dan
pembayaran
• Siklus akuisisi dan pembayaran:
Rangkaian kegiatan bisnis dan
operasional pemrosesan data terkait yang
berhubungan dengan pembelian serta
pembayaran barang dan jasa
 Aktivitas Utama Siklus Pengeluaran

• Tiga aktivitas utama siklus pengeluaran:

– Memesan barang, perlengkapan dan layanan
– Menerima dan menyimpan barang,
perlengkapan dan layanan
– Membayar barang, perlengkapan dan layanan
 1. Pemesanan Barang
• Mengidentifikasi apa, berapa banyak, dan kapan
pemesanan akan dilakukan.
• Pengendalian persediaan
– Economic Order Quantity (EOQ)
– Materials Requirement Planning (MRP) 
menjadwalkan produksi untuk memenuhi
perkiraan kebutuhan penjualan.
– Just In Time (JIT)  menjadwalkan produksi
untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Economic Order Quantity (EOQ)
 Aktivitas dalam Pemesanan Barang
• Permintaan Pembelian  dokumen yang
mengidentifikasi peminta; lokasi pengiriman
dan tanggal dibutuhkan; nomor, deskripsi,
jumlah barang, serta harga setiap barang yang
diminta; dan pemasok yang dianjurkan.
 Lanjutan…
Permintaan pembelian
Alpha Omega Electronics
No. 89010
Permintaan Pembelian

Tanggal Pembuatan: Dibuat Oleh: Vendor yang Dianjurkan:

02/07/2003 Harold Brown HB Best Office Supply
Dikirimkan ke: Untuk: Tanggal
Dibutuhkan:
Pusat Foto Kopi Harold Brown
15/07/2003

Nomor Barang Jumlah Keterangan Harga /

unit
32047 15 kotak Kertas Xerox 4200, berat 20, kotak 10 rim kertas komputer $33.99
80170 5 kotak Moore 2600, 20 pon $31.99
81756 20 kotak Disket Dysan 100HD, kotak berisi 10 $ 6.49
10407 10 Pita Printer IBM 4207 Proprinter, warna hitam $ 8.99

Disetujui Oleh: Departemen: Tanggal disetujui: Nomor Akun:

Susan Chen Pelayanan Administrasi 02/07/2003 91887
 Lanjutan …
• Membuat pesanan pembelian
– Faktor yang harus dipertimbangkan dalam
membuat keputusan ini adalah: (1) harga, (2)
kualitas bahan baku, (3) dapat diandalkan dalam
melakukan pengiriman.
– Dokumen sumber yang digunakan: pesanan
pembelian  secara formal meminta pemasok
untuk menjual dan mengirimkan produk yang
disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.
– Pesanan pembelian tetap: membeli barang tertentu
dengan harga yang telah ditetapkan dari pemasok
tertentu untuk suatu periode waktu yang telah
ditetapkan.
• Pesanan Pembelian
Alpha Omega Electronics
No. 2463
Alamat Tagihan : 2431 Bradford Lane
St. Louis, MO 63105-2311
(314) 467-2341
Pesanan Pembelian
Kepada: Best Office Supply Dikirimkan Ke: AOE, Inc.
4567 Olive Blvd. 1735 Sandy Dr.
St. Louis , MO 63112-2345 Dayton, OH 33421-2243
Nomor Vendor: Tanggal Nomor Pembeli: Syarat:
121 Pemesanan: Permintaan: Fred Mozart 1/10, n/30
03/07/2003 89010
F.O.B: Dikirim Melalui: Tanggal Catatan:
Di Tujuan Pilihan Anda Pengiriman:
15/07/2003
Barang Nomor Jumlah Deskripsi Harga / unit
Barang
1 32047 15 kotak Kertas Xerox 4200,berat 20, kotak 10 rim, kertas $ 33.99
2 80170 5 kotak komputer $ 31.99
3 81756 20 kotak Moore 2600, 20 pon $ 6.49
4 10407 10 Disket Dysan ,100 HD, kotak berisi 10 $ 8.99
Pita Printer IBM 4207 Proprinter, warna hitam
Disetujui Oleh:
Susan Chen
 Lanjutan …
• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas
– Menggunakan EDI atau internet adalah salah
satu cara untuk memperbaiki proses
pembelian
 2. Menerima dan Menyimpan Barang

• Bagian penerimaan menerima barang

• Bagian penyimpanan menyimpan barang
• Laporan penerimaan: dokumen utama yang
digunakan dalam subsistem penerimaan
dalam siklus pengeluaran; laporan ini
mendokumentasikan rincian mengenai setiap
kiriman, termasuk tanggal penerimaan,
pengirim, pemasok, dan nomor pesanan
pembelian.
 Lanjutan…

Menghitung jumlah barang yang dikirim

Memeriksa setiap pengiriman untuk melihat tanda-tanda
kerusakan sebelum dikirim ke gudang.
 Lanjutan…
• Tiga Pengecualian:
– Menerima jumlah barang yang berbeda dengan
jumlah yang dipesan.
– Menerima barang rusak
– Menerima barang dengan kualitas rendah yang
gagal melewati inspeksi.
Memperbaiki faktur penjualan atas
penyimpangan jumlah barang.

Dikembalikan dengan menerbitkan nota debit.

 Laporan Penerimaan
Alpha Omega Electronics
No. 3113
Laporan Penerimaan
Vendor: Best Office Tanggal Diterima:
Supply 13/07/2003
Dikirim melalui : UPS Nomor Pesanan Pembelian:
2463
Nomor Jumlah Deskripsi
Barang
32047 15 Kertas Xerox 4200, berat 20, kotak 10rim kertas komputer
80170 5 Moore 2600, 20 pon
81756 20 Disket Dysan 100HD, kotak berisi 10
10407 10 Pita printer IBM 4207 Proprinter, warna hitam
Catatan:
Dua kotak kertas Moore 2600 diterima dengan adanya kerusakan akibat air di bagian
luarnya, tetapi kertas di dalam tampaknya masih bagus.
Diterima Oleh: Diperiksa Oleh: Dikirimkan Ke:
Nathan Hale Nathan Hale Harold Brown
 3. Membayar Barang dan Layanan
• Menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk dibayar.
Terdapat dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor:
– Sistem tanpa voucher: setiap faktur penjualan yang disetujui
dimasukkan ke dalam catatan terpisah pemasok di file utang
usaha dan kemudian disimpan dalam file faktur belum dibayar.
– Sistem voucher: dalam sistem ini, sebuah dokumen yang disebut
voucher pengeluaran juga dipersiapkan. Tiga kelebihan: (1)
voucher ini mengurangi jumlah cek yang harus ditulis, (2)
terdapat nomor tercetak untuk mempermudah penelusuran
semua utang, (3) dapat memfasilitasi pemisahan waktu
persetujuan faktur penjualan dari waktu pembayaran faktur.
• Memperbaiki proses utang usaha
– Mencocokkan faktur dari vendor dengan pesanan pembelian serta
laporan penerimaan barang.
• Membayar faktur penjualan yang telah disetujui
– Dilakukan oleh kasir (fungsi pengeluaran kas)
 Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluaran
Proses/ Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
aktivitas
Pesan 1. Mencegah kehabisan Sistem pengendalian persediaan; catatan persediaan
Barang dan/ atau kelebihan perpetual; barcode; perhitungan persediaan secara
persediaan periodik.

2. Meminta barang yang Catatan persediaan perpetual yang akurat; persetujuan

tidak dibutuhkan permintaan pembelian.

3. Membeli dengan harga Meminta penawaran kompetitif; gunakan pemasok yang

yang dinaikkan disetujui; persetujuan pesanan; pengendalian anggaran.

4. Membeli barang Gunakan vendor yang disetujui; persetujuan pesanan

berkualitas rendah pembelian; awasi kinerja vendor; pengendalian
anggaran pembelian dan biaya kualitas.

5. Membeli dari pemasok Persetujuan pesanan pembelian; batasi akses ke file

yang tidak diotorisasi utama pemasok.

6. Komisi (kickback) Kebijakan; mintalah pegawai bagian pembelian untuk

mengungkapkan kepentingan finansial dengan
pemasok; audit vendor.
 Lanjutan …
Proses/ Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat
aktivitas diterapkan
Terima 7. Menerima barang yang Memerintahkan bagian penerimaan
dan tidak dipesan hanya menerima kiriman yang
simpan terdapat dalam salinan pesanan
barang pembelian.

8. Membuat kesalahan Gunakan teknologi kode garis;

dalam penghitungan meminta petugas bagian penerimaan
untuk mencatat jumlah yang diterima
dan menandatangani laporan
penerimaan barang tersebut; insentif
untuk perhitungan yang akurat.

9. Mencuri persediaan Pengendalian akses fisik ke

persediaan; semua transfer
persediaan di dalam perusahaan
didokumentasikan; perhitungan fisik
persediaan secara periodik
 Lanjutan …
Proses/ Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
aktivitas

Setujui 10.Gagal menangkap Faktur harus diverifikasi, jumlah yang

dan kesalahan dalam tertulis di dalamnya dibandingkan dengan
bayar faktur dari vendor. pesanan penjualan dan laporan
faktur penerimaan; Menggunakan ERS (Evaluated
dari Receipt Settlement)
vendor
11.Membayar barang Membandingkan jumlah yang ditunjukkan
yang tidak diterima dalam faktur dari vendor dengan jumlah
yang dimasukkan petugas pengendalian
persediaan, yang menerima transfer barang
tersebut dari bagian penerimaan.
Menggunakan ERS
Pengendalian anggaran

12.Gagal mendapatkan Faktur penjualan yang telah disetujui harus

diskon pembelian di-file berdasarkan tanggal jatuh temponya.
yang tersedia Anggaran Arus Kas
 Lanjutan …
Proses/ Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
aktivitas

Setujui 13. Membayar faktur Hanya membayar faktur yang didukung

dan yang sama dua kali oleh bundel voucher asli atau hanya salinan
bayar asli faktur yang dibayar; ketika cek untuk
faktur pembayaran ditandatangani, maka faktur
dari dan bundel voucher harus ditandai “telah
vendor dibayar”; gunakan ERS; kendalikan ke
akses file utama pemasok.

14. Kesalahan mencatat Membandingkan perbedaan saldo rekening

dan memasukkan pemasok sebelum dan setelah pemrosesan
data dalam utang cek dengan jumlah total faktur yang
usaha diproses.
Merenkonsiliasi total saldo semua pemasok
dan jumlah akun pengendali hutang usaha
dalam buku besar.
 Lanjutan …
Proses/ Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
aktivitas

Setujui 15. Menyalahgunakan Batasi akses ke cek kosong dan mesin

dan kas, cek, atau EFT penandatangan cek, cek diberi nomor urut.
bayar Pemisahan fungsi.
faktur Batasi akses ke daftar pemasok yang
dari disetujui.
vendor Kasir harus mengirimkan cek-cek yang
telah ditandatangani, bukan
mengembalikannya ke bagian utang usaha.
Orang yang tidak terlibat dalam
pemrosesan baik penagihan maupun
pengeluaran kas harus merekonsiliasi
semua rekening bank.
Alat perlindungan cek, termasuk dengan
cara positive pay.
Peninjauan ulang untuk transaksi EFT.
 Lanjutan …
Proses/ Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat
aktivitas diterapkan
Pengendalian 16.Kehilangan data Buat cadangan atau rencana
umum pemulihan dari bencana;
pengendalian akses fisik dan logis

17.Kinerja yang kurang Pembuatan dan peninjauan ulang

baik secara periodik laporan kinerja
yang memadai.