PENGETAHUAN PERKANTORAN

Pengertian Kantor
• Tempat diselenggarakannya kegiatan dan
proses menangani informasi, mulai dari
menerima, mengumpulkan, mengolah,
menyimpan sampai menyalurkan
 Unsur Unsur Kantor
a. Gedung : bangunan, ruangan dan
perlengkapan gedung :
– Bangunan : Gedung yang menjamin keamanan
dan kesehatan karyawan, serta yang memiliki
fasilitas yang memadahi
– Ruangan dan perlengkapan yg tertata rapi maka
semua proses kegiatan bisa berlangsung dg lebih
mudah, tanpa ada gangguan yang berarti
b. Equipment : mesin mesin kantor dan perabot
perabot kantor
Manfaat :
– Mendukung aktivitas dan pekerjaan kantor
– Mempermudah, mempercepat proses
pengerjaan dan pelaksanaan kegiatan kantor
– Memperoleh hasil pekerjaan yg maksimal dan
memuaskan

c. Personil : semua orang yang terkait dlm

organisasi kantor, mulai dari pesuruh sam pai
pimpinan
 Macam Macam Pekerjaan Kantor
1. Pekerjaan yang Bersifat Tulis
Menulis
–Penanganan Surat
–Perhitungan
–Pembuatan Laporan
2. Pekerjaan yang Tidak Bersifat
Tulis Menulis :
–Penggandaan
–Penataan Ruangan Kantor
–Penataan Lingkungan Kantor
–Pelayanan Telepon
–Penerimaan Tamu
Pengorganisasian Pekerjaan Kantor
• Asas Sentralisasi : semua kegiatan perkantoran
utk organisasi ybs dipusatkan pada satu unit
tertentu
• Asas Desentralisasi : kegiatan perkantoran
tersebar keseluruh unit dan setiap pimpinan unit
bertanggung jawab tdk hanya mengenai kegiatan
substansi unit tetapi juga mengenai kegiatan
perkantoran yg ada di unitnya
• Asas Gabungan : merupakan perpaduan antara
asas sentralisasi dan desentralisasi
 Asas Sentralisasi
Kebaikannya
Cara kerja dg mudah dpt diseragamkan
Pengawasan mudah dilakukan
Penggunaan peralatan dan perabotan
kantor dpt dihemat
Beban kerja dpt dibagi lebih merata
Penggunaan pengaturan tenaga kerja
lebih luwes
Kelemahannya
Tdk dimungkinkan menampung
pekerjaan yg cukup banyak pada waktu
bersamaan
Unit pengelola pekerjaan kantor sering
tdk memahami kebutuhan yg
memperlancar pekerjaan
Menjadi unit yg minta dilayani
 Asas Desentralisasi
Kebaikan kelemahan

Dpt memperlancar pekerjaan Memerlukan biaya yg cukup

pokok bagi instansi yg besar
mempunyai unit unit yg
tersebar di beberapa tempat

Dpt melayani kebutuhan Memerlukan tenaga yg banyak

kebutuhan khusus bagi unit utk mengeporasikan peralatan
unit ybs kantor
Menumpuknya pekerjaan pada Pengawasan pelaksanaan
saat saat tertentu pekerjaan kantor kurang
maksimal
 Asas Gabungan
• Pekerjaan yg sifatnya memerlukan
pengawasan secara berkelanjutan
dan mengandung banyak kerawanan
dpt dilakukan dg menggunakan asas
sentralisasi, sedangkan pekerjaan
kantor yg sifatnya umum dilakukan
dg menggunakan asas desentralisasi
 Peranan Manajer Administrasi Kantor
• Perannya sangat menentukan efisien dan
efektifitas organisasi dalam mencapai tujuan
organisasi
• Instansi Pemerintah  peran pimpinan
dimulai dari jenjang yg lebih rendah sampai
tertinggi memegang peranan yg sangat
penting bagi terlaksananya pekerjaan kantor
 Perlengkapan Kantor
• Perlengkapan Tata Usaha :
– Brg yg tahan lama misal: pembolong kertas,
stappler dll.
– Brg yg habis pakai misal : kertas, amplop, tip ex dll
• Mesin Kantor
– Mesin ketik, mesin komputer, printer, mesin
hitung, mesin penggandaan, mesin komunikasi
• Perabot Kantor
– Meja, kursi, lemari arsip,filing cabinet dll
 Tata Ruang Kantor

• Penentuan mengenai kebutuhan

kebutuhan ruang untuk
menyiapkan suatu susunan yg
praktis dan faktor faktor fisik yg
dianggap perlu bagi pelaksanaan
pekerjaan kantor dg biaya yg
layak
 Tujuan Penataan Ruang Kantor
• Pekerjaan kantor dpt menempuh jarak sependek
mungkin;
• Rangkaian kegiatan pekerjaan kantor mengalir
secara efektif dan efisien;
• Penggunaan ruangan kantor efektif dan efisien;
• Kenyamanan kerja terjamin dan terpelihara;
• Menimbulkan kesan baik;
• Mudah dilakukan perubahan letak jika
diperlukan;
• Mudah dilakukan pengawasan.
 Macam Macam Tata Ruang
• Tata Ruang Terpisah (bersel), biasa disebut
tata ruang tertutup. Pemisahan ini dpt berupa
kamar kamar atau kamar kamar dipisah dg
penyekat yg terbuat dari kayu/kaca dll
• Tata Ruang Terbuka yaitu ruangan utk bekerja
tdk dipisah pisah atau semua aktifitas
dilaksanakan pada satu ruangan besar
 Tata Ruang Terpisah
Kebaikan
Keamanan dan kerahasiaan lebih
terjamin
 Suasana kerja lebih tenang
Apabila berjangkit penyakit yg menular
atau timbul rasa ketidak puasan para
pegawai tdk begitu cepat meluas
Dpt menimbulkan rasa memiliki, krn
pegawai yg ada dlm satu ruangan merasa
bertanggung jawab atas peralatan kantor
yg ada diruangan
Bagi pegawai senior/pimpinan tdk
merasa kehilangan status, krn menempati
tempat terpisah dg bawahannya
Kelemahan
Perlu biaya besar utk membuat sekat
sekat
Ruangan tdk dpt dimanfaatkan scr
maksimal
Pengawasan pegawai sulit dilaksanakan
Komunikasi tdk mudah dilaksanakan
baik antar sesama pegawai maupun dg
atasannya
Fleksibilitas tata ruang rendah (tdk
mudah diadakan perubahan)
 Tata Ruang Terbuka
Kebaikan Kelemahan
Biaya lebih rendah Keamanan dan kerahasiaan pekerjaan
kurang terjamin
Ruangan dpt dimanfaatkan scr
maksimal
Ada fleksibilitas bagi pegawai, mudah Ketenangan dlm bekerja sering
disesuaikan dg perkembangan organisasi terganggu karena suara dari ruangan lain

Pengawasan pada pegawai lebih mudah

Komunikasi mudah dilaksanakan Letak meja kerja cenderung tetap, shg

menimbulkan kejenuhan
Penggunaan mesin kantor dpt
bergantian
Tata ruang mudah diubah Bagi staf senior dan pimpinan dpt
mengakibatkan rasa statusnya kurang,
Kerjasama antara atasan dg bawahan karena sehari harinya sll berkumpul
lebih erat
Tata Ruang Terbuka
Tata Ruang Tertutup
Ruang Rapat Bentuk U
Ruang Rapat Bentuk klas
Ruang Rapat Bentuk aula
 Surat
• Surat menyurat merupakan alat hubungan
keluar dg masyarakat yg tdk kalah pentingnya.
Surat menyurat dari setiap organisasi adalah
penting karena dapat dijadikan alat oleh
publik untuk menilai organisasi yang
bersangkutan
 Teknik Pembuatan Surat
a. Teknik Pembuatannya harus memenuhi syarat2 sbb :
b. Obyektif (mengutamakan kepentingan pembaca)
c. Singkat, sederhana, padat, tepat, tetapi ramah
d. Harus terang, tegas, dan jelas (dari siapa, kepada
siapa, dan tentang apa), kalimat yg dimengerti oleh
umum/semua orang agar tdk menimbulkan kesalah
tafsiran/pahaman;
e. Standarisasi;
f. Wujud fisik yg menarik (kualitas kertas baik dan rapi)
g. Sistematis (ada pembukaan, uraian isi dan penutup)
 Kriteria Surat
Kriteria surat yg baik adalah :
1. Jelas, tegas
2. Ringkas, lengkap
3. Tepat, sopan dan menarik
 Tujuan Pembuatan Surat
a. Menyampaikan informasi;
b. Menyampaikan kehendak si pengirim
c. Menyampaikan perintah perintah atau
instruksi
d. Meyakinkan seseorang dengan alasan yg
masuk akal
e. Mendapat tindak balasan/lanjut
 Fungsi Surat
Surat sebagai alat komunikasi juga berfungsi
sebagai :
Alat bukti tertulis;
Alat pengingat;
Bukti historis;
Data organisasi.
 Sifat Surat
1. Sangat Rahasia
2. Rahasia
3. Biasa
 Ciri Surat berdasarkan sifatnya
Surat Sangat Rahasia
 Dengan menggunakan 3 amplop
 Amplop pertama diberi tanda “Sangat Rahasia” kemudian
di lak, amplop tersebut dimasukkan ke dalam amplop
kedua diberi tanda “Sangat Rahasia” dan di lak, kemudian
dimasukkan ke dlm amplop ketiga yg merupakan Surat
Biasa (tidak diberi tanda “Sangat Rahasia”)
Surat Rahasia
 Dengan menggunakan 2 amplop
 Amplop pertama diberi tanda “Rahasia” dan di lak,
dimasukkan ke dalam amplop kedua yg merupakan Surat
Biasa
Surat Biasa
 Cara pengiriman dg menggunakan 1 amplop, tdk dg tanda
 Laporan
Syarat agar dapat disebut laporan yg baik yaitu :
1. Benar dan obyektif;
2. Jelas, cermat dan lengkap;
3. Tegas, konsisten dan tepat waktu.
 Fungsi dan Prinsip Laporan

Fungsi Laporan :
Menghimpun, mencatat, usaha mencari data,
menilai data, menyimpan data
Prinsip Laporan :
Sederhana, terpadu, berdaya guna (efektif)
atau berhasilguna (efisien), cepat dan tepat,
valid (sahih dan benar), realible (nyata)
 Asas Laporan
Ada enam asas laopran tertulis yg baik :
a. Kejelasan
b. Ketepatan
c. Kelengkapan
d. Ketepatan waktu
e. Kemungkinan penjelasan
f. Minat
 Laporan yg baik adalah laporan yg disusun dan
diolah berdasarkan data dan informasi yg benar
dan dapat dipercaya dg disertai analisa
TERIMAKASIH