Hajar Cherry Puspalillah,

S.AB.,M.AB

Manajemen
Kearsipan I
 Komponen Penilaian
 UTS 30%
 UAS 30%
 Keaktifan 10%
a. Kerapian
b. Etika 100%
c. Empati
 Praktek 10%
 Absen 10%
 Tugas 10%
Hajar Cherry Puspalillah,
S.AB.,M.AB

Konsep dasar
dan
Ruang Lingkup
Manajemen
Kearsipan
ARSIP???
 Secara etimologi
Di Indonesia,
1 di Belanda “Archief”
dalam terminologi

di Inggris “Records” lembaga non

2
pemerintah istilah
3 di Yunani “Arche” arsip dikenal
sebagai
4 di Amerika “Records/Archives” “dokumen”
 Arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

(UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 nomor 2)

 ARMA International
(an Association for Information Management
Professionals)

“a record as stored information,

regardless of media or characteristics,
made or received by an organization that
is evidence of its operations and has
value requiring its retention for a specific
period time”
Arsip Nasional Republik Indonesia
“Apabila dokumen2 negara terserak pada berbagai
tempat tanpa adanja suatu mekanisme jang wadjar,
jang dapat menundjukkan adanja dokumen2
tersebut, apabila berbagai dokumen negara hilang
atau dimusnahkan se-mata2 karena tidak disadari
nilai2 dokumen2 tersebut oleh sementara pedjabat,
maka pemerintah tentu akan menanggung akibat
dari pada hilangnja informasi, jang dapat
menjulitkan pemerintah dalam usaha2-nja memberi
pelajaran kepada rakjat.”

[Soeharto, Presiden Republik Indonesia 1969]

Pentingnya Arsip
MASA YANG AKAN DATANG
Menyediakan informasi yang
dapat digunakan sebagai
referensi untuk perencanaan
3 ( tiga )
Dimensi Kegunaan
MASA KINI
Menyediakan informasi
untuk pelaksanaan kegiatan

MASA LAMPAU
Rekaman kegiatan dari suatu aktivitas
PENYELENGGARA KEARSIPAN

Pemerintah

Masyarakat Perusahaan
 KARAKTERISTIK ARSIP
“ Arsip yang baik adalah arsip yang dapat
dijadikan sebagai bahan
pertanggungjawaban dan alat
pembuktian yang sah”

ASLI UTUH TERPERCAYA BERGUNA

(Authenticity) (Integrity) (Reliability) (Useability)
Ruang Lingkup
Penerimaan
•pembacaan, penyortiran, dan pengelompokkan

Pencatatan
•pencatatan dan pendataaan dengan menggunakan perangkat seperti
buku agenda, lembar disposisi, dll

Penyimpanan
•pengelompokan sesuai pola klasifikasi menyimpan berkas dan tempat
penyimpanan serta melakukan penataan di tempat penyimpanan

Perawatan
•menyusuun jadwal dan merencanakan bahan perawatan

Penggunaan/pelayanan
•menyusun tata tertib dan menyiapkan serta perangkat pelayanan.
•Pelayanan terhadap peminjaman arsip
•Lokasi pelayanan dan perangkat pelayanan
 Pengambilan
Keputusan

Kepentingan Publik Menunjang

dan Ekonomi Perencanaan

Fungsi
Arsip
Mendukung
Memori Organisasi
Pengawasan

Alat Pembuktian
 Jenis Arsip Berdasarkan Medianya
Arsip Berbasis Kertas (Tekstual)
•Paper based records, conventional records, human readable records, hard
copy (Informasinya terekam media kertas)
•Ex: teks

Arsip Lihat-Dengar (Audio Visual Record)

•Gambar statis, citra bergerak, rekaman suara.
•Ex: Kaset video, film, VCD, cassete recording, dll

Arsip Kartografik dan Arsitektual

•Informasinya tertulis dalam bentuk grafik/foto metrik
•Ex: Chart, peta, maket, denah dll

Arsip Elektronik (Machine Readable)

•Arsip yang dihasilkan oleh teknologi informasi (komputer)
Jenis Arsip Berdasarkan Fungsi & Kegunaan
VITAL

DINAMIS AKTIF
(RECORD)

ARSIP INAKTIF

DIKIRIM KE
STATIS ANRI
(ARCHIEVE) (DISIMPAN PERMANEN)
 Arsip Dinamis
“Arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka
waktu tertentu”
Arsip Dinamis
Arsip Vital
• Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip,
tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan
apabila rusak/hilang

Arsip Aktif
• Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus-menerus

Arsip Inaktif
• Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
Kategori Arsip Dinamis:
 Arsip dinamis administratif : meliputi
dokumentasi prosedur, formulir ataupun borang
dan korespondensi.
 Arsip dinamis akuntasi : meliputi laporan,
formulir dan korespondensi terkait.
Ex: tagihan, invoice, arsip dinamis rekening bank,
laporan penagihan nasabah, dll.
 Arsip dinamis proyek : meliputi korespondensi,
nota, dokumentasi pengembangan produk, dsb
yang berkaitan dengan proyek tertentu.
 Berkas kasus : meliputi arsip dinamis pasien,
nasabah, anggota dll, asuransi, kontrak dan lain-
lain.
Arsip STATIS
Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
penyelenggaraan administrasi/kegiatan organisasi dan
mempunyai nilai guna kesejarahan
(bernilai guna permanen dan disimpan di Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI) atau di Badan
atau Kantor Kearsipan Pemerintah Daerah dan Arsip
Perguruan Tinggi)
Teks Proklamasi

Diketik oleh Sayuti Melik 21

22

Proklamasi dalam foto

 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
PENCIPTA ARSIP:
a. lembaga negara;
b. pemerintahan daerah;
c. perguruan tinggi negeri;
d. BUMN dan/atau BUMD.
melakukan
a. penciptaan arsip;
b.penggunaan & pemeliharaan
arsip;
c. penyusutan arsip.
untuk
menjamin ketersediaan arsip
dalam
penyelenggaraan kegiatan
sebagai bahan akuntabilitas
kinerja & alat bukti yang sah.
PENGELOLAAN ARSIP STATIS
LEMBAGA KEARSIPAN:
a. ANRI;
b. arsip daerah provinsi;
c. arsip daerah kabupaten/kota;
d. arsip perguruan tinggi negeri.
melakukan
a. akuisisi arsip statis
b. pengolahan arsip statis;
c. preservasi arsip statis;
d. akses arsip statis.
untuk
menjamin keselamatan arsip
sebagai pertanggungjawaban
nasional bagi kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, &
bernegara.
Manajemen Arsip Dinamis
Life Cycle of Records
Penciptaan
(Creation)

Penyusutan Penggunaan
(Disposition) (Use)

Pemeliharaan
(Maintenance)
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
Yaitu manajemen kearsipan dengan obyek
arsip dinamis yang mempunyai unsur-unsur
manajemen, yang meliputi kegiatan:
1. Sortir dan pengurusan surat masuk
2. Sortir dan follow up pengurusan surat keluar
3. Pengendalian surat masuk, surat keluar dan
prosedur filing (Klasifikasi, kode dan indeks)
4. Penyimpanan dan penemuan kembali arsip
5. Pengamanan dan pemeliharaan
6. Penyusutan dan pemusnahan arsip.
Thank You