Koordinasi dan

Rentang Manajemen
Koordinasi
• Atau coordination adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan
kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah
(departemen/fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan
bersama secara efisien.
• Berfungsi untuk mendapat sinkronisasi antara aktivitas yang dilakukan
pada waktu/tempat/orang yang berbeda tetapi dengan tujuan yang
sama.
• Bertujuan untuk menimbulkan rasa kebersamaan antara personal
yang terkait dengan dalam sebuah aktivitas kelompok/group.
• Mendapatkan timing waktu yang tepat untuk setiap
aktivitas/pekerjaan yang melibatkan banyak sumber daya, sehingga
dicapai efisiensi yang tinggi.
Beberapa catatan penting
• Koordinasi sangat penting/diperlukan untuk sebuah aktivitas
kelompok dan melibatkan banyak fihak/perlengkapan
• Kebutuhan akan koordinasi akan tergantung pada sifat dan kebutuhan
komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan
antar bagian yang terkait.
• Derajat koordinasi tinggi tidak diperlukan pada pekerjaan yang tidak
rutin dan tidak dapat diperkirakan.
• Koordinasi mutlak diperlukan pada organisasi yang menetapkan
standart dan tujuan yang tinggi/presisi.
 3 macam ketergantungan antar satuan
dalam organisasi menurut James D Thompson
1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence)
tidak ada ketergantungan antar bagian dalam proses pelaksanaan, yang diutamakan
adalah hasil akhir yang baik.

2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence)

sebuah aktivitas hanya bisa berlangsung/dimulai jika pekerjaan lain sebelumnya
sudah selesai.

3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence)

merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi
Ilustrasi
Pooled Sequential Reciprocal
Interdependence Interdependence Interdependence

Divisi Divisi Departemen Departemen Bagian Bagian

Produk A Produk B Pembelian Produksi Pemeliharaan Operasi
Masalah-masalah pencapaian koordinasi yang efektif
1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan organisasi
kurangnya pemahaman tujuan organisasi secara umum, hal ini bisa disebabkan karena
tidak/kurang mendalami pemahaman visi dan misi

2. Perbedaan dalam orientasi waktu

manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah yang harus dipecahkan segera
(dalam periode waktu pendek), sedangkan bagian R/D lebih terlibat dengan masalah-
masalah jangka panjang

3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi

bagian produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar
prosesnya lancar, sedang bagian R/D mempunyai waktu yang lebih longgar dan setiap
anggota bisa mengemukakan pendapat dan berdiskusi

4. Perbedaan dalam formalitas struktur

setiap tipe satuan dalam organisasi bisa mempunyai metoda dan standar yang
berbeda dalam menilai hasil kerja (bagian produksi, SDM, pemasaran, dll.)
3 macam pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif
I. Pendekatan I : Teknik-teknik Manajemen Dasar
1. Aturan dan prosedur
2. Hirarki manajemen
3. Penerapan tujuan dan rencana

II. Pendekatan II : Meningkatkan koordinasi potensial

1. Investasi dalam sistem informasi vertikal
2. Penciptaan hubungan-hubungan ke samping

III. Pendekatan III : Mengurangi kebutuhan akan koordinasi

1. Penciptaan sumber-daya2 tambahan
2. Penciptaan tugas2 yang dapat berdiri sendiri
Mekanisme Pengkoordinasi Dasar
1. Hirarki manajerial
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan
tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi
bila dirumuskan dengan jelas dan dilaksanakan dengan pengarahan yang
tepat.
2. Aturan dan prosedur
Keputusan2 manajerial yang dibuat untu menangani kejadian rutin,
sehingga dapat dijadikan media untuk koordinasi dan pengawasan.
3. Rencana dan penetapan tujuan
Pengembangan rencana dan tujuan dengan maksud untuk
pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap
sasaran2 yang sama. Langkah ini diperlukan jika aturan dan prosedur
standar tidak mampu mengarasi masalah yang terjadi.
Meningkatkan Koordinasi Potensial
1. Sistem informasi vertikal
Menunjukkan saluran yang dipakai untuk meneruskan data melewati
tingkatan2 dalam organisasi.
2. Hubungan-hubungan lateral (horizontal)
Pemotongan rantai perintah, hubungan lateral memungkinkan
informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki
dimana informasi yang dibutuhkan tersedia.
Ada beberapa macam hubungan lateral:
a. Kontak langsung antar individu
b. Peranan penghubung
c. Panitia dan satuan tugas
d. Pengintegrasian peranan-peranan
e. Peranan penghubung manajerial
f. Organisasi matriks
Mekanisme Pengkoordinasi Dasar
1. Hirarki manajerial
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan
tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi
bila dirumuskan dengan jelas dan dilaksanakan dengan pengarahan yang
tepat.
2. Aturan dan prosedur
Keputusan2 manajerial yang dibuat untu menangani kejadian rutin,
sehingga dapat dijadikan media untuk koordinasi dan pengawasan.
3. Rencana dan penetapan tujuan
Pengembangan rencana dan tujuan dengan maksud untuk
pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap
sasaran2 yang sama. Langkah ini diperlukan jika aturan dan prosedur
standar tidak mampu mengarasi masalah yang terjadi.
Pengurangan kebutuhan akan Koordinasi
1. Penciptaan sumber daya tambahan
Penambahan sumber daya untuk menambah “kelonggaran” waktu dan
biaya (sumber daya lainnya) dengan tujuan agar masalah yang dihadapi bisa
teratasi.
2. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri
Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter
satuan-satuan organisasi.
Rentang Manajemen
• Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang
dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan.
• Dapat juga berarti jumlah bawahan yang secara langsung memberikan
laporan kepada seorang manajer.
• Disebut dengan istilah Span of Control (authority, attention,
supervision)
• Rentang manajemen dan koordinasi adalah saling berhubungan erat
• Semakin lebar (banyak) rentang manajemen akan semakin sulit untuk
melakukan koordinasi dan pengawasan.
• Secara umum, Henry Fayol mengatakan idealnya superintendent
membawahi 3-4 pengawas, dan seorang pengawas membawahi 20-30
karyawan/pelaksana lapangan.
1 tingkatan manajemen
• 1 manajer

Rentangan datar (flat)

32

Karyawan
2 tingkatan manajemen
• 5 manajer

Rentangan
lebih tinggi

(8) (8) (8) (8)

3 tingkatan manajemen
• 11 manajer

Rentangan
tinggi (tall)

(4) (4) (4) (4) (4) (4) (4) (4)

Rentang Manajemen Lebar vs Sempit
Organisasi dengan meningkatnya jumlah karyawan mempunyai 3 (tiga)
pilihan yaitu:
1. Rentang manajemen naik
2. Hirarki tingkatan manajemen naik
3. Kombinasi antara keduanya
Masing masing mempunyai kelemahan dan kelebihan
Faktor-faktor yang mempengaruhi
rentang manajemen
1. Kesamaan fungsi
semakin sejenis fungsi yang dilaksanakan kelompok kerja, rentangan semakin melebar

2. Kedekatan geografis
semakin dekat kelompok kerja ditempatkan secara fisik, rentangan semakin melebar

3. Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan

semakin sedikit pengawasan langsung yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar

4. Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan

semakin berkurang koordinasi yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar

5. Perencanaan yang dibutuhkan manajer

semakin sedikit perencanaan yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar

6. Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas

lebih banyak bantuan yang diterima pengawas dalam fungsi-fungsi seperti penarikan,
latihan, dan pengawasan mutu, rentangan semakin melebar