Tip untuk EVM assessment

Tip Assessment - 1
Bawalah peralatan yang tepat
• Form assessment fyang benar untuk tiap fasilitas
• Buku catatan/Notebook
• Pena dan pensil
• Digital camera dengan memory yang cukup
• Charger dan/atau batere cadangan
• Meteran (5 sp 8 meter)

Ambil banyak foto

Pastikan anda dapat mengenali fasilitas mana
dikemudian hari. Buat petanda foto pada
permulaan inspeksi.
 Tip Assessment - 2
• Hindari menggunakan laptop selama assessment yg
sebenarnya. Hal ini dapat mengganggu komunikasi
perorangan dan dapat terusak dan harus ”dijaga”
• Kumpulkan form standar bila mungkin. Mungkin berbeda
antar fasilitas didalam negeri, bila tidak, potret contoh yg
ada
• Rencanakan kunjungan kepada para rekan sebelumnya.
Rundingkan bagaimana membagi tugas assessment. Tugas
yg dapat dikombinasi mis. Ukur cold room untuk E2 saat
melakukan E4.
• Petugas gudang dan petugas kesehatan juga rekan anda.
Selalu bersikap positif dan sopan, termasuk waktu
mengajukan pertanyaan yg sulit.
 Tip Assessment - 3
• EVM assessments merupakan telaah berbasis
bukti/evidence-based. Cek secara pribadi apakah peralatan
cold chain berfungsi:
- Bila anda melakukan inspeksi gedung atau
peralatan, lihat secara hati-hati dan buat foto untuk
mendukung observasi anda.
- Bila dalam praktek termasuk pemeriksaan catatan,
periksa catatan dan cek secara rinci (mis catatan suhu).
- Bila menyangkut pelatihan, minta agar
didemonstrasikan (mis mengkondisikan icepack)
……………. Jangan begitu saja percaya bahwa peralatan berfungsi baik atau
bahwa prakteknya dilakukan dg benar hanya karena yg di wawancarai
mengatakan demikian
 Tip Assessment - 4
• Gunakan kotak komentar
Komentar dan rekomendasi merupakan bagian penting dari
assessment EVM
Memberi skor atas indicator saja TIDAK CUKUP
• Petugas gudang dan petugas kesehatan memerlukan
dukungan positif – buat agar kunjungan anda bermanfaat
bagi mereka
- Bila ada masalah , diskusikan cara mereka
meningkatkan – mereka adalah orang yg perlu
melakukan/menyerap perubahan
- Berikan umpan balik sebelum anda meninggalkan
gudang sehingga petugas gudang/petugas kesehatan
merasa berpartisipasi dlam proses assessment.
 Hal – hal yang harus dihindari
• EVM adalah suatu proses – kita bekerjasama untuk perbaikan
- Hindari komentar negatif – petugas yg diwawancarai
mungkin bukan petugas yg bertanggung jawab untuk
memperbaiki keadaan.
- Jangan tergesa-gesa – sediakanwaktu untuk mengenal
rekan yg diwawancarai sehingga anda akan mendapat
jawaban yg jujur.
- Jangan menghilangkan pertanyaan:
 bila tidak memperoleh jawaban, tanyakan lagi dg cara
yg lain.
 Bila tetap tidak terjawab, skor pertanyaan tsb semampu
anda dan gunakan kotak komentar untuk scoring anda.
 Kunjungan
• Gunakan label nama selama kunjungan
• Bagi tugas antar anggota tim sehingga tidak
tumpang tindih. Mis. 2 anggota buat E4, dan
dua yg lain buat E6.
• Kaji catatan dalam periode 6 bulan, bukan 12
bulanan.
Disarankan dari 1 Januari sp 30 June 2010
EVM Pengkajian yang Pertama
 Tujuan Sesi
• Mengkaji pengalaman yg diperoleh dari 3 EVM
assessments yang pertama
• Memperoleh umpan balik
 Pelajaran Utama
Tahap 1: Peroleh kesepakatan dengan negara yang
bersangkutan mengenai program:
• Sampling dan pemilihan lokasi
• Lingkup Assessment (full atau review, atau full DAN review)
• Tanggal assessment dan keberadaan staf
• Pengaturan pembiayaan, termasuk per diem

Tahap 2: Persiapan Pre-assessment

• Persiapkan logistic yg lengkap – pastikan bahwa lokasi
sudah dipilih
• Lakukan pelatihan penelaah lapangan
 Pelajaran Utama
Tahap 3: Tahapan assessment
• Lakukan assessment
• Data entry, cleaning dan analisa
• Review meeting untuk kesepakatan laporan
temuan
• Rencana peningkatan , implementasi dan
pemantauan
Tahap 4:
• Tahap 4: Tindak lanjut ………………………..
Persiapan yang baik dari logistik adalah
penting
• Vietnam and Tunisia: siap dengan dukungan
kuat para mitra
• Senegal: persiapan lambat
• Sediakan waktu untuk menterjemahkan
materi pelatihan
Persiapan tempat
Cetak kuesioner ATK untuk penelaah Pengaturan transpor
pelatihan

Dikemudian hari: Rencana terinci diperlukan dan ceklis logistik ………….

Pelatihan Pengkaji Lapangan Sangat Penting (1)

• Tiga sp empat hari pelatihan dikelas, disususl 1-2 hari

kunjungan lapangan ke lokasi yg representative .
•  pelatihan 2½ + 1 hari di Vietnam terlalu pendek.
• Perhatikan masalah bahasa.
Pelatihan Pengkaji Lapangan Sangat Penting (2)

• Pemilihan penelaah: pilih yg sudah terlatih

dalam manajemen vaksin dan imunisasi.
• Di Vietnam: manajer EPI ,pejabat dan petugas
gudang.
• Di Senegal dan Tunisia: pejabat imunisasi.
• Latih penelaah untuk mengenali kesenjangan
dan membuat rekomendasi.
Penelaah lapangan yg dilatih dengan baik
merupakan prasyarat mencapai sukses…. ……..
 Isue lain dalam pelatihan
• Kuesioner: Hindarkan pelatihan criteria yang tidak dapat diterapkan
(mis. E1).
• Skenario: Mungkin termasuk item yang non-applicable (seperti
VVM, MDVP).
• EVM tool: Tidak perlu pelatihan kecuali penelaah lapangan
menggunakan Excel untuk memasukkan data pada akhir hari kerja.
• EVM tool: Pelatihan perlu bila tool akan dipakai untuk assessment
superisi  butuh waktu ekstra..
• EVM Assistant: Dipakai selama dan setelah pelatihan.
• Data cleaning: Petugas untuk data entry/data cleaning juga harus
dilatih. Data entry harus merupakan proses berkelanjutan selama
periode telaah.
• Konsolidasi dan analisis: Umumnya dikerjakan oleh penelaah
utama, tapi harus berkonsultasi dg rekan-rekan.
Tahapan Assessment phase – gudang primer

• Gudang primer: Assessment pada tingkat ini sangat

kritis.
• Di Vietnam, gudang nasional sudah dilakukan sebelum
pelatihan penelaah lapangan.
• In Senegal and Tunisia: setelah pelatihan
• Gudang Primer: penelaah utama dan staf dinegara ybs
harus ikut serta..
• Data E9 di tkt pusat: pengumpulan data butuh waktu
lama.
• Di Vietnam, proses 2 tahapan. Di Senegal dan Tunisia
selama pelatihan dan tahapan assessment.
 Analisa Dan Penulisan Laporan
• Data entry dan cleaning: Mulai secepatnya untuk mencapai
tanggal pelaporan awal.
• Pertemuan Review : Ikutkan tim lapangan dalam
pembuatan rekomendasi awal
• Konsolidasi dan analisa rinci: Umumnya dilakukan oleh
penelaah utama – tapi harus selalu konsultasi dengan
rekan-rekan.
• Penulisan laporan: Dikoordinir oleh penelaah utama- Tapi
harus berkonsultasi dengan rekan-rekan mengenai
kesimpulan dan rekomendasi dan juga berkontribusi dalam
seksi seksilaporan
• Draft laporan: Harus dibahs dg staf imunisasi senior untuk
mendapat umpan balik dan pengertian.
Rencana Dan Implementasi Perbaikan

Setelah pelaporan:
• Upaya kooperatif: Ikutkan selalu staf . Bila
mitra terkait(mis kantor UNICEF dinegara
tsb),mereka harus berpartisipasi dalam
proses.
• Pemantauan progres: Tindak lanjut itu
penting.
 Indikator Numerik Dan Manajemen Stok

• Dalam beberapa hal, sulit melakukan telaah di

Vietnam and Senegal – EVM Assistant dibuat
sebagai respond an penggunaan di Tunisia.
• Tidak adanya manajemen stok yg memakai
computer di gudang yg besar menyulitkan cek
max-min
• stok dan akan memakan waktu, sekalipun
memakai EVM Assistant. Sediakan cukup
waktu untuk melakukan pengecekan ini.