MENULIS

PROSEDUR KERJA STANDAR (PKS)

BDRS 1.2 1
 TUJUAN PENGAJARAN

Untuk menggambarkan bagaimana

merencanakan dan menulis PKS yang
efektif.

BDRS 1.2 2
 TOPIK INTI

Struktur dan kegunaan PKS.

Merencanakan dan menulis PKS.
Peninjauan kembali PKS.

BDRS 1.2 3
PROSEDUR

Prosedur adalah gambaran setiap

aktivitas yang terdokumentasikan dengan
jelas dan teliti, termasuk urutan
pekerjaan, metoda yg digunakan,
peralatan yang dipakai serta catatan yang
harus disimpan.

BDRS 1.2 4
Prosedur Kerja Standar (PKS)

Kaidah umum :
Bagian penting dari sistim kualitas
Menetapkan dengan jelas bagaimana
proses harus dilakukan.
Harus bisa membuat seseorang yg tidak
terlatih untuk prosedur tersebut mampu
melakukannya.

BDRS 1.2 5
Prosedur Kerja Standar (PKS)

PKS harus :
Tepat dan mutakhir
Komprehensif
Ringkas
Jelas dan mudah diikuti
Diikuti / diterapkan

BDRS 1.2 6
PETA PERENCANAAN PKS

Tidak Tidak Perlu SOP Laksanakan PKS

Ada Kegiatan

Ya Staf diberi sertifikat

Apakah ini prosedur

Baru Ya Latih menjalankan PKS

Pilih penulis Sebarkan PKS

Latih penulis Setujui PKS

Sesuaikan prosedur
dg pekerjaan Validasi PKS

Buat PKS Review draf dg

bantuan ahli dan superviser

Observasi prosedur
yg sedang diterapkan Identifikasi variabel
oleh ahli dan persyaratan penanganan permasalahan

BDRS 1.2 7
PETA PERENCANAAN PKS

Buat flow chart / bagan alur aktifitas

Tetapkan PKS yg akan dibuat,
Alokasikan nomor dan judul PKS (index)
Tulis PKS
Ketik PKS.
Nomor revisi
Validasi PKS
Kirim untuk pengesahan

BDRS 1.2 8
PETA PERENCANAAN PKS

Tanda tangani oleh penulis, direktur

senior atau manajer, manajer kualitas.
Setujui
Lengkapi daftar distribusi – manajer dan
tempat kerja
Distribusikan
Legalisasi dokumen dg mencantumkan
tanggal mulai efektif dipakai
BDRS 1.2 9
MEMPERSIAPKAN PKS
Latar belakang, kegiatan persiapan :
- Segala sesuatu yang diperlukan dapat mengikuti PKS.
- Pahami apa yg sedang dicoba untuk dicapai oleh PKS.
- Pahami semua istilah dan kata-2 yg digunakan
- Ketahui peralatan, barang habis pakai dan alat habis pakai
yang diperlukan
Prosedur itu sendiri
- Instruksi langkah demi langkah secara rinci tentang
bagaimana mengerjakan prosedur
- Bagaimana menentukan hasil yg benar pd akhir prosedur
BDRS 1.2 10
MENULIS PKS

Penulis
- siapa yang harus menulis PKS ?
- manajer / supervisor / pekerja
Menulis review proses
- draft direview untuk akurasi, kejelasan
dan relevansi
- review dilakukan dari atas dan bawah
BDRS 1.2 11
MAKSUD TUJUAN

Tugas
Hasil yang ditentukan.
Alasan mengapa kita membutuhkan PKS.

BDRS 1.2 12
FORMAT

Bervariasi – yang paling umum :

- maksud
- penanggung jawab
- pembatasan
- definisi
- bahan yang diperlukan
- prosedur / instuksi
Lampiran
- tambahan
BDRS 1.2 13
PENANGGUNG JAWAB

Pemakai yang diberi wewenang

- siapa pemakai yang diberi wewenang
( biasanya tidak menyebutkan nama
seseorang)
- apa yang dapat mereka kerjakan
Supervisi
- siapa yang mengawasi proses atau bagian
proses yang dikelola oleh PKS ini
BDRS 1.2 14
PEMBATASAN

Pembatasan terhadap penggunaan PKS

Tentukan level staf yang diijinkan untuk

melakukan pekerjaan
Tentukan level staf yang tidak diijinkan untuk
melakukan pekerjaan
Tentukan lokasi dimana PKS tidak boleh
dipergunakan
Tentukan peralatan yang tidak seharusnya
digunakan berkaitan dengan PKS ybs.
BDRS 1.2 15
DEFINISI

Buat definisi dari kalimat atau kata-kata yang

memungkinkan timbulnya salah tafsir pemakai
PKS
Pengetikan kata :
Jangan menggunakan kata-kata yang kurang jelas,
misalnya : sesuai, relevan, cocok.
Jelaskan singkatan-2.
Jelaskan akronim yang dipakai.
Jelaskan kata-2 yang tidak lazim
Jelaskan kata-2 lazim yang mempunyai arti jamak
BDRS 1.2 16
BAHAN-BAHAN
YANG DIPERLUKAN

Segala sesuatu yang diperlukan oleh pelaksana agar

pekerjaan dapat dijalankan dengan aman, efisien dan
lengkap memenuhi PKS.
- PKS yang relevan
- Semua formulir, lembar data & kertas kerja lain.
- Bahan habis pakai.
- Peralatan yang harus dipersiapkan

BDRS 1.2 17
PROSEDUR

Buat flow chart / bagan alur terlebih

dahulu
Instruksi tahap demi tahap
Instruksi langsung, misalnya :
“kerjakan ….!” bukan “pastikan bhw …..”
Urutan kerja yang logik.
Hanya mencakup satu prosedur saja
BDRS 1.2 18
 YANG HARUS DAN TIDAK BOLEH
DARI PKS (1)
Harus :
Susun dahulu baru buat kalimat
Ketahui dahulu pembaca dan tujuan
Gunakan kalimat-2 dan paragraf-2 pendek dan
lengkap
Satu ide dalam satu kalimat
Sederhana, singkat dan jelas
Gunakan gambar untuk memperjelas
Jelaskan semua terminologi atau simbol yang tidak
lazim
BDRS 1.2 19
YANG HARUS DAN TIDAK BOLEH
DARI PKS (2)

Harus:
Perhatikan ejaan, tanda baca dan huruf
besar
Pastikan bahwa setiap paragraf hanya
untuk satu subjek saja
Pastikan kesinambungan dari Instruksi
atau prosedur
Prosedur dijelaskan hingga tuntas
BDRS 1.2 20
YANG HARUS DAN TIDAK BOLEH
DARI PKS (3)

Hindari :
Berbelit-belit, katakan yang dimaksud
Penggunaan kata atau kalimat yang memberi
arti mendua (contoh : kadang-kadang)
Penggunaan kata-kata prokem dan bahasa gaul
Penggunaan kata keterangan
Penggunaan kata-kata yang berlebihan
Penghilangan kata-kata penting
Penggunaan jargon khusus dari suatu disiplin,
jika mungkin
BDRS 1.2 21
UMUM

Sebaiknya tidak ada gap/celah atau

duplikasi.
Sebaiknya tidak ada pernyataan yang
bertentangan.
Setelah membaca dan memahami
prosedur, dijadikan rujukan.

BDRS 1.2 22
MENGIDENTIFIKASI PKS
Pengelolaan dokumen
- nama organisasi
- judul prosedur
- nomor khusus dokumen termasuk nomor
revisi.
- jumlah halaman / nomor halaman.
- tanggal efektif
- tanda tangan persetujuan
- nama penulis
- tanggal review
- nomor revisi BDRS 1.2 23
TINJAUAN KONSEP PROSEDUR

Konsep prosedur harus ditinjau dan dikomentari /

perubahan dibuat oleh orang yang melakukan
pekerjaan, pelaksana, dan bagian / petugas yang
mungkin secara langsung atau tidak langsung
terpengaruh oleh PKS.
Tetapi keterlibatan semua yang terlibat mungkin
menghasilkan terlalu banyak perbedaan pandangan
dan memperlambat implementasi

BDRS 1.2 24
REVIEW OLEH MEREKA YANG TERLIBAT
DALAM PENGGUNAAN PKS

Gunakan pengalaman mereka yang melakukan

pekerjaan

Tingkatkan kemungkinan dukungan dari

karyawan, yang sekarang harus mengikuti
PKS.

BDRS 1.2 25
REVIEW OLEH MEREKA YANG
TERPENGARUH OLEH PKS

Mampu mengidentifikasi kegiatan / prosedur

yang mempengaruhi bagian lain (merugikan)
Pengetahuan bagian mungkin dapat
meningkatkan efisiensi
Mampu mengidentifikasi jurang komunikasi.
Meningkatkan kemungkinan dukungan dari
bagian-2 yang terpengaruhi oleh PKS.

BDRS 1.2 26
MENGELOLA PKS

Kontrol dokumen
- siapa yang mempunyai dokumen
- kapan dokumen tersebut diberikan
- salinan yang mana

BDRS 1.2 27
MENGGUNAKAN PKS

Untuk melaksanakan proses

Untuk mendemonstrasikan pendekatan
berdasar kualitas yang terpusat terhadap
pekerjaan
Pelatihan
- pelatihan terhadap masing-masing PKS.
- dasar pencatatan pelatihan.
BDRS 1.2 28
RINGKASAN

PKS merupakan bagian penting sistem kualitas

PKS harus ditulis untuk semua prosedur dalam
organisasi produksi
PKS harus jelas, ringkas dan mudah diikuti
PKS harus digunakan untuk pelatihan staf
PKS harus merupakan dokumen hidup
Staf harus mempunyai akses yang mudah
terhadap PKS
PKS harus diikuti
BDRS 1.2 29
HASIL PEMBELAJARAN

Sekarang anda harus mampu :

Menjelaskan kegunaan PKS

Mengidentifikasi karakteristrik utama
dari PKS yang efektif
Menggambarkan bagaimana merencanakan
PKS

BDRS 1.2 30