Anda di halaman 1dari 154

UDIKLAT JAKARTA – 6-7 FEBRUARI 2017

Nama : Endang Sugiarto


Posisi : Tim Pengembangan IT dan Manajemen Ririko PLNE
Riwayat Jabatan : 2013 - 2016 : MS Pengembangan PMO
2012 – 2013 : Sekper PLN Enjiniring
2011 – 2012 : Senior Spesialis Pengembangan PMO
2010 – 2011 : Senior Spesialis Pengelolaan Pinjaman LN (Loan)
2008 – 2009 : Senior Manajer (Ass DD) PMO IT
2001 – 2008 : Kepala Sekretariat DIRUT
1994 – 2008 : Sekretariat DIRUSAHA
1993 – 1994 : Kepala Seksi Pengolahan Data PLN KJB
1988 – 1994 : Kepala Urusan Pengolahan Data PLN KJB

Pengalaman : Pembangunan Aplikasi Akuntansi


Pembangunan Aplikasi Payroll
Implementasi EAM di KitSU dan Kit SBS
Implementasi ERP (Enterprise Resources Planning)
Implementasi EAM (Enterprise Asset Management) Loan JICA
Pembangunan TLSK
Pembangunan Aplikasi PMO IPP
Pembangunan Aplikasi PMO JBN
esugiarto@pln.co.id
Penyusunan SOP PMO IT
08121077670 Pembangunan Aplikasi PMO PLN
2
1 Sistem Ketenagalistrikan 120’

2 Implementasi PMO di PLN 120’

3 Project Management Methodology 240’

4 Knowledge Area 240’

5 WBS dan MS Project 480’

3
DASAR HUKUM
 UU No.30 Tahun 2009 tentang Ketenagalistrikan UU No. 30/2009 ttg
 Peraturan Pemerintah Nomor 14 tahun 2012 tentang Kegiatan Ketenagalistrikan

Usaha Penyediaan Tenaga Listrik sebagaimana telah diubah


dengan Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 2014 KepMen ESDM
 Keputusan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 2682/2008
ttg RUKN (25 THN)
2682.K/21/MEM/2008 tanggal 13 November 2008 tentang Rencana
Umum Ketenagalistrikan Nasional
 Keputusan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 634- KepMen 074/2015
12/20/600.3/2011 tanggal 30 September 2011 tentang Izin Usaha ttg RUPTL (10 thn)
Penyediaan Tenaga Listrik PT PLN (Persero)
 Kepmen ESDM No.0074.K/21/MEM/2015 tentang Pengesahan
Rencana Usaha Penyediaan Tenaga Listrik PT PLN (Persero) Kepdir PLN
ttg RKAP (1 thn)
Tahun 2015-2024
 Kepdir No.0982.K/DIR/2014 tentang Rencana Usaha Penyediaan
Tenaga Listrik (RUPTL) PT PLN (Persero) Tahun 2015-2024

4
4
SISTEM KETENAGALISTRIKAN
Pembangkit : 40.264 MW
Transmisi : 41.682 kms
Distribusi : 890.091 kms
Pelanggan : 61.167.980
KAPASITAS KETENAGALISTRIKAN (2015)

PEMBANGKIT – 40.264 MW JARINGAN – 41.683 kms


• PLTU 21.087,15 MW (52,37%) • 500 kV : 5.053 kms
• PLTGU 8.894,10 MW (22,09%) • 275 kV : 1.512 kms
• PLTD 3.175,77 MW (7,89%) • 150 kV : 30.833 kms
• PLTA 3.566,17 MW (8,86%) • 70 kV : 4.279 kms
• PLTG 2.981,31 MW (7,40%), • 25 & 30 kV : 4,16 kms
• PLTP 550,89 MW (1,37%)
• PLT Surya & Bayu 9,87 MW (0,02%) DISTRIBUSI – 890.091 kms
• JTM : 346.970 kms
PELANGGAN – 61.167.980 • JTR : 543.120,66 kms

• Rumah Tangga 56.605.260


• Industsri 63.314
• Bisnis 2.894.990
• Sosial 1.261.516
• Kantor 156.782
• PJU 186.118

6
BIAYA OPERASI PEMBANGKIT

7
8
STRUKTUR ORGANISASI PT PLN (PERSERO)
PERUBAHAN
STRUKTUR ORGANISASI UNIT INDUK PEMBANGUNAN
PERUBAHAN
UIP KIT SUM UIP SUMBAGUT UIP SUMBAGSEL UIP KALBAGTENG UIP KALBAGTIM UIP SULBAGUT
(MEDAN) (MEDAN) (PALEMBANG) (BANJAR BARU) (BALIKPAPAN) (MANADO)

UIP SUMBAGTENG UIP KALBAGBAR


(PEKANBARU) (PONTIANAK)

NAD
UIP SULBAGSEL
(MAKASSAR)

KALTIM

KALBAR SULUTENGGO
MALUKU
BABEL KALSELTENG

S2JB
SULSERABAR PAPUA
UIP JBT II
LAMPUNG (YOGYAKARTA)
JAYA

UIP ISJ JABAR JATEN


JATIM
(JAKARTA) G NTB NTT UIP MALUKU
BALI (AMBON)
UIP JBB
(JAKARTA) UIP PAPUA
(JAYAPURA)
UIP JBT I
(BANDUNG) UIP JBTB I UIP JBTB II UIP NUSRA
(SURABAYA) (SURABAYA) (MATARAM)

Keterangan :
REG- REG- REG- REG- REG- REG- REG-
SUM JBB JBT JBTB KAL SNT MP
PERAN ORGANISASI DI PLN

Supporting

Litbang Pusat Sertifikasi PUSMANKON Pusdiklat Pusharlis

Perencanaan
Konstruksi Operasi Niaga
/ Enjiniring

•Pusenlis Pembangkit : Penyaluran :


•UIP
•PLN Enjiniring (9) •Rekadaya Elektrika •KIT SBU •UT JBB, JBT, JBTB
•Reka Consult •KIT SBS •P3B Sumatera
•Tj. Jati •Wilayah/Distribusi
•Wilayah/Distribusi •Batam
Unit PLN •Indonesia Power (1)
Anak / Cucu Perusahaan PLN •PJB (2) Distribusi / Niaga :
•Batam (3) •Wilayah
Anak Perusahaan PLN : •Tarakan (5) •Distribusi
-PT PLN Batubara (Pemasok)(6) •PT Haleyora Power (11) •Batam
-PT Icon+ (4) •PT PLN Geothermal (7) •Tarakan
-Majapahit Holding BV (10) •PT GDE (8) •Haleyora
Pembangunan Pembangkit, Transmisi dan Gardu
Induk
Kalimantan Juta USD
Sumatera Juta USD Sulawesi & Juta USD
103 2.852 MW 42 Pembangkit 4.000 Nusa Tenggara
11.326 MW 14.282
Pembangkit 7.883 kms 68 Transmisi 1.122 112
4.159 MW 5.434
19.305 kms 210 Transmisi 3.840 115 Gardu Pembangkit
3.910 MVA 324 7.207 kms 90 Transmisi 1.169
32.406 398 Gardu Induk
2.475
MVA Induk 165 Gardu
5.620 MVA 412
Induk

Total Indonesia Juta USD


42.940 MW 402 Pembangkit ** 53.663
46.597 kms 732 Transmisi 10.893
108.789 Jawa-Bali Juta USD Maluku & Papua Juta USD
1.375 Gardu Induk 8.386
MVA
23.864 MW 96 Pembangkit 28.955 739 MW 49 Pembangkit 992
Total 72.942*
11.185 kms 349 Transmisi 4.615 1.017 kms 15 Transmisi 148
66.083 672 Gardu 25 Gardu
5.114 770 MVA 61
*belum termasuk kebutuhan dana MVA Induk Induk
untuk tanah, Interest During
Construction (IDC) dan pajak-pajak Legenda: MW: Megawatt kms: Kilometer-sirkuit MVA: Mega-volt ampere
**PLTM tersebar sudah dibreakdown
per-lokasi. 12
LESSON LEARNED - FTP I & II PROJECTS

FTP-1 (37 Projects) FTP-2 (76 Projects) -> Permen ESDM No 21 Th 2013

TOTAL 9.975 MW
PLN (17 lokasi : 5.749 MW)
IPP (59 lokasi : 12.169 MW)
PLN IPP
-PLTA (4 lokasi : 1.379 MW) -PLTA (6 lokasi : 424 MW)
TOTAL (76 lokasi : 17.918 MW)
-PLTG (1 lokasi : 280 MW) -PLTP (46 lokasi : 4.625 MW)
-PLTP (6 lokasi : 340 MW)
-PLTU (7 lokasi : 7.120 MW)
-PLTU (6 lokasi : 3.750 MW)

Proyek Reguler (198 lokasi )

PLN (140 lokasi : 1.902 MW) PLN IPP


IPP (58 lokasi : 10.591 MW) -PLTA (3 lokasi : 993 MW)
-PLTA (2 lokasi : 497 MW)
-PLTGB (1 lokasi : 8 MW)
TOTAL : 12.493 MW -PLTP (3 lokasi : 15 MW)
-PLTG (1 lokasi : 82 MW)
-PLTGU (2 lokasi : 90 MW)
-PLTS (89 lokasi : 17 MW)
-PLTMG (2 lokasi : 22 MW)
-PLTU(44 lokasi : 869 MW) :
-PLTP (17 lokasi : 1.320 MW)
•Skala Kecil (24 lokasi : 265 MW)
-PLTU (34 lokasi : 8.580 MW)
•Merah Putih (17 lokasi : 364 MW)
•Di luar skala kecil dan Merah Putih (3
lokasi : 240 MW)

13
LESSON LEARNED - EKSEKUSI FTP 1

Data hasil FS, SI Tanggal Efektif Ambigue pasal2 Pembayaran kpd Penanganan adm
kurang akurat mundur, Jadwal dalam kontrak Kontraktor sering kontrak kurang cakap
sehingga Klaim. Proyek tetap. sering dispute terlambat
Azas BMW Proyek
Tidak Tercapai

Pendanaan Pemahaman Proses Proses


Lokasi bergeser,
belum ada, tanah Kontrak EPC Pembayaran, Pengawasan,
perijinan sangat
belum bebas. CDA, General TOP, BG, Pengendalian
banyak dan lama, PERFORMA
Kontraktor Condition, Penganggaran Kontrak,
kondisi actual PROYEK
diminta mulai Spesifikasi (Cash flow Komisioning,
berbeda (pasal
bekerja (tidak Ambigue (Hak terkendala dan STOP (Proyek
sapujagat)
boleh klaim) Owner) progress stop) tidak selesai2)

1. Pelayanan Plg
terkendala
Perlu waktu yang Perlu pelatihan GC Kontrak Tanamkan bahwa Semua pihak harus 2. Keuangan
cukup utk proses membaca kontrak menggunakan FIDIC keterlambatan proyek bersinergi utk Memburuk
inisiasi proyek & dan PMS (CPM) yang sesuai type merugikan semua pengendalian
perencanaannya. kontraknya pihak Kontrak
Terus dilakukan
Perlu counterpart Knowledge Sharing Perlu secara rutin Jangan berpikir Pertumbuhan
dan pengawasan lintas Divisi, Unit dilakukan forum sektoral agar hasil ekonomi nasional
yang lebih ketat utk Induk, Unit diskusi FIDIC yg dicapai terkendala
akurasi hasil Penunjang membawa kebaikan
kepada Koorporat.

14
1 Sistem Ketenagalistrikan

2 Implementasi PMO di PLN

3 Project Management Methodology

4 Knowledge Area

5 WBS dan MS Project

15
MENGAPA PERLU PMO ?

Investasi PLN mengelola kegiatan investasi pembangunan sistem


ketenagalistrikan yang nilainya cukup besar

Kompleksitas Proses Bisnis kegiatan Proyek mulai dari


Proses tahap Pra Proyek, Tahap Implementasi Proyek sampai
Bisnis Tahap Pasca Proyek.

Terbatasnya Kompetensi SDM Proyek dan transfer


Kompetensi
knowledge belum berjalan secara optimal

Belum terciptanya mekanisme knowledge dan skill


Pembinaan transfer kepada pegawai muda yang akan melanjutkan
estafet kegiatan pengelolaan proyek

1616
IKHTISAR RUPTL

Pra-
Perencan Penyelesa
Inisiasi Pelaksanaa Pelaksanaan Operasi Terminasi
aan ian
n

RUPTL 3449 544 358 637 199 95 0 5282


Proyek 0 472 211 433 147 86 57 1406
PLN 0 256 141 403 144 84 36 1064
IPP 0 215 70 30 3 2 21 341
*Sumber Dana 0 2,958 26,959 87,642 88,082 6,884 3,357 215,882
*PHLN & Loan 0 0 16,844 45,254 78,807 6,190 1,714 148,810
*APLN 0 2,693 9,360 32,335 8,651 646 1,642 55,328
*APBN 0 266 754 10,052 623 49 0 11,744
Kontrak 0 19 101 945 268 96 6 1435
Konstruksi 0 0 14 633 196 87 5 935
Pendukung 0 19 85 283 69 9 1 466
IPP 0 0 2 29 3 0 0 34
*Nilai Kontrak 0 33 16,388 112,155 104,757 9,573 540 243,446
*Konstruksi 0 0 15,178 110,630 103,453 9,565 540 239,366
*Pendukung 0 33 1,210 1,525 1,304 8 0 4,081

17
Tingkatan Pengelolaan Proyek

Alignment dengan objektivitas perusahaan

Portfolio Optimalisasi keputusan Investasi


Management

Pengaturan hubungan antar proyek

Program Benefit Management


Management
Governance

Konsistensi

Project Proses yang berulang


Management

18
19
19
Fungsi PMO
Consulting
Resource Pool
Status Mentoring
Reporting
Knowledge
Management
Monitoring &
Control Project
Project
Support
Support

Document
Benefit
Managemen Oversight
Oversight Practices
Practices
Management
t

PMO Lesson
Portfolio Learned
Management

Governance
Governance Academy
Academy
Training
Standar Proses &
Methodologi

Policy & Project Professional


Prosedur Review & Development
Audit

20
Preproject In Project Post Project

Selection & Project


Training Post Project Review
Prioritization Review
meningkatkan Pengawasan pasca
pemilihan dan penentuan peninjauan
kompetensi project
prioritas proses

Tahapan Project
Archiving
Project Registration
1. Initiation (mendefinisikan) mengumpulkan, menata,
Mendaftarkan 2. Planning (menyusun) dan mengatur akses
3. Execution (implementasi)
4. Controlling (mengendalikan)
5. Closing (mengakhiri)

Monitoring &
Project Team
Mentoring Reporting
Assignment mendampingi Memonitor &
penunjukan
Melaporkan
PMO PLN

Tools & Methodologi Maintaining (memelihara tools dan metodologi)


21
Program Management
Komponen :
- People
80
Project A - Process
60
Project C
Project B
- Tools / Technology
40 Project D

20 Project E

Project Management
ORIGINATE INITIATE IMPLEMENT POST-IMPLEMENTATION

Support successful individual


project..........

Komponen : PRE-FLIGHT TAKE-OFF FLIGHT LANDING

- Time
- Cost
- Scope

• Proyek : dianalogikan dengan aktivitas penerbangan yang harus melalui 5 tahap kegiatan (metodologi) yaitu : Persiapan,
Perencanaan, Takeoff, Monitoring dan Landing (pendaratan).
• Project Manager : dianalogikan dengan Pilot pesawat
• Project Management : Pengelolaan project dengan menggunakan kaidah-kaidah baku (metodologi)
• Program Management Office : dianalogikan dengan Pengendali Airport (Air Traffic Controller).

5/24/2019 SOP PMO-PMM PLN 22 22


1-Pengadaan Tanah
7-Supervisi Konstruksi (PLN JMK)
2-Ijin (Jetty (Menhub))
8-Testing & Commissioning (PLN Jaser)
3-Amdal, RKL, RPL
Survey, Sosialisasi, Data Primer dan
Sekunder (Kimia, biologi, sosial
ekonomi, budaya, kesehatan.
Diverifikasi oleh komisi penilai Amdal

4-Feasibility Study 9-Closing


Kajian sistem tenaga listrik, Kajian lokasi
proyek dan topografi, kajian dampak
aktivitas, kajian ketersediaan bahan
bakar, kajian desain proyek (plant layout, 10-COD
general arrangement, description dan
drawing) terkait Mechanical, Civil dan
Electrical.
(pln Pusenlis atau PLNE)
5-Procurement
6-Construction
Sipil : Turbin, main house, Trafo area, cooling tower, ash yard, dry coal shed, transfer tower, chimney, coal conveyer, ID Fan, coal crusher building, CW pump
house, coal sampling room, network control, coal handling control , underground coal bunker, pipe rack, admin building, integrated water equipment, chemical
waste water workshop, water intake pump house, limestone, coal containing waster water treatment area, fence, transmission line
Mekanikal : CW System, main house, boiler area, balamce of plant, electrostatic precipitator
23
Elektrikal : Turbine area, main building, coal conveyer gallery, chemical water treatment area 23
ENJINIRING
1. Design review (mechanic, electrical dan I&C)
2. Pemeriksaan dan persetujuan teknis atas spek material dan equipment yang digunakan kontraktor
3. Inspeksi quality control di pabrikan
4. Pemeriksaan dan persetujuan prosedur pelaksanaan test di pabrik
5. Pemeriksaan dan persetujuan dokumen quality assurance dan quality control
6. Pemeriksaan dan persetujuan dokumen Design, Operation and Maintenance (DOM) yang disiapkan kontraktor
7. Pemeriksaan dan persetujuan dokumen procedure test peralatan, sistem serta prosedur komisioning (individualm system
dan performance test).

SUPERVISI KONSTRUKSI
1. Review jadwal produksi (manufacturing dan shipment) oleh kontraktor
2. Review dan memberikan rekomendasi penerimaan terhadap dokumen QA / QC dari kontraktor
3. Pengawasan pabrikasi dan prosedur testing peralatan dan memberikan rekomendasi utama.
4. Menyiapkan laporan hasil pengawasan pabrikasi dan pekerjaan di lapangan.
5. Pengawasan pekerjan konstruksi ternasuk testing dan komisioning peralatan dan system plant.
6. Review dan memberikan rekomendasi penerimaan terhadap progress report pabrikasi, konstruksi dan komisioning.
7. Review dan memberikan rekomendasi penerimaan terhadap drawing yang disampaikan kontraktor
8. Berkontribusi pada setiap weekly dan monthly meeting

24
A. CIVIL B. MECHANICAL
1. Site Preparation 1. Boiler and auxiliary equipment
2. Steam turbine building 2. Steam turbine and auxiliary
3. Control building foundation & structural
3. Condenser and feed water heating plant
4. Boiler and auxiliary building
5. Stack 4. Plant water system
6. Miscellaneous building structure 5. Piping
7. Cooling water intake & discharge structure 6. Coal bunker
8. Fuel oil tank ad boundary wall 7. Fluidized fuel boiler
9. Pipe work support structure 8. Electrostatic precipitator
10. Coal unloading jetty, trestle, stacker reclaimer, underground
9. Fuel gas exhaust system
hopper, crusher house
11. Coal storage (with coal shed) and coal handling facilities 10. Coal handling plant
12. Ash yard, ash run off pond, ash silo 11. Coal conveyor system
13. Switch yard, structure adn substation building and related 12. Ash disposal equipment & system
structure 13. Feed water pumping and pre heating system
14. Fire station building
15. Slopes stabilization and river protection
16. Site finishing (road, drains, fence, environmental protection etc) C. ELECTRICAL
1. Generators complete
2. Generator transformator and unit auxiliary transformer
3. Substation double bus bar and one breaker to existing
D. OTHERS substation
4. Control and instrumentation
1. Training
2. Mandatory spare part
5. Grounding, CCTV, cathodic protection, protection &
3. Maintenance tool and testing equipment metering, PDC, etc
4. Consumable
25
5. Manufacture inspection adn design review expediting
25
MILESTONE PEMBANGUNAN PLTU
K 1. First Piling
PRA KONSTRUKSI 2. First Column Erection
O 3. Boiler
N 4. Boiler steam drum
1. Feasibility Study 5. Steam turbine
2. AMDAL S 6. Chemical cleaning
T 7. Coal bedding
3. Perizinan 8. First firing
4. Kepastian Pendanaan R 9. First turbine rolling
10. Hydrostatic test
5. Penyusunan Dokumen Lelang U 11. Synchronization
6. Pelelangan K 12. Performance test
SI 13. Load test
7. Pembebasan lahan 14. Load rejection
8. Kontrak 15. Net dependable capacity test
16. Relaibility run test
9. Effective Date of Contract 17. Back feeding
18. SLO (Sertifikat Laik Operasi) dari Ditjen KTL
19. COD (Commercial Operation Date)
20. TOC (Taking Over Certificate)
21. FYI (First Year Inspection)
22. FAC (Final Acceptance test)
23. STP (Serah Terima Proyek) ke Unit Operasi
PROSES PELAKSANAAN
KONSTRUKSI PEMBANGKIT

27
FASE DAN FUNGSI PMO

28
PROSES BISNIS PMO
INISIASI PERENCANAAN PRA PELAKSANAAN PELAKSANAAN PENYELESAIAN

Proses Bisnis Proyek dalam Aplikasi


Fase Konstruksi
PMO terdiri atas 111 Proses mulai dari
fase Inisiasi sampai dengan fase
penyelesaian 29
PROSES BISNIS PMO

INISIASI PERENCANAAN PRA- PELAKSANAAN PENYELESAIAN


PELAKSANAAN
DIVRET, DIV BAT, DIV GBM, DIV RKO, DIV KEU, DIV AKO,
DIVSIS DIV MRO
DIV ANG, DIVDAS, DV IPP, DIV UIP, DIVKON UIP, DIV AKO, DIV KON
GBM, DIV BAT, DIV PNK, UIP

Analisis Keperluan Analisis Kelayakan & Persiapan Lingkungan Aktivitas Konstruksi Finalisasi
Aset Rancangan Proyek dan Pengadaan Lahan • Progress fisik Kontraktual
• Penyusunan RUPTL • Penyusunan monitoring • Testing
Inisiasi Sumber
Spesfikasi Teknis, Commissioning
dan KKP Pendanaan • Pencatatan progress
Basic Design • COD
• APLN fisik dan resiko
• Penyusunan HPE/ • STOP
• APBN proyek
engineering • TOC
• Two Steps Loan • Pencatatan Progres
• Pembuatan Studi • FAC
• Direct Loan Expanse & Disburse
Kelayakan Proyek • STP
non IPP Pengadaan Kontraktor
• Penyusunan • Perencanaan
Rencana Program Pengadaan
Implementasi • Pelaksanaan
Pengadaan
Penyusunan
Spesifikasi Energi Pengadaan
Primer Pengembang IPP
Penyusunan Kajian Pengadaan Pemasok
Risiko Proyek Energi Primer

30
Fase Inisiasi
 Fase Inisiasi merupakan fase atau tahap pertama dari Proses Bisnis
Proyek. Pada fase ni terdapat proses analisi keperluan Aset melalui
sebuah Forum Perencanaan yang dihadiri oleh berbagai Divisi terkait
di PLN. Hasil forum tersebut nantinya akan dituangkan dalam bentuk
Rencana Usaha Penyediaan Tenaga Listrik (RUPTL).

 Kegiatan dalam Fase Inisiasi :


- Menyusun dan memasukan daftar Proyek dalam RUPTL
- Mengkoordinasikan Penyusunan KKP (Kajian Kelayakan Proyek)

 Output Fase Inisiasi :


- Dokumen RUPTL
- Dokumen KKP

31
Fase Perencanaan
 Setelah suatu calon Aset dituangkan dalam RUPTL, maka langkah selanjutnya adalah
menyusun perencanaan proyek. Fase Perencanaan ini sangat penting karena hanya dengan
perencanaan yang matang dan cermat maka proyek dapat dijalankan dengan baik dan
terkontrol. Fase Perencanaan akan menilai apakah suatu proyek layak secara teknis dan
layak secara komersil.

 Pada Fase inilah suatu proyek ditetapkan apakah dilanjutkan atau dihentikan (Go or Not Go).

 Kegiatan dalam Fase Perencanaan :


- Melakukan survey pendahuluan
- Menetapkan ruang lingkup proyek, khususnya terkait energi primer yang digunakan
- Menyusun Spesifikasi Teknis/ Desain Awal/ Basic Design dan Harga Perkiraan Enjiner
(HPE)
- Menyusun Kajian Risiko
- Menyusun Financial Projection/ Proyeksi Pendanaan
- Menyusun Dokumen Feasibility Study (Studi Kelayakan Proyek)

 Output Fase Perencanaan :


- Project Charter - Dokumen Kajian Risiko - Dokumen FS
- Basic Design - Dokumen Financial Projection - Dll

32
Fase Pra Pelaksanaan
 Setelah suatu calon Aset dinyatakan Layak secara Teknis dan Komersil yang tuangkan
dalam Dokumen Feasibility Study, maka langkah selanjutnya adalah
 (1) Menentukan Pendanaan,
 (2) Melakukan Pengadaan Kontraktor/Pengembang IPP/Pemasok Energi Primer, dan
 (3) Melakukan Persiapan Lingkungan dan Pengadaan Tanah.

 Fase ini sangat penting karena akan menentukan proses selanjutnya berdasarkan jenis
pendanaan yang digunakan. Setiap jenis pendanaan memiliki mekanisme yang berbeda-
beda.

 Kegiatan dalam Fase Pra-Pelaksanaan :


- Menentukan dan Mempersiapkan Pendanaan  APLN/ APBN/ Loan
- Membuat Tender Document dan melaksanakan pengadaan
- Mempersiapkan proses perizinan dan pengadaan Tanah
- Dll

 Output Fase Pra-Pelaksanaan :


- Surat Kuasa Investasi (APLN) - DIPA APBN - DIPA SLA (Loan)
- Tender Document - Dokumen Kontrak
- Dokumen Studi Lingkungan - AMDAL - Izin Prinsip
- Bukti Pembebasan Lahan - Dll

33
3-1 PENDANAAN

34
3-1 PENDANAAN

35
3-1 PENDANAAN

36
3-2 PENGADAAN

37
3-3 LINGKUNGAN DAN LAHAN

38
3-3 LINGKUNGAN DAN LAHAN

39
Fase Pelaksanaan
 Tahap Pelaksanaan Proyek (Project Execution) adalah suatu proses untuk melaksanakan
perencanaan proyek yang tertuang dalam RUPTL, dan untuk mencapai objective
(sasaran) proyek. Adapun tujuan Pelaksanaan Proyek adalah:
1. Merealisasikan perencanaan proyek yang tertuang dalam Project Management Plan.
2. Mengkoordinasikan dan mengoptimalkan kinerja Project Team serta pemanfaatan
sumber daya non-personil.
3. Melaksanakan aktivitas proyek sesuai metodologi dan standar proses yang sudah
didefinisikan.
4. Merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang sudah disetujui.
5. Mendokumentasikan aktivitas dan kemajuan proyek serta mengkomunikasikan
secara internal dan eksternal.

 Kegiatan dalam Fase Pelaksanaan :


- Aktivitas Konstruksi
- Pembayaran Konstruksi sesuai Progres Pekerjaan
- Melanjutkan proses pengadaan Lahan (untuk proyek Transmisi jika belum selesai)

 Output Fase Pelaksanaan :


- Laporan Rutin Progress Konstruksi
- Invoice Pembayaran
- Dll

40
Fase Penyelesaian
 Tahapan Penyelesaian Proyek/ Project Closing merupakan suatu rangkaian aktivitas
untuk mengakhiri proyek atau fase proyek yang meliputi serah terima deliverables, post
project review, penutupan kontrak, pengarsipan dokumen proyek dan pembubaran tim.
Tujuan Project Closing adalah :
1. Secara formal mengakhiri proyek dengan pihak-pihak yang terlibat di dalam suatu
proyek.
2. Memperoleh Acceptance of Deliverables dari Customer.
3. Mengarsipkan dokumen proyek sebagai Historical Information dan dokumentasi
Lesson Learned.
4. Mengakhiri penugasan anggota tim proyek.

 Kegiatan dalam Fase Penyelesaian :


- Finalisasi Kontraktual yang ditandai dengan membuat BA SLO, COD, TOC, dan
FAC.
- Finalisasi Kepentingan Stakeholder berupa membuat Laporan Kegiatan Selesai
(APBN)

 Output Fase Penyelesaian :


- Sertifikat Laik Operasi (SLO) - Commercial Operational Date (COD)
- Taking Over Certificate (TOC) - Final Acceptance Certificate (FAC)
- Serah Terima Proyek (STP) - Laporan Kegiatan Selesai (LKS)

41
42 42
1 Sistem Ketenagalistrikan

2 Implementasi PMO di PLN

3 Project Management Methodology

4 Knowledge Area

5 WBS dan MS Project

43
Project
 Upaya temporer yang dilakukan untuk menciptakan / membangun sebuah produk,
service atau hasil yang unik (produk yang khas). Ciri sebuah proyek adalah kegiatan
yang memiliki tahap mulai (initiation) dan tahap akhir (closing).

Project Management
 Penerapan pengetahuan, keterampilan, alat bantu dan teknik-teknik yang mendukung
kegiatan proyek untuk memenuhi kebutuhannya sehingga proyek tersebut bisa berjalan
secara efektif dan efisien,
"(PMBOK Guide, 3rd Edition, Project Management Institute Inc., Pennsylvania, 2004.)

Dengan kata lain :


PM adalah sesuatu yang dibutuhkan untuk membuat sebuah proyek dapat berjalan tepat waktu,
tepat dana dan sesuai dengan lingkup (scope) yang diinginkan dengan tetap mengedepankan
kwalitas yang baik.

44
What is a methodology?
A project methodology tells you what you have to do, to manage your projects from
start to finish. It describes every step in the project life cycle in depth, so you know
exactly which tasks to complete, when and how. Whether you're an expert or a novice,
it helps you complete tasks faster than before.

Why do you need one?


As a Project Manager, you need a Project Management Methodology to steer your
projects in the right direction and keep them on track. You also need it to help you
manage your projects in a structured, repeatable fashion. That way, you can apply the
same approach to every project you undertake.

45
 PMBOK (Amerika)
Manajemen Proyek adalah aplikasi atau implementasi dari pengetahuan,
keterampilan, perangkat dan teknik pada suatu aktivitas proyek untuk
memenuhi kebutuhan tujuan suatu proyek.

 PRINCE2 (Inggris)
Perencanaan, pemantauan dan pengontrolan terhadap semua aspek
yang terdapat dalam sebuah proyek, serta motivasi yang ada didalamnya
untuk mencapai tujuan proyek dengan waktu, biaya, kualitas dan
performansi yang telah ditentukan

 DIN 69901 (Deutsches Institut für Normung-German


Organization for Standarization)
Manajemen proyek adalah sekumpulan lengkap penugasan pekerjaan,
teknik serta perangkat yang diaplikasikan selama eksekusi atau
pelaksanaan proyek.

46
ACUAN PROJECT MANAGEMENT
PRINCE2 = Project in Control Environment

DIN = Deutch institue for Normung

PMBOK = Project Management Body of Knowledge

47
Sebagai metodologi dalam pelaksanaan proyek di seluruh unit PLN

Mewujudkan program dapat berjalan sesuai dengan hasil yang diharapkan oleh
PT PLN (Persero).

Memberikan pemahaman tentang manajemen proyek yang lebih baik,

Menunjang pemantauan program pengembangan SDM Proyek yang ada di PT


PLN (Persero).

Memberikan knowledge tentang pentingnya manajemen ruang lingkup pekerjaan


(scope), penjadwalan (scheduling), dan biaya (cost) proyek yang baik.

Memberikan pemahaman tentang pentingnya manajemen SDM, komunikasi dan


manajemen risiko yang baik dalam suatu proyek.

48
Masih sangat lemah
Kwantitas dan kwalitas
Masih belum memenuhi

Metodologi
SDM

INITIASI PROJECT OUTPUT

Maturity Scope
Tidak didefinisikan
dengan jelas

Tidak ada prosedur formal Dokumentasi tdk tertata


Kontrol minimum, Tanpa guidelines sesuai kaidah

49
Sumber : SHARING VISION™

50
EPC
UIP memberikan
TOR (Terms of Reference) UIP

Konsultan Supervisi Supervisi


QA / QC
Enjiniring Enjiniring Konstruksi

ENGINEERING PROCUREMENT CONSTRUCTION

Basic Bid Kontraktor Detail


Design Doc Design

SUPERVISI ENJINIRING SUPERVISI KONSTRUKSI


1. Design review (mechanic, electrical dan I&C) 1. Review jadwal produksi (manufacturing dan shipment) oleh kontraktor
2. Pemeriksaan dan persetujuan teknis atas spek material dan equipment yang digunakan 2. Review dan rekomendasi penerimaan terhadap dokumen QA / QC dari kontraktor
kontraktor 3. Pengawasan pabrikasi dan prosedur testing peralatan & rekomendasi utama.
3. Inspeksi quality control di pabrikan 4. Menyiapkan laporan hasil pengawasan pabrikasi dan pekerjaan di lapangan.
4. Pemeriksaan dan persetujuan prosedur pelaksanaan test di pabrik 5. Pengawasan konstruksi termasuk testing dan komisioning peralatan dan system plant.
5. Pemeriksaan dan persetujuan dokumen quality assurance dan quality control 6. Review dan memberikan rekomendasi penerimaan terhadap progress report pabrikasi,
6. Pemeriksaan dan persetujuan dokumen Design, Operation and Maintenance (DOM) konstruksi dan komisioning.
yang disiapkan kontraktor 7. Review dan memberikan rekomendasi penerimaan terhadap drawing yang
7. Pemeriksaan dan persetujuan dokumen procedure test peralatan, sistem serta prosedur disampaikan kontraktor
komisioning (individualm system dan performance test). 8. Berkontribusi pada setiap weekly dan monthly meeting
51
51
PROSES ENJINIRING KETENAGALISTRIKAN
LEVEL 1

PRE –
FEASIBILITY FEASIBILITY ENJINIRING CONSTRUCTION TESTING & OPERATION &
PROCUREMENT
STUDY STUDY DESAIN COMMISIONING MAINTENANCE

ENJINIRING
IMPROVEMENT
SUPERVISION

CONSTRUCTION
SUPERVISION

52
52
PROBIS ENJINIRING KETENAGALISTRIKAN
LEVEL – 2

PRE FS FS ENGINEERING
DESIGN PROCUREMENT
1. Site Reconnaissance 1. Conceptual Design
2. Secondary data collection 2. Site Investigation 1. Basic Design 1. Bid Qualification
3. Site Selection 3. System Studies 2. Detail Design 2. Pre-Bid Meeting
4. Preliminary Conceptual 4. KKO 3. Bid Document 3. Site Visit
Design 5. Fuel System (Contractual 4. Evaluation
5. Preliminary System 6. Financial Analysis Requirement and 5. Contract Negotiation/
Studies 7. Risk Management Technical Contract Discussion
6. Preliminary Financial 8. Project Schedule Requirement)
Analysis 9. Enviromental Impact
Analysis

SYSTEM IMPROVEMENT CONSTRUCTION


1. Power System Study 1. Project Management
TAKING OVER 2. Engineering Supervision
2. Power System management
3. Transmission System CERTIFICATION 3. Construction Supervision
Improvement 4. Test and Comissioning

53
53
PROJECT MANAGEMENT CONCEPT

PROJECT ELEMENTS
DESIGN &
SPECIFICATION

MEASURE

EQUIP-
WORKER
MENT
OBJECTIVE

QUALITY
COST

TECH- SAFETY
NIQUE
PROJECT
CONTROL

FUND
MATERIAL
PRO-
GRESS
ADMINIS-
TRATION

CONDITIO
N

54
Sponsor

 People Project Manager


PSO

Member Member Member

 Process Initiate
Define &
Organize
Plan
Track &
Manage
Close Out

Least Moderate Most Project Definition Document


 Tools Schedul
Flexible

Flecible Flexible
People
Schedule
Scope
e Project
Scope  Resource Resourcies Definition
Deliverables Deliverables Document
Resource Risk
Delta Matrix s
 Approach
Analysis
Project Definition Document
Flexibility Matrix

Network &
Critical Gantt
Path Chart
Analysis

55
Mulai Selesai

Project Project Project Project


Initiation Planning Execution Closing

Project
Control

Initiation : tahap awal proyek berupa penyusunan ruang lingkup


Planning : tahap perencanaan proyek secara rinci
Execution : tahap pelaksanaan proyek sesuai rencana
Control : tahap pengawasan proyek
Closing : tahap penutupan proyek
56
INITIATION (8 Hal) EXECUTION (2 Hal) CLOSING (25 Hal)
1. DOC - Project Definition 1. FRM - Work Result Guidelines
2. FRM - Quality Audit Form 1. DOC - Post Project Review Customer Survey
2. DOC - Post Project Review Customer Survey
PLANNING (55 Hal) Result
CONTROLLING (17 Hal) 3. CHK - Project Closing Checklist
1. DOC - Project Management Plan 4. CHK - Project Acceptance Checklist
2. CHK - Cost Estimating Checklist 1. DOC - Project Progress Report
5. CHK - Project Archive Checklist
3. CHK - Project Planning Checklist 2. TBL - Activity Tracking Table
6. FRM - Laporan Pelaksanaan Pekerjaan
4. CHK - Project Change Control System 3. FRM - Project Plan Management Update
7. FRM - Hasil Pemeriksaan dan Pengujian
5. FRM - Project Budget 4. FRM - Estimate Cost At Completion
8. FRM - Berita Acara Hasil Pemeriksaan dan
5. FRM - Issue Form
6. FRM - Procurement Plan Worksheet Pengujian
6. FRM - Issue Log
7. FRM - Scope Statement 9. FRM - Laporan Penyelesaian Pekerjaan
7. FRM - Risk Form
8. FRM - Work Breakdown Structure 10. FRM - Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan
8. FRM - Problem Report
9. FRM - Project Interlink Worksheet 11. FRM - Berita Acara Serah Terima Pekerjaan
9. FRM - Problem Log
10. FRM - Stakeholder Analysis 10. FRM - Status Meeting Agenda
11. FRM - Project Team Assignment 11. FRM - Minutes of Meeting
12. FRM - Project Organization Structure 12. FRM - Activity List
13. FRM - Communication Plan 13. FRM - Change Request
14. FRM - Statement of Work 14. FRM - Change Request Authorization
15. FRM - Project Schedule 15. FRM - Change Request Log PDN : 1 Template
16. FRM - Risk Management Worksheet
17. FRM - Project Risk Categorization Worksheet
DOC : 5 Template
18. FRM - Risk Response Plan CHK : 6 Template
19. FRM - Staffing Requirement FRM : 40 Template
20. FRM - Non Labor Requirement Worksheet ======================
21. FRM - Responsibility Requirement Matrix
22. FRM - Quality Plan Total : 52 Template
23. PDN - Work Breakdown Structure Guideline
57
Tujuan
1. Menjabarkan secara rinci relevansi proyek terhadap Business Plan dan IT Strategic Planning.
2. Menentukan Project Goal dan Objectives secara rinci.
3. Mengidentifikasikan Critical Success Factor untuk pelaksanaan proyek.
4. Menentukan ruang lingkup, jadwal, kebutuhan sumber daya proyek secara garis besar dan asumsi, batasan,
risiko awal, sebagai acuan dalam membuat Project Management Plan.
5. Menentukan kriteria pengukuran keberhasilan proyek.

Pelaksana
1. Project Manager
2. Project Team

Mulai Selesai

Project Project Project Project


Initiation Planning Execution Closing

Project
Control

58
Mekanisme dan Lingkup Tahap Initiation :
1. Verifikasi/Tentukan Business Problem & Challenges
2. Verifikasi/Tentukan Project Goal
3. Verifikasi/Tentukan Objective Proyek
4. Verifikasi/Tentukan Estimated Initiation dan Planning Budget
5. Verifikasi/Tentukan Project Success Factor
6. Verifikasi/Tentukan Kesesuaian terhadap Business Plan
7. Verifikasi/Tentukan Keterkaitan Proyek terhadap IT Strategic Planning
8. Verifikasi/Tentukan Perkiraan Awal Deliverables Proyek
9. Verifikasi/Tentukan Perkiraan Awal Biaya Proyek Jadwal
10. Verifikasi/Tentukan Perkiraan Awal Sumber Daya
11. Verifikasi/Tentukan Batasan, Asumsi dan Risiko (Constraints, Assumptions and Risks)
12. Finalisasi dokumen Project Definition

59
DELTA MATRIX
Merupakan alat bantu untuk mempersiapkan project secara
baik yaitu 3P dan 6S

Purpose (Why) People (Who) Process


Definisikan Objektif Ketersediaan peta
proyek Tim yang Efektif proses

Scope Support Schedule

Definisikan ruang lingkup Dukungan pimpinan Penyusunan Jadwal


perusahaan

Strategy Structure System

Solusi, fokus & Pengembangan struktur Penentuan deliverable


pencapaian target organisasi

Sumber
5/24/2019: IPM SOP PMO-PMM PLN 60
10 % 80 % 10 %
“Dead Wood” “Wait & See” “Achievers”

Dead Wood : SDM yang kompetensinya tidak mendukung


Wait & See : SDM yang bersifat menunggu, setuju jika berhasil dan oposan jika gagal
Achievers : SDM yang kompetensi dan motivasinya mendukung

Catatan : Jika Deadwood lebih besar dari Achiever, maka


tingkat keberhasilan project menjadi rendah
Sumber
5/24/2019: IPM SOP PMO-PMM PLN 6161
NUMERICAL MODEL
Analisa kelayakan keuangan (financial feasibility) merupakan bagian tak terpisahkan pada tahap
Inisiasi karena akan menentukan diterima atau tidaknya usulan pelaksanaan proyek.
Catatan : di PLN KKF (Kajian Kelayakan Finansial) menjadi faktor yang menentukan
persetujuan proyek tersebut.

Analisa keuangan :
1. Payback atau Break Even Point Analysis
2. Return on Investment (ROI)
3. Internal Rate of Return
4. Net Present Value (NPV)Project Charter

62
PAYBACK atau BREAK EVEN POINT (BEP)

• Mengukur periode / masa pengembalian modal


• Keuntungan : Cepat dan Sederhana
• Kelemahan : tidak menghitung cost of money (biaya bunga bank)
.
Contoh :
Proyek membutuhkan biaya total sebesar Rp 60.000.000,-.
Proyek diharapkan akan menghasilkan pendapatan sebesar Rp 20.000.000 setiap tahunnya.
Berapa lama modal akan kembali ?

Payback (BEP) = Total biaya / penghasilan tahunan


= Rp 60.000.000 / Rp 20.000.000,-
= 3 tahun

63
RETURN ON INVESTMENT (ROI)
• Mengukur jumlah prosentase keuntungan yang akan diperoleh dalam periode tertentu.
• Keuntungan : umum digunakan oleh perusahaan
• Kelemahan : tidak menghitung cost of money

Contoh :
Proyek dilaksanakan selama 6 tahun yang membutuhkan biaya rata-rata pertahun sebesar Rp 6.000.000,-.
Perkiraan (estimasi) total keuntungan yang diperoleh selama 6 tahun sebesar Rp 12.000.000,-
Berapa besar ROI-nya ?

Rata-rata keuntungan pertahun adalah Rp 12.000.000,0 / 6 thn = Rp 2.000.000,-

ROI = Rata-rata keuntungan / Rata-rata biaya x 100%


= Rp 2.000.000 / Rp 6.000.000,-
= 33 %

64
INTEREST RATE OF RETURN (IRR)
• Digunakan untuk membandingkan dengan metode lain (BEP atau ROI)
• Faktor penentu berupa interest rate (suku binga)
• Keuntungan : menghitung cost of money
• Kelemahan : tidak bisa dihitung secara langsung karena harus dilakukan iterasi pada sebuah tabel
Rumus : PV = Present Value
n FV FV = Future Value
PV = ∑ --------- i = Internal rate of return
i=0 (1 + i) t t = Time (periode)
n = Jumlah periode
Contoh :
Proyek dilaksanakan selama 6 tahun dengan biaya dan pendapatan sbb :
PV Pendapatan =
12.000 16.000 20.000 40.000 60.000
Tahun Pendapatan Biaya --------- 1 + --------- + --------- + --------- + ---------
(1 + i ) (1 + i ) 2 (1 + i ) 3 (1 + i ) 4 (1 + i ) 5
0 0 10.000
1 12.000 10.000
PV Biaya =
2 16.000 10.000
3 20.000 15.000 10.000 10.000 10.000 15.000 15.000 20.000
4 40.000 15.000 ---------0 + --------- 1 + --------- + --------- + --------- + ---------
(1 + i ) (1 + i ) (1 + i ) 2 (1 + i ) 3 (1 + i ) 4 (1 + i ) 5
5 60.000 20.000
Lakukan perhitungan hingga PV pendapatan sama dengan PV Biaya.
Hasilnya, i = 24%.
Jika i project > biaya modal maka disimpulkan proyek bisa disetujui.
65
NET PRESENT VALUE (NPV)
• Dikenal juga dengan Discount Cash Flow
• Perbedaan present value (nilai saat ini) antara pendapatan dibanding dengan biaya
• Keuntungan : menghitung cost of money
• Kelemahan : sukar dipahami dan aspek biaya serta pendapatan tidak selalu mudah di kuantifisir
Rumus : PV = Present Value
n FV FV = Future Value
PV = ∑ --------- i = Internal rate of return
i=0 (1 + i) t t = Time (periode)
n = Jumlah periode
Contoh :
Proyek dilaksanakan selama 6 tahun dengan biaya dan pendapatan sbb :
PV Pendapatan =
12.000 16.000 20.000 40.000 60.000
Tahun Pendapatan Biaya --------- 1 + --------- + --------- + --------- + --------- = 80.691
0 0 10.000 (1 + i ) (1 + i ) 2 (1 + i ) 3 (1 + i ) 4 (1 + i ) 5
1 12.000 10.000
2 16.000 10.000 PV Biaya =
3 20.000 15.000 10.000 10.000 10.000 15.000 15.000 20.000
4 40.000 15.000 ---------0 + --------- 1 + --------- + --------- + --------- + --------- = 51.265
5 60.000 20.000
(1 + i ) (1 + i ) (1 + i ) 2 (1 + i ) 3 (1 + i ) 4 (1 + i ) 5

NPV = PV Pendapatan – PV Biaya


= 80.691 – 51.265
= 29.426
Jika NPV positif, maka proyek bisa disetujui.
66
Tujuan
untuk mempersiapkan perencanaan proyek atau Project Management Plan, yang mencakup 9 (sembilan) Project
Management Knowledge Area. Proses ini sangat penting karena hanya dengan perencanaan yang matang dan
cermat maka proyek dapat dijalankan dengan baik dan terkontrol.

Pelaksana
1. Project Steering Committee
2. Project Manager
3. Project Team

Mulai Selesai

Project Project Project Project


Initiation Planning Execution Closing

Project
Control

Knowledge area : 9 (sembilan) faktor yang berhubungan dengan kegiatan proyek 67


Mekanisme dan Lingkup Tahap Planning :
1. Verifikasi/Tentukan Scope Statement
2. Verifikasi/Menyusun Work Breakdown Structure
3. Verifikasi/Tentukan Jadwal Proyek
3.1. Tentukan Milestone Secara Spesifik dan Terukur
3.2. Tentukan Aktivitas dan Estimasi Durasi Aktivitas
3.3. Tentukan Urutan Aktivitas
3.4. Dokumentasi Keterkaitan Antar Task
3.5. Menyusun Jadwal
3.6. Tentukan Jalur Kritis (Critical Path)
3.7. Dokumentasi Asumsi
3.8. Finalisasi Jadwal Proyek
3.9. Review Jadwal Proyek
4. Verifikasi/Estimasi Budget
5. Menyusun Risk Planning
5.1. Identifikasi Risiko
5.2. Analisis Risiko
5.3. Prioritaskan Risiko
5.4. Tentukan Risk Response Plan
5.5. Lengkapi Risk Management Worksheet
6. Finalisasi Perencanaan Budget
7. Menyusun/Susun Project Management Plan

68
8. Kick Off Meeting
9. Approve Baseline
10. Tentukan Perencanaan Sumber Daya (Resource Planning)
10.1. Tentukan Kebutuhan Sumber Daya Personil
10.2. Identifikasi Kebutuhan Sumber Daya Non-Personil
10.3. Tentukan Struktur Organisasi Proyek
10.4. Tentukan Role and Responsibility Project Team
11. Menyusun Perencanaan Komunikasi (Communications Planning)
12. Menyusun Perencanaan Pengadaan (Procurement Planning)
13. Menyusun Perencanaan Manajemen Mutu (Quality Planning)
13.1. Definisikan Quality Objective
13.2. Tentukan Standar Konfigurasi
13.3. Tentukan Aktivitas Mutu
13.4. Tentukan Prosedur yang Digunakan
13.5. Tentukan Pihak yang Bertanggung Jawab terhadap Pelaksanaan Aktivitas Mutu
13.6. Tentukan Kebutuhan Sumber Daya
14. Menyusun Rencana Change Control (Change Control Planning)

69
KEGIATAN UTAMA
1. Pendefinisian ruang lingkup, jadual, dana standar mutu dan kualifikasi proyek
2. Membuat project management plan

OUTPUT (DELIVERABLES)
Project Management Plan. Meliputi 21 template lainnya yaitu :
1. Scope Statement 13. Staffing Requirement
2. Work Breakdown Structure 14. Non labour requirement
3. Project Budget 15. Responsibility Assignment Matrix
4. Interlink Worksheet 16. Team Assignment
5. Stakeholder Analysis 17. Project Organization structure
6. Communication Plan 18. Quality plan
7. Statement of Works 19. Cost estimating Checklist
8. Procurement plan worksheet 20. Project planning Checklist
9. Project schedule 21. Change control system
10. Risk Categorixation
11. Risk Management
12. Risk Response Plan

70
Alat bantu untuk memudahkan dalam pengelolaan proyek. MS Project dibuat
agar seluruh kegiatan proyek dapat dikelola dengan optimal dan berjalan
secara efisien baik dalam waktu maupun biaya

71
Tujuan
1. Merealisasikan perencanaan proyek yang tertuang dalam Project Management Plan.
2. Mengkoordinasikan dan mengoptimalkan kinerja Project Team serta pemanfaatan sumber daya non-
personil.
3. Melaksanakan aktivitas proyek sesuai metodologi dan standar proses yang sudah didefinisikan.
4. Merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang sudah disetujui.
5. Mendokumentasikan aktivitas dan kemajuan proyek serta mengkomunikasikan secara internal dan
eksternal.

Mulai Selesai

Project Project Project Project


Initiation Planning Execution Closing

Project
Control

72
Pelaksana
1. Project Manager
2. Project Team
3. Project Owner

Mekanisme dan Lingkup Tahap Execution :


1. Bentuk Team Building
2. Laksanakan Project Plan
3. Selesaikan Aktivitas atau Task
4. Distribusikan Informasi
5. Laksanakan Quality Assurance
6. Dapatkan Approval

73
Tujuan
1. Memastikan pencapaian target kualitas deliverables.
2. Memastikan pencapaian obyektif dan kinerja proyek yang diukur berdasarkan estimasi dan rencana awal.
3. Menentukan tindakan korektif dan melakukan penyesuaian yang diperlukan apabila terjadi deviasi yang
diakibatkan oleh masalah dan issue yang timbul..

Mulai Selesai

Project Project Project Project


Initiation Planning Execution Closing

Project
Control

74
Pelaksana
1. Project Manager
2. IT Strategy Committee
3. Issue Owner
4. Risk Owner
5. Problem Owner
6. Project Steering Committee
7. User
8. Change Management Board
9. Project Admin

Mekanisme dan Lingkup Tahap Controlling :


1. Lakukan Quality Control
2. Lakukan Tracking and Monitoring Performance
2.1. Kumpulkan Semua Data Terkait
2.2. Review Aktivitas yang Direncanakan
2.3. Tentukan Aktivitas yang telah Selesai dan Deliverables
2.4. Bandingkan Rencana Jadwal, Lingkup, dan Kualitas Terhadap Actual Progress
2.5. Tentukan Actual Expenditure To Date
2.6. Bandingkan Rencana Anggaran Terhadap Pengeluaran Aktual
2.7. Tentukan Estimate To Complete
2.8. Tentukan Estimate At Completion
2.9. Tentukan Kinerja Proyek secara Keseluruhan
2.10. Siapkan Report Status & Progress
75
3. Kelola Issue
3.1. Identifikasi Issue
3.2. Log Issue
3.3. Tunjuk dan Tugaskan Issue Owner
3.4. Review Issue
3.5. Eskalasi Issue
3.6. Arahkan kepada Penyelesaian
3.7. Tindak Lanjuti Upaya Penyelesaian
3.8. Tutup Issue
4. Lakukan Risk Monitoring dan Mitigation
4.1. Identifikasi Risiko-risiko (Risk)
4.2. Risk Log
4.3. Nilai dan Prioritaskan Risiko
4.4. Tunjuk dan Tugaskan Risk Owner
4.5. Tentukan Risk Reponse Plan
4.6. Implementasikan Risk Response Plan
4.7. Telusuri dan Review Risk Response Plan

76
5. Kelola Permasalahan (Problem Management)
5.1. Identifikasi Permasalahan
5.2. Problem Log
5.3. Tunjuk dan Tugaskan Problem Owner
5.4. Review Permasalahan
5.5. Eskalasi Permasalahan
5.6. Arahkan kepada Penyelesaian
5.7. Tindak Lanjuti Upaya Penyelesaian
5.8. Tutup Permasalahan
6. Lakukan Review Meeting
6.1. Distribusikan Informasi Terkait kepada Anggota Tim
6.2. Review Informasi Terkait
6.3. Laksanakan Team Meeting
7. Tentukan Replanning or Shutdown/Terminate
8. Arahkan kepada Penyelesaian
9. Tutup Change Request/Issue/Problem
10. Tentukan Replanning Approach
11. Lakukan Project Shutdown

77
12. Kelola Perubahan (Change Management)
12.1. Identifikasi Perubahan (Change)
12.2. Siapkan Change Request
12.3. Minta Persetujuan atas Pengajuan Change Request
12.4. Review Change Request
12.5. Setujui/Tolak Change Request
12.6. Kirim kepada Project Manager
12.7. Tutup Change Request
12.8. Catat Change Request
12.9. Evaluasi Change Request
12.10. Lakukan Analisis Detil (Rinci)
12.11. Setujui/Tolak Change Request
12.12. Ubah Kontrak
12.13. Implementasikan Change Request
12.14. Tutup Change Request

78
Tujuan
1. Secara formal mengakhiri proyek dengan pihak-pihak yang terlibat di dalam suatu proyek.
2. Memperoleh Acceptance of Deliverables dari Customer.
3. Mengarsipkan dokumen proyek sebagai Historical Information dan dokumentasi Lesson Learned.
4. Mengakhiri penugasan anggota tim proyek.

Pelaksana
1. Project Manager
2. Project Team
3. IT Strategy Committee
4. Project Steering Committee
5. Program Management Office

Mulai Selesai

Project Project Project Project


Initiation Planning Execution Closing

Project
Control

79
Mekanisme dan Lingkup Tahap Closing :
1. Kumpulkan dan Review Data Proyek
2. Identifikasikan Outstanding Task & Issue
3. Selesaikan Outstanding Task & Issue
4. Serahkan Hasil Pekerjaan
5. Dapatkan Penerimaan (Acceptance)
6. Lakukan Post Project Review
7. Lakukan Penutupan Administratif (Administrative Closure)
8. Pengakuan Keberhasilan
9. Bubarkan Project Team

80
1 Sistem Ketenagalistrikan

2 Implementasi PMO di PLN

3 Project Management Methodology

4 Knowledge Area

5 WBS dan MS Project

81
• Bidang pengetahuan yang terdapat
didalam manajemen proyek dan
Knowledge merupakan kompetensi utama yang harus
Area dikembangkan oleh project manager

82
ENTERPRISE
SUCCESS

STAKE
HOLDER
PROJECT
SUCCESS

83
10 Knowledge Area (5TH Edition)
Process Group
Initiating Planning Executing Controlling Closing
Knowledge Area
4.4 Monitor & Control Project
4.2 Develop Project Work
4. Integration 4. 1 Develop Project Charter 4.3 Direct and Manage Project Work 4.6 Close Project Phase
Management Plan 4.5 Perform Integrated Change
Control
5.1 Plan Scope Management 5.5 Validate Scope
5. Scope 5.2 Collect Requirement
5.3 Define Scope
5.4 Create WBS 5.5 Scope Control
6.1 Plan Schedule
6.2 Define Activities
6.3 Sequence Activities
6.4 Estimate Activity
6. Time 6.5 Control Schedule
Resources
6.5 Estimate Activity Durations
6.6 Develop Schedule
7.1 Plan Cost Management
7. Cost 7.2 Estimate Cost 7.4 Cost Control
7.3 Determine Budget
8. Quality 8.1 Plan Quality Management 8.2 Perform Quality Assurance 8.3 Control Quality
9.1 Plan Human Resources
9.2 Acquire Project Team
Management
9. Human Resource
9.3 Develop Project Team
9.4 Manage Project Team
10.1 Plann Communication
10. Communication 10.2 Manage Communication 10.3 Control Communication
Management
11.1 Plan Risk Management
11.2 Identify Risk
11.3 Perform Qualitative Risk
11. Risk Analysis 11.6 Control Risk
11.4 Perform Quantitative Risk
Analysis
11.5 Plann Risk Response
12.1 Plan Procurement
12. Procurement 12.2 Conduct Procurement 12.3 Control Procurement 12.6 Close Procurement
Management
13. 2 Plan Stakeholder 13. 3 Manage Stakeholder 13. 4 Manage Stakeholder
13. Stakeholder 13. 1 Identify Stakeholder 84
Management Engagement Engagement
Knowledge Area Penjelasan

4. Integration Kumpulan dari proses dan kegiatan yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefinisikan,
mengkombinasikan, menggabungkan dan mengkoordinasikan. Mengelola keseimbangan antara knowledge
area utama (scope, time, cost & quality) dengan area lainnya (procurement, HR, communication & Risk).

5. Scope Kegiatan pengidentifikasian dan penjelasan pekerjaan yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk secara
cukup rinci untuk memastikan : tim proyek memahami apa yang harus dilakukan, semua kegiatan proyek
yang diketahui secara memadai telah diidentifikasi, Manajemen kontrol yang tepat bisa di terapkan.

6. Time Proses yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek secara tepat waktu yang meliputi: activity definition,
activity sequencing, activity duration estimating, resource estimating, schedule development & schedule
control.
Definition: Decomposition, judge expert, rolling wave, tempalates, planning component.
Sequencing : Precedence Diagramming Method (PDM), Arrow Diagramming Method (ADM), Dependency
Determination, Schedule Network Templates , Applying Leads and Lags.
Resource Estimating : Project Management Software, Expert Judgement, Alternatives Analysis, Published
Estimating Data
Duration Estimating : Three-Point Estimates (Most likely, optimistic, pessimistic), Expert Judgement,
Analogous Estimating, Parametric Estimating
Schedule Development : What-If Scenario Analysis, Critical Path Method (Free Float , Total Float), Schedule
Compression.
Schedule Control : Schedule Comparison Bar Charts, Progress Reporting, Schedule Change Control System,
Performance Measurement.
7. Cost Proses pengelolaan alokasi uang atau biaya untuk kebutuhan proyek. Komponen-komponenya antara lain:
Estimating : Analogous Estimating, Parametric Estimating, Bottom-up Estimating, Determine Resource Cost Rates, Reserve Analysis.
Budgeting : Cost Aggregation, Parametric Estimating, Reserve Analysis, Cost Types (Sunk Costs, Fixed Costs , Variable Costs, Indirect
Costs, Opportunity Costs, Direct Costs )
Control : Performance Measurement Analysis, Cost Change Control System, Project Performance Reviews,
Parameter :
CPI : Cost Performance Index
SPI : Schedule Performance Index
BCWS : Budgeted Cost of Work Schedule
BCWP : Budgeted Cost of Work Perfomed
ACWP : Actual Cost of Work Perfomed
ETC : Estimate Completion
SV : Schedule Variance
BAC : Budgeted At Completion (total cumulative PV at completion)
EAC : Estimated At Completion / FAC (Forecast At Completion)
EVA : Earned Value Analysis
PV : Plan Value
AC C : Actual costs to date
CV : Cost Variance (Selisih antara actual / realisasi dengan perencanaan)
Formula :
CV= EV - AC
SV = EV – PV
CPI = EV / AC, jika dibawah 1 maka overbudget dan jika diatas 1 maka efisien
SPI = EV / PV,
ETC = (BAC - EAC ) ; ETC = (BAC - EAC ) / CPI C
EAC = AC C + ETC ; EAC = AC C + BAC – EV ; EAC = AC C + ((BAC - EV) / CPI C )
Pengertian : Teknik untuk mengukur kinerja proyek dan progress secara
obyektif.

3 Output EVM :
1. Project Plan : untuk mengidentifikasi kapan selesainya pekerjaan
2. Penilaian perencanaan pekerjaan, yang akan menghasilkan
1. Plan Value (PV) / Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS), yaitu
total estimasi cost yang direncanakan dan sudah disetujui untuk
dikeluarkan pada sebuah aktifitas selama periode waktu tertentu.
2. Actual Cost (AC) / Actual Cost of Work Performed (ACWP), yaitu
total dari biaya langsung atau tidak langsung yang digunakan dalam
penyelesaian pekerjaan.
3. Earned Value (EV) / Budgeted Cost of Work Performed (BCWP),
yaitu estimasi dari nilai penyelesaian sebuah pekerjaan.

87
Manajemen biaya tradisional hanya Biaya aktual lebih rendah, namun kenyataan
menyajikan dua dimensi saja yaitu bahwa biaya aktual yang lebih rendah dari
biaya aktual dengan biaya rencana. rencana ini tidak dapat menunjukkan bahwa
Dengan manajemen biaya tradisional, kinerja yang telah dilakukan telah sesuai
dengan target rencana. Sebaliknya,
status kinerja tidak dapat diketahui.
konsep earned value memberikan dimensi
yang ketiga selain biaya aktual dan biaya
88 rencana.
89
Knowledge Area Penjelasan

8. Quality proses yang diperlukan untuk memastikan kesesuaian kinerja dan hasil proyek dengan standar
mutu yang ditetapkan
Planning : menentukan standar mutu dan standar konfigurasi yang sesuai untuk proyek dan
cara pemenuhannya.
Assurance : melaksanakan aktivitas mutu untuk memastikan pelaksanaan proyek telah
memenuhi standar proses / metodologi yang ditetapkan.
Control : memonitor kesesuaian hasil proyek / produk / deliverable terhadap standar
konfigurasi yang ditetapkan dan mengidentifikasi cara mengeliminasi penyebab
kegagalan mutu
Definisi QA/QC

All the processes and activities of the performing


organization that determine quality policies,
objectives, and responsibilities so that the project will
satisfy the needs for which it was undertaken

PMBOK 5th Edition

91
Quality Assurance THE SYSTEM
Quality Assurance activities include a planned system of review procedures, ensure
the specification and material requirement for fabrication, with aims to prevent
defects with a focus on the process used to make the material or equipment. Good
Quality Assurance can be achieved by establish a good quality management system
and the assessment of its adequacy.

Quality Control THE TOOLS


Quality Control is a system of routine technical activities, to measure and control
the quality of the material or equipment as it is being manufactured. The activities
including identifying defects in the actual material or equipment produced.

92
Kontraktual QA/QC
Refer to FTP1 Contract, QA/QC is stated in Clause 4.3.7 Quality Assurance/Quality Control
The Equipment, structures, materials, and components are classified into 4 (four) levels based on the loss of unit
capability in the event of failure

Level No. 1
Structures, materials and components whose failure would result in complete loss of unit capability, or a serious
safety or environmental hazard (Main Equipment)

Level No. 2
Items not covered by Level No. 1, whose failure would result in significant loss of unit capability. Also included, are
items of significant capital value and equipment whose loss would cause tolerable environmental consequences.and
Items whose failure would result in loss of nominal unit capability or cause significant operating problems. (All BOPs
are included)

Level No. 3
Items whose failure would result in loss of nominal unit capability or cause significant operating problems. (all BOP
included)
Level No. 4
Equipment whose failure would not cause loss of unit capability or significant operating problems

93
Kontraktual QA/QC

Perbandingan antar Level of Equipment dalam tabel:

Loss Of Level 1 Level 2 Level 3 Level 4

Effect

Unit Capability Complete Loss Significan Loss Nominal Loss -

Safety Serious Hazard - - -

Tolerable
Environmental Serious Hazard - -
Concequence

94
TINGKATAN QA/QC
Level No. 1 Level No. 2
 Steam Turbine & Auxiliaries  All Fans & Associated Motors
 Steam Generator & Auxiliaries
 All Pumps & Associated Motors
 Condenser
 De-aerator  Feed Water Heaters
 Condenser  Circulating Water System
 HP Piping & Bypass system  Chlorination System
 Generator & Exciter
 Substation Equipment
 Compressor Air System
 Transformers  Chemical Cleaning System
 Instrumentation & Control System  etc
 Main Pumps
 etc

Level No. 3 Level No. 4

 Overhead Cranes  General Service Vehicles


 Hoist & Trolleys  Elevator
 Ventilation & AC Systems  Metal Siding & Roof
 Lighting  Grating
 Communication System  20kV Switchgears
Lingkup Quality Assurance
Scope of Quality Assurance
 Memastikan kesesuaian Document QA/QC yang disampaikan oleh pihak EPC Kontraktor,
dengan requirement contract document, applicable standard, design calculation dan
drawing requirement yang telah disetujui antara PT. PLN (Persero) dengan pihak
Kontraktor, dalam bentuk Quality Management System untuk mencegah terjadinya
defect selama fabrikasi dan konstruksi
 Melakukan review terhadap Project Quality Plan Manufacturing dan Construction
 Melaksanakan proses Approval terhadap Shop / Field Inspection & Test Plan (ITP) dan
Test / Erection Procedures
 Memberikan saran / rekomendasi terkait pelaksanaan Inspection / Test (engineer
justification)
 Memastikan evaluasi pemilihan vendor sesuai kriteria Quality Management System
 Memastikan corrective action dilaksanakan sesuai proses audit Quality Management
System

96
Lingkup Quality Control
Scope of Quality Control
During Manufacturing
 Melakukan inspeksi dan pengetesan (witness point) selama proses fabrikasi di semua
manufaktur berdasarkan Inspection & Test Plan (ITP) dan Test Procedure yang telah
disetujui
 Melakukan review dokumen fabrikasi Quality Certificate dan Type Test (review point)
 Mereview, memverifikasi, dan merekomendasi terhadap Quality Inspection dan
Manufacture Data Record (MDR)
 Menerbitkan Non Conformity Report (NCR) jika ditemukan ketidaksesuaian
 Mengidentifikasi cara eliminasi defects
 Menerbitkan laporan hasil inspeksi / Inspection surveillance report, disertai rekomendasi
hasil inspeksinya
 Menerbitkan Laporan Akhir (Final Report) per peralatan yang telah dilakukan inspeksi,
lengkap sesuai ITPnya
 Memberikan rekomendasi terhadap Inspection Quality Certificate (IQC)

97
Lingkup Quality Control
Scope of Quality Control
During Construction
 Melakukan inspeksi dan pengetesan (witness point) selama berdasarkan Inspection &
Test Plan (ITP) dan Erection Procedure yang telah disetujui
 Melakukan inspeksi atas Material Receiving dan menerbitkan MIR (Material Inspection
Report) serta MRR (Material Receiving Report)
 Menerbitkan Punch List Report
 Menerbitkan Non Conformity Report (NCR) jika ditemukan ketidaksesuaian
 Menerbitkan laporan hasil inspeksi, disertai rekomendasi hasil inspeksinya
 Menerbitkan Taking Over Package untuk keperluan Comissioning
 Melakukan review As Built Document

98
Alur Proses QA/QC

Technical Vendor Construction

Construction
Procurement
Engineering

study approval method


Calculation Manufacturing Inspection
Drawing Inspection Plan
Material Testing
Shipment & Acceptance
receiving

99
Alur Proses QA/QC
Proses QA/QC Shipping Advice Pemeriksaan Konsultan Check punch list
Manufac. manufacturing, dari GM UIP quantity dan Supervisi finished, First
drawing di output final berdasar quality barang menerbitkan Inspection
review (FI) dokumen rekomendasi datang by Punch List or finished. Deffect
Proses TPG di review
Evaluasi Engineer, cc. Inspection Kons Supervisi Konsultan NCR (Non during warranty
procurement Engineer, cc.
vendor oleh UIP, UPK dan Quality mengacu ACC Supervisi. MRR Conformance finished.
Kontrak UIP, UPK dan
Engineer Konsultan Certificate (IQC) proses 1-4 dan diterbitkan UPK, Report
berdasarkan bid Konsultan
persetujuan Supervisi storage ready dilengkapi MIR
document dan Supervisi
oleh GM UIP Terkait design
technical SKuPB dari UIP justified by
specification Engineer.
(define the Project Detail
scope and Vendor Tech req. Eqpt. Test Result Shipment Goods TOC FAC
specification) OK OK PASSED ALLOWED Released Released
OK

1 2 3 4 5 6 7 8

BASIC VENDOR SELECTION &


C/S DETAIL DESIGN TOC FAC
DESIGN

PROC OF GOODS / PREP MFG AND DELIVERY Warranty FYI


WORKS period

CIVIL & STRUCTURAL


ERECTION

COMM
Penyiapan
BAPPK (TOP) DOM (Design OPR TRAINING WARRANTY
oleh Kons Operation
Supervisi kepada Manual)
Tim Komisioning direview oleh
Engineer,
Konsultan
Supervisi

100
Knowledge Area Penjelasan

9. Human Resource Proses yang diperlukan untuk pemanfaatan SDM, mengorganisir dan me-manage Project Team.
Lingkup dari Project Human Resource Management, meliputi :
Human Resource Planning : mengidentifikasi kualifikasi dan jumlah personil yang dibutuhkan
serta mendokumentasi peran dan tanggung jawab masing-masing.
Menunjuk / mendapatkan personil tim yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan
proyek.
Membentuk project team dengan meningkatkan kompetensi dan kerja sama tim untuk
meningkatkan kinerja proyek.
Mengelola project team dengan mengkoordinasi dan memonitor kinerja tim, memberikan
umpan balik dan membantu memecahkan masalah proyek
Knowledge Area Penjelasan

10. Communication Proses yang diperlukan agar komunikasi dan aliran informasi proyek berjalan efektif dan efisien.
Lingkup dari Project Communication Management, meliputi :
Communication Planning : menentukan perencanaan komunikasi proyek yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan
stakeholder.
Information Distribution : menyediakan informasi proyek dan mendistribusikannya sesuai perencanaan.
Performance Reporting : melaporkan status dan kemajuan proyek secara obyektif dan tepat waktu.
Manage Stakeholders : membina dan mengelola komunikasi yang efektif dan efisien dengan stakeholder untuk memenuhi
kebutuhan serta melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan proyek sesuai mekanisme
yang ditetapkan
Menentukan kebutuhan informasi stakeholder proyek dan penentuan satu pendekatan
komunikasi

Menetapkan informasi dan communication yang diperlukan stakeholder


* Siapa yang membutuhkan informasi? * Kapan dibutuhkannya? * Bagaimana cara
menyampaikannya? * Dan siapa yang menyampaikannya?

TOOLS &
INPUT TECHNIQUES OUTPUT
1. Communication
1. Stakeholder register management plan
1. Communication
2. Stakeholder
requirement analysis
management strategy 2. Project document
2. Communication
3. Enterprise updates
technology
environmental factors
3. Communication models
4. Organizational
4. Communication
process assets
methods
103
Knowledge Area Penjelasan
11. RISK Proses yang diperlukan untuk analisa, merespon risiko dan meminimalkan dampak negative risiko terhadap keberhasilan
proyek.
Lingkup dari Project Risk Management, meliputi :
Risk Management Planning : menentukan metode pendekatan, perencanaan dan pelaksanaan manajemen risiko yang akan
ditetapkan.
Risk Identification : mengidentifikasi potensi risiko, membuat kategori risiko berdasarkan karakteristiknya serta
mendokumentasikannya.
Qualitative Risk Analysis : memperkirakan dan menganalisis kemungkinan dan besarnya dampak yang akan ditimbulkan
risiko.
Quantitative Risk Analysis : membuat penilaian hasil analisis dan menentukan prioritas risiko.
Risk Response Planning : menentukan tindak lanjut untuk mengantisipasi dampak.
Risk Monitoring & Control : monitoring risiko yang sudah teridentifikasi dan mengidentifikasi munculnya risiko baru,
mengevaluasi pelaksanaan Risk Response Plan dan mengontrol dampak yang ditinggalkan.
Apakah itu Risiko?

Apa yang akan


menghalangi kita
untuk mencapai
tujuan kita?

“Efek dari ketidakpastian pada tujuan”


ISO31000:2009

Akankah itu terjadi? Finansial

Kapan? Operasional

Bagaimana? Reputasi

10
Manajemen Risiko

Sasaran
Risiko Risiko Risiko Risiko tercapai !

Penangan Penangan Penangan Penangan


an Risiko an Risiko an Risiko an Risiko

106
106
Menyiapkan infrastruktur Memastikan probis
(kebijakan), Proses Bisnis berjalan efektif
dan pengendalian

10
Tugas dan Tanggung Jawab

3rd Lines of Defense 2nd Lines of Defense 1st Lines of Defense


Komite Manajemen Risiko
Satuan Pengawas Internal Pemilik Risiko
Dewan Komisaris

Direksi

Divisi Manajemen Risiko

Ketua Tim Manajemen Risiko


(Risk Champion)

Key roles: Key roles: Key roles:


• Bertanggung jawab secara • Mengembangkan kerangka • Bertanggung jawab atas
independen untuk memastikan ERM, kebijakan dan prosedur pengelolaan risiko sesuai
kesesuaian kerangka dan proses • Mengkoordinasi dan dengan proses/ aktivitas yang
ERM memfasilitasi kegiatan menjadi tanggung jawabnya
• Memastikan kerangka dan proses manajemen risiko • Melakukan implementasi dan
ERM sudah berfungsi sesuai pelaksanaan kerangka kerja
rancangan ERM, kebijakan dan prosedur
• Melaporkan eksposur risiko
Proses Manajemen Risiko
ISO 31000:2009

Identifikasi Risiko

Pemantauan &
Review Analisis
(Pengukuran) Risiko
Sasaran
Perusahaan

Penanganan Evaluasi /
Risiko PETA Risiko

109109
Proses Manajemen Risiko
Identifikasi
Risiko
Artikulasikan SASARAN dengan kaidah SMART
(specific, measurable, achievable, realistic, time
bound)
Analisis
Pemantauan & (Pengukuran) Risiko
Review Sasaran
Perusahaan

Penanganan Evaluasi /
Risiko PETA Risiko

110
Proses Manajemen
Mengidentifikasi /Risiko
mengenali risiko2 yg
berpotensi mempengaruhi pencapaian
Identifikasi sasaran organisasi
Identifikasi
Risiko
Risiko

Pemantauan &
Review Analisis
(Pengukuran) Risiko
Sasaran
Perusahaan

Penanganan Evaluasi /
Risiko PETA Risiko

111
111
Proses
a. Mengukur tingkat kemungkinan
Manajemen Risiko terjadinya risiko.
Analisis/ b. Mengukur tingkat dampak risiko.
Identifikasi c. Menentukan tingkat/ level risiko
Pengukuran
Risiko d. Mengidentifikasi kontrol yang telah ada
Risiko (eksisting) beserta efektifitasnya.

Pemantauan &
Review Analisis
(Pengukuran) Risiko
Sasaran
Perusahaan

Penanganan Evaluasi /
Risiko PETA Risiko

112
Proses Manajemen Risiko
Evaluasi/
Identifikasi
Pemetaan
Risiko
Risiko

Pemantauan &
Review Analisis
a. Memetakan risiko ke dalam matriks
risiko. (Pengukuran) Risiko
Sasaran b. Menetapkan respon yang akan diambil,

Perusahaan
mengacu pada risk appetite maupun
kebijakan risk owner.
c. Menyusun prioritas risiko (yang perlu
penanganan).

Penanganan Evaluasi /
Risiko PETA Risiko

113
113
Proses Manajemen Risiko
Penanganan
Identifikasi
Risiko
Risiko

Pemantauan &
Review Analisis
(Pengukuran) Risiko
Sasaran
a. Mencegah risiko terjadi.

Perusahaan
b. Meminimalkan dampak jika risiko terjadi.
c. Langkah kontinjensi.
d. Program pengalihan/ transfer risiko.

Penanganan Evaluasi /
Risiko PETA Risiko

114
114
Proses Manajemen Risiko
Pemantauan &
Identifikasi
Review
Risiko

Pemantauan &
Review Analisis
(Pengukuran) Risiko
Sasaran
Perusahaan
a. Memantau risiko melalui indikator risiko (KRI, Key Risk
Indicator).
b. Memantau pelaksanaan kontrol dan mitigasi.
c. Memantau efektifitas kontrol dan mitigasi melalui penurunan
Penanganan
tingkat risiko maupun ketercapaian sasaran. Evaluasi /
d. Mereview keseluruhan proses Risiko
manajemen risiko dan PETA Risiko
efektifitasnya untuk perbaikan (improvement).

115
115
5. Penetapan Kriteria

Sebelum mengidentifikasi risiko terlebih dahulu


menentukan kriteria kemungkinan dan dampak
yang akan digunakan sebagai mistar dalam
pengukuran (analisis) risiko.
Kriteria dalam analisis risiko:
1. Kriteria kemungkinan (likelihood)
2. Kriteria dampak (impact).
Tingkat kemungkinan maupun dampak risiko di
PLN dikategorikan dalam 5 (lima) skala di
bawah ini:

Skala Tingkat Kemungkinan Skala Tingkat Dampak


A Sangat Kecil 1 Tidak Signifikan
B Kecil 2 Minor
C Sedang 3 Medium
D Besar 4 Signifikan
E Sangat Besar 5 Malapetaka 116
116
Evaluasi Controlled Risk
TINGKAT RISIKO
Kontrol Eksisting
R0
Risiko Mitigasi

Sebelum Risk appetite


R1
Kontrol R2 Risk
Controlle
(Risiko Residual Toleranc
d Risk
Inheren) Risks e

Inherent Risk :
R0 Tingkat risiko tanpa memperhitungkan unsur
pengendalian (control) yang ada saat ini
R0 (eksisting) maupun rencana penanganan.

Controlled Risk
R2 R1 R1 tingkat risiko setelah mempertimbangkan
unsur pengendalian yg ada saat ini.

Residual Risk
R2 tingkat risiko setelah mempertimbangkan
unsur pengendalian eksisting dan mitigasi
yang efektif. 11
Tipe Penanganan Risiko
Secara umum penanganan risiko terdiri atas :

R1 R2 R1 R1

R2 R2

 Mitigasi untuk  Mitigasi untuk memperkecil  Mitigasi untuk


memperkecil potensi dampak yang memperkecil
kemungkinan terjadinya ditimbulkannya (pemulihan) kemungkinan dan
risiko (pencegahan / dampaknya sekaligus.
preventif)  Mengalihkan (mentransfer)
risiko ke pihak lain.
118
SASARAN

RISIKO 1 RISIKO 2 RISIKO 3


Taksonomi
PROSES PENYEBAB
Root cause Analysis
PENGELOLAAN
Controllable Un-Controllable
RISIKO
DAMPAK Kriteria Dampak

Tingkat Kemungkinan Tingkat Dampak

Tingkat Risiko Inherent Risk

CONTROLLED

Tingkat Kemungkinan Tingkat Dampak SOP / Legal


Risiko yang bisa
dikontrol Tingkat Risiko Controlled Risk

MITIGASI

Pemantauan Risiko Tingkat Kemungkinan Tingkat Dampak Tindakan khusus

Tingkat Risiko Residual Risk

Loss
Event
119
Knowledge Area Penjelasan

12. Procurement proses yang diperlukan untuk memenuhi pengadaan barang dan/atau jasa yang disediakan oleh vendor/kontraktor sesuai
jadwal.
Lingkup dari Project Procurement Management, meliputi :
Procurement Planning : menentukan kebutuhan pengadaan barang dan/atau jasa oleh vendor atau kontraktor, membuat
jadwal pelaksanaan pengadaan.
Solicitation Planning : menyusun dokumen pengadaan dan kriteria penilaian.
Conduct Solicitation : mengadakan penjelasaan lelang, melaksanakan lelang dan menerima proposal/penawaran yang
diajukan vendor/kontraktor.
Source Selection : memilih dan menunjuk vendor/kontraktor pemenang.
Contract Administration : menyiapkan dokumen kontrak kemudian bersama-sama vendor/kontraktor pemenang me-review
dan menyempurnakan isi kontrak.
Contract Closure : penandatanganan kontrak oleh kedua belah pihak (pembeli dan pelaksana)
TAHAPAN/ SEQUENCE PEMBANGUNAN PROYEK PEMBANGKIT LISTRIK

121
PENGENDALIAN KONTRAK

PERIODE
SIKLUS PEMBANGUNAN SISTEM KETENAGALISTRIKAN OPERASI

(PENGUSAHAAN)

PEMELIHARAAN

ENGINEERING
CONSUMABLES

INISIASI FEASIBILTY KONSEP DETAIL TAHAP PERIODE


PROYEK STUDY DESAIN DESAIN KONSTRUKSI OPERASI

PERSEDIAAN
SPARE PART
PENDANAAN PENGADAAN

PENGADAAN
BAHAN BAKAR

122
PROSES PENGADAAN

FIDIC

TOR
& RKS Kontrak
RAB PERENCANAAN BID PELAKSANAAN
PENGADAAN DOC PENGADAAN
Kontraktor
Pengguna 1. Pengumuman
Barang/Jasa Penyedia
2. Penawaran Barang/Jasa
3. Evaluasi
DPT VFM HPS
4. Pengumuman
5. Negosiasi
6. Sanggahan
7. Kontrak
PENGANTAR FIDIC
 FIDIC (Federation Internationale des Ingenieurs Conceil) merupakan Federasi
Internasional dari Asosiasi Konsultan Independen Nasional.
 Organisasi tersebut didirikan pada tahun 1913 di Paris oleh Asosiasi Konsultan
Nasional dari tiga negara Eropa (Perancis – Belgia – Swiss).
 Saat ini keanggotaan FIDIC telah mencakup lebih dari 87 negara
 FIDIC mengatur tata hubungan kerja antara pihak-pihak yang berhubungan kerja
pada suatu proyek, yaitu :
 Pemilik proyek (employer),
 Konsultan pengawas (engineer)
 Pelaksana pekerjaan (contractor)
• Semua hal yang bersangkutan dengan hak dan kewajiban masing-masing pihak yang
terlibat dalam kontrak diatur pada pasal-pasal yang tercantum pada GCC secara rinci,
antara lain :
 Hak dan kewajiban masing-masing jika terjadi pekerjaan tambah, perpanjangan waktu, perubahan
spesifikasi.
 Hal lainnya mencakup asuransi, inspeksi, tenaga kerja, keamanan, penghentian pekerjaan dan
sebagainya.
124
FIDIC BOOK

125
PASAL DALAM FIDIC
(Level 1)

RED YELLOW SILVER


1. General Provision 11. Defect liability 1. General Provision 11. Defect liability 1. General Provision 11. Defect liability
2. The Employer 12. Measurement and 2. The Employer 12. Test after 2. The Employer 12. Test after
3. The Engineer evaluation 3. The Engineer completion 3. The Employers completion
4. The contractor 13. Variation and 4. The contractor 13. Variation and Administration 13. Variation and
5. Nominated adjustment 5. Design adjustment 4. The contractor adjustment
Subcontractor 14. Contract price and 6. Staff and Labour 14. Contract price and 5. Design 14. Contract price and
6. Staff and Labour payment 7. Plant, Material and payment 6. Staff and Labour payment
7. Plant, Material and 15. Termination by Workmanship 15. Termination by 7. Plant, Material and 15. Termination by
Workmanship employer 8. Commencement, employer Workmanship employer
8. Commencement, 16. Suspension and delays and 16. Suspension and 8. Commencement, 16. Suspension and
delays and Termination by suspension Termination by delays and Termination by
suspension contractor 9. Test on contractor suspension contractor
9. Test on completion 17. Risk and completion 17. Risk and 9. Test on 17. Risk and
10. Employer’s taking responsibility 10. Employer’s taking responsibility completion responsibility
over 18. Insurance over 18. Insurance 10. Employer’s taking 18. Insurance
19. Force majeure 19. Force majeure over 19. Force majeure
20. Claims, disputes and 20. Claims, disputes 20. Claims, disputes and
arbitration and arbitration arbitration

12
PROSES PENGADAAN

127
Pengadaan Sumber
Dana Loan
Methode pengadaan jasa konsultansi :
QBS
Quality- and Cost-Based Selection (QCBS)
Quality-Based Selection
Fixed Budget Selection
Least-Cost Selection
Consultants’ Qualifications Selection
Single-Source Selection

128
Barang/Jasa
Berdasarkan Sumber
Sumber Dana APBN dana
Perpres 54 Tahun 2010 beserta Perubahannya
Sumber Dana APLN
Kepdir 527.K/DIR/2015 dan Surat Edaran Direksi
0014.E/DIR/2014
Sumber Dana PHLN/Loan
Lender Guidelines

129
Contract Discussion
Agreement
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan CDA :
 Contract Discussion Agreement (CDA) atau Kesepakatan Diskusi
Perjanjian/Kontrak dapat dilakukan untuk pekerjaan konstruksi, pembangkit,
transmisi, gardu induk dan distribusi serta pekerjaan lainnya dalam rangka
membuat konsep Perjanjian/ Kontrak yang mutakhir.
 Contract Discussion Agreement (CDA) dapat dilaksanakan sepanjang tidak
berpengaruh terhadap hasil evaluasi yang dilakukan oleh Pejabat Pelaksana
Pengadaan.

Contract Discussion Agreement (CDA) bersifat final dan akan dituangkan didalam
Perjanjian/ Kontrak.

130
PENGENDALIAN KONTRAK

Ilustrasi Definisi Kontrak

PENGGUNA PENYEDIA
BARANG / JASA KONTRAK BARANG / JASA
Contoh: Contoh:
1. PLN 1. Kontraktor
2. PLN UIP 2. Konsultan
3. PLN UPP 3. PLN Unit Jasa
PRODUK BARANG / JASA
Contoh:
1. Pembangkit / Jaringan Listrik
2. Material Listrik
3. Laporan Pengawasan / Supervisi
4. Laporan Engineering Design
5. Sertifikat Laik Operasi (SLO)
6. Laporan Study, Survey dll.
131
PENGENDALIAN KONTRAK

KONTRAK EPC/TURN-KEY
DESIGN REVIEW Technical / Design Philosophy
CONSULTANT

Contractual / Financial
OWNER CONTRACTOR

SUPERVISION Progress & Compliances


CONSULTANT

QA/QC Quality / Inspection


CONSULTANT

TEST & COMMISSIONING SLO


CONSULTANT
132
PENGENDALIAN KONTRAK

KONTRAK MULTI PACKAGES

ENGINEERING
INTEGRATOR Technical
CONSULTANT

CONTRACTOR-A
Contractual / Financial
OWNER
CONTRACTOR-B
SUPERVISION Progress & Compliances
INTEGRATOR
CONSULTANT
CONTRACTOR-C

QA/QC Quality Supervision


CONSULTANT

133
PENGENDALIAN KONTRAK

KONTRAK SINGLE PACKAGE

ENGINEERING
CONSULTANT

Contractual / Financial
OWNER CONTRACTOR

SUPERVISION Progress & Compliances


CONSULTANT

TEST & COMMISSIONING SLO


CONSULTANT

QA/QC FAT / IQC


CONSULTANT
134
PENGENDALIAN KONTRAK

KONTRAK SWAKELOLA

DIREKSI PLN

UNIT Kerangka Acuan Kerja UNIT


PENGGUNA PELAKSANA

135
Knowledge Area Penjelasan

11. Stakeholder Proses yang diperlukan mengidentifikasi dan mengelola stakeholder. Kelompok stakeholder
meliputi :
Stakeholder Kunci : memiliki kewenangan secara legal dalam hal pengambilan
keputusan.
Stakeholder Utama : memiliki kaitan kepentingan secara langsung dengan suatu
kebijakan, program, dan proyek.
Stakeholder Pendukung : memiliki kaitan kepentingan secara langsung terhadap suatu
kebijakan, program, dan proyek, tetapi memiliki kepedulian
(consern).
Definisi Stakeholders (Pemangku Kepentingan)

 Kelompok-kelompok tertentu dalam masyarakat yang


penting atau berkepentingan dengan Perusahaan khususnya
kegiatan proyek yang dapat memberikan pengaruh atas
keberhasilan pelaksanaan proyek

 Merupakan sasaran dari kegiatan humas untuk


meningkatkan keberhasilan pelaksanaan kegiatan proyek

 Peran Stakeholders dapat menekan atau mendukung


kebijakan perusahaan

Project Communication 137


KELOMPOK STAKEHOLDERS

Stakeholder Kunci
 Stakeholder kunci merupakan stakeholder yang memiliki
kewenangan secara legal dalam hal pengambilan keputusan.
Stakeholder kunci yang dimaksud adalah unsur eksekutif sesuai
levelnya, legislatif, dan instansi. Misalnya, stakeholder kunci untuk
suatu keputusan untuk suatu proyek level daerah kabupaten.
 Pemerintah Kabupaten
 DPR Kabupaten
 Dinas yang membawahi langsung proyek yang bersangkutan.

Project Communication 138


KELOMPOK STAKEHOLDERS

Stakeholder Utama (primer)


 Stakeholder utama merupakan stakeholder yang memiliki kaitan kepentingan
secara langsung dengan suatu kebijakan, program, dan proyek. Mereka harus
ditempatkan sebagai penentu utama dalam proses pengambilan keputusan.

 Masyarakat dan tokoh masyarakat : Masyarakat yang terkait dengan proyek, yakni
masyarakat yang di identifkasi akan memperoleh manfaat dan yang akan terkena
dampak (kehilangan tanah dan kemungkinan kehilangan mata pencaharian) dari
proyek ini. Tokoh masyarakat : Anggota masyarakat yang oleh masyarakat
ditokohkan di wilayah itu sekaligus dianggap dapat mewakili aspirasi masyarakat

 Pihak Manajer publik : lembaga/badan publik yang bertanggung jawab dalam


pengambilan dan implementasi suatu keputusan.

Project Communication 139


KELOMPOK STAKEHOLDERS

Stakeholder Pendukung (sekunder)


 Stakeholder pendukung (sekunder) adalah stakeholder yang tidak memiliki kaitan
kepentingan secara langsung terhadap suatu kebijakan, program, dan proyek, tetapi
memiliki kepedulian (concern) dan keprihatinan sehingga mereka turut bersuara dan
berpengaruh terhadap sikap masyarakat dan keputusan legal pemerintah.
 Lembaga(Aparat) pemerintah dalam suatu wilayah tetapi tidak memiliki tanggung jawab
langsung.
 Lembaga pemerintah yang terkait dengan issu tetapi tidak memiliki kewenangan secara
langsung dalam pengambilan keputusan.
 Lembaga swadaya Masyarakat (LSM) setempat : LSM yang bergerak di bidang yang
bersesuai dengan rencana, manfaat, dampak yang muncul yang memiliki “concern”
(termasuk organisasi massa yang terkait).
 Perguruan Tinggi: Kelompok akademisi ini memiliki pengaruh penting dalam pengambilan
keputusan pemerintah.
 Pengusaha (Badan usaha) yang terkait.

Project Communication 140


PENGELOLAAN STAKEHOLDERS

a) Pengelolaan stakeholder merupakan sebuah rangkaian aktivitas


yang dilakukan oleh perusahaan / tim proyek dalam rangka
memperoleh pengakuan dan mempertahankan komunikasi diantara
stakeholder yang mempengaruhi kegiatan operasional perusahaan.

b) Kegiatan pengelolaan stakeholder dapat dilakukan secara


sistematis melalui tahapan sebagai berikut:
(1) identifikasi isu dan stakeholder;
(2) strategi pengelolaan stakeholder;
(3) pengelolaan stakeholder berkelanjutan

Project Communication 141


Merupakan tata cara yang dlakukan dalam pengembangan sistem informasi,
dikenal sebagai SDLC (System Development Life Cycle).

Jenis SDLC
 Waterfall
 Iteratif
 Spiral

Tahapan Umum SDLC


 Survei : Mengetahui ruang lingkup pekerjaan
 Analisa : Memetakan sistem yang ada, identifikasi masalah & solusinya
 Desain : Merancanag sistem baru atas permasalahan yg dindentifikasi
 Development : Pengambungan sistem baru
 Implementasi : Pengoperasian sistem baru
 Pemeliharaan : Menjaga agar sistem tetap dapat berjalan

14
SURVEI

ANALISA

DESAIN

DEVELOPMENT

IMPLEMENTASI

PEMELIHARAAN

Tahap demi tahap diselesaikan secara berurutan (serial)

14
SURVEI

ANALISA

DESAIN

DEVELOPMENT

IMPLEMENTASI

PEMELIHARAAN

Setiap tahapan bisa kembali ke tahapan sebelumnya untuk penyempurnaan sistem

14
ANALISA DESAIN

SURVEI PEMELIHARAAN

DEVELOPMENT IMPLEMENTASI

Pada tahapan Analisa, Desain, Development dan Implementasi dimungkinkan


untuk terjadi pengulangan tahapan

14
TAHAPAN SURVEI
1. Identifikasi kondisi eksisting dan kebutuhan penguguna (user requirement)
2. Definisi ruang lingkup (scope)
3. Penyusunsn proposal, meliputi
• Kelayakan Operasi
• Kelayakan Teknis
• Kelayakan Ekonomis

14
TAHAPAN ANALISA
1. Business users : pemilik proses bisnis)
2. Analisa Jabatan : uraian tugas jabatan
3. Business Process : rangkaian tugas yang harus dilakukan oleh user
4. Business Rules : aturan-aturan pada tiap kegiatan, meliputi
• Keamanan data contoh : Password tia pengguna
• Validasi data contoh : Nomor Induk harus 6 Digit
5. Business Problem & Solution, meliputi
• Identifikasi masalah
• Identifikasi penyebab masalah
• Penyelesaian masalah
6. Business Tools, perangkat yang digunakan dalam sistem lama
7. Business Plan : rencana bisnis pada sistem baru

14
TAHAPAN DESAIN
1. System Model
• Function Hierarchy Diagram (decomposition)
• Data Flow Diagram (context, level 0, level 1 dst)
• Entity Relationship Diagram
• Kamus Data
• Laporan
• Coding System

2. Database / Server
• Logika Model : Normalisasi
• Desain Fisik Tabel

3. Application / Client : desain tampilan, form dan report


4. Hardware / Jaringan

14
TAHAPAN DEVELOPMENT
1. Database (tabel, index, view)
2. Aplikasi (form, report)
3. Buku Petunjuk (petunjuk sistem, petunjuk teknis dan petunjuk operasional)
4. Testing (perfoma, logik, business rule, prosedur, input, output)

14
TAHAPAN IMPLEMENTASI

1. Persiapan Sistem
2. Konversi Sistem (data dan aplikasi)
3. Pelatihan
4. Testing Penerimaan
5. Pengoperasian Sistem (langsung, paralel run atau modular)

15
TAHAPAN PEMELIHARAAN
1. Operation monitoring
2. Antisipasi gangguan kecil (bug)
3. Penyempurnaan (upgrade)
4. Antisipasi faktor lainnya.

15
• PMM akan membantu project manager dan project
team dalam melaksanakan proyek

• PMM menjadi media komunikasi antara project


manajer, project owner dan steering committee

• PMM telah diperkenalkan kepada SDM bidang TI PLN

• Dokumen PMM harus terdokumentasi secara baik agar


bisa dimanfaatkan sebagai lesson learned (pelajaran)

152
1 Sistem Ketenagalistrikan

2 Implementasi PMO di PLN

3 Project Management Methodology

4 Knowledge Area

5 WBS dan MS Project

153