Anda di halaman 1dari 63

Apakah ini???

12
BAB 3
ORGANISASI KANTOR
A. ORGANISASI KANTOR =

Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani,


yaitu “organon” atau dalam bahasa Latin
“organium” yang berarti alat, bagian, anggota
badan.
Atau
Tempat diadakannya suatu kegiatan yang teratur
dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk
mencapai tujuan bersama
Prinsip-prinsip Organisasi Kantor
a. Tujuannya jelas =memiliki arah untuk mencapai
rencana yang ditentukan
b. Tujuan organisasi dipahami oleh anggota =
memahami tujuan organisasi dan mengetahui
kewajiban dalam mengambil tindakan
c. Tujuan organisasi harus diterima oleh anggota
d. Adanya perumusan tugas pokok dan fungsi yang
jelas
e. Prinsip pembagian habis tugas = pembagian tugas
pada unit organisasi
f. Prinsip fungsional =bertugas bertanggung jawab
pada 1 bidang
g. Prinsip koordinasi
h. Prinsip keseimbangan= pelaksanaan tugas yang
tepat
i. Prinsip kesederhanaan
j. Prinsip penyesuaian
k. Prinsip pendelegasian wewenang secara jelas
l. prinsip pengelompokan tugas = menggabungkan
pendekantan dlm 1 organisasi
m. Kesatuan arah = semua sumber kegiatan
difokuskan pada 1 arah.
5 Prinsip Organisasi kantor
• Tujuan yang jelas dan sederhana
• Pembagian tugas yang jelas
• Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab
• Kesatuan komando
• Jenjang pengawasan
B. Bentuk-bentuk Organisasi Kantor
• Bentuk garis/line(line organization)
• Bentuk garis dan staff
• Bentuk fungsional
• Bentuk organisasi panity
a. Bentuk Garis/Line (line organization)
Adalah Suatu bentuk organisasi dimana
pelimpahan wewenang langsung secara
vertical dan sepenuhnya dari pemimpinan
terhadap bawahannya.
Kelebihan :
• Strukturnya sangat sederhana dan stabil
• Disiplin mudah dipelihara dan dipertahankan
• Keputusan dapat diambil dengan cepat
• Kekuasaan dan tanggung jawab ditetapkan
secara definitif/sudah pasti
Kekurangannya:

• Cenderung bersifat kaku


• Kurang tersedianya staf ahli
• Beban berat dari pejabat pimpinan karena
dipegang sendiri.
Ciri-ciri

1. Garis komando langsung dari atasan ke bawahan atau dari


pimpinan tertinggi kepada berbagai tingkat operasional.
2. Masing-masing pekerja bertanggungjawab penuh terhadap
semua kegiatannya.
3. Otoritas dan tanggung jawab tertinggi terletak pada
pimpinan puncak (top Management).
4. Ruang lingkup Organisasinya lebih kecil dan jumlah anggota
juga sedikit.
5. Hubungan kerja antara atasan dan bawahan bersifat
langsung.
6. Pemilik organisasi biasanya menjadi pimpinan yang
tertinggi.
Tingkat spesialisasi yang dibutuhkan masih sangat rendah.
7. Semua anggota organisasi masih kenal antara satu sama
lainnya.
8. Produksi yang dihasilkan belum beraneka ragam
(defersified).
Mc Donalds Indonesia corporatins. Mc Donalds
adalah salah satu perusahaan yang bergerak
dalam bidang makanan cepat saji (fastfood).
b. Bentuk Garis dan staff
Adalah usunan dan hubungan-hubungan
antar komponen bagian-bagian dan posisi-
posisi dalam suatu organisasi, komponen-
komponen dalam tiap organisasi yang
memiliki ketergantungan.

Daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang


tugas yang beraneka ragam serta rumit dan
jumlah karyawannya banyak.
Kelebihan:
• Dapat digunakan dalam organisasi yang besar
maupun kecil serta maupun kecil serta apapun
tujuan organisasi tersebut.
• Terdapat adanya pembagian tugas antara
pemimpin dan pelaksana sebagai akibat dari
adanya staf ahli dalam organisasi tersebut.
• Bakat yang berbeda-beda yang dimiliki oleh
masing-masing karyawan dapat dikembangkan
menajadi suatu spesialisasitertentu.
Kekurangan:
• Penggunaan staff ahli bisa menambah beban
biaya yang besar
• Peritah perintah menjadi kabur karena
tidak dapat dibedakan antara perintah
dengan nasihat (advis) yang datang nya dari
staf.
• Rasa solidaritas antarkaryawan menjadi agak
berkurang disebabkan oleh para karyawan
menjadi tidak saling mengenal antara satu
dengan yang lain
Ciri-ciri:
1. Dipergunakan dalam organisasi yang
bersikap kompleks
2. Daerah kerjanya luas, karyawannya banyak
3. Ada 2 kelompok karyawan, yaitu kelompok
staff sebagai penasihat dan kelompok garis
sebagai pelaksana
4. Mempunyai bidang-bidang yang beraneka
ragam dan rumit.
EX.
EX : PT. Pos Indonesia (persero)
adalah perusahaan milik negara dalam bidang jasa yang
meliputi pos, keuangan, logistik, dan e-bisnis dengan
jangkauan operasi hampir di seluruh tanah air
indonesia.

Kode Etik bisnis PT Pos Indonesia harus dapat dilihat,


diketahui, dimengerti, dan dipahami oleh seluruh
karyawan, pelanggan, konsultan, mitra bisnis, serta
oleh semua individu yang bertransaksi dengan atau
atas nama PT Pos Indonesia.
c. Bentuk fungsional
Adalah suatu organisasi yang dimana wewenang
dari pemimpin tertinggi dilimpahkan kepada
kepala bagian yang mempunyai jabatan
fungsional untuk dikerjakan kepada para
pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.
CIRI-CIRI

a. Organinya termasuk organisasi kecil


b. Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok
kerja staff ahli
c. Target yang hendak dicapai jelas dan pasti
d. Pengawasan dilakukan secara ketat
e. Tidak menjamin adanya kesatuan perintah
f. Hemat waktu karena mengerjakan pekerjaan
yang sama
Keuntungan :

a. Penggunaan sumberdaya yang efisien, skala


ekonomis
b. Spesialisasi ketrampilan yang mendalam dan
pengembangan
c. Kemajuan karier dalam departement
fungsional
d. Panduan dan pengendalian dari manajemen
puncak
e. Koordinadi yang luar biasa dalam fungsi-fungsi
f. Pemecahan masalah teknikal yang berkualitas
Kekurangan :

a. Komunikasi lintas departement fungsional yang


buruk
b. Tanggapan lambat yang diberikan pada
perubahan lingkungan, ketinggalan inovasi
c. Keputusan terkonsentrasi pada hirarki puncak,
menciptakan penundaan
d. Tanggung jawab bagi masalah yang muncul
sulit ditunjukkan secara tepat.
e. Pandangan terbatas mengenai sasaran
organisasi dari pada karyawan
f. Pelatihan manajemen umum yang terbatas bagi
karyawan
EX: PT TIFICO Tbk. PT Teijin Indonesia Fiber
Corporation Tbk

adalah perusahaan dengan status PMA


(penanaman modal asing), yaitu gabungan
antara perusahaan suwasta Jepang (Teijin
Limited) dengan perusahaan swasta nasional.
https://organisasikelompok2.blogspot.com/2016/11/contoh-organisasi-dalam-perusahaan.html
d. Organisasi panitia/ committee
adalah organisasi yang masing-masing anggota
mempunyai wewenang yang sama dan
pimpinannya kolektif.

Organisasi komite/panitia bersifat formal atau


informal, komite-komite itu dapat dibentuk
sebagai suatu bagian dari struktur organisasi
formal, dengan tugas-tugas dan wewenang
yang dibagi-bagi secara khusus.
https://aiiank.wordpress.com/2009/12/31/organisasi-kepanitiaan/
https://www.academia.edu/10199940/Bagan_Bagan_Struktur_Organisasi
Keuntungan:
1. Keputusan dapat diambil dengan baik dan
tepat
2. Kecil kemungkinan penggunaan kekuasaan
secara berlebihan dari pimpinan.
3. Usaha kerjasama bawahan mudah digalang.
• Proses pengambilan keputusan agak larnban
karena harus dibicarakan terlebih dahulu
dengan anggota or¬ganisasi.
• Kalau terjadi kemacetan kerja, tidak seorang
pun yang mau bertanggung jawab melebihi
yang lain.
• Para pelaksana sering bingung, karena
perintah datangnya tidak dari satu orang saja
• Kreativitas nampaknya sukar dikembangkan,
karena perintah pelaksanaan didasarkan pada
kolektivitas.
Ciri-ciri :

1. Strukutur organisasi tidak begitu kompleks.


Biasanya terdiri dari ketua, sekretaris,
bendahara, ketua-ketua seksi, dan para perugas.
2. Struktur organisasi secara relatif tidak
permanea. Or¬ganisasi ini hahya dipakai sesuai
kebutuhan atau kegiatan.
3. Tugas pimpinan dilasanakan secara kolektif.
4. Semua anggota pimpinan mempunyai hak,
wewenang dan tanggung jawab yang sama.
5. Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-
tugas tertentu dalam bentuk satgas.
C. Bagan/Struktur Organisasi
• Organisasi = perpaduan dari beberapa
rangkaian kerja sama untuk mencapai tujuan,

• struktur organisasi ialah susunan dari berbagai


macam komponen atau unit kerja dalam
sebuah organisasi
Ada apa saja di struktur organisasi
Pembagian kerja dan bagaimana fungsi atau
kegiatan-kegiatan berbeda yang telak
dikoordinasikan dan saluran perintah ataupun
penyampaian laporan.
Fungsi Struktur Organisasi
• Kejelasan tanggung jawab
• Kejelasan kedudukan
• Kejelasan jalur hubungan
• Kejelasan uraian tugas
• Kejelasan tanggung jawab
Setiap dari anggota organisasi harus mempunyai
tanggung jawab dan juga apa saja yang harus
dipertanggung jawabkan.

Diantaranya tanggung jawab terhadap atasan


atau pimpinannya yang sudah memberikan
kewenangan, sebab pelaksanaan atau
implementasi kewenangan tersebut perlu di
pertanggung jawabkan.
• Kejelasan kedudukan
Setiap anggota atau seseorang yang terdapat
dalam struktur organisasi sesungguhnya bisa
mempermudah dalam melaksanakan
koordinasi dan juga hubungan, karena adanya
keterkaitan dalam penyelesaian mengenai
suatu fungsi yang telah dipercayakan kepada
seseorang atau anggota.

http://definisipengertian.net/pengertian-dan-fungsi-struktur-organisasi/
• Kejelasan jalur hubungan
Dalam melakukan tanggung jawab dan
pekerjaannya setiap pegawai dalam suatu
organisasi maka akan diperlukan sebuah
kejelasan hubungan yang tergambar dalam
struktur sehingga dalam jalur penyelesaian
pekerjaannya akan lebih efektif dan efisien
serta dapat saling memberikan keuntungan.
• Kejelasan uraian tugas

Dalam struktur organisasi akan sangat


membantu apabila pihak atasan atau
pimpinan dapat melakukan controlling
(pengawasan) maupun pengendalian dan juga
bagi bawahan akan bisa lebih berkonsentrasi
dalam melakukan tugas atau pekerjaannya,
sebab perintah yang diberikan jelas.
3 Organisasi terpenting

1. Bagan struktur organisasi


2. Bagan organisasi fungsional
3. Bagan organisasi perrsonil(nama&jabatan)
• Bagan struktur organisasi
Bertujuan memperlihatkan struktur dari organisasi
tsb
• Bagan organisasi fungsional
menjelaskan fungsi,tanggung jawab dan tujuan
masing-masing unit orgnisasi
•Bagan organisasi personil(nama &jabatan)
menunjukkan orang yang menjadi peserta di dalam organisasi
meliputi nama jabatan,pangkat,gelar
• Tugas dan Wewenang

a.Komite Sekolah
b.Kepala Sekolah
c.Kepala Tata Usaha
d.Kurikulum
e.Kesiswaan
f.Hubungan Masyarakat
g.Urusan Sarana dan Prasarana
h.Perpustakaan
i.Koordinator Laboratorium
j.Guru
k.Siswa
Tugas Kepala Sekolah :
• Pengelolaan teknik edukatif Program Diklat
Berdasarkan Visi dan Misi, Melaksanakan dan
mengembangkan Program Sekolah
• Wewenang kepala sekolah :
Menyelenggarakan seluruh kegiatan yang
berhubungan dengan penyelenggarakan
pendidikan disekolah yang meliputi perancangan
program kerja sekolah, pengorganisasian seluruh
kegiatan sekolah dan menentukan kebijakan
untuk perbaikan selanjutnya.
Tugas Komite Sekolah :
• Menyelenggarakan rapat-rapat komite sesuai dengan program komite
• Bersama-sama sekolah merumuskan dan menetapkan visi dan misi
• Bersama-sama sekolah menyusun standar pelayanan pembelajaran di
sekolah.
• Bersama-sama sekolah menyusun rencana pengembangan sekolah.
• Bersama-sama sekolah menyusun dan menetapkan rencana program
sekolah
Wewenang Komite Sekolah :
• Menetapkan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Komite.
• Bersama sama sekolah menetapkan rencana pemgembangan sekolah.
• Bersama sama sekolah menetapkan standar pelayanan sekolah.
• Bersama sama sekolah membahas bentuk kesejahteraan personil sekolah.
• Mengkaji pertanggungjawaban program sekolah.
• Mengkaji dan menilai kinerja sekolah.
Kepala Tata Usaha mempunyai tugas :
• Menyusun program kegiatan ketata usahaan
• Menginventaris kebutuhan pelaksanaan kegiatan ketata usahaan.
• Melaksanakan surat menyurat, kearsipan, kepegawaian dan
keuangan.
• Merencanakan dan menyelesaikan kepangkatan guru dan pegawai.
• Melakukan penilaian prestasi kerja karyawan.
• Melakukan pembinaan karyawan dan tata tertib (disiplin pegawai).
• Melaksanakan pengelolaan sistem administrasi ketatausahaan.
• Melaksanakan rapat koordinasi.
• Melaksanakan tugas lain yang ditetapkan Kepala
• Sekolah
Wewenang Tata Usaha :
• Mengkoordinir dan memonitor kegiatan urusan tata usaha,
kepegawaian dan keuangan.
• Memberikan instruksi dan memastikan dilaksanakannya instruksi
tersebut
Tugas urusan kurikulum :
• Menyusun Program Kerja Kegiatan Belajar
• Bertanggung jawab atas pelaksanaan penyusunan kurikulum
sekolah.
• Mengkoordinasikan penyusunan analisis kurikulum.
• Menetapkan program pembelajaran, jadwal kegiatan, pembagian
tugas mengajar, jadwal pelajaran dan jadwal penggunaan ruang
belajar serta bahan ajar.
• Mengkoordinasikan kegiatan belajar mengajar baik teori maupun
praktik, yang meliputi Persiapan kegiatan belajar mengajar,
Pelaksanaan kegiatan belajar mengajar, Evaluasi Hasil Belajar,
analisis Hasil Evaluasi Belajar, Perbaikan dan Pengayaan.
• Merencanakan dan mengkoordinasikan program penilaian hasil
belajar peserta didik.
• Menganalisis ketercapaian target kurikulum.
• Merencanakan, mengorganisasi dan menyusun program
pengembangan kurikulum.
• Menyusun kriteria melanjutkan ke tingkat berikutnya dan kriteria
kelulusan.
Wewenang urusan kurikulum :
• Menyelenggarakan seluruh kegiatan yang berhubungan
dengan pendidikan di sekolah
• Menyusun dan menjabarkan Kalender Pendidikan
• Menyusun Pembagian Tugas Guru dan Jadwal Pelajaran
• Mengatur Penyusunan Program Pengajaran (Program
Semester, Program Satuan Pelajaran, dan Persiapan
Mengajar, Penjabaran dan Penyesuaian Kurikulum)
• Mengatur pelaksanaan program penilaian Kriteria Kenaikan
Kelas, Kriteria Kelulusan dan Laporan Kemajuan Belajar
Siswa serta pembagian Raport dan STTB
• Mengatur pelaksanaan program perbaikan dan pengayaan
• Mengatur pemanfaatan lingkungan sebagai sumber belajar
• Mengatur Mutasi Siswa
• Melaksanakan supervisi administrasi dan akademis
• Menyusun Laporan
Tugas Urusan Kesiswaan :
• Menyusun dan Melaksanakan kegiatan Promosi Sekolah
• Menyusun Rencana Kegiatan Penerimaan Siswa Baru
• Melaksanakan Kegiatan Penerimaan Siswa Baru
• Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan ekstra kurikuler / pengembangan diri
• Mengkoordinasikan pelaksanaan disiplin siswa
• Menyusun program kegiatan kesiswaan
• Mengkoordinasi pelaksanaan pedampingan siswa
• Memonitor dan mengevaluasi seluruh kegiatan siswa
• Menegakan disiplin tata tertib siswa
• Mengkoordinasi program BP/BK
• Pembinaan /pengembangan kepribadian siswa
• Pembinaan OSIS
• Mengelola administrasi kegiatan siswa
• Memperhatikan, memelihara, menjaga suasana sekolah (keamanan, kebersihan,
kerapihan, ketertiban, keindahan, kekeluargaan dan kenyamanan )
• Menyampaikan Laporan Tertulis tentang seluruh kegiatan kesiswaan kepada
Kepala sekolah
Wewenang Urusan Kesiswaan :
• Menyelenggarakan penerimaan siswa baru
• Penanganan ketertiban Siswa
Tugas Urusan Hubungan Masyarakat :
• Menyusun program kerja sama dengan
instansi terkait
• Menjalin kerja sama dengan instansi terkait
• Mempromosikan potensi sekolah
• Pendataan penulurusan lulusan
• Penyaluran lulusan melalui Bursa Kerja Khusus
Wewenang Urusan Hubungan Masyarakat :
• Menyususn program dan melakukan kegiatan
promosi, komunikasi dan kerja sama instansi
terkait
Tugas Urusan Sarana dan Prasarana :
• Merencanakan, memenuhi, dan mendayagunakan
sarana dan prasarana.
• Mengkoordinasikan kegiatan evaluasi dan
pemeliharaan sarana prasarana pendidikan.
• Mengkoordinasikan proses kegiatan pendistribusian
sarana dan prasarana.
• Mengkoordinasikan dan membuat analisis kebutuhan
sarana dan prasarana.
• Mengkoordinasikan pengelolaan laboratorium.
• Mengkordinasikan pengelolaan perpustakaan.
• Mengkoordinasikan pengelolaan fasilitas fisik untuk
kegiatan ekstrakurikuler
Wewenang Urusan Sarana dan Prasarana :
• Perencanaan, Pengelolaan sarana / prasarana.
Tugas Urusan Perpustakaan :
• Menyusun program kegiatan perpustakaan.
• Melaksanakan analisis dan kebutuhan buku
perpustakaan.
• Membuat usulan penambahan buku.
• Membuat kartu anggota perpustakaan.
• Melaksanakan inventaris perpustakaan.
• Melaksanakan pengelolaan sistem administrasi
perpustakaan.
• Melaksanakan tugas lain yang ditetapkan Kepala
Sekolah
Wewenang Urusan Perpustakaan :
• Merencanakan, melaksanakan dan
mengembangkan kegiatan perpustakaan.
Laboratorium
• Perencanaan pengadaan alat dan bahan
laboratorium
• Menyusun jadwal dan tata tertib penggunaan
laboratorium
• Mengatur penyimpanan dan daftar alat-alat
laboratorium
• Memelihara dan perbaikan alat-alat laboratorium
• Inventarisasi dan pengadministrasian peminjam
alat-alat laboratorium
• Menyusun laporan pelaksanaan kagiatan
laboratorium
Guru mempunyai tugas :
• Merencanakan dan melaksanakan kegiatan
mengajar.
Guru mempunyai wewenang :
• Merencanakan dan mengembangkan alat
bantu dan bahan ajar.
• Melakukan penilaian terhadap hasil belajar sis
Siswa mempunyai tugas dan wewenang :
• Menuntut ilmu sebaik-baiknya
• Mempertanggung jawabkan hasil
pembelajarannya
• Mematuhi peraturan yang sudah di tetapkan
oleh pihak sekolah