PEMANTAPAN BAHASA DALAM

PENULISAN SURAT RASMI

OLEH
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
PENGERTIAN SURAT RASMI

• Surat untuk urusan rasmi

• Boleh ditulis atas nama peribadi ,pejabat
atau syarikat
• Sasaran surat rasmi ialah orang
perseorangan,pejabat atau syarikat.
 SUASANA SURAT RASMI

• Tidak bersahaja
• Perkataan atau ungkapan sesuai dengan
maksud
• Mempunyai peraturan-peraturan tersendiri
 PENGGUNAAN KATA GANTI
NAMA DIRI
• Kata Ganti Nama Diri Pertama
- saya,kami
• Kata Ganti Nama Diri Kedua
- tuan
• Kata Ganti Nama Diri Ketiga
- Encik Adib
Kata Ganti Nama Diri “Saya”

• Tidak sesuai dan tidak baku.

Kata Ganti Nama Diri “Kami”

• Lebih sesuai dan diterima penggunaannya.

Kata Ganti Nama Diri “Tuan” atau
“Puan”
• Diterima sebagai bentuk yang baku dan
neutral.
Kata Ganti Nama Diri “Encik” atau
“Cik”
• Bentuk kurang rasmi dan tidak digalakkan
dalam penulisan surat rasmi.
Kata Ganti Nama Diri “Anda”,
“Engkau”, “Kamu”, “Saudara” dan
Saudari”
• Janggal, tidak dibenarkan dan kurang
rasmi.
 PENGGUNAAN KATA ATAU
UNGKAPAN KHUSUS
• PENANDA RUJUKAN
 Diwujudkan untuk merujuk kembali kepada perkara
yang sudah berlaku atau sudah disebut atau yang
wujud dalam konteks lain.
Contohnya :
- Merujuk kepada perkara yang tersebut….
- Sehubungan dengan perkara itu….
- Mengikut maklumat yang disampaikan….
- Berkenaan dengan maklumat tersebut….
- Surat Kementerian __bil__ tentang perkara di atas
dirujuk
Sambungan Penanda Rujukan:

• Berhubung dengan….
• Mengikut….
• Menurut….

Lazimnya pada awal ayat.

 PENANDA PENYERTAAN
• Memberikan isyarat bahawa ada
disertakan sesuatu dengan sesuatu yang
lain.
Contohnya :
- Bersama-sama dengan surat ini
dikemukakan….
- Dengan ini kami lampirkan salinan….
 PENANDA MAKLUMAN
• Menunjukkan adanya pemakluman dibuat.
Contohnya :
- Dengan ini dimaklumkan….
- Seperti yang tuan sedia maklum….
- Dengan sukacita dimaklumkan
bahawa….
- Dengan dukacita dimaklumkan
bahawa….
Salah

• Adalah dimaklumkan bahawa….

PENANDA SEBAB-MUSABAB
• Menimbulkan perkaitan antara peristiwa yang
menyebabkan peristiwa yang lain.
Contohnya :
- Berhubung dengan ….
- Atas kerjasama tuan itu,…
- Memandangkan keadaan demikian,
dicadangkan supaya….
- Disebabkan keadaan demikian,dicadangkan
agar….
PENANDA PERINTAH

• Perintah Kurang Halus

- diarahkan,dikehendaki,diingatkan
• Perintah Halus
- harap,diharapkan,mengharapkan,
dipohon,dinasihati,menasihati,sudilah
kiranya…
PENANDA MATLAMAT

• Menunjukkan adanya matlamat atau

tujuan yang hendak dicapai.
Contohnya :
- Untuk tujuan itu….
- Untuk pengetahuan tuan….
- Untuk makluman tuan….
- Untuk pertimbangan tuan….
PENANDA PERWAKILAN

• Merupakan terjemahan daripada bahasa

Inggeris ,iaitu on behalf of.
Contohnya :
- Bagi pihak rakan-rakan sejawat….
- Saya, bagi pihak rakan-rakan dan diri
saya sendiri ingin (Jika surat berbentuk
individu)
PENANDA PENDAPAT

• Ungkapan yang menggunakan kata

pendapat,hemat,pandangan dan fikiran.
Contohnya :
- Pada pendapat kami,…
- Pada hemat kami,…
- Pada fikiran kami,…
- Pada pandangan kami,…
PENANDA SAMBUNGAN
• Menunjukkan perkaitan peristiwa dari segi
waktu.(peristiwa terdahulu)
Contohnya :
- Sebagai lanjutan daripada surat kami….
- Berikutan daripada….
percakapan/perbincangan melalui
telefon tempoh hari….
PENANDA SIKAP

• Sikap Positif
- sukacita,tidak keberatan, bersetuju,
terima kasih,tidak keberatan, tidak
berhalangan dll.
• Sikap Negatif
- Dengan dukacita dimaklumkan,sangat
dikesalkan,saya keberatan dll.
PENANDA ANTISIPASI

• Yang menunjukkan antisipasi ialah

penggunaan perkataan didahului dan
dahului.
Contohnya :
- Atas kerjasama tuan itu, kami dahului….
- Kerjasama tuan didahului dengan
ucapan….
PENANDA PENAMAT

• Isyarat berakhirnya surat rasmi itu.

Contohnya :
- Sekian untuk makluman dan perhatian
tuan.
- Sekian, terima kasih.
PENANDA KHIDMAT

• Berupa moto atau slogan

Contohnya :
- “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
- “SELANGKAH KE HADAPAN “
- “CINTAILAH BAHASA KITA”
- “BAHASA JIWA BANGSA”
Kejanggalan Bahasa dalam Surat
Rasmi
• Adalah kami menarik perhatian tuan….

• Sepatutnya
Pembetulan

• Kami diarahkan untuk memohon perhatian

tuan….
KEJANGGALAN BAHASA
DALAM SURAT RASMI

• Membuat tindakan

• Mengambil
tindakan
KEJANGGALAN BAHASA
DALAM SURAT RASMI

• Permohonan ini
dipanjangkan….

• Permohonan ini
dikemukakan….
KEJANGGALAN BAHASA
DALAM SURAT RASMI

• Sila atur supaya….

• Sila uruskan
supaya….
KEJANGGALAN BAHASA
DALAM SURAT RASMI
• Kami majukan
bersama-sama
• surat ini….

• Kami kemukakan
bersama-sama
surat ini….
KEJANGGALAN BAHASA
DALAM SURAT RASMI
• Jabatan ini sukacita hendak mendapat
tahu…

• Sepatutnya:
Pihak jabatan ini sukacita…
Di atas kerjasama pihak tuan saya
mengucapkan terima kasih dan sangat
dihargai.

• Atas kerjasama tuan itu, saya

mengucapkan terima kasih, dan saya
sangat menghargainya.

• Saya mengucapkan terima kasih

atas kerjasama pihak tuan yang
sangat saya hargai itu.
Saya ingin menarik perhatian tuan…
Perhatian tuan ditarik…

Saya mohon
perhatian tuan
terhadap….
Adalah saya diarah untuk menarik
perhatian tuan….
 Sayadiarahkan untuk memohon
perhatian tuan….

 Adalah saya diarah merujuk kepada

surat tuan….

 Saya
diarahkan untuk merujuk
kepada surat tuan….
Adalah dengan segala hormatnya saya
memaklumkan bahawa….
Dengan segala hormatnya saya
memaklumkan bahawa….
Adalah dimaklumkan bahawa….
Dimaklumkan bahawa….
Adalah dengan hormatnya
dimaklumkan bahawa….
Dengan hormatnya dimaklumkan
bahawa….
Percakapan telefon saya dengan
pegawai tuan (nama) tentang perkara
tersebut adalah dirujuk.
Perbincangan telefon
antara
saya dengan pegawai
tuan
(nama) tentang
perkara
tersebut dirujuk.
Dengan hormatnya saya majukan surat
yang menerangkan maksudnya
sendiri….
Dengan hormatnya
saya
mengemukakan
surat
berketerangan
kendiri…
LATIHAN

• Adalah diharapkan pihak Yang Berbahagia

Datuk dapat memanjangkan maklumat ini
kepada peserta dari jabatan Yang
Berbahagia Datuk.
Latihan

• Di atas sokongan dan kerjasama yang

diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Latihan

• Tuan juga dijemput hadir pada sesi

bengkel yang akan diadakan pada 21 Julai
2011.
Latihan

• Sehubungan itu, besarlah harapan kami

sekiranya tuan dapat mengisi borang yang
dilampirkan bersama-sama surat ini.
Latihan

• Segala perhatian dan kerjasama tuan

berhubung dengan perkara ini didahului
dengan ucapan berbanyak terima kasih.
Latihan

• Agenda mesyuarat adalah seperti berikut:

Latihan

• Sehubungan dengan itu, YBhg. Datin

adalah diharapkan untuk menghantar
seorang guru….
Latihan

• Perlantikan tuan dan tugas pemeriksaan

adalah SULIT di bawah peruntukan Akta
Rahsia Rasmi 1972.
Latihan

• Kehadiran tuan ke mesyuarat ini sangat

dialu-alukan dan pihak urusetia
merakamkan setinggi-tinggi penghargaan
dan ucapan terima kasih di atas kehadiran
tuan.
Latihan

• Sukacitanya kami mengundang tuan

menghadiri Majlis Peletakan Batu Asas….
Latihan

• Merujuk kepada perkara di atas, pihak

syarikat berharap pihak DBP dapat
memeriksa dan memberi pembetulan
(sekiranya perlu) ke atas penggunaan
Bahasa yang digunakan dan sila sahkan
melalui faksmili.
 RUMUSAN

Surat rasmi mempunyai laras bahasa dan

gaya yang tersendiri. Suasana yang
ditimbulkan ialah suasana formal yang
dengan sengaja menjarakkan antara
penulis dengan penerima surat.
Sekian, terima kasih.
• Buah bidara pucuk
paku,
Turut dibawa pucuk
meranti;
• Terkasar bicara
terpincang laku,
Jangan dibawa masuk
ke hati.

“BAHASA JIWA BANGSA”