Instituto Universitario

“Paulo Freire”

Planeación del Mantenimiento

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Elaboración de un Plan de Mantenimiento en 10 pasos

De diez veces que mi auto se dañó, me di cuenta que 9 fueron por mi culpa.
No realicé alineación ni balanceo, no le hice cambio de aceite y no me fijé si las bandas o
las balatas estaban gastadas o no. En pocas palabras, no tenía un plan de mantenimiento
de mi auto en mente y eso pudo haber ocasionado algún accidente.

En una empresa (sin importar su tamaño) el plan de mantenimiento puede asegurar que
las operaciones funcionen correctamente sin dolores de cabeza. Y si eliminamos tabúes,
hacer un plan de mantenimiento no es tan complicado.
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Es importante señalar los pasos esenciales para elaborar un buen plan de
mantenimiento preventivo, enfocado a industrias grandes o medianas y que incluso se
pueda aplicar a microempresas o a empresas pequeñas propias.

¿No es mejor esperar a que se dañe para repararlo?

¡NO! No lo es

En a actualidad aún encontramos en varios empresarios decir que un plan de

mantenimiento no es necesario porque cuesta mucho, porque no tienen el personal, ni el
conocimiento para hacerlo.
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Una falla en alguno de los componentes de un negocio (sea máquina o software) puede
hacer perder mucho tiempo, dinero y reputación. Sin incluir los accidentes que pueden
sufrir los empleados y las consecuencias legales que eso conlleva.

El mantenimiento correctivo cuesta entre 2 y 3 veces más que el preventivo

Así que no se debe tomar el trabajo de mantenimiento a la ligera, aquí daremos algunos
consejos sencillos para hacer un plan de mantenimiento genérico antes de que las fallas
pasen a generar consecuencias desastrosas y peores resultados.
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10 pasos para hacer un plan de mantenimiento o programa de mantenimiento

No es necesario redactar un documento con 500 páginas o hacer una presentación con
250 láminas.

Es mucho más práctico presentar un gráfico y un documento que contenga solo la

información necesaria para que se pueda aplicar el mantenimiento en forma práctica y
sencilla como se debe.
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Para llegar a esto es necesario estimar los recursos para el mantenimiento
(presupuesto). Y cuando se habla de recursos, se refiere a:

El dinero que se debe invertir en el mantenimiento

Por supuesto, la cantidad depende de lo compleja que sea la empresa y los equipos que
la constituyen. No es lo mismo hacer mantenimiento a una planta que crea envases para
mermeladas que a una empresa que ofrece servicios de TV por suscripción.

Los suministros que necesitas

Como por ejemplo, repuestos, herramientas y consumibles (aceites, lubricantes,

combustibles, etc.).
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El personal que necesitas

¿Tus propios empleados o ayuda de otra empresa de mantenimiento? Cada caso necesita
una cantidad de dinero y tiempo diferentes, así que se debe estar seguro quién va a
realizar el mantenimiento.

Contar con un sistema para registrar la información

Cualquier plan de manteniendo necesita anticiparse a futuras fallas y recordar que se

deben revisar todas las piezas para que no pase lo mismo que a mi auto.
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No se recomienda confiar en la memoria y menos si se tiene una empresa que exige

mucho trabajo para mantenerla.

En lugar de eso, se puede utilizar una aplicación que muestre la información en gráficas
fácilmente entendibles

Una vez que se tenga una idea básica de estos puntos, se puede empezar a crear un
plan.
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Paso 1: Verificar el historial de reparaciones hechas

Si se ha llevado a cabo alguna reparación o tarea de mantenimiento, servirá de base para

empezar con el plan de mantenimiento.

Checar cuáles sistemas, equipos, responsables y repuestos se han utilizado en las

reparaciones incluyendo las fechas en las que se hicieron. Así se tendrá una idea de
cuándo se debe programar el primer mantenimiento.

Si no se cuenta con un historial registrado, no hay que preocuparse, se puede

empezar de cero, como se explicará a continuación:
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Paso 2: Formular una lista de los equipos y sistemas que componen la empresa
(Elaborar un Inventario)

Un sistema es el conjunto de componentes y máquinas con un fin común, por

ejemplo: el sistema de refrigeración o el sistema de tratamiento de aguas.

Anotar el nombre de cada sistema y los elementos que lo componen en un registro.

Una vez que se tenga cada sistema anotado y cada uno de sus elementos, se pueden
clasificar según el tipo de máquina, por ejemplo: equipos mecánicos, equipos hidráulicos,
equipos electrónicos, equipos de oficina, equipos de limpieza, estructura, etc.
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Paso 3: Diferenciar cuáles son los equipos a los que se debe aplicar mantenimiento
y cuáles son los equipos a los que no.

Una vez que se tenga el inventario de todos los equipos, se deben identificar a cuáles se
les debe aplicar mantenimiento y cuáles simplemente se deben reponer por completo.

Muchas empresas alegan que un plan de mantenimiento no sirve simplemente porque

tratan de reparar piezas de una máquina que debe ser reemplazada por completo. Y en
esos intentos se pierde mucho tiempo y dinero.
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Paso 4: Designar a las personas responsables de llevar a cabo el mantenimiento

Antes de designar a cualquier responsable se debe estar seguro de que la empresa es

capaz de llevar a cabo el plan de mantenimiento por sí sola.

Identificar si se tiene el tiempo, el dinero, el conocimiento necesario y los permisos

legales para hacerlo. Si no se tiene, se recomienda contratar a una empresa externa
personalizada.

En el registro o bitácora se puede incluir al responsable interno que se encargará del

mantenimiento (diseño, control y ejecución) o a la empresa externa que se hará cargo.
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Paso 5: Consultar los manuales de los equipos

Es necesario saber cuáles son las especificaciones y recomendaciones de los fabricantes

(sobre todo si tienen algún tipo de garantía). En caso de que algo grave suceda, se debe
pedir apoyo y/o soporte.

Según lo que se encuentre en los manuales, se puede registrar en una bitácora la

información necesaria, por ejemplo:
• fecha límite de revisión,
• tiempo de vida útil esperada,
• recomendaciones de tipos de aceites, lubricantes o aceites y
• medidas de seguridad.
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Paso 5: Consultar los manuales de los equipos

Además, los manuales del fabricante también deben indicar la cantidad de elementos de
las máquinas y cómo reemplazarlos.

(Consejo rápido: verificar la garantía de los equipos y si al comprarlos se adquirió un

plan de servicio por parte del fabricante).
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Paso 6: Consultar las obligaciones legales

Se refiere a los componentes que la ley obliga a mantener en buen estado (equipos
médicos, equipos de emergencia, instalaciones sanitarias, estructuras, etc.).

Anotar en una bitácora, cuáles son estos componentes con las especificaciones de ley
que se deben cumplir. Si se conoce el programa de inspección elaborar un cronograma
de cada y cuánto tiempo se deben realizar las inspecciones.

En una empresa en operación, revisar los documentos que se presentaron al momento

de registrarla, allí se especifican las normas que se debe cumplir.
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Paso 7: Hacer una lista de requerimiento necesarios para revisar cada componente

Con el apoyo de:

• Los operarios,
• Del experto que diseño la planta o
• De la experiencia adquirida después de haber reparado los equipos,

Se puede crear una lista para cada máquina y cada equipo utilizado. No se pretende
subir a reparar el techo y bajar a buscar las herramientas una vez que se este arriba
¿cierto?
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Paso 8: Escoger el tipo de plan de mantenimiento que se va a aplicar

Existen varios tipos de mantenimiento:

• El mantenimiento correctivo (reparar cuando se dañe),
• El mantenimiento preventivo (el que hacemos para que no se dañe),
• El mantenimiento predictivo (predice cuándo se va a dañar algo para anticiparse),
• El mantenimiento modificativo (reemplazo parcial o total de una pieza).

El mantenimiento preventivo reduce en un 25 % las fallas de operación. Una vez que se

cuenta con la información suficiente, se puede empezar a definir las actividades que se
deben de hacer:
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Paso 9: Crear un plan corto y ejecutable de las tareas de mantenimiento

Hacerlo de una manera en la que se tenga que escribir solo lo esencial, por ejemplo:

• Fecha del próximo mantenimiento (el más cercano).

• Nombre del equipo y del sistema al que pertenece.
• Información clave obtenida de los manuales del fabricante.
• Especificar si es una obligación legal y sus requerimientos.
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Paso 9: Crear un plan corto y ejecutable de las tareas de mantenimiento

• Nombre del responsable (interno o externo).

• Especialidad del trabajo.
• Frecuencia con la que debe realizarse (cada semana, cada 3 meses, cada año, etc.).
• Duración ESTIMADA de cada tarea.
• Especificar si el equipo debe estar en marcha o paralizado completamente (si
debe estar frío, cuánto tiempo, si debe estar en una posición específica o no, etc.).
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Si no se conocen las tareas que se deben planificar, se deja un listado de algunas con las
que se puede empezar: (se debe tener en cuenta que estás tareas dependen del tipo de
empresa, sin embargo las más comunes)

• Tareas de limpieza.
• Tareas de lubricación.
• Verificaciones mecánicas.
• Verificaciones eléctricas.
• Revisión de configuración de un sistema.
• Verificación de la calibración.
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Si no se conoce qué tareas se deben planificar, se deja un listado de algunas con las que
se puede empezar:

• Inspección de sensores.
• Sustitución de piezas de desgaste.
• Inspección de ruidos, olores y aspectos no deseados.
• Verificación de seguridad (respecto al personal que opera las máquinas).
• Verificación de temperatura en los equipos.
• Verificación del rendimiento de los equipos (¿son más lentos? ¿Por qué?)
• Verificación y sustitución de piezas desgastadas.
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Paso 10: Ejecutar las tareas del plan de mantenimiento

Una vez terminado el plan, se tiene todo listo para empezar a actuar. Al hacerlo es
necesario medir si la duración estimada se cumplió o si se tiene que modificar.

También se debe de verificar si el responsable puede hacerse cargo y cuáles herramientas

o consumibles hicieron falta para la próxima vez que se deba hacer el mantenimiento.

No sirve de nada contar con el mejor Plan de mantenimiento, si este no se lleva a cabo.
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Después se crea un informe sencillo, ejecutivo y puntual (que no sea más largo que
una hoja tamaño carta) en la que se explique:
• Fecha del mantenimiento.
• Qué se hizo.
• Quién lo hizo.
• Los materiales que usaron.
• Los repuestos que se adquirieron (marca, fecha de compra, fabricante).
• Cuánto tiempo tomó.
• La fecha del próximo mantenimiento.
• Sugerencias o comentarios si son necesarios.
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En este punto se ha terminado de elaborar un plan de mantenimiento.

Ya se cuenta con el checklist fácil y práctico para empezar a ejecutar el plan de

mantenimiento para una empresa.

Si se quiere agregar otro elemento en particular importante en este plan, se puede hacer
y adecuarlo para casos muy específicos.