ADMINISTRASI

PERGUDANGAN

ISNAENI SOSIALAWATI NURTANIA ISKANDAR

MUDRIKAH NURUL KAMALIA
PERGUDANGAN
Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi penerimaan, penyimpanan,
pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan serta pelaporan dan peralatan agar
kualitas dan kuantitas tetap terjamin.
Mekanisme Pergudangan
Mekanisme pergudangan meliputi proses sebagai berikut :

1. Penerimaaan, Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan dan

peralatan di Gudang

2. Penyimpanan, Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan dan peralatan

di gudang dengan cara menempatkan dan peralatan yang diterima

3. Pemeliharaan, Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan dan peralatan agar

kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan
bencana secara efektif dan efisien dan akuntabel

4. Pendistribusian, Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan

penyaluran peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui
suatu proses serah terima yang dapat dipertanggung jawabkan, disertai dengan
bukti serah terima

5. Penghapusan
Macam-Macam Gudang

Dilihat dari bentuk fisiknya dibedakan menjadi :

1. Gudang tertutup, Gudang yang letaknya dalam sebuah bangunan tertutup,

tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas barang dan digunakan untuk
menyimpanan barang.
2. Gudang terbuka
a. Gudang terbuka tidak diolah : Berupa suatu lapangan terbuka yang
permukaanya hanya diratakan tanpa diperkeras.
b. Gudang terbuka diolah : Berupa lapangan terbuka yang sudah diratakan
dan diperkeras yang diperuntukkan bagi yang tidak cepat terpengaruh oleh
cuaca.
3. Gudang semi tertutup, Banguanan yang beratap tanpa dinding-dinding ujung
yang lengkap, dan diperuntukkan untuk menyimpan logistic yang memerlukan
pertukaran udara maksimum serta tidak memerlukan perlindungan lengkap
tanpa udara.
Tata Ruang Gudang
beberapa asas tata ruang gudang tersebut adalah sebagai berikut :

1. Asas Jarak Terpendek

Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehinggan pelaksanaan
kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak yang sependek
mungkin.

2. Asas Mengalirnya Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang teratur
dari satu tempat ke tempat yang lain dengan berurutan, aik dengan metode FIFO
(First In First Out) yaitu pengaturan barang yang lebih dahulu masuk gudang,
harus dikeluarkan pada urutan pertama pula atau metode LIFO (Last In Fisrt Out)
yakni pengaturan barang yang terakhir masuk dalam gudang tetapi pertama kali
dikeluarkan dari gudang.

3. Asas Memudahkan Pengawasan

Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas
pelaksanaan pengaturan barang.
Tata Ruang Gudang

4. Asas Fleksibelitas Ruangan

Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila ada
gangguan ruangan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan.

5. Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar

Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai seyogyanya
diletakkan di tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar.
Denah, Sarana dan Keamanan Gudang
1. Denah gudang

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang tata letak Gudang

adalah sebagai berikut :

a. Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika

diperlukan.
b. Berdasarkan arah arus penerimaan, pengeluaran dan peralatan, tata letak
ruang gudang perlu memiliki lorong dapat ditata berdasarkan sistem:
Arus garis lurus Arus huruf U Arus huruf L
c. Pengaturan sirkulasi udara adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan
termasuk pengaturan kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan.
d. Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara,
perlindungan terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan efisiensi
penanganan.
Denah, Sarana dan Keamanan Gudang

e. Penyimpanan khusus
• Obat, Vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari
pendingin khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan
putusnya aliran listrik.
• Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari
gudang induk.
• Peralatan besar/ alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk
penyimpanan dan pemeliharaannya

2. Sarana Gudang
Penyediaan peralatan sarana dalam mendukung manajemen pergudangan
yang baik, bertujuan untuk mendukung kelancaran penerimaan dan pengeluaran
barang sehingga setiap saat mudah dimobilisasi dan didistribusikan bila terjadi
bencana
Denah, Sarana dan Keamanan Gudang

3. Keamanan gudang
Untuk menjaga keamanan dan keselamatan logistik dan peralatan di gudang
perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. Lokasi Pergudangan diupayakan secara historis aman dari bencana (misalnya
aman dari gempa, banjir, tanah longsor).
b. Pencegahan Kebakaran
• Dihindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar.
• Dipasang alat alarm kebakaran.
• Alat pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat yang mudah
dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Contoh: tersedianya bak pasir,
tabung pemadam kebakaran, hidran, karung goni, galah berpengait besi.
c. Keamanan Gudang
• Dipagar keliling
• Alat pemantau keamanan seperti : alarm atau kamera CCTV
• Petugas keamanan
Administrasi Pergudangan

Untuk menjaga keamanan dan kelangsungan kerja organisasi maka dalam

kegiatan penggudangan penting dilakukan administrasi pergudangan secara tertib
dan benar.
Sehubungan dengan administrasi pergudangan tersebut, yang penting dalam kegiatan
penggudangan harus ada :

1. Buku Penerimaan Gudang

2. Buku Pengeluaran Gudang

3. Kartu Persediaan/Stock

4. Bon permintaan Barang

5. Surat Penyerahan Barang

Monitoring dan Evaluasi Gudang
Dalam rangka pengendalian persediaan dan peralatan yang dibutuhkan disaat
terjadi bencana perlu dilakukan pembinaan pengelolaan, penggunaan dan peralatan
secara berkesinambungan, melalui :

a. Pemantauan, Yaitu melakukan pengamatan berkala terhadap pelaksanaan

pengelolaan dan penggunaan dan peralatan untuk melihat keberhasilan
pelaksanaan kegiatan dalam pencapaian tujuan yang ditetapkan.

b. Supervisi, Yaitu melakukan pengamatan sekaligus bimbingan untuk perbaikan serta

peningkatan pelaksanaan pengelolaan dan peralatan.

c. Evaluasi, Yaitu serangkaian prosedur untuk menilai suatu program, kegiatan untuk
memperoleh informasi tentang keberhasilan pencapaian tujuan, aktifitas, hasil dan
dampak serta biayanya yang dilakukan dengan membandingkan antara kenyataan
dengan standar atau yang diharapkan.
THANK YOU