LOGISTICA

Temas a tratar:
s Mercados y Fuentes de Abastecimiento.
s Procedimientos de Compras.
s Costos Logísticos y compras.
s Evaluación de la Eficiencia de compras.
 MERCADOS Y FUENTES DE
ABASTECIMIENTO
 Uno de los aspectos mas importantes en la
actividad de compras, consiste en la
búsqueda y desarrollo de nuevos
proveedores, para ello es necesario realizar
una investigación minuciosa de las empresas
capaces de abastecer de materiales que se
requieren para la producción o venta.
1.-Búsqueda y Desarrollo de Nuevos
Proveedores.
 Debemos tener en cuenta que ninguna orden
de compra debe ser colocada a proveedores
que no se conocen.

 Se debe preparar un plan que permita el

conocimiento de dichos proveedores para
asegurar la continuidad en el abastecimiento
y en los cuatro conceptos que buscan las
compras: Calidad, Cantidad, Momento y
Precio, como parte del servicio permanente
que debe proporcionar el proveedor.
 1.1 Instalaciones y Equipo Disponible

 El comprador deberá investigar si el futuro

proveedor dispone de las instalaciones,
equipos, maquinarias y herramientas,
consideradas indispensables para fabricar
los artículos que se solicitan..

 Esta información sobre el futuro proveedor,

puede darse por terceras personas,
capacitadas para evaluar la eficiencia y
capacidad del proveedor.
 1.2 Personal

 El comprador deberá analizar, especialmente

lo relacionado con la gerencia de logística, a
través de reuniones con el personal de ella
para analizar sus actividades, funciones que
cumple y procedimientos en uso.

 Otro aspecto también es lo relacionado con

las condiciones de trabajo dentro de la
empresa y la actitud del personal hacia ella.
 1.3 Recursos Financieros

 La empresa que adquiere los materiales

debe informarse sobre la situación
financiera de sus proveedores, pues es de
conocimientos que los mejores proveedores
son aquellos que financieramente son
fuertes.
 Para ello se realiza el uso de índices o
relaciones que demuestran la situación de
la empresa y sus posibilidades.
1.4 Reputación

 De la reputación de un proveedor
depende si la empresa adquirirá sus
productos, ya que si un proveedor tiene
mala reputación se procurará evitar
negociar con el.
 Es necesario pedirle al proveedor una
lista de sus principales clientes, para
acudir a ellos en busca de información.
 1.5 Desarrollo de Nuevos Proveedores.
 Depender de un sólo proveedor no siempre es
lo mejor ya que es conveniente contar con
nuevos proveedores aunque estos fueran
poco experimentados, con la finalidad de
tener varios proveedores.
 Los casos en el que el Jefe de Compras
puede asumir estos riesgos, se concreta en lo
sgte.:
Nuevos Productos
Competencia
Proceso de desarrollo de nuevas
fuentes de abastecimiento
 Continua…..
 1.5.1: Nuevos Productos: En los casos en que la
empresa fabrique un producto nuevo, y busque
proveedores, podrá acudir a los poco
experimentados para así brindarles su apoyo y se
convierta en un proveedor de confianza.
 1.5.2: Competencia: Cuando no existe competencia
y se depende de un sólo proveedor, cuando la
competencia por adquirir el artículo que el proveedor
ofrece es muy fuerte, o cuando el proveedor no le
interesa la empresa.
 1.5.3: Proceso de desarrollo de nuevas fuentes de
abastecimiento: El criterio mas importante a tener en
cuenta para la selección de un nuevo proveedor es
la administración
2.-Clasificación de los materiales utilizados y
actitud de compras para adquirirlos.
 Para simplificar el trabajo de compras es
necesario tener en cuenta la clasificación de
los materiales por movimiento y valor, para
que así se puedan efectuar las adquisiciones
en función a las necesidades que se tengas de
los materiales y de su capacidad financiera.

 El movimiento del material significa el

consumo que de el se hace.

 El valor del material esta en función de la

cantidad que se consume.
3.-Investigación del Mercado

 En logística se puede definir investigación del

mercado, a quienes se puede adquirir los
materiales que necesita la empresa, en que
cantidades y a que precio, por lo tanto esto
es una labor de compras.
 3.1 Forma de realizar la investigación del mercado.
3.1.1.-Características del Material:

Aquí se definirán con claridad las especificaciones relativas,

características físicas, nombres con que se le conoce, normas
de calidad, catálogos que puedan ser consultados; etc. del
material.
3.1.2.-Proveedores o Fuentes de Abastecimiento:
Aquí se debe considerar los proveedores habituales de la
empresa, a quienes se les puede acudir y que se conoce como
posibles suministradores de este tipo de insumo.
3.1.3.-Precios:
Obtener información sobre los precios del material, indicando las
variaciones sufridas a través del tiempo, y diferencias de precios
entre proveedores considerados.
3.1.4.-Comparación entre el material por adquirir y el
adquirido:
En este punto se realizará una comparación entre el
material que utiliza la empresa basándose en el
análisis de información y datos que se ha mencionado
con anterioridad, y con el material que pretende
adquirir ahora.
3.1.5.-Decisión:
Habiéndose realizado todos los puntos mencionados
anteriormente, se procederá a tomar una decisión, la
cual constituirá la recomendación del área logística
para la incorporación de un nuevo artículo, o
proveedor.
 3.2 La investigación del Mercado y las utilidades
de la empresa.
 Sabemos que toda empresa dispone de cantidades
limitadas para destinarlas a sus inversiones , y que
son sus dirigentes los que emplean dichos fondos
para lograr utilidades. Por tal razón existen 2 formas
para conseguir utilidades: Optimizando el margen de
ganancia de cada unidad producida, y logrando
producir un mayor número de unidades con el menor
capital posible.
 El área logística contribuye en las dos formas
mediante la reducción del costo total de adquisición
de los insumos que intervienen en la fabricación de
los productos de la empresa.
 3.3.-Características del mercado:
 El mercado desde el punto de vista logístico esta
constituido por las transacciones efectuadas en
aquellos lugares en los que se reúnen
compradores y vendedores, para realizar
negociaciones en los que uno adquiere el
material que el otro oferta.
 El precio de los productos que se encuentran en
el mercado es definido por fuerzas intangibles,
políticas ó económicos.
 En el Perú no existen mercados organizados, por
lo que la relación con los vendedores se realizan
en las misma oficina del comprador, por llamadas
telefónicas; etc.
PROCEDIMIENTOS

DE COMPRAS
 1.-PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
 El decir procedimiento de compras se refiere a los
diferentes pasos u operaciones que hay que
realizar para efectuar una adquisición.
 Alguna de las labores de los compradores son:
tratos con diferentes personas
recepción de requisiciones
búsqueda de fuentes de aprovisionamiento,
vemos que sus labores son muy complicadas y
por ello es necesario que estas se simplifiquen
para que este no se pierda en lo que realice. Para
ello la entidad deberá disponer de métodos
eficientes que aceleren los aspectos rutinarios de
la función.
 2.-TRAMITES EN LAS COMPRAS
 Definir las necesidades y hacerlas conocer a
compras.
 Determinar que y cuánto hay que comprar.
 Estudiar las condiciones del mercado, en función
de la compra a realizar.
 Escoger las fuentes de aprovisionamiento.
 Obtener cotizaciones.
 Orden de compra.
 Asegurar el cumplimiento del proveedor.
 Recepción, inspección y entrega.
 Factura.
 Informe sobre su funcionamiento.
 3.-ESTUDIOS DE LAS OPERACIONES
PARA COMPRAR.
 3.1.-Requisición o solicitud de compra: Es un
documento que se remite a compras,
indicando lo necesitado.
 3.2.-Ruta de la solicitud o requisición:
Originadas en cualquier dependencia: En este
caso la solicitud preparada en la dependencia
debe ser enviada al almacén, donde se
indicará si lo solicitado se encuentra en el
almacén, el consumo pasado y presente; etc,
con estos datos se remite la solicitud a
compras; y Originadas en el almacén.
Continua….
 3.3.- Resultado de la requisición o solicitud:
a.-Solicitud de cotización: Si la compra procede
dará origen a la solicitud de cotización, con este
documento se establece contacto entre compras y
los proveedores para determinar los mejores
precios de adquisición, el mejor tiempo de
entrega; etc.
b.-Selección del proveedor: Este aspecto es de
responsabilidad exclusiva de compras, quien en
base a su registro de proveedores, encontrará los
datos necesarios sobre los artículos que estos
proveen, cumplimiento y otros.
Continua…..

3.4.-Pedido u Orden de compra: Este documento tiene

por finalidad autorizar al proveedor para que envíe y
cargue al comprador las mercaderías o materiales
especificados en ella. También se puede agregar que
el comprador se compromete a abonar el valor de los
artículos que ha recibido.
3.5.-El seguimiento o contacto en las compras: Uno de
los objetivos de compras es “Mantener la continuidad
en el abastecimiento”, es decir evitar que falten los
artículos en el almacén, para ello compras realiza un
seguimiento del pedido ya que para mantener un
programa ininterrumpido de producción o ventas, es
necesario contar con los materiales a tiempo.
Continua….

Las tareas de seguimiento consisten en:

*Obtener el acuse de recibo del proveedor.
*Lograr una promesa de entrega compatible con las
necesidades.
*Comprobar con el vendedor los progresos en el
cumplimiento del pedido.
*Procurar que la promesa obtenida se cumpla.
 3.6.-Determinación del momento de comprar:El
momento en que debe iniciarse la reposición de las
existencias depende del sistema que se emplee en el
control del stock.
Continua….

 3.7.-Compra de la cantidad económica:La finalidad y

los objetivos establecidos para compras, obligan a
estas dependencias a efectuar adquisiciones en que
la calidad, cantidad y los precios sea el mas
conveniente para la empresa. hay que tener en
cuenta que para mantener la continuidad de
abastecimiento, se debe determinar el momento en
que se iniciará la renovación de las existencias, de
tal manera que los artículos lleguen al almacén y se
encuentren a disposición de los usuarios antes del
agotamiento o rotura de stock.
 3.8.-Incidencia del procedimiento de compras sobre
el costo de renovación
4.- REGISTROS E INFORMES DEL AREA
DE COMPRAS.
s 4.1.-De especificaciones de materiales:Es necesario
que todas las especificaciones de los artículos que
compras adquiere, sean archivadas y clasificadas
para que el jefe de compras disponga de ellas
cuando sea necesario.
s 4.2.-De Compras:Su finalidad es realizar una
comparación rápida y exacta de las compras
efectuadas sobre un material o artículo determinado.
s 4.3.-De contratos:Es muy conveniente disponer de
un registro de contratos donde se especifiquen las
anotaciones pertinentes a los contratos establecidos.
4.- REGISTROS E INFORMES DEL AREA DE COMPRAS.
Dichas anotaciones contendrá lo siguiente:
s Mercancía materia del
contrato.
s Proveedor.
s Número del pedido.
s Cantidad total contratada.
s Plazos del contrato
s Precios
s Unidad
s Condiciones y la inf.
necesaria para saber el
vencimiento y posibilidad de
renovarlo.
 Continua...
s 4.4.-De Proveedores: Su finalidad es que el jefe de
compras pueda conocer en cualquier momento a qué
fuente de abastecimiento puede recurrir para la
adquisición de determinado material, y además la
confianza que merece cada proveedor.
s 4.5.-De precios o cotizaciones: Es necesario llevar un
registro de los precios de los artículos , para que sirva
de ayuda a los que trabajan en compras.
s 4.6.-Resumen del trabajo de compras:Es necesario
que compras planee el trabajo y prepare programas de
compras, para lograr esto en necesario:
Continua...
s Número de pedido hechos
mensualmente y acumulados
indicando la razón del
otorgamiento de c/tipo.
s Número e importe de c/factura
aprobada y pagada.
s Número de recepciones
efectuadas.
s Número de cartas escritas a los
proveedores
s Número de cotizaciones
efectuadas y cantidad de
proveedores que intervinieron.
5.-INFORMES

s 5.1.-Informe sobre economías:

*Este informe es hecho por compras, pero debe ser
comprobada y para ello es conveniente llevar
gráficos o registros comparativos de las principales
clases de artículos que se adquieren, ya que es
bastante difícil hacerlo sobre todos los artículos que
se compran.
*Las economías logradas por mejoramiento de
métodos o sistemas, se considerarán como créditos
de compras siempre y cuando se halla originado en
esa dependencia y así se demuestre en el informe
que eleve compras.
Continua…..

*También es conveniente informar sobre las

economías que se obtengan por la adquisición de
artículos que anteriormente se fabricaban en la
empresa y que ha solicitud de compras hayan dejado
de fabricarse para adquirirse a terceros con beneficio
para la entidad.
s 5.2.-Informes de pedido: Es un informe que basado
en el registro de pedidos, permite establecer cuáles
han llegado a tiempo y cuáles con retraso. Para ello
indicará:
Continua….

•Pedidos emitidos durante el mes.

• Pedidos pendientes al iniciarse el mes.
•Pedidos recibidos en el mes.
•Pedidos pendientes al final del mes.
•Pedidos recibidos a tiempo.
•Pedidos recibidos con retraso.
Continua….

s 5.3.-Informes que emite contabilidad respecto a

compras:
*Gastos de la dependencia:De la manera más
detallada posible y a fin de establecer el costo
promedio de un pedido en relación con lo que cuesta
a la entidad la existencia de compras, es conveniente
determinar los gastos que efectúa dicha
dependencia.
* Pérdidas por errores: Se incluye en este informe los
gatos ocasionados por ineficiencia de compras.
 Continua...

s 5.4.-Informes de control de inventarios o

almacenes:Este informe indicará la cantidad de
material almacenado y los gastos que demanda su
mantenimiento.
s 5.5.-Informes sobre las actividades de
compras:Compras debe indicar lo siguiente:
*Número de solicitudes de compra o requisiciones
recibidas.
*Número de pedidos confeccionados y emitidos.
*Facturas recibidas y visadas por compras.
*Cartas escritas y telegramas enviados.
*Devoluciones efectuadas.
LOS COSTOS LOGISTICOS

Y COMPRAS
Continua…..

s La determinación de los costos logísticos es uno de

los aspectos esenciales y de mayor importancia para
efectuar un análisis completo del sistema logístico de
una empresa, pero al mismo tiempo la obtención de
dichos costos es difícil, en razón que los elementos
que lo constituyen y que afectan al sistema, no son
medidos por los procedimientos contables de costos
industriales o financieros empleados usualmente en
las compañías.
ELEMENTOS DEL COSTO

s El costo está compuesto por diversos elementos que

pueden agruparse en: Materias primas, mano de
obra y gastos de fabricación.
s Materias Primas: Aquí se encuentran aquellos
insumos que se transforman para obtener el
producto terminado.
s Mano de Obra: En este grupo se considera al factor
humano que interviene directamente en la
producción, para lograr el producto final.
s Gastos de Fabricación: Aquí se encuentran todas
aquellas erogaciones de tipo general que no forman
parte del producto terminado pero que, sin
identificarse con el producto, benefician a la
producción en su conjunto.
DIFERENTES COSTOS LOGISTICOS
s A continuación presentamos los diferentes costos
logísticos que deben ser conocidos por los ejecutivos
del área para analizarlos, controlarlos y evaluarlos
en pro de una mejor administración de los insumos,
artículos o materiales que maneja Logística.
1.-Costo Unitario: Es el precio de compra, en los
materiales importados se tiene en cuenta los gastos
relacionados con los fletes, aduana, transporte, o
destino.
En los materiales nacionales al precio de los
artículos puestos en los almacenes.
2.-Costo de Renovación:También llamado de
adquisición, es la suma de todos los gastos
inherentes al abastecimiento de materiales,
Continua…..
s en un lapso determinado, dividido entre el número de
órdenes de compra emitidos en el mismo periodo de
tiempo.Los gastos pueden clasificarse en Gastos de
ordenar: Gastos efectuados de la requisición hasta la
emisión de la orden de compra.Gastos de
Seguimiento:Suma de todos los gasto para lograr
que el proveedor cumpla con remitir la
mercadería.Gastos diversos: Control de facturas,
documentos que hay que enviar después de llegado
el material.
3.-Costo de Posesión o de Almacenaje: Se refiere
gasto que ofrece el mantenimiento y control de los
materiales que se almacenan.Se encuentran los
siguientes gasto:
Continua….

Gastos de inversión:Capital invertido en existencias.

Gastos de Riesgo:Seguro contra robos, incendios de
las existencias.
Gastos de Cuidado:Mantención y cuidado de los
materiales para enviar su deterioro.
Impuestos: Existen países en los que se paga
impuestos sobre el stock que se tiene.
Impuestos: Existen algunos países donde se pagan
algunos impuestos sobre el stock que se tiene.
Continua…..

s 4.-Costos de faltantes o de roturas de stock: Sucede

cuando falta un artículo o materia prima, necesario
para la empresa, por tanto la falta de este material
puede interrumpir las operaciones de la industria,
elevándose así el costo de la fabricación.
Unidades Costos Unitarios
1000
Precio compra+gastos para que
900
artículos lleguen a la empresa(flete,
800 seguro, transporte a empresa, etc).
700
600
500 Mas alto mientras
400 mayor sea la
$ cantidad pedida.
300
200
100
Mas alto mientras
menor sea la
%
cantidad pedida
0

RENOVACION POSESION
Gastos de Gastos de
ordenar+Gastos de inversión+Gastode
seguimiento+ Gastos riesgo+gastos de
diversos. cuidado+impuestos.

COSTO ROTURA DE STOCK

Valorización del efecto que tiene la falta de stock sobre las
operaciones.
EVALUACION DE LA EFICIENCIA DE
COMPRAS.

s Siendo compras, elemento a través del cuál se

realizan constantes desembolsos de dinero, la
evaluación es sumamente importante por cuanto los
directivos, por medio de ella pueden:
*Comprobar la manera eficaz como realizan su tarea.
*Constatar si alcanzaron los objetivos que se le
fijaron.
*Medir el trabajo del jefe de compras y su personal y
los resultados que se obtienen de dicho trabajo.