ADMINISTRACIÓN DE

PROYECTOS
LINF. ABEL ALBERTO PINTOR ESTRADA

UNIDAD 1, INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Plan del Proyecto
 Documento formalmente aprobado que define cómo se ejecuta, supervisa y
controla un proyecto.

 Para fines prácticos el documento está constituido por los documentos

siguientes de la línea base (aquellos documentos aprobados antes de la
ejecución del proyecto):
Plan del Proyecto
1. Enunciado del trabajo a realizar.

2. Acta (o carta) constitutiva del proyecto.

3. Estrategia metodológica.

4. Enunciado del alcance.

5. Estructura de desglose del trabajo (EDT) del proyecto.

6. Cronograma
Plan del Proyecto
1. Presupuesto y flujo de efectivo (o flujo de caja).

2. Recurso humano requerido y su costo.

3. Plan de riesgos.

4. Planes subsidiarios: de calidad, comunicaciones, contrataciones y

adquisiciones.
Interesados en el Proyecto
 Personas y organizaciones, como clientes, patrocinadores, organización
ejecutante y el público, involucrados activamente en el proyecto, o cuyos
intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa.
Otros conceptos útiles
 Metodología. Sistema de prácticas, técnicas, procedimientos y normas
utilizado por quines trabajan en una disciplina.

 Método. Forma de trabajo que implica un arreglo ordenado de manera

lógica, generalmente con pasos a seguir.

 Técnica. Procedimiento sistemático definido y utilizado por una persona

para realizar una actividad con el fin de generar un producto o un resultado.

 Tecnologías. Conjunto de métodos, procedimientos, herramientas,

maquinaria o equipo y saberes prácticos que se usan en la fabricación o
mejora de un producto o servicio.
Otros conceptos útiles (paquete
tecnológico)
 Tecnología de producto. Normas, especificaciones y requisitos de calidad y
presentación que debe cumplir un bien o un servicio.

 Tecnología de Proceso. Condiciones, procedimientos a seguir y formas de

organización necesarios para producir un bien o un servicio.

 Tecnología de Maquinaria y Equipo. Incluye las características que deben

cumplir los bienes de capital para producir un bien o un servicio.

 Tecnología de Operaciones. Normas y procedimientos necesarios para

asegurar la calidad, confiabilidad, seguridad, inocuidad y durabilidad de la
planta productiva y de sus productos.
Ejercicio 1 -1
 En el entendido de que un proyecto es “un esfuerzo temporal que se lleva a
cabo para crear un producto, servicio o resultado único”, mencione dos
proyectos, uno relacionado con su vida personal y otro con su vida
estudiantil o profesional, y llene para cada uno la siguiente tabla:
PROYECTO ¿CÓMO INICIO? ¿QUIÉNES ¿CÓMO SE CERRÓ? RESULTADOS (SALIDAS)
(TITULO Y OBJETIVO) ESTUVIERON
INVOLUCRADOS?
Ejercicio 1 -2
A. ¿Las salidas fueron congruentes con los objetivos?

B. Mencione tres lecciones aprendidas de estos proyectos que le ayudarían a

realizar de mejor manera proyectos similares.
Ejercicio 2 -1
2. Regularmente realizamos el mismo proceso desde que nos levantamos
hasta que salimos de casa para realizar nuestras actividades. Suponiendo
que los pasos de este son los enunciados más adelante, complete el
siguiente formato con la especificación del proceso:
 NOMBRE DEL PROCESO. PREPARACIÓN PARA SALIR A ESTUDIAR O TRABAJAR
Entradas Métodos o técnicas Salidas
empleados
1. Ingredientes para el 1. Procedimiento de cepillado 1. Bolsa o portafolios con todo
desayuno recomendado por la Asoc. Nal. lo requerido para trabajar o
de Odontólogos. estudiar.
2. 2. 2.
3. 3. 3.
4. 4. 4.
1. Tomar una ducha
2. Vestirse y peinarse
3. Preparar el desayuno
4. Desayunar
Pasos del proceso: 5. Cepillarse los dientes
6. Colocar en la bolsa o el
portafolios lo requerido para
trabajar o estudiar
7. Abordar el transporte
Herramientas Involucrados Indicadores
Ejercicio 2 -3
a) ¿Por qué lo anterior no es un proyecto?

b) ¿Qué valor añade cada paso al proceso?

Ejercicio 3 -1
3. A continuación se describe un proceso de análisis de requisitos para el
desarrollo de un producto. Identifique:

a) Entradas

b) Técnicas

c) Herramientas

d) Personas que ejecutan el proceso y otros agentes involucrados o

interesados.
Ejercicio 3 -2
 e) Salidas

 f) Indicadores
Ejercicio 3 -3
Descripción De Proceso De Análisis De Requisitos
 El proceso se ejecuta para descubrir, analizar y describir funciones y
capacidades del producto a desarrollar, respetando los objetivos del negocio
y las restricciones organizacionales, de usuarios, legales, de seguridad ,
ergonómicas, de procesos y operaciones, de mantenimiento, de diseño y de
calidad.
Ejercicio 3 -4
 Se debe tener en cuenta un estudio de mercado reciente para el producto,
así como el plan estratégico y los planes de mercadotecnia y financieros

 No pueden ser obviados los estándares y normas nacionales (no es un

producto de exportación que requiera normas o certificaciones
internacionales)

 La especificación de requerimientos deberá documentarse según una

plantilla ya aprobada, que es un activo organizacional.
Ejercicio 3 -5
 Cada requerimiento debe identificarse según el esquema de clasificación
aprobado por la compañía.

 La especificación de requisitos deberá someterse a control de versiones y

control de cambios.

 Esta especificación es elaborada por el analista y debe ser revisada por los
departamentos de Mercadotecnia y de Procesos Industriales, y aprobada
por el administrador del proyecto.
Ejercicio 3 -6
1. A partir de la “solicitud de propuesta” del Depto. de Mercadotecnia se
debe elaborar la “propuesta de solución”, incluyendo en su sección
técnica la visión y alcance del proyecto. Si las expectativas del mercado
no aparecen en el documento de solución de propuesta, se debe definir
en el documento de solución.

2. Si se aprueba la propuesta de solución, será necesario seleccionar los

métodos, técnicas y herramientas para el Análisis de requisitos.
Ejercicio 3 -7
Se sugiere uno o más de los siguientes :

 Revisión documental (estudios de mercados, planes, etc.)

 Entrevistas

 Observación o grupo de enfoque.

3. Definir las métricas que serán utilizadas. Se sugieren:

 Cantidad de requisitos por categoría (seguridad, ergonomía, materiales,

fabricación, mercado, funcionales, legales, mantenimiento, calidad u otro que
demande el proyecto)
Ejercicio 3 -8
 Esfuerzo total dedicado al proceso horas-hombre.

 Costo total del proceso.

4. Identificar a clases de usuarios, caracterizarlos y seleccionar a representantes

y posteriores pruebas del producto.

5. Identificar a quienes toman las decisiones de requisitos y sus procesos de

toma de decisiones (mercadotecnia, producción, comercialización, gerencia u
otro).

6. Planear la búsqueda y recolección. El plan de búsqueda de recolección

deberá contener como mínimo las siguientes especificaciones:
Ejercicio 3 -9
 Definir las restricciones externas que impacten en las soluciones de diseño o de
implementación (por ejemplo, leyes y estándares internacionales).

 Definir los escenarios de operación del producto y sus ambientes de utilización

(interacciones esperadas con el entorno, tareas humanas, interconexiones físicas
con otros productos, etc)

 Definir métricas de efectividad (que reflejen expectativas y satisfacción del

usuario relacionadas con requerimientos de desempeño, seguridad, facilidad de
uso y mantenimiento, tiempo, costo, carga de trabajo, desempeño humano, etc.)

 Redactar requerimientos
Ejercicio 3 -10
7. Recolectar requisitos según las tareas colocadas en el Plan de búsqueda y
recolección, y aplicando los métodos, las técnicas y herramientas
seleccionadas en el paso 2 y que fueron especificados en dicho plan.

8. Definir criterios de éxito para cada requisito.

9. Llenar la plantilla de Especificación de requisitos.

10. Realizar las inspecciones informales y revisar documentos de requisitos que

se hayan producido.

11. Elaborar el modelo o prototipo (opcional; si el proyecto lo demanda).

Ejercicio 3 -11
12. Priorizar requisitos.

13. Revisar la Especificación de requisitos según los criterios de calidad.

14. Establecer Requisitos de línea base en una junta con los involucrados y firmar
la aprobación.

15. Pasar los Requisitos de línea base al proceso de Administración de la

configuración, cambios y versiones.

Todos los documentos, modelos y prototipos deben quedar documentados física y

electrónicamente.
Ejercicio 3 -12
En el caso de los documentos electrónicos, podrán consistir en fotografías,
video, audio, texto o combinaciones de los anteriores.

La Especificación de requisitos es el documento resultante más importante, y

debe incluir:

 Información de especificación genérica (fecha, estado, alcance, contexto,

glosario, etc.)

 Identificación del producto y vista general.

Ejercicio 3 -13
 Requisitos para las funciones y  Requisitos de operaciones y
desempeño del producto. mantenimiento.
 Requisitos del negocio, de la  Requisitos ambientales del
organización y del usuario. producto.
 Requisitos de seguridad y/o  Restricciones de diseño.
protección.
 Características de calidad.
 Requisitos de ingeniería de
factores humanos (ergonomía)
Ejercicio 3 -14
 Requerimientos físicos.

 Requerimientos de personal y de entrenamiento, y logística.

 Requerimientos de empaque.

 Prioridad de requisitos.

 Razón de requisitos.
Ejercicio 4 -1
4. En la siguiente lista, identifique con una P cuál es proyecto, y con una O
cuál es proceso.
ID (P/O) ¿PROYECTO O PROCESO?
Cruzar rápidos de un río en kayak
Nadar un km al día como parte de un programa de entrenamiento.
Ganar una carrera de 400 mts planos en los próximos juegos escolares.
Diseñar una campaña de publicidad para un bronceador en el siguiente
verano.
Atender el teléfono de la recepción de la empresa “Golosinas Lolita”
Obtener en tres años el grado de especialista en pediatría.
La manera en la que se extrae el carbón de la mina
Construcción en cuatro semanas de un edificio en el parque tecnológico de
la Universidad (ITESO), con un costo de 3 millones de pesos, para alojar 12
empresas de electrónica y software.
Escribir una guía para el aprendizaje de administración de proyectos en un
año, y que sea publicada a nivel latinoamericano.
Pasos requeridos para confeccionar un traje sastre según el maestro
Tijeras.
Caso de Estudio
Antecedentes
Antecedentes -1
 La compañía plásticos decorativos no ha obtenido los resultados que se
esperaban de las fuentes inversiones en equipo que realizó en planta en los
últimos meses. A pesar de las fuertes inversiones en bienes de capital,
descuidó las tecnologías de producto, de proceso y de operaciones.

 En el corto plazo la empresa necesita definir, integrar y documentar sus

procesos de trabajo porque actualmente cada departamento se comporta
como un feudo, lo que da como resultado la segmentación y la
disfuncionalidad consecuente de los flujos de trabajo, de materiales y de
información.
Antecedentes -2
Nos referimos en concreto a los procesos siguientes:

 Compras-recepción-inventario de materia prima-cuentas por pagar

 Ventas-entrega-cuentas por cobrar

 Producción-inventarios de producto terminado

 Mantenimiento

 Contabilidad y bancos
Antecedentes -3
3. Además, la compañía requiere un sistema de información integral que le
proporcione datos confiables y oportunos para la toma de decisiones y
para realizar las operaciones de la empresa en sus diferentes niveles.

4. Líneas estratégicas de la empresa. En el plan estratégico y tecnológico de

Plásticos decorativos se especifican líneas de trabajo en relación con los
procesos administrativos, comerciales y de producción, la rendición de
cuentas, la cultura de la organización y la automatización de procesos. Lo
anterior da pie a la definición de una cartera de los proyectos que se
mencionan a continuación:
Antecedentes -4
 Mejorar los procesos de la empresa: administrativos, comerciales y de
producción, en particular buscando su mejora e integración entre sí.

 Dotar a la compañía de un sistema de rendición de cuentas por medio de

indicadores de medición de desempeño.

 Automatizar el proceso de producción.

 Desarrollar la cultura organizacional de la compañía.

Caso 1
Mejora de Procesos Administrativos
Paquete Tecnológico del Proyecto
El proyecto trata sobre la integración de los procesos administrativos de Plásticos
decorativos, empresa industrial que produce globos para fiestas. Los tres
procesos considerados son los siguientes:

1. Compras-recepción-inventario de materia prima-cuentas por pagar

2. Ventas-entrega-cuentas por cobrar

3. Contabilidad y banco

La empresa ha contratado un despacho de consultores para que realice el trabajo

en colaboración con su personal. Las tecnologías que se aplicarán durante el
proyecto son principalmente las siguientes:
Tecnología de Producto
 Modelado de los procesos por medio de técnicas IDEF (Integration definition
for activity modeling).
Tecnología de Proceso
 Método de consultoría y de mejora de procesos

 Método de administración de proyectos: PMI

 Enfoque por procesos para modelar y entender la empresa.

 Técnica de GQM1 (Goal-question-metrics) para determinar los indicadores

de medición del desempeño de cada proceso.

1 Gladys M. Mercier, Carnegie Mellon University, 2000

Tecnología de Maquinaria y Equipo
 Computadora de escritorio.

 Software aplicativo: para administrar el proyecto, MS Project, WBS Chart

Pro, Pert Chart Expert; para modelar los procesos, MS Visio, MS Word.
Tecnología de Operaciones
 Norma CONOCER de consultoría general.