Anda di halaman 1dari 43

2.

MANAJEMEN LOGISTIK

CIBOGO, MEI 2013

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


BAB 1 : Overview Manajemen
Logistik

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


DEFINISI DAN TUJUAN
 Proses pemeriksaan barang merupakan rangkaian dari
prosedur penerimaan dari fungsi pembelian maupun
rangkaian dari prosedur penerimaan dari mutasi antar
gudang.
 Tujuannya adalah untuk memastikan kesesuain
kuantitas maupun kualitas material yang akan disimpan
di gudang dengan ketentuan yang dipersyaratkan di
dalam PO/Kontrak/SP

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


PROSES PEMERIKSAAN
 Pemeriksaan barang dilakukan oleh petugas gudang,
Tim Pemeriksa Barang sesuai bidang terkait dan
Pemasok barang
 Hasil dari pemeriksaan barang berupa Berita Acara
Pemeriksaan Barang harus ditanda tangani oleh semua
Anggota Tim atau sekurang-kurangnya ½ + 1 dari
jumlah anggota Tim/Panitia Pemeriksa Barang, yang
kemudian disahkan oleh Kepala Unit/Manajer Unit
(khusus Tim Pemeriksa APBN disahkan oleh GM
atau P2K)
 BAPB sebagai dasar untuk diterbitkannya Bon
Penerimaan Barang

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


DOKUMEN PENDUKUNG
1) Copy PO/Kontrak/SP
2) Nota/Surat pengantar barang
3) Sertifikat
4) Manual book
5) Formulir pemeriksaan fisik kedatangan
barang
6) Dokumen lainnya yang dipersyaratkan di dalam
PO/Kontrak/SP

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


FORMULIR TUG
 TUG 4, berfungsi sebagai Berita Acara
Pemeriksaan Barang-barang/Sparepart.
 Terdiri dari 6 rangkap, dimana lembar ke-
3 & 6 untuk fungsi TUKG

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


FORMAT FORM TUG 4

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


BAB 2 : Proses Penerimaan Barang
ke dalam Gudang

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


DEFINISI
 Proses penerimaan barang ke dalam
gudang adalah salah satu fungsi dan
merupakan kegiatan awal dari sistem
pergudangan.

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


PROSES PENERIMAAN
 Pemeriksaan barang dilakukan oleh petugas gudang
dan disahkan oleh kepala gudang / koordinator logistik
 Dokumen pendukung yang diperlukan :
1. TUG 4 (Berita Acara Pemeriksaan Material)
2. Faktur/Bukti Kas (untuk pembelian ditempat)
3. Bon Pengeluaran/Surat Pengantar yang menyertai
barang-barang (dalam hal ini barang-barang yang
diterima dari unit lain)
4. Surat Pesanan Barang atau Daftar Permintaan
Barang.

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


PROSES PENERIMAAN (1/2)
 Pemeriksaan barang dilakukan oleh petugas
gudang dan disahkan oleh kepala gudang /
koordinator logistik
 Dokumen pendukung yang diperlukan :
1. TUG 4 (Berita Acara Pemeriksaan Material)
2. Faktur/Bukti Kas (untuk pembelian ditempat)
3. Bon Pengeluaran/Surat Pengantar yang
menyertai barang-barang (dalam hal ini barang-
barang yang diterima dari unit lain)
4. Surat Pesanan Barang atau Daftar Permintaan
Barang.

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


PROSES PENERIMAAN (2/2)
 Hasil penerimaan barang, berdasarkan lembar ke-
3 Bon Penerimaan Barang-barang/spare part,
petugas fungsi gudang (pemegang kartu
persediaan) kemudian membukukan penerimaan
tersebut ke dalam Kartu Persediaan (TUG 1)
 Barang-barang yang masuk gudang dan telah
selesai diperiksa, diberi tanda dan dikelompokkan,
kemudian disimpan pada lokasinya masing-
masing.
 Penerimaan tersebut dibuatkan Kartu Gantung
(TUG 2), atau bila telah ada kartu gantungnya
tinggal mencatat pada kartu gantung yang telah
ada
Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal
FORMULIR TUG
 TUG 3, dimana lembar ke-1 & 6
digunakan untuk TUKG

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


FORMAT FORM TUG 3

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


BAB 3 : Proses Pengelolaan /
Penyimpanan Barang dalam
Gudang

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


DEFINISI
 Proses pengelolaan barang dalam gudang
yaitu kegiatan yang dilakukan dalam
penyimpanan material, pemberian
identitas material, perawatan dan
penanganan material

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


PROSES PENGELOLAAN (1/2)
 Pengelolaan barang dalam gudang dilakukan oleh
petugas gudang dengan menggunakan TUG 3, TUG 4,
TUG 2, dan TUG 1 sebagai dokumen pendukung
 Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan :
1. Ukuran/dimensi barang.
2. Berat/ringannya barang.
3. Jumlah/volume barang.
4. Sifat-sifat khusus barang (beracun, mudah pecah,
mudah terbakar dll)
 Metode penyimpanan barang disesuaikan dengan
kondisi dengan memperhatikan :
1. Denah atau tata ruang gudang.
2. Tata letak penempatan rak dan barang dalam rak.
3. Metode penanganan.
4. Alat kerja atau alat angkut.
Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal
PROSES PENGELOLAAN (2/2)
 Untuk material-material yang spesifik, maka cara
perawatan material harus sesuai dengan standar dan
prosedur yang telah ditetapkan untuk masing-masing
karakteristik, sifat dan jenis barang yang disimpan
sebagai berikut :
 Barang yang sangat berbahaya dan mudah terbakar.
 Barang yang tidak tahan lembab.
 Barang yang tidak tahan udara panas atau dingin.
 Barang yang mudah berkarat.
 Barang penghantar.
 Barang yang dapat merusak lingkungan.
 Barang /Peralatan kontrol.
 Bahan kimia Kurilex.

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


FORMULIR TUG
 Label barang.
 Kartu gantung barang, yaitu TUG 2 untuk
barang-barang umum yang berwarna merah
muda dan TUG2a untuk spare part yang
berwarna hijau.
 Kartu persediaan, yaitu TUG 1.

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


FORMAT FORM TUG 2

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


FORMAT FORM TUG 2a

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


FORMAT FORM TUG 1

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


FORMAT FORM TUG 1a

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


BAB 4 : Proses Pengeluaran
Barang dari dalam Gudang

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


DEFINISI
 Pengeluaran barang barang dari gudang
adalah suatu transaksi pelayanan
terhadap permintaan akan kebutuhan
barang untuk unit, baik untuk kegiatan
pemeliharaan atau untuk kegiatan
mendukung operasional maupun kegiatan
lainnya.

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


PROSES PENGELUARAN
 Proses pengeluaran barang dilaksanakan oleh
petugas gudang dan harus disahkan oleh
kepala gudang/koordinator logistik
 Dokumen pendukung yang digunakan pada
pengeluaran barang adalah Surat permintaan
barang / spare part dari Unit Pelaksana ke Unit
Induk dilampiri Daftar Permintaan Barang (DPB)
dan/atau Daftar Permintaan Sparepart (DPS).

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


FORMULIR TUG
 Daftar permintaan barang (DPB) dalam bentuk
TUG 5 atau Daftar permintaan spare part (DPS)
TUG 6.
 Perintah penyerahan / DO / TUG 7.
 Bon pengeluaran barang-barang/spare part (BP)
dalam bentuk TUG 8 dan Bon Pemakaian dalam
bentuk TUG 9

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


FORMAT FORM TUG 5

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


FORMAT FORM TUG 6

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


FORMAT FORM TUG 7

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


FORMAT FORM TUG 8

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


FORMAT FORM TUG 9

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


BAB 5 : Proses Inventarisasi

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


DEFINISI DAN TUJUAN
 Inventarisasi adalah pemeriksaan rutin secara berkala,
menyeluruh dan detail terhadap kondisi semua item
barang persediaan di gudang, yang dilakukan
minimal satu kali dalam 1 tahun atau sesuai
kebutuhan, dengan memperhatikan efektifitas
pengendalian internal dan prinsip asas manfaat
(biaya)
 Tujuan :
a) Memastikan bahwa barang yang tersimpan dalam kondisi baik
dan siap untuk digunakan untuk unit.
b) Memastikan bahwa barang yang tersimpan di gudang
adalah benar-benar yang masih dibutuhkan oleh unit.
c) Memastikan bahwa tidak terjadi selisih jumlah stock untuk
setiap item barang yang tersimpan di gudang antara fisik
dan catatan.
Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal
PROSES INVENTARISASI
 Proses inventarisasi dilaksanakan oleh Tim
Inventarisasi yang dibentuk melalui Surat
Keputusan General Manager Unit Induk
 Hasil dari inventarisasi harus disahkan oleh General
Manager
 Daftar pemeriksaan setiap harinya harus
dibagikan selambat lambatnya pada hari
berikutnya setelah selesai dibuat oleh
petugas pemeriksa
 Dokumen pendukung yang digunakan :
1. Kartu persediaan
2. Kartu gantung
3. Hasil inventarisasi sebelumnya
Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal
FORMULIR TUG
 Formulir TUG yang digunakan pada proses
inventarisasi adalah TUG 15 dan TUG 6
 Hasil-hasil pemeriksaan dicatat oleh Tim pada
"Daftar Pemeriksaan barang barang/spare
parts" (bentuk formulir TUG. 15) yang
dibuat dalam rangkap 3 (tiga) :
 Lembar ke-1 untuk TUKG.
 Lembar ke-2 untuk Fungsi Perbekalan.
 Lembar ke-3 untuk Fungsi Gudang.

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


FORMAT FORM TUG 15

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


BAB 6 : Proses Penghapusan

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


DEFINISI
 Penghapusan adalah adalah setiap tindakan
menghapuskan aktiva tetap PLN dari pembukuan atau
neraca PLN. Tujuannya adalah untuk meningkatkan
efisiensi dan produktifitas serta menciptakan nilai
tambah bagi PT PLN (Persero).
 Tujuan :
a) Memastikan bahwa barang yang tersimpan dalam kondisi baik
dan siap untuk digunakan untuk unit.
b) Memastikan bahwa barang yang tersimpan di gudang
adalah benar-benar yang masih dibutuhkan oleh unit.
c) Memastikan bahwa tidak terjadi selisih jumlah stock untuk
setiap item barang yang tersimpan di gudang antara fisik
dan catatan.

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


PROSES PENGHAPUSAN
 Penghapusan dilaksanakan oleh Unit Induk PLN
atau Unit Pelaksana dengan persetujuan
penghapusan diberikan oleh Dekom atau
melalui RUPS.
 Dokumen pendukung yang diperlukan :
1. Dokumen AE.1 : BA Penelitian Penarikan Aktiva
2. Dokumen AE.1.1 : Lampiran AE.1
3. Dokumen AE.2 : Penetapan Penarikan Aktiva.
4. Dokumen AE.2.1 : Lampiran AE.2
5. Dokumen AE.3 : Usulan Penghapusan Aktiva
6. Dokumen AE.3.1 : Lampiran AE.3
7. Dokumen AE.4 : Daftar Usulan Penghapusan
8. Pakta Integritas.
Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal
TAHAPAN PROSES PENGHAPUSAN (1/2)

Usulan dari Unit Pelaksana ke Unit Induk terkait


penghapusan ATTB

Berdasarkan usulan dari Unit Pelaksana, Unit Induk


membuat usulan penghapusan ATTB ke PLN Kantor
Pusat

Berdasarkan usulan dari Unit Induk, PLN Kantor Pusat


melalui Direksi kemudian membuat usulan
pebghapusan ATTB ke Dekom

Usulan Direksi yang disetujui oleh Dekom kemudian


mengeluarkan Surat Persetujuan Penghapusan

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


TAHAPAN PROSES PENGHAPUSAN (2/2)

Berdasarkan Surat Persetujuan Penghapusan dari


Dekom, kemudian Direksi menerbitkan Surat
Keputusan tentang Penghapusan Aktiva

Berdasarkan Surat Keputusan Direksi tentang


Penghapusan Aktiva, PLN Unit Induk kemudian
menerbitkan Keputusan tentang Tim Penghapusan
Aktiva, dan kemudian pelelangan pun dilakukan

Setelah selesai kemudian dibuatkan Laporan ATTB


oleh Sub Bid Akuntansi

Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal


Simple, Inspiring, Performance, Phenomenal