Digitalisasi Manajemen Sumber Daya Manusia:

Strategi Menghadapi Perubahan dan Tantangan Baru Di Era Digital /

Revolusi Industri 4.0
Pendahuluan
Tema Revolusi Industri 4.0 saat ini menghiasi perekonomian di Indonesia.
Mulai dari Unicorn, Decacorn, Ekonomi Digital dan lain sebagainya
merupakan tantangan baru dalam menghadapi perkembangan dunia bisnis
di Indonesia. Lambat laun setiap organisasi dituntut perubahan secara
cepat. Banyak faktor yang mempengaruhi keberhasilan proses transformasi
suatu organisasi salah satunya adalah digitalisasi proses bisnis pada suatu
organisasi.
Digitalisasi Proses Bisnis
Era disrupsi kini menjadi tantangan tersendiri bagi setiap organisasi sehingga untuk meningkatkan
output perlu adaptasi yang cepat dengan memanfaatkan teknologi digital dalam pengelolaannya.
Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah mengadopsi sistem Enterprise Resource
Planning (ERP) untuk menunjang proses bisnis. Tentu tujuannya untuk memudahkan pekerjaan pada
organisasi dalam mendapatkan dan mengolah informasi secara real time dan terintegrasi sehingga
mempercepat pengambilan keputusan.

Keuntungan dari Digitalisasi Proses Bisnis adalah operasi dan proses bisnis yang terintegrasi
sehingga informasi dapat diperoleh dengan cepat dan tepat. Dengan data yang akurat maka dapat
meminimalisir kemungkinan kebocoran.
Enterprise Resource Planning (ERP)

Perencanaan sumber daya organisasi, atau sering disingkat ERP

dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning,
adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi organisasi yang
berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis
yang berjalan di organisasi yang bersangkutan.
Keuntungan ERP
• Integrasi data keuangan : Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top
management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan organisasi dengan lebih baik
• Standarisasi Proses Operasi : Menstandarkan proses operasi melalui implementasi
best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan
peningkatan kualitas kerja
• Standarisasi Data dan Informasi : Menstandarkan data dan informasi melalui
keseragaman pelaporan, terutama untuk organisasi besar yang biasanya terdiri dari
banyak unit kerja dengan jumlah dan jenis pekerjaan yang berbeda-beda.
• Hasil yang bisa diukur : penurunan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan
informasi, peningkatan kontrol keuangan, peningkatan service level, peningkatan
ketaatan administrasi, penurunan penggunaan kertas, peningkatan kepatuhan,
penurunan risiko mal administrasi
Penerapan ERP dalam Manajemen SDM
Penerapan ERP dalam Manajemen SDM diantaranya:
• Manajemen Organisasi: Peningkatan Kapasitas Pegawai, Perencanaan Pengeluaran Pegawai
dan Manajemen Kegiatan
• Manajemen Waktu: Absensi, kehadiran, time schedule, shift management dll
• Administrasi kepegawaian: terintegrasi dengan manajemen waktu dan payroll, informasi pegawai,
administrasi personal dan struktural organisasi
• Payroll: tipe payroll, konfigurasi grup payroll, upah, tunjangan, bonus, upah kotor dll
• Perekrutan: termasuk merekrut pegawai, maintain master data personalia
• Pelatihan dan manajemen kegiatan: identifikasi kebutuhan diklat, penjadwalan diklat, menejemen
pengeluaran diklat dll
• Travel management: pengelolaan perjalanan kantor, manajemen pengeluaran untuk perjalanan,
travel expenses dll
Keuntungan ERP dalam Manajemen
SDM
• Hire the best talent: ERP adalah alat organisasi untuk menarik dan merekrut orang yang tepat dan secara cepat
membuatnya produktif
• Optimize Use of Employee Talent to Achieve Business Objectives: penggunaan pendekatan yang holistik untuk
seluruh proses yang berhubungan dengan pegawai dapat membantu dalam menentukan dimana posisi pegawai
tersebut, melatih dan menumbuhkan keterampilan pegawai dan menyelaraskan tujuan pegawai dengan tujuan
organisasi secara menyeluruh
• Streamline HR Processes and Compliance: Otomatisasi semua proses operasional SDM, seperti administrasi
karyawan, manajemen waktu, penggajian, dan pelaporan hukum, meningkatkan efisiensi dan mendukung kepatuhan
dengan perubahan peraturan global dan lokal.
• Align to Organization Objectives and Track KPIs: dengan menggunakan pendekatan real-time dan penelusuran KPI
pegawai, organisasi dapat memperoleh manfaat sepenuhnya dari strategi dan program SDM- mengukur kontribusi
pegawai dalam mencapai tujuan organisasi
• On-the-Go Availability: Tuntutan pekerja mobile 24x7 mengharuskan bisnis harus dilanjutkan bahkan ketika pegawai
tidak ada di kantor. Proses bisnis yang sering, seperti item alur kerja dan peringatan, pencatatan waktu, dan
permintaan perjalanan, membutuhkan tindakan segera.
Langkah-langkah Implementasi ERP
1. Pemilihan sistem ERP dengan langkah:
• Buat daftar / check list dari tantangan operasional yang saat ini dihadapi organisasi, dari tingkat manajemen dan
check list dari tiap-tiap bagian atau divisi.
• Buat daftar / check list dari kebutuhan organisasi akan penggantian sistem. Bisa saja organisasi saat ini tidak
mengalami kendala operasional, namun sesuai visi organisasi akan berkembang pada tahun-tahun mendatang,
dan sistem yang ada saat ini tidak dapat lagi mendukung perkembangan tersebut.
• Beri Bobot kedua check list diatas agar kita dapat mengetahui kepentingan dari tiap kendala operasional yang
terjadi dan kebutuhan, sehingga memudahkan untuk menetukan prioritas.
• Proses seleksi vendor apakah untuk pembuatan (custom made) atau membeli produk ERP yang sudah jadi
menjadi lebih mudah dengan check list di atas, dimana kita dapat membandingkan suatu produk ERP dengan
yang lainnya.
• Proses seleksi merupakan suatu aktifitas yang harus melibatkan seluruh lini manajemen dan setiap
bagian/departemen/divisi. Hal ini dikarenakan pengguna dari sistem ERP nantinya adalah setiap divisi yang
ada, bukan divisi MIS/EDP/IT
Langkah-langkah Implementasi ERP
2. Pemilihan partner dalam Implementasi
Setelah melalui Langkah Pertama (memilih ERP produk/software), selanjutnya adalah melakukan pemilihan partner
dalam melakukan implementasi. Pada umumnya perusahaan memerlukan bantuan pihak luar dalam melakukan
implementasi ERP sistem, yang dalam hal ini bertindak sebagai Implementor atau Consultant untuk produk ERP yang
akan kita gunakan.

3. Proses Implementasi ERP itu sendiri

Apabila pada langkah pertama dan kedua kita membuat keputusan yang benar, maka proses implementasi kemungkinan
besar akan berjalan dengan lancar. Proses Implementasi ERP dapat terdiri dari beberapa phase dan setiap produk ERP
biasanya memiliki metode atau cara implementasi sendiri-sendiri. Misalnya pada SAP A1 kita mengenal ASAP (Accelerate
SAP), Oracle kita mengenal AIM (Application Implementation Methodology) dan pada Microsoft ERP
mempunyai SureStep. Pada dasarnya semua metode tersebut disiapkan oleh pemilik aplikasi untuk menjaga kualitas dari
setiap proyek agar mencapai suatu standar yang ditetapkan, dan meminimalisasikan kegagalan proyek.
Proses Implementasi ERP
Secara umum phase-phase dalam implementasi suatu sistem ERP sebenarnya memiliki
kemiripan yang meliputi
1. Persiapan Proyek, meliputi penjadwalan, alokasi sumber daya, persiapan organisasi
2. Diskusi Penentuan Scope, Penentuan Proses yang saat ini berjalan dan perbaikan
proses yang akan dijalankan setelah sistem digunakan.
3. Kick off Pengerjaan atau Realisasi, meliputi konfigurasi sistem, pembuatan laporan.
4. Persiapan sebelum sistem baru Go Live, meliputi Persiapan user manual, Testing,
Training, persiapan data-data untuk sistem live.
5. Sistem Go Live, dan prosedur support setelah sistem baru berjalan.
Dengan tersedianya berbagai metodologi dalam implementasi sistem ERP, hal ini akan
menambah success rate untuk proyek-proyek implementasi.
Instansi Pemerintahan RI yang sudah
menggunakan ERP
• SKK MIGAS
• BPPPTI
• KPK
• Komisi Aparatur Sipil Negara
• Pusat Kurikulum dan Perbukuan
• Badan Informasi Geospasial
• Otoritas Jasa Keuangan
• Lembaga Penjamin Simpanan
BUMN yang sudah menggunakan ERP
• PT Pertamina (Persero) • PT Pindad (Persero) • PT BRI
• PT Lautan Luas, Tbk. • Pertamina Hulu Energi WMO • PT Antam Tbk
• PT Timah (Persero) • Pertamina Lubricants • BP
• PT Pertamina Drilling Services • PT Telkom Indonesia Tbk • Citilink
Indonesia
• Pelindo 4 • Aerofood ACS
• Badan Operasi Bersama PT Bumi
• Angkasa Pura I (Persero) • MRT Jakarta
Siak Pusako – Pertamina Hulu
• Angkasa Pura II (Persero) • PT Pupuk Kujang Cikampek
• PT Krakatau Steel (Persero) Tbk
• Jasa Marga (Persero) Tbk • PTPN VII
• PTPN X
• PP (Persero)
• PT KAI
• Bright PLN Batam
• PT Garuda Indonesia (Persero) Tbk
• PLN
• PT GMF AeroAsia
• PT Haleyora Power
• PT ICA
Gambaran Kondisi Perusahaan di Indonesia
Saat Ini
SAP, penyedia solusi perangkat lunak aplikasi enterprise mengklaim
sebanyak 80% perusahaan di Indonesia telah mengimplementasikan
berbagai solusi perangkat lunak miliknya untuk mempermudah bisnis proses
perusahaan. Sebagai tahap awal, pada umumnya perusahaan di Indonesia
mengadopsi solusi Enterprise Resouerces Planning (ERP) untuk melakukan
transformasi digital di setiap lini perusahaan.
Managing Director SAP Indonesia Andreas Diantoro mengatakan, SAP
memiliki sekitar 5000 solusi perangkat lunak yang disiapkan untuk
membantu perusahaan melakukan transformasi digital. Di Indonesia sendiri,
pada umumnya perusahaan mengadopsi solusi ERP sebagai tahap awal
untuk melakukan transfromasi ke sektor yang lebih canggih.
Terima kasih