Anda di halaman 1dari 24

ADMINISTRASI HUMAS DAN

KEPROTOKOLAN

Kelas XII AP
Tahun Ajaran 2016-2017
MENGIDENTIFIKASI TATA CARA
MENERIMA TAMU
PENGERTIAN JENIS-JENIS TAMU
TAMU KANTOR DAN CARA
PELAYANANNYA

Cara Menerima dan


Menolak tamu

ADMINISTRASI
ETIKA Cara Jamuan Makan
TAMU
Resmi (table
manner)
PENGERTIAN TAMU KANTOR

Seseorang atau kelompok


orang yang ingin
mengunjungi perusahaan
atau instansi dengan
kepentingan dinas maupun
pribadi
1. Tamu dengan perjanjian
 Usahakan tamu menunggu sesingkat mungkin.
Jangan diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang
meminta.

2. Tamu tak dikenal


 Sapa dan tanyakan keperluanya.
Bila tamu dapat diterima persilahkan duduk.
Bila tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan tawarakan
untuk membuat janji terlebih dahulu.
3. Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya
 Persilahkan tamu untuk mengisi formulir tamu dengan
lengkap , sebutkan alasan mengapa anda meminta hal tersebut.
Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan
dan sabar.

4. Tamu atau pelanggan yang datang tanpa perjanjian


 Bersikap taktis untuk memprioritaskan penerimaan tamu
sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan kesibukan
pimpinan

5. Anggota keluarga atau teman atasan


 Bila yang bersangkutan masuk pada saat atasan sedang ada
rapat, sapa dan katakan bahwa atasan sedang ada rapat atau
tamu lain.
6. Tamu yang tak diingikan
 Tetaplah bersikap ramah dan sopan, sarankan untuk membuat
janji terlebih dahulu.
 Apabila ia tetap menunggu meskipun anda telah berusah
menggusirnya secara halus,sikapyang tepat adalah tidak
memperdulikannya, tetapi ingat jangan pasang muka kecut atau
judes.

7. Pramuniaga atau salesman


 Perlakukan dengan baik.
Katakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak
memerlukannya saat ini.

.
8. Tamu lanjut usia atau cacat fisik
 Perlalukan sewajarnya dan bersiaplah membantu bila
diperlukan.

9. Anggota keluarga atau teman dekat sekretsris


 Terima secara wajar, tidak gaduh.
Bila hendak membicarakan masalah yang memakan waktu
lama, ajak keruang tamu.
 Tidak dibenarkan menggobrol berlama-lama pada waktu
jam kerja.

10. Tamu ketika atasan membatalkan janji


 Meminta maaf dan jelaskan alasanya.
Bila perlu ajukan untuk membuat perjanjian baru
• Etika secara etimologis dapat diartikan sebagai
ilmu tentang apa yang biasa dilakukan, atau
ilmu tentang adat kebiasaan yang berkenaan
dengan hidup yang baik dan yang buruk.

• Menurut KBBI etika adalah Ilmu tentang apa


yang baik dan apa yang buruk, dan tentang
hak dan kewajiban moral.
CARA MENERIMA TAMU
• Etika dalam menerima tamu kantor

1. Sambut Dengan Tulus


a. Sambut tamu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus, buang semua
kepura–puraan.
b. Jika berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan pintu untuk tamu.
Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda penghormatan kita terhadap tamu yang
datang berkunjung.
c. Sebenarnya tak salah jika menerima tamu sambil duduk, tapi akan lebih sopan jika
menerima tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabat tangan.

2. Cara Duduk
a. Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera persilahkan
tamu untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan duduk.
b. Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan
kita, barulah kemudian kita menanyakan identitas dan maksud tujuan tamu tersebut.
3. Janji Temu

a. Jika sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji temu,
maka tidak perlu lagi menanyakan hal tersebut.

b. Sebaiknya langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu


kehadirannya dan langsung mempersilahkan masuk ke ruangan yang dituju.

c. Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya


hubungin pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk
untuk mengetahui apakah pimpinan sudah siap untuk menerima tamu.

d. Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa


pekerjaan yang harus dikerjakan, ungkapan dengan baik dan sopan.
4. Perlakuan Baik
a. Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu
salah alamat sekalipun atau datang hanyauntuk
mengajukan complaint terhadap perusahaan kita.
b. Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya
memungkinkan, berikan tamu suguhan baik berupa
majalah, secangkir kopi atau makanan ringan.

5. Mengantar Tamu
Selalu ucapkan terima kasih kepada tamu yang datang
karena sudah berkunjung ke kantor kita. Jika
memungkinkan antarkan tamu hingga ke pintu keluar.
CARA MENOLAK TAMU
a. Titip Pesan Pada Orang Lain
Sebaiknya titip pesan pada asisten, sekretaris atau
resepsionis bahwa Anda tidak pernah mau menerima tamu
yang datang tanpa perjanjian sebelumnya. Lalu pastikan
juga pada mereka bahwa setiap tamu yang datang harus
didata dengan detail, misalnya siapa namanya,
keperluannya apa, dan sebagainya.

b. Selesaikan Via Telepon


Kalau memang suatu masalah bisa diselesaikan via
telepon. Dengan demikian ia tidak perlu datang lagi ke
kantor anda. Jadi waktu kerja pun tidak akan jadi terbuang.
c. Keluarkan Lewat Bahasa Tubuh

Bahasa tubuh amat membantu untuk


mengeluarkan pesan-pesan tertentu.

d. Berbohong Demi Kebaikan

Jika tamu tersebut benar-benar sudah 'keras


kepala' untuk tetap tinggal Katakan saja bahwa
anda harus menghadiri suatu pertemuan dan
harus segera mempersiapkan bahan-bahannya.
e. Jangan Ajak ke Ruangan

Lakukan percakapan di ruang resepsionist atau


lobby dengan posisi berdiri, jangan biarkan
tamu memasuki ruang kerja Anda. Memang
dalam etika menerima tamu melalukan hal ini
tidak dibolehkan. Akan tetapi dalam hal lain
cara ataupun sikap ini sangat penting untuk
menangani tamu yang memang sudah tidak
bisa ditolelir lagi dalam berkunjung atau
bertamu ke kantor tersebut.
CARA JAMUAN MAKAN RESMI
(TABLE MANNER)

.
Tata Cara Makan (Table
Manner) adalah aturan etiket
yang digunakan saat makan
dan juga mencakup
penggunaan yang tepat dari
peralatan
Etiket dalam Table Manner
Berikut adalah beberapa aturan-aturan yang
dilakukan dalam Table Manner :

MENGHADIRI JAMUAN MAKAN


• Harus datang tepat waktu
• Sajian Cooktail Party
• Tuan rumah mempersilahkan duduk sesuai rencana
• Memasuki meja makan
• Posissi duduk di kursi Meletakan tas
• Menikmati hidangan
• Meninggalkan tempat jamuan
POSISI DUDUK DI KURSI
• Bila anda sudah duduk di kursi, langsung ambil napkin
dan letakan di atas pangkuan
• Posissi kaki lurus dan jangan disilangkan
• Posisi badan tegak
• Atur jarak duduk anda dengan meja, jangan terlalu
dekat atau terlaalu jauh
• Siku jangan diletakan di atas meja

MELETAKAN TAS BAWAAN


• Letakan di atas pangkuan dan tutup dengan napkin
• Letakan tas di belakang kursi bila kursi tidak berlubang
• Letakan tas di bawah di sebelah kanan kursi
HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM
SEBUAH JAMUAN MAKAN

• Jangan Menggeliat atau menyandarkan badan sehabis


makan.
• Jangan membersihkan gigi di depan tamu.
• Tutup mulut anda dengan serbet atau napkin apabila
anda batuk.
• Hindari meletakkan tangan atau siku anda di atas meja
makan.
• Jangan menaruh obat-obatan di atas meja makan.
• Jangan memperhatikan orang yang sedang makan atau
mempermainkan alat-alat makan selama kita
menunggu makanan.
• Jangan menyisir rambut di meja makan.
• Untuk wanita dapat memperbaiki lipstik atau bedak
ringan, akan tetapi lebih baik apabila dilakukan di
kamar kecil (Toilet).
• Sewaktu makan tidak menimbulkan bunyi.
• Jangan memegang alat makan sewaktu berbicara.
• Jangan mengajak berbicara teman semeja kita
sewaktu akan menyuap makanan.
• Apabila kita menerima cindera mata atau bingkisan
dari seseorang, tidak dibenarkan untuk
menanyakan harga atau isinya.
ADMINISTRASI TAMU
BUKU TAMU
KARTU TAMU