EPM

Las siglas EPM son el acrónimo de Enterprise Project

Management, término bajo el cual se engloban las
herramientas orientadas a soportar los procesos de gestión
de proyectos en el entorno empresarial. Estas herramientas
no son algo nuevo, sino que están presentes en las empresas
desde hace tiempo y cada vez son más habituales.

El abanico de aplicaciones EPM disponible en el mercado es

bastante grande, existiendo soluciones muy diferentes. Las
hay online o en formato aplicación; con más o menos
módulos funcionales; y de software libre o también
propietario.
CARACTERÍSTICAS - EPM

Entre las características más

importantes de un EPM están:
– La planificación de proyectos.
– Gestión del trabajo.
– Colaboración y comunicación.
– Informes.
– Gestión del presupuesto y
control de los recursos.
–Seguimiento del tiempo y control
de la rentabilidad.
 ESTRUCTURA - EPM

Una herramienta de EPM que quiera soportar con éxito los

procesos de gestión de proyectos en una empresa, debe
resolver completamente la problemática que conlleva. Su
estructura se puede dividir en dos grandes bloques:

– Reporting de proyectos.
– Gestión de informes y seguimiento de proyectos.
 Reporting de proyectos
En el bloque de reporting, de entrada, la primera funcionalidad que debe contener una
herramienta EPM es la de cargar proyectos, que formarán el portafolio o cartera de proyectos de
la organización. Lo ideal es quel acceso a proyectos disponga de algún tipo de gestion de
permisos, suficiente para que los usuarios sólo puedan ver o reportar ciertos proyectos para los
que estén autorizados.
Una vez cargados los proyectos, se necesita incorporar una planificación, que viene siendo la
carga de trabajo en forma de hitos y tareas, calendarios de disponibilidad de recursos, de costes y
otra serie de eventos que tendrán lugar durante el desarrollo del proyecto. Sobre planificación
hay muchas teorías y niveles de detalle, así que cuanta más flexibilidad tenga la herramienta en
este sentido, mejor servicio proporcionará a los usuarios.
Una vez puesto un proyecto en ejecución, es importante que la funcionalidad de planificación
permita guardar distintas líneas base, para poder ver cómo ha evolucionado el plan a lo largo del
ciclo de vida del proyecto. Esta funcionalidad viene muy bien a la hora de hacer el balance final
del proyecto, para ver en dónde se ha desviado más en plazo y poder aprender para mejorar en
los proyectos futuros.
En la parte de reporting, además de perseguir la planificación, es muy importante que se puedan
reportar riesgos y problemas. El objetivo de esta información es el de anticipar aquellos eventos
que puedan interferir en el normal desarrollo del proyecto y que pongan en peligro su finalización
dentro de los objetivos de plazo, calidad y coste.
En el área funcional de reporting, es muy interesante integrar un gestor documental, de tal
manera que la documentación y entregables generados en cada fase del proyecto de puedan ir
almacenando en la herramienta, de manera ordenada y centralizada. De esta manera, cualquier
persona que quiera consultar cualquier documento relacionado con el proyecto, tan sólo necesita
acceder al mismo a través de la herramienta de EPM.
Hoy en día son muchos sistemas los que permiten efectuar el reporting online, ya que de esta
manera tan solo se necesita un navegador y la autorización correspondiente para acceder al
portafolio de proyectos y reportar lo que ha sucedido, colgar o consultar un documento.
Gestión de la información de proyectos
La gestión de la información de proyectos se puede realizar dentro de la propia herramienta
de EPM, o bien a través de una herramienta externa de gestión de informes ya disponible
en la empresa. Lo importante es que los informes muestren información útil para la gestión
y toma de decisiones y no sólo un montón de gráficos de colores bonitos.
En este sentido, una división de proyectos por planes, es un primer paso que conviene dar
para organizarlos de manera homogénea. Esto significa que la herramienta de informes
debe permitir organizar a nivel de macro-proyecto (plan), para ir descendiendo en sucesivos
niveles a nivel micro, siendo la unidad mínima la del proyecto.
La gestión visual ayuda mucho a la hora de confeccionar informes de seguimiento, por
ejemplo, usando códigos de colores para marcar el estado de un proyecto y que con un
único vistazo se pueda saber si requiere atención o no. Un sistema tan sencillo como usar el
color rojo para lo que necesita atención, el amarillo para lo que marcha regular y el verde
para lo qe va bien, a modo de semáforo, resulta de gran utilidad, así que tampoco hay que
pensar en grandes sistemas faraónicos para lograr buenos resultados desde el principio.
Una evolución de la gestión visual, que es más de corte reactivo, es la de los sistemas de
gestión de alertas. Estos destacan por su carácter más proactivo, al enviar una alerta a los
usuarios clave cuando se produzca una condición previamente marcada. Por ejemplo, “avisa
el responsable de la oficina de proyectos cuando se reporté un riesgo que afecte al plazo de
entrega de proyecto”.
EPM PROPIETARIOS
 WRIKE
Wrike es una herramienta online de gestión de proyectos y
colaboración. Permite que sus usuarios ajusten sus planes de
proyectos, prioricen tareas, estén al tanto de la planificación
y colaboren online con sus compañeros de equipo. El
objetivo principal de Wrike es ordenar el proceso de trabajo
y permitir que las empresas prioricen las tareas más
importantes.
Ofrece la posibilidad de crear tareas, asignarlas, marcarlas
como completadas y compartir archivos. Incorpora
diagramas de Gantt, datos y análisis en tiempo real, la
posibilidad de asignar distintos grupos de trabajo a los
usuarios, seguimiento de tiempo y compatibilidad mediante
API, entre otras funciones.
WRIKE
 Zoho Projects
Zoho Projects es un software de gestión de proyectos lleno
de características combinado con la colaboración y el
seguimiento de problemas, lo que permite que los equipos
de proyectos colaboren y hagan su trabajo más rápido. La
planificación y el seguimiento le ayuda a mantener su
proyecto dentro de la programación. La colaboración
ayuda a mejorar la comunicación dentro del equipo y
mantiene a todos en la misma página. Y el nuevo módulo
de seguimiento de errores le permite organizar y realizar el
seguimiento de los errores que los proyectos del software
generen y solucionarlos de forma puntual. Dispone de
informes de trabajo diario, para administrar los usuarios
asignados, gestionar hitos, eventos y más.
Zoho Projects
 EPM LIBRES

GanttProject
 GanttProject
GanttProject es una herramienta de planificación y gestión
de proyectos gratuita de código abierto. Este sistema puede
generar diagramas de Gantt y PERT, producir informes en
formato HTML y PDF, y ofrece herramientas de gestión del
tiempo.
Esta plataforma de gestión permite a los usuarios crear
rápidamente un horario estructurado para cualquier
proyecto. Ofrece la distribución de tareas y la ejecución de
hitos. El software de código abierto también permite a los
administradores de proyectos identificar áreas
problemáticas en el flujo de trabajo para que las empresas
puedan establecer objetivos de mejora.
GanttProject
 ProjectLibre
ProjectLibre es un software de administración de proyectos
de código abierto, se ejecuta sobre la plataforma Java, lo
que permite ejecutarlo en varios sistemas operativos.
Actualmente es la principal alternativa de código abierto
para Microsoft Project. Su objetivos es proporcionar
software de gestión de proyectos de fuente abierta y
gratuita en todo el mundo y proporcionar las características
integrales de administración de proyectos.
Con el podremos realizar diagramas de Gantt y gráficos
PERT, además de que también podemos realizar
diagramas RBS, de estructura analítica de recursos, y
diagramas WBS, de estructura de descomposición del
trabajo.
ProjectLibre
 Casos de Éxito – TGI FRIDAYS
TGI Fridays cuenta con franquicias y licencias en más de
900 restaurantes de 60 países. Se trata de un referente
mundial en comida americana con más de 74 000
empleados, cuyo eslogan es "Aquí, siempre es viernes".
Antes de la implementación de Wrike, estos proyectos se
gestionaban mediante plantillas de Word y Excel, además
de correos electrónicos.
TGI Fridays desarrolló un plan de implantación en fases,
dirigiendo Wrike de departamento en departamento. Con
la implementación de Wrike se obtuvo: optimización de
nuevos lanzamientos de producto y entrega de resultados
en el campo, mayor visibilidad de proyectos entre ejecutivos
y directivos y Incorporación más rápida de nuevos
miembros de equipos .
 Casos de Éxito – Airbnb
Plataforma revolucionaria que permite a los turistas residir
y alojarse como un vecino más. Cuenta con apasionados
expertos que quieren compartir su cultura y comunidad.
Airbnb es una empresa privada recientemente valorada en
31 mil millones de dólares estadounidenses.
Airbnb utilizó Wrike para transformar y aumentar la
producción de Experiencias, se incrementó su capacidad y
velocidad, y se redujeron los costes.
Con Wrike se logró tener un sistema flexible y conectado con
flujos de trabajo claros y comunicación simplificada, el
proyecto Experiencias pone de manifiesto la capacidad de
ampliación de Wrike y supervisión del estado del proyecto y
localización de la información del trabajo.