Korespondensi

Pengertian Korespondensi
Korespondensi berpadanan dengan istilah
correspondence dalam bahasa inggris yang
artinya surat-menyurat.
Dalam KBBI dinyatakan bahwa korespondensi
dapat diartikan dengan berkirim-kirim surat.
Maka, korespondensi adalah kegiatan
berkomunikasi dengan menggunakan surat
sebagai sarana.
 Pengertian Surat
• Salah satu sarana komunikasi tertulis
• Salah satu jenis tulisan
• Informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat
komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu
yang khusus berlaku untuk surat-menyurat. (menurut
fizona)
• Yasin memberi keterangan tentang surat:
– Surat adalah alat komunikasi jarak jauh antarmanusia dengan
menggunakan bahasa tulisan dan secarik kertas sebagai
sarananya.
– Surat adalah surat adalah sarana untuk menyampaikan pikiran,
isi hati, maksud atau kehendak pada orang lain melalui bahasa
tulis denganmempergunakan kertas sebagai sarananya.
 Kelebihan Surat
• Menjadi bukti hitam diatas putih
• Mengungkapkan banyak hal
• Dapat dibaca kembali oleh pembaca bila ia
lupa mengenai isinya.
• Biaya pembuatan dan pengiriman relatif
murah
 Fungsi Surat
• Sebagai alat dokumentasi
• Sebagai alat pengingat
• Sebagai bukti historis
• Sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan
 Jenis-Jenis Surat
• Berdasarkan isinya:
– Surat pribadi
– Surat resmi
– Memo
 Surat Pribadi
• a. Surat keluarga
• b. Surat lamaran pekerjaan
• c. Surat perijinan
 Surat Keluarga
• Surat keluarga adalah surat yang dibuat
seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi atau keluarga.
• Surat keluarga biasanya dibuat oleh anak
kepada orangtuanya karena dalam perantauan
(misalnya kuliah atau bekerja di tempat yang
jauh), bisa juga surat dari saudara atau teman
yang satu dengan yang lain dan berlainan
tempat.
Contoh Surat Keluarga
 Surat Lamaran Pekerjaan
• Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang
dibuat seseorang ( pelamar ) yang ditujukan
kepada kantor atau perusahaan tertentu guna
mendapatkan pekerjaan sesuai dengan
lowongan pekerjaan yang ditawarkan.
 Bagian-Bagian Surat Lamaran
Pekerjaan
• Tempat dan tanggal surat
• Alamat surat
• Perihal
• Salam pembuka
• Kalimat pembuka
• Data pribadi g. Data lampiran
• Kalimat penutup
• Kata penutup
• Tanda tangan dan nama jelas
• Materai jika diminta

• Lampiran Pada surat lamaran berupa:

– Daftar Riwayat Hidup
– Foto Copy Ijasah
– Foto Copy KTP dan
– Pas foto
Contoh Surat Lamaran Pekerjaan
 Surat Perijinan
• Surat Perijinan adalah surat yang ditulis seseorang yang isinya
menyangkut permohonan ijin kepada pihak tertentu untuk
mendapatkan ijin yang dimaksudkan.
• Selain surat bersifat pribadi kepada instansi atau kantor tempat
kerja seseorang, surat ijin juga diperlukan untuk mendapatkan ijin
dari pihak pihak tertentu apabila seseorang atau sebuah keluarga
ingin mengadakan suatu kegiatan atau keramaian di masyarakat hal
ini dimaksudkan agar jika terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan
pihak tersebut bisa ikut bertanggung jawab.

Contoh :
• 1. Surat ijin untuk tidak masuk kerja / sekolah
• 2. Surat ijin untuk mengadakan keramaian / hajatan kepada RT atau
Lurah dan sebagainya
Contoh Surat Perijinan
 Surat Resmi
• Adalah surat yang disampaikan oleh suatu
instansi/lembaga kepada seseorang atau
lembaga/instansi lainnya.
 Bagian-Bagian Surat Resmi
1. Kepala/kop surat, terdiri dari
– Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar
– Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
– Logo instansi/lembaga
2. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
3. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
4. Hal, berupa garis besar isi surat
5. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
6. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
8. Isi surat
(Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf
kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah
menyesuaikan).
9. Penutup surat, berisi
– salam penutup
– jabatan
– tanda tangan
– nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
10. tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya
suatu kegiatan.
• Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang
digunakan instansi pemerintah untuk
kepentingan adminiustrasi pemerintahan.
• Surat niaga, yaitu surat resmi yang
dipergunakan oleh perusahaan atau badan
usaha.
• Surat sosial, yaitu surat resmi yang
dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan
yang bersifat nirlaba ( nonprofit).
Contoh Surat Dinas
Contoh Surat Niaga
 Contoh Surat Sosial
PT BIJAK LESTARI
Jl Ahmad Yani No. 78 Jakarta 19578 Tlp. (021) 78911232
E-mail : bijaklestari@yahoo.com http//www.bijaklestari.co.org
PENGUMUMAN
No. 25/BL/I/2001
10 Januari 2012

Kepada,
Seluruh Karyawan PT Bijak Lestari
Ditempat

Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya kabar yang beredar bahwa pada tanggal 15 Januari 2001 akan terjadi kerusuhan besar yang
melanda Jakarta, maka dengan ini direksi memutuskan untuk meliburkan seluruh karyawan dan menghentikan aktivitas
kerja perusahaan pada hari tersebut.
Seluruh karyawan diminta untuk masuk kembali pada tanggal 16 Januari 2001 dengan tetap mempertimbangkan
keadaan yang berkembang.
Demikian harap diperhatikan dan seluruh karyawan diminta untuk menjaga keselamatan dirinya masing-masing serta
rekan-rekannya.

Tertanda,

Agus Bendusana, MM
Direktur Utama
 Memo
• Memo adalah tulisan singkat padat dan jelas yang
di tujukan kepada seseorang bersifat informal
biasanya penulisan tidak lebih dari 10 baris,
penulisan iya bisa di tik atau tulisan tangan.
• Memo di gunakan untuk mengingatkan atau
menegaskan tentang suatu hal/urusan. Adapun
isi memo berupa pemberitahuan, permintaan,
instruksi, saran, pesan, dan tugas tertentu.
 Bagian-Bagian Memo
• Kepala
– Lambang atau Logo Instansi
– kata "MEMO“
– Tanggal pengiriman
– Penerima
– Pengirim
– Hal

• Badan
– isi / pesan singkat ( memberikan perintah, informasi atau laporan)

• Kaki
– tanda tangan dan nama jelas pembuat memo
Contoh Memo
Bagian-Bagian Surat
1. Kepala surat ( kop ).
2. Nomor surat ( nomor verbal ).
3. Tanggal, bulan, tahun surat.
4. Lampiran.
5. Hal atau perihal.
6. Alamat surat ( alamat dalam ).
7. Salam pembuka ( salutasi ).
8. Isi surat ( tubuh surat ).
9. Salam penutup.
10. Nama organisasi / perusahaan.
11. Nama terang dan tanda tangan
penanggung jawab surat.
12. Tembusan.
 Bentuk-bentuk Surat
• Full Block Style
• Block Style
• Semi Block Style
• Indenteed Style
• Hanging Paragraf Style
• Old Official Style
• New Official Style
Full Block Style
a. Kepala surat ( kop surat ).
b. Nomor surat.
c. Tanggal.
d. Alamat yang dituju.
e. Hal atau perihal.
f. Salam pembuka.
g. Pembuka surat.
h. Isi surat.
i. Penutup surat.
j. Salam penutup.
k. Nama perusahaan.
l. Nama penanda tangan surat.
m. Nama jabatan.
n. Lampiran.
o. Tembusan = tindisan.
p. Singkatan nama = inisial.
Block Style
a. Kepala surat ( kop surat ).
b. Nomor surat.
c. Tanggal.
d. Alamat yang dituju.
e. Hal atau perihal.
f. Salam pembuka.
g. Pembuka surat.
h. Isi surat.
i. Penutup surat.
j. Salam penutup.
k. Nama perusahaan.
l. Nama penanda tangan surat.
m. Nama jabatan.
n. Lampiran.
o. Tembusan = tindisan.
p. Singkatan nama = inisial.
Semi Block Style
a. Kepala surat ( kop surat ).
b. Nomor surat.
c. Tanggal.
d. Alamat yang dituju.
e. Hal atau perihal.
f. Salam pembuka.
g. Pembuka surat.
h. Isi surat.
i. Penutup surat.
j. Salam penutup.
k. Nama perusahaan.
l. Nama penanda tangan surat.
m. Nama jabatan.
n. Lampiran.
o. Tembusan = tindisan.
p. Singkatan nama = inisial.
Indenteed Style
a. Kepala surat ( kop surat ).
b. Nomor surat.
c. Tanggal.
d. Alamat yang dituju.
e. Hal atau perihal.
f. Salam pembuka.
g. Pembuka surat.
h. Isi surat.
i. Penutup surat.
j. Salam penutup.
k. Nama perusahaan.
l. Nama penanda tangan surat.
m. Nama jabatan.
n. Lampiran.
o. Tembusan = tindisan.
p. Singkatan nama = inisial.
Hanging Paragraf Style
a. Kepala surat ( kop surat ).
b. Nomor surat.
c. Tanggal.
d. Alamat yang dituju.
e. Hal atau perihal.
f. Salam pembuka.
g. Pembuka surat.
h. Isi surat.
i. Penutup surat.
j. Salam penutup.
k. Nama perusahaan.
l. Nama penanda tangan surat.
m. Nama jabatan.
n. Lampiran.
o. Tembusan = tindisan.
p. Singkatan nama = inisial.
Old Official Style
a. Kepala surat ( kop surat ).
b. Nomor surat.
c. Tanggal.
d. Alamat yang dituju.
e. Hal atau perihal.
f. Salam pembuka.
g. Pembuka surat.
h. Isi surat.
i. Penutup surat.
j. Salam penutup.
k. Nama perusahaan.
l. Nama penanda tangan surat.
m. Nama jabatan.
n. Lampiran.
o. Tembusan = tindisan.
p. Singkatan nama = inisial.
New Official Style
a. Kepala surat ( kop surat ).
b. Nomor surat.
c. Tanggal.
d. Alamat yang dituju.
e. Hal atau perihal.
f. Salam pembuka.
g. Pembuka surat.
h. Isi surat.
i. Penutup surat.
j. Salam penutup.
k. Nama perusahaan.
l. Nama penanda tangan surat.
m. Nama jabatan.
n. Lampiran.
o. Tembusan = tindisan.
p. Singkatan nama = inisial.