AUDIT INTERNAL, RAPAT

TINJAUAN MANAJEMEN,
DAN PDCA
SYAFRUDIN . SKM

PENDAMPING AKREDITASI PUSKESMAS

KABUPATEN BATANGHARI
Apa yang dimaksud dengan “audit”

Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan

signifikan (dapat dipertanggung jawabkan)
melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan
penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan)
secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi
yang berorientasi pada azas penggalian nilai
atau manfaat
 Secara sederhana audit adalah :
KEGIATAN MEMBANDINGKAN ANTARA INFORMASI FAKTUAL DENGAN STANDAR
YANG DITETAPKAN.

APA SAJA STANDAR YANG DITETAPKAN DI

PUSKESMAS ???
SURAT KEPUTUSAN ( KEBIJAKAN ), KERANGKA ACUAN KERJA ( KAK ), SOP, DAN
PEDOMAN – PEDOMAN SERTA PERSYARATAN - PERSYARATAN
 BEBERAPA ISTILAH :
AUDIT INTERNAL :
AUDIT YANG DILAKUKAN SEBUAH ORGANISASI OLEH AUDITOR INTERNAL
YANG JUGA KARYAWAN/PEGAWAI ORGANISASI SENDIRI UNTUK
KEPENTINGAN INTERNAL ORGANISASI.

AUDIT EKSTERNAL :
AUDIT YANG DILAKUKAN OLEH PIHAK DI LUAR ORGANISASI.

AUDITOR : ORANG YANG MELAKUKAN KEGIATAN AUDIT.

AUDITEE : ORANG YANG DI AUDIT.
 YANG BIASA DILAKUKAN OLEH SEORANG AUDITOR :

1. Telaah dokumen 7. Pemeriksaan fisik terhadap fasilitas

2. Observasi
3. Meminta penjelasan dari
auditee
4. Meminta peragaan dilakukan
oleh auditee
5. Membandingkan kenyataan
dengan standar/kriteria
6. Meminta bukti atas suatu
kegiatan/transaksi
8. Pemeriksaan silang (cross-check)
9. Mengakses catatan yang disimpan
auditee
10.Mewawancarai auditee
11.Menyampaikan angket survey
12.Menganalisis data
 OUT PUT DARI AUDIT INTERNAL

REKOMENDASI DARI AUDITOR TERHADAP KETIDAKSESUAIAN YANG DI

TEMUKAN DALAM BENTUK LAPORAN AUDIT KEPADA KEPALA
PUSKESMAS.

HASIL AUDIT DI BAHAS DALAM RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN ( RTM )

RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN ADALAH PERTEMUAN YANG
DILAKUKAN OLEH MANAJEMEN SECARA PERIODIK UNTUK MENINJAU
KINERJA SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN KINERJA PELAYANAN/
PENYELENGGARAAN KEGIATAN PUSKESMAS/ FKTP UNTUK
MEMASTIKAN KELANJUTAN, KESESUAIAN, KECUKUPAN, DAN
EFEKTIFITAS DARI SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM PELAYANAN/
PENYELENGGARAAN KEGIATAN UKM MAUPUN UKP.
 Pertemuan tinjauan manajemen
dipimpin oleh Penanggung jawab mutu.
DILAKUKAN SECARA BERKALA. PERTEMUAN TINJAUAN
MANAJEMEN SEBAIKNYA DILAKUKAN PALING SEDIKIT DUA
KALI SETAHUN. PERTEMUAN INI MENGGUNAKAN FORUM
LOKAKARYA MINI YANG DILAKSANAKAN TIAP SEMESTER
YANG MERUPAKAN FORUM UNTUK EVALUASI KINERJA
SEMESTER
AGENDA PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN
1. PEMBUKAAN OLEH PENANGGUNG JAWAB MUTU .
PADA PEMBUKAAN PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN, PENANGGUNG JAWAB MUTU
MENYAMPAIKAN TUJUAN DAN AGENDA PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN.

2. PENGARAHAN OLEH KEPALA PUSKESMAS KEPALA PUSKESMAS DIBERI KESEMPATAN

UNTUK MEMBERIKAN ARAHAN PADA PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN UNTUK MENYAMPAIKAN
PRIORITAS PERMASALAHAN YANG PERLU DIBAHAS DAN PRIORITAS PERBAIKAN YANG AKAN DILAKUKAN OLEH
PUSKESMAS

3. PEMBAHASAN HASIL PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN YANG LALU HASIL PERTEMUAN TINJAUAN
MANAJEMEN YANG LALU, REKOMENDASI, TINDAK LANJUT, DAN HASIL-HASIL YANG SUDAH DICAPAI, SERTA
HAMBATAN DALAM PELAKSANAAN TINDAK LANJUT HARUS DIBAHAS.TINDAK LANJUT YANG BELUM DAPAT
DISELESAIKAN PERLU DIBAHAS UNTUK MENGATASI HAMBATAN YANG ADA
4. PEMBAHASAN HASIL AUDIT INTERNAL
HASIL AUDIT INTERNAL TERUTAMA YANG BELUM DAPAT DISELESAIKAN PERLU DIBAHAS PADA
PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN UNTUK DAPAT DITINDAK LANJUTI.

5. PEMBAHASAN UMPAN BALIK/KELUHAN PELANGGAN.

UMPAN BALIK PELANGGAN, UPAYA MENANGGAPI UMPAN BALIK JUGA HARUS DIBAHAS DALAM
PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN.

6. PEMBAHASAN HASIL SURVEY KEPUASAN PELANGGAN.

HASIL SURVEY PELANGGAN PERLU DISAMPAIKAN, UNTUK DITINDAK LANJUTI DALAM UPAYA
MEMENUHI KEBUTUHAN DAN HARAPAN PELANGGAN.

7. PEMBAHASAN HASIL PENILAIAN KINERJA.

PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN MEMBAHAS CAPAIAN KINERJA SELAMA SATU SEMESTER, UNTUK
DITINDAK LANJUTI DALAM PERENCANAAN KEGIATAN SATU SEMESTER MENDATANG. PERUBAHAN
STRATEGI DALAM MENCAPAI TARGET KINERJA DAPAT DIBAHAS DALAM PERTEMUAN.
8. MASALAH-MASALAH OPERASIONAL YANG TERKAIT DENGAN SISTEM MANAJEMEN
MUTU, DAN PELAYANAN UKM DAN UKP

9. REKOMENDASI UNTUK PERBAIKAN.

KESELURUHAN PEMBAHASAN YANG DILAKUKAN DALAM PERTEMUAN TINJAUAN
MANAJEMEN MENGHASILKAN REKOMENDASI UNTUK DITINDAKLANJUTI.

10. RENCANA PERBAIKAN/PERUBAHAN YANG PERLU DILAKUKAN. BERDASARKAN

REKOMENDASI DISUSUN RENCANA PERBAIKAN BERUPA KEGIATANKEGIATAN YANG
AKAN DILAKUKAN.

11. PENUTUP. PENANGGUNG JAWAB MUTU MENUTUP PERTEMUAN DENGAN

MEMBACAKAN KESIMPULAN DAN REKOMENDASI.
 MASUKAN / INPUT RTM
1. HASIL AUDIT INTERNAL.
2. UMPAN BALIK YANG DISAMPAIKAN OLEH PELANGGAN.
3. KINERJA PELAYANAN. BAIK HASIL MAUPUN PROSES.
4. STATUS TINDAKAN PERBAKAN MAUPUN PENCEGAHAN YANG DILAKUKAN.
5. TINDAK LANJUT DARI HASIL RTM YANG LALU.
6. KEBIJAKAN MUTU.
7. PERUBAHAN YANG PERLU DILAKUKAN TERHADAP SISTEM MANAJEMEN MUTU
PELAYANAN UKP DAN UKM .
UPAYA PERBAIKAN DILAKUKAN
DENGAN PDCA
PLAN DO CHECK ACTION

SYAFRUDIN.
SKM
 Masalah
Kesenjangan ( Gap ) yang terjadi antara hasil
aktual pada saat sekarang dan target kinerja yang
diinginkan di masa depan
VINCENT GASPERSZ
 Kecendrungan orang ketika ada
masalah
a. Tidak mencari solusi pemecahan masalah

b. Mencari kambing hitam.

c. Berfokus pada penyebab masalah yang tidak dapat dikontrol (

uncontrollable ).

d. Tidak dapat memprediksi ( predictable causes ).

e. Menyelesaikan bukan pada akar penyebab masalah.

 Langkah-langkah solusi Masalah yang efektif

1. Mendefenisikan masalah secara tertulis, diawali dengan pertanyaan-pertanyaan berikut :

a. Apa ( What ) apa akibat utama ( Primary Effect ) dari masalah itu ?
1. M
b. Bilamana ( When ) Kapan masalah itu terjadi ? Sewaktu-waktu atau sepanjang
waktu.
c. Dimana ( Where ) . Dimana masalah itu terjadi ? Dalam sistem , Fasilitas, atau
Komponen .
d. Siapa ( Who ). Siapa yang terkait dengan masalah tersebut.
e. Mengapa ( Why ) Berkaitan dengan signifikan dampak masalah terhadap tujuan
organisasi, mengapa anda serius memperhatikan masalah itu ?
2. Membangun diagram sebab akibat.
3. Setiap akar penyebab masalah dimasukkan kedalam diagram sebab akibat. Akar
penyebab masalah dapat ditemukan dengan bertanya “ Mengapa “ beberapa kali.
seperti contoh berikut :
 Mencari akar penyebab masalah
• Seorang Pasien Menerima obat yang salah .
• Mengapa ( Why ) ?
• Resep yang diberikan salah.
• Mengapa ?
• Suatu keputusan yang salah telah dibuat dokter.
• Mengapa ?
• Rekam Medik tidak memuat informasi yang lengkap yang dibutuhkan dokter.
• Mengapa ?
• Asisten dokter ( Perawat ) tidak melampirkan hasil terakhir pengujian laboratorium bagi
pasien tersebut.
• Mengapa ?
• Petugas laboratorium telah menyerahkan hasil pemeriksaan Lab kepada perawat lain, yang
lupa memberitahukan kepada asisten dokter ( Perawat ).

• Akar Penyebab Masalah diatas adalah ketiadaan sistem formal ( SOP ) untuk mencatat hasil-
hasil pengujian laboratorium.
 Diagram untuk mengidentifikasi penyebab-
penyebab suatu masalah
Penyebab Penyebab Penyebab Penyebab
terkendali terkendali terkendali terkendali

Akar Penyebab :
Solusi ( Tindakan menghilangkan
akar penyebab ini )

Disebabk Daftar penyebab yang dapat

an oleh diperkirakan :
Masalah 1. ..............
2. .............
3. ..............
Daftar tindakan antisifasi terhadap
penyebab yang dapat diperkirakan
:
1. ............
2. ............
3. .............
Penyebab tidak terkendali Penyebab Yang tidak dapat
diperkirakan sebelum kejadian :
??????????????????????????????

Solusi (Tindakan ) :
Berdoa kepada Yang maha kuasa
agar kita terhindar dari penyebab-
penyebab ini.
 Jenis-jenis Masalah
VINCENT GASPERSZ

1. Masalah yang diciptakan. ( Potensial Problems )

2. Masalah yang dirasakan. ( Problems to be
perceived )
3. Masalah yang telah terjadi ( Problem already
occurred )
 PLAN OF SOLUTION

Rencana / Plan of Solution harus berfokus pada tindakan-tindakan untuk

menghilangkan akar penyebab masalah yang berada dalam lingkup tanggung
jawab organisasi dan mengantisifasi penyebab-penyebab tidak terkendali tetapi
dapat diprediksi.

Rencana tindakan untuk menghilangkan akar penyebab masalah dituliskan dalam

formulir daftar rencana tindakan.
 TUGAS ANDA PADA LANGKAH INI

1. Pilih tindakan korektif permanen untuk menghilangkan akar

penyebab masalah.
2. Verifikasi terlebih dahulu sehingga anda yakin implementasi
rencana tindakan benar-benar tidak akan menimbulkan dampak
negatif yang tidak diinginkan.
3. Setiap tindakan korektif yang diambil benar-benar akan
menghilangkan masalah dikemudian hari serta tindakan itu telah
memperhitungkan risiko yang akan dihadapi.
TINDAKAN KOREKTIF PERMANEN
 DO OR IMPLEMENT THE SOLUTION

Implementasi rencana solusi masalah mengikuti daftar

implementasi dan verifikasi rencana tindakan korektif
permanen untuk peningkatan kualitas .
 TUGAS ANDA PADA LANGKAH
INI

1. Lakukan implementasi dan verifikasi untuk menjamin

bahwa tindakan korektif permanen yang dilakukan benar-
benar efektif menghilangkan masalah yang terjadi.
2. Lakukan pengukuran dan pemantauan selama
implementasi.
3. Deteksi setiap penyimpangan yang terjadi dari rencana
tindakan korektif permanen.
4. Dokumentasikan dan verifikasi setiap tindakan korektif.
 C CHECK / CORECTION

Pada langkah ini lakukan check / corection terhadap hasil

tindakan korektif yang telah dilakukan .
Apakah Tindakan korektif tersebut dapat mengatasi
masalah yang dihadapi.
 ACTION TO STANDARDIZE THE BEST
PRACTICES

Hasil – hasil yang memuaskan dari tindakan korektif

permanen atau solusi masalah yang telah
dilakukan harus di standarisasikan, dan selanjutnya
ditingkatkan terus menerus untuk jenis masalah lain
dengan mengikuti konsep PDCA
 MENGAPA HARUS DISTANDARISASIKAN
????
1. Apabila tindakan perbaikan atau solusi masalah tidak
distandarisasikan, terdapat kemungkinan setelah periode
waktu tertentu akan kembali menggunakan cara-cara kerja
lama , sehingga memunculkan kembali masalah yang pernah
diselesaikan.
2. Apabla tindakan perbaikan atau solusi masalah tidak
distandarisasikan , terdapat kemungkinan setelah periode
waktu tertentu terjadi pergantian manajemen / tim mutu /
penanggung jawab program , akan menggunakan cara-cara
kerja lama yang akan memunculkan kembali masalah yang
telah diselesaikan.
TERIMA KASIH