“Meningkatkan Tingkat Penerimaan AR dengan Cara Mengurangi Retur Dokumen”

PT ANUGERAH MORTAR ABADI

 Flow Process Penjualan

SALES PPC - Delivery COLLECTION

Print Surat Jalan Penagihan

Monitoring Tagihan
Order di Terima Kirim Pesanan Barang
Tukar Faktur

Create Sales Order Verifikasi Surat Jalan & PO

Create Delivery Order Input & Print Invoice/Faktur Pajak
Approval BOD
Filling

SO/DO AR - Controller
INITIAL PROBLEM PERCEPTION BACKGROUND

Rata – Rata Pembayaran

Periode Jan – Jul 2018
“Cashflow Bermasalah” 41.12% Dari Target Penerimaan
Pembayaran 100% setiap
58.88% bulannya, rata - rata penerimaan
pembayaran periode Jan – Jul
2018 adalah 58.08% terjadi gap
sebesar 41.12%

Adanya target penerimaan Rekap Pembayaran Periode Jan – Jul 2018 (%)
Jan 2018 43.3 %
pembayaran dari customer yang Feb 2018 40.5 %
tidak tercapai dengan gap yang Mar 2018 48.2 %
Apr 2018 65.8 %
begitu besar May 2018 68.0 %
Jun 2018 96.5 %
Jul 2018 49.8 %
 CLARIFY THE
INITIAL PROBLEM PERCEPTION PROBLEM
What Should Be Happening
1.1 What is Actually Happening

Kegiatan WAH WSBH Dampak

Beda Data
AR/AP dengan
Customers
Customers Cashflow 60% 0% V Customer
Cashflow

Perbedaan data
V
AR/AP dengan 40% 0%
customer
Berdasarkan pareto 10 Customers dengan nilai Aging 41.12%
tertinggi, diketahui 60% berkaitan dengan Cashflow
Customers dan 40% berkaitan dengan perbedaan data
dengan Customers.

Customer belum bisa bayar diluar kekuasaan kami, sehingga

kami akan focus pada perbedaan data AR/AP dengan
customeR.
1.2 Go See ( Genchi Genbutsu )
PIC 1.3 Breakdown
AR – Collection

Lokasi Potential Actual Standar Lead Gap

Office AMA Potential Couse
Dep. G.S.
Cause Lead Time Time Tukar Lead Time
Dari perbedaan data
Div. AR – Collect. dengan customers,
Tukar Faktur Faktur Tukar Faktur
sebesar 40%, Umur Aging +2 Hari 0 2 Hari
diketahui potential
Go See couse adalah umur Invoice 19 Hari 7 12 Hari
Waktu Go See aging, invoice belum
Agustus 2018
Belum
terkirim, invoice
bermasalah
Terkirim
Invoice 772 Doc. Inv. 0 772 Doc. Inv.
Bermasalah

Real Problem :

“Invoice Bermasalah”
 INITIAL PROBLEM PERCEPTION POINT OF COUSE
2.1 Track Back : Flow Process Tukar Faktur
Flow Process Tukar Faktur

PPC - DELIVERY COLLECTION Customers

AR - CONTROL

Tidak Bermasalah Invoice Bermasalah Invice Bermasalah Invoice Bermasah

Dari Hasil Track Back ditemukan Lokasi

POC adalah di bagian AR – Controller.
 INITIAL PROBLEM PERCEPTION Couse Investigation

4.1 Couse Investigation / Effect Investigation

Couse Investigation
Dari pengamatan di lapangan, didapatkan
beberapa potential couse sebagai berikut:

Salah Input
Salah
Data Tidak Sesuai PO
Data Tidak Input
Sesuai PO
4.2 Pengujian Potential Couse

No. Potential Aktifitas Hasil Effect Pada

Ilustrasi PIC
Couse Penujian Pengujian Real Problem

Dari 50 data yang

diambil, ada 2 data 4% data salah karena
1 Input Data Salah yang salah karena
Text kesalahan input data
NO Lutfhi
salah input

Dari 50 data yang di

20% data salah karena tidak
Data tidak sesuai ambil, ada 10 data
2 yang tidak sesuai
Content sesuai dengan PO dari YES Teddy
dengan PO Customer
dengan PO

Dari hasil pengujian diatas, terbukti potential cause yang berpengaruh pada terjadinya Real Problem
adalah: Data tidak sesuai dengan PO
4.3 Direct Couse

Rekap Invoicing & Retur Jan – Aug 2018

Bulan Invoice Data Invoice % Retur Total
REAL PROBLEM : Baru tidak sesuai Invoice
Invoice Bermasalah
Jan-18 0
Feb-18 55
Sebab Akibat Mar-18 2
Apr-18 73
Direct Couse :
Data tidak sesuai May-18 57
dengan PO
Jun-18 27
Jul-18 225
Aug-18 274
Rata-rata data invoice yang tidak sesuai TOTAL 713
dengan PO Customer adalah ….% dari total
invoice yang dibuat per bulan
 CONFIRM ROOT CAUSE WHY ANALYSIS

5.1 WHY ANALYSIS

Data tidak sesuai dengan PO Dari Why Analysis

disamping dapat
Terjadi pebedaan data Invoice dengan PO disimpulkan bahwa root
cause dari problem ini
Ada kesalahan Input data PO adalah:
“Staff tidak Paham harus
Staff tidak melakukan pengecekan PO melakukan cek PO”

Staff tidak paham harus melakukan cek PO

 CONFIRM ROOT CAUSE THEREFORE TEST

6.1 THEREFORE TEST

Data tidak sesuai dengan PO Therefore Dari Therefore Test

Terjadi pebedaan data Invoice dengan disamping terbukti bahwa
PO Therefore root cause dari
Ada kesalahan Input data PO
problem ini adalah:
Therefore
“Staff tidak Paham harus
Staff tidak melakukan pengecekan PO Therefore melakukan cek PO”
Staff tidak paham harus melakukan cek
PO
6.2 IMPLEMENT COUNTERMEASURET

Staff tidak paham harus melakukan cek PO

Temporaty Action Permanent Action

( Countermeasure ) ( Countermeasuret )
6.2.1 TEMPORARY ACTION

No WHAT HOW
WHERE HOW WHY WHO WHEN MUC RESULT
ROOT CAUSE SOLUSI
H
Melakukan training Agar staff
Training Invoicing mengenai cara input mengetahui cara Lutfhi Sep 2018 - Closed
invoicing dengan benar input invoice
dengan benar
Melakukan Agar staff bisa
Staff tidak paham Pendampingan Invoicing pendampingan selama dengan segera Lutfhi Sep – Nov - Closed
proses adaptasi input konsultasi bila ada 2018
1 harus melakukan invoicing dengan benar masalah
cek PO
Melakukan sosialisasi Agar staf dapat
cheksheet, Standar memahami
Sosialisasi Invoicing Invoicing dan penggunaan Teddy Oct 2018 - Closed
Penggunaan rak visual cheksheet,
control standar invoicing
dan penggunaan
rak visual control.
6.2.2 PERMANEN ACTION

No WHAT HOW
WHERE HOW WHY WHO WHEN MUC RESULT
ROOT CAUSE SOLUSI
H
Membuat Standar Agar staff dapat
Instruksi Kerja Invoicing Invoicing berupa memahami dan Lutfhi Sep 2018 - Closed
Instruksi Kerja memiliki rujukkan
dalam melaksanakan
tugasnya

Staff tidak paham Membuat Cheksheet Agar kelengkapan

Cheksheet Invoicing control kelengkapan dokumen invoice Lutfhi Sep – Nov - Closed
1 harus melakukan dokumen dapat terkontrol
cek PO 2018
Membuat Rak Mengetahui abnormal
Rak Visual Invoicing visualisasi kontrol sehingga waktu Teddy Oct 2018 - Closed
Kontrol invoicing terjaga
6.2.3 IMPLEMENT
Rak Visual Kontrol

Rak terdiri dari 6 step yakni :

Step 1 PRINT INVOICE, PRINT FAKTUR PAJAK, DAN

PRINT PO/CO
Step 2 REKAP KELENGKAPAN DOCUMENT
Step 3 VERIFIKASI BY SPV DAN APPROVAL BY
Ilustrasi Jalannya Rak Visual Kontrol DEPT. HEAD
Step 4 FOTO COPY DOCUMENT DALAM A4
STEP 1 STEP 2 STEP 3 STEP 4 STEP 5 STEP 6 (SPESIFIC CUSTOMER)
PROJECT

Step 5 REKAP LIST DOCUMENT UNTUK TUKAR

FAKTUR (TF) DAN VERIFIKASI BY SECT. HEAD
Step 6 INVOICE READY FOR TF BY SALES / KURIR
RETAIL
6.2.3 IMPLEMENT

Ilustrasi Standarisasi Instruksi Kerja

Before
Melengkapi
Process Terima Input Input & Print
Invoicing Print Invoice Doc. Inv.
Surat Jalan Accurate Faktur Pajak
dengan PO

After

Process Verifikasi Verifikasi Input Input & Print

Invoicing Print Invoice
Surat Jalan & Print PO Accurate Faktur Pajak
 EVALUASI BENEFIT

7.1 BENEFIT – RETUR BERKURANG

JUMLAH INVOICE RETUR Keterangan Jumlah Retur Periode Jan – Jun 2019

Sebelum PPS SAAT PENGENALAN Retur Barang Pecah saat pengiriman 1 430000

JAN- AGT 2018 METODE DARI PPS Retur Ganti Nama Permintaan Customers 12 139609173.4
SEPT – DEC 2018 Retur Ganti System Permintaan Customers 24 170065500
772 RETUR INVOICE 169 RETUR INVOICE Retur Salah Input DO Permintaan SO/DO 14 404455990.6
Grand Total 51 714560663.9

Setelah PPS Faktor Before ( Jan – Aug 2018 ) After ( Jan – Jun 2019 )
JAN – JUNI 2019 Q 772 RETUR INVOICE 51 RETUR INVOICE
51 RETUR INVOICE
Rp.11.966.055.658,93 x (10%/12)= Rp.714.560.663,9 x (10%/12)=
C
Rp.99.967.130,48 / Bulan Rp.5.954.672,19/ Bulan
Staff lelah pusing karena banyak
M Staff lebih semangat
retur
P Lead Time Tukar Faktur 37 Hari Lead Time Tukar Faktur Standar 7 Hari
7.2 BENEFIT – BERKURANGNYA GAP
TARGET PENERIMAAN PEMBAYARAN
BEFORE AFTER
Rata – Rata Pembayaran Rata – Rata Pembayaran
Periode Jan – Jul 2018 Periode Jan – Jun 2019
15.13%
41.12%
58.08%
84.87%

Rekap Pembayaran Periode Jan – Jul 2018 (%) Rekap Pembayaran Periode Jan – Jun 2019 (%)
Jan 2018 43.3 % Jan 2019 71.59 %
Feb 2018 40.5 % Feb 2019 72.32 %
Mar 2018 48.2 %
Mar 2019 74.74 %
Apr 2018 65.8 %
Apr 2019 88.80 %
May 2018 68.0 %
May 2019 106.69 %
Jun 2018 96.5 %
Jul 2018 49.8 % Jun 2019 94.81 %
 STANDARISASI
Dengan adanya rak baru dalam proses invoicing dalam penggunaanya masih ada problem yaitu belum tersosialasi
dengan baik maka dari itu berikut PICA :
Problem Identification Corrective Action PIC Due Date Status Keterangan

Staff masih belum terbiasa Memberikan OPL sosialaisi Perlu di kontrol selama satu minggu
sehingga masih banyak bertanya kepada Tim, dan adanya penuh karena staff harus punya budaya
Hendra Nov-18 CLOSED
ke SPV dan banyak kegiatan program pendampingan SPV kontrol dan monitoring yang baik
yang berulang ke staff selama 1 bulan

Dan berikut adalah standarisasi dalam imrpovement kali ini :

No. Standar
1. Visual Kontrol Penggunan Rak

2. Cheeksheet Pengecekan PO

3. Ada Target Maksimum Retur Invoice

4. Instruksi Kerja Invoicing

 TERIMA KASIH

PT ANUGERAH MORTAR ABADI