Disusun Oleh :

Tim Guru AP Jakarta Timur

2019
 Memahami pentingnya arsip dalam sebuah
organisasi
 Mengelola arsip sesuai sistem yang berlaku
 PESERTA PELATIHAN DAN SERTIFIKASI
SISWA SMK BIDANG KEAHLIAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN DI WILAYAH
JAKARTA TIMUR SEJUMLAH 200 SISWA
 Menangani Penerimaan Dan Pengiriman
Surat/Dokumen
--------------------------------------------
N821.100.001.02
1. Memproses pencatatan surat/dokumen
2. Mendistribusikan surat/dokumen
 Surat adalah sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak lain.
 Surat menyurat adalah kegiatan saling
berkirim surat
 Alat bukti tertulis
 Alat Pengingat
 Bukti Historis
 Duta Organisasi
 Pedoman
 Sarana Promosi
 WUJUD TUJUAN

1. Kartu Pos 1. Surat permintaan

penawaran
2. Warkat Pos
2. Surat penawaran
3. Surat Bersampul 3. Surat pesanan
4. Surat pengiriman
5. Surat penagihan
6. Surat pembayaran
7. Surat pengaduan/klaim
8. Surat keputusan
9. Surat perjanjian
 SIFAT ISI JUMLAH PENERIMA

1. Surat dinas 1. Surat biasa

2. Surat pribadi 2. Surat edaran
3. Surat niaga 3. Surat pengumuman
4. Surat sosial
5. Surat pengantar
6. Surat telegram
 KEAMANAN ISI URGENSI PENYELESAIAN

1. Surat sangat rahasia 1. Surat biasa

2. Surat edaran
3. Surat pengumuman
 SIFAT ISI JUMLAH PENERIMA

1. Surat dinas 1. Surat biasa

2. Surat pribadi 2. Surat edaran
3. Surat niaga 3. Surat pengumuman
4. Surat sosial
5. Surat pengantar
6. Surattelegram
 KEAMANAN ISI URGENSI PENYELESAIAN

1. Surat sangat rahasia 1. Surat sangat segera

2. Surat rahasia 2. Surat segera
3. Surat biasa 3. Surat biasa
 PENGURUSAN SURAT JANGKAUAN

1. Surat masuk 1. Surat internal

2. Surat keluar 2. Surat eksternal
SURAT MASUK SURAT KELUAR

 SETIAP SURAT YANG  SETIAP SURAT YANG

DITERIMA OLEH DIBUAT OLEH
SEBUAH ORGANISASI ORGANISASI DAN
DIKIRIMKAN
PKEPADA PIHAK
LAIN
 Kurir instansi pengirim surat dengan buku
ekspedisi
 Kurir kantor pos
 Diambil langsung oleh kurir instansi yang
bersangkutan bagi organisasi yang memilii
P.O. BOX di Kantor Pos
POLA LAMA/BUKU POLA BARU/KARTU
AGENDA KENDALI

 MENANGANI SURAT  MENANGANI SURAT

MASUK DAN SURAT MASUK DAN SURAT
KELUAR DENGAN KELUAR DENGAN
MENGGUNAKAN MENGGUNAKAN
BUKU AGENDA KARTU KENDALI
PROSEDUR PENANGANAN
SURAT MASUK
 Penyortiran
 Pembukaan sampul surat
 Pemberian tanggal dan
pemeriksaan lampiran
 Membaca, memberi garis
bawah, memberi tanda atau
membuat catatan penting
 Pengagendaan surat
 Pengarahan surat masuk
 Penggandaan Surat Masuk
 Pendistribusian/Penyampai
an Surat
PROSEDUR PENANGANAN
SURAT KELUAR
 Pembuatan konsep
 Persetujuan konsep
 Mengagendakan surat
 Pengetikan surat
 Pemeriksaan Konsep
 Penandatanganan Surat
 Pemberian Cap Dinas
 Melipat surat
 Penyampulan Surat
 Pengiriman Surat
 Penyimpanan Surat
PENYORTIRAN PEMBUKAAN SAMPUL SURAT

Tujuan penyortiran adalah:

 Mengetahui volume surat  Kegiatan
masuk membuka dan
 Menentukan prioritas
mengeluarkan
penanganannya
surat dari
 Mempermudah pengawasan
sampulnya
Penyortiran dilakukan dengan
memisah-misahkan antara:
 Surat pribadi

 Surat dinas (surat biasa/rutin,

surat penting dan surat rahasia)
PEMBERIAN TANGGAL DAN
PEMERIKSAAN LAMPIRAN MEMBACA, MEMBERI
GARIS BAWAH,
MEMBERI TANDA
 Bubuhkan
No. Agenda stempel
: ageda atau ATAU MEMBUAT
mesin stempel (time stempel)
……………………………… CATATAN PENTING
Tanggal Terima :
………………………………
Jam :
………………………………
 Mempermudah
Tanggal Diteruskan : pimpinan dalam
……………………………… membaca inti
TandaTangan :
………………………………
surat.
 LAMPIRAN: BILA TIDAK
LENGKAP LAKUKAN
PENCAPAN DENGAN CAP
LAMPIRAN TIDAK ADA
 PENGAGENDAAN SURAT
ADA TIGA MACAM BENTUK BUKU AGENDA:
1. TUNGGAL

2. KEMBAR

3. BERPASANGAN
 Surat

Keteranga
No.Urut Tanggal M/K Dari/Kepada Perihal
Nomor Tanggal n

-
  TERDIRI DARI DUA BUKU:
1. Buku agenda surat masuk
2. Buku agenda surat keluar/ bulu verbal
 Surat
No.
Tanggal Dari Perihal Keterangan
Agenda Nomor Tanggal
 No. Tanggal
Kepada Perihal Keterangan
Surat Surat
 Surat Surat Perihal Ket.
No. Dar Kepad
Tgl. Perihal Ket.
agenda Nomor Tgl. i Nomor Tgl. a
PENGARAHAN SURAT MASUK
 Kegiatan penentuan siapa yang harus mengetahui isi surat itu dan
atau siapa yang akan menangani surat tersebut. Pengarahan surat
biasanya ditulis oleh pimpinan dalam lembar disposisi.

 Lembar disposisi adalah lembaran kertas yang disediakan oleh

agendaris untuk membubuhkan disposisi pimpinan. Disposisi
adalah catatan berupa saran atau tanggapan atau instruksi
pimpinan setelah surat dibaca oleh pimpinan.

Disposisi dibedakan dalam 2 (dua) macam:

 Disposisi langsung adalah disposisi yang langsung ditulis pada
lembaran kertas
 Disposisi tidak langsung adalah disposisi yang dituliskan pada
lembaran disposisi tersendiri
Rahasia Penting Biasa

No. Agenda: …..………………………………… Tanggal Penyelesaian:

……………………………….
Tanggal : …………………………………………..
Perihal : ……………………………………………
Tanggal Surat : ……………………………………………
Asal Surat : …………………………………………..
Instruksi/Informasi: Diteruskan Kepada:
1. ……………………………………..
2. ……………………………………..
3. ……………………………………..
4. ……………………………………..
5. ……………………………………..

Catatan:
 PENDISTRIBUSIAN/PENYAMPAIA
PENGGANDAAN N SURAT
SURAT MASUK  Dilakukan apabila sudah mendapat
disposisi dari pimpinan.
 Pendistribusian dilakukan dengan
 DILAKUKAN menggunakan buku ekspedisi.
BILA SURAT
 Buku ekspedisi adalah buku catatan
HARUS yang dapat menunjukan bukti bahwa
DIKETAHUI surat telah diterima oleh pihak yang
OLEH BEBERAPA bersangkutan.
PIHAK  Ada dua macam buku ekspedisi, yaitu
buku ekspedisi intern dan buku
ekspedisi ekstern. Buku ekspedisi intern
digunakan untuk penyampaian surat
kepada pihak yang ada dalamorganisasi.
Sedangkan buku ekspedisi ekstern
digunakan untuk penyampaian surat
kepada pihak di luar organisasi.
 Tangg Paraf
No. Nomor Dikirim Nama
al dan Tanggal
Urut Surat Kepada Penerima
Surat Terima
 Paraf
No. Tangga Tanggal & Dikirim
Nama Penerima dan Tanggal
Urut l Kirim Nomor Surat Kepada
Terima
 Pembuatan konsep
 Persetujuan konsep
 Mengagendakan surat
 Pengetikan surat
 Pemeriksaan Konsep
 Penandatanganan Surat
 Pemberian Cap Dinas
 Penggandaan surat untuk arsip
 Melipat surat
 Penyampulan Surat
 Pengiriman Surat
 Penyimpanan Surat
Surat Terbagi: Perangkat pengurusan
1. Surat biasa 1. Kartu kendali (untuk
2. Surat penting surat penting)
3. Surat rahasia 2. Lembar pengantar
(surat biasa dan surat
rahasia)
PENGERTIAN FUNGSI KARTU KENDALI
 Surat penting adalah 1.
surat yang memerlukan
tindak lanjut 2.
 Kartu kendali adalah 3.
kartu yang digunakan
untuk mencatata dan 4.
mengendalikan srat
masuk dan surat keluar
yang ssifatnya penting
Alat pengendali surat
masuk dan surat keluar
Alat pelacak surat
Pengganti surat yang
sedang proses
Pengganti buku agenda
dan buku ekspedisi
 Kartu Kendali
PT SINAR KENCANA
Jl. Matraman No. 3 Bandung
Indeks/Subj Tanggal: M/K Kode:
ek:
No.

Perihal :
Isi Ringkas:

Lampiran :

Dari Kepada

Tanggal No. Surat

Paraf
Pengelola

Catatan