Pengantar pemrosesan transaksi

Tujuan Pembelajaran:
• Apakah tujuan luas dari siklus transaksi
• Apakah tujuan umum dari transaksi.
• Jenis transaksi yang diproses oleh masing-masing dari
tiga siklus transaksi.
• Catatan akuntansi dasar yang digunakan dalam TPS
• Catatan akuntansi tradisional dan padanan
magnetiknya
• Teknik Dokumentasi
• Batch dan pemrosesan real-time dan dampak dari
teknologi ini pada pemrosesan transaksi.
Transaksi Finansial adalah :
• Peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aset dan
ekuitas perusahaan, tercermin dalam akunnya,
dan diukur dalam bentuk moneter.

Jenis transaksi serupa dikelompokkan bersama

menjadi tiga siklus transaksi:

- Siklus pengeluaran,
- Siklus konversi, dan
- Siklus pendapatan.
Relationship between Transaction Cycles
 Setiap Siklus memiliki Dua Subsistem
Siklus Pengeluaran : jeda waktu antara keduanya karena hubungan
kredit dengan pemasok:
 komponen fisik (perolehan barang)
 komponen keuangan (pencairan uang kepada pemasok)

Siklus Konversi:
 sistem produksi (perencanaan, penjadwalan, dan kontrol produk
fisik melalui proses pembuatan)
 sistem akuntansi biaya (memantau aliran informasi biaya terkait
dengan produksi)

Siklus Pendapatan: jeda waktu antara keduanya karena hubungan

kredit dengan pelanggan:
 komponen fisik (pemrosesan pesanan penjualan)
 komponen keuangan (penerimaan kas)
 Sistem Akuntansi Manual
• Sumber Dokumen - digunakan untuk
mengambil dan memformalkan data transaksi
yang diperlukan untuk pemrosesan transaksi
• Dokumen Produk - hasil dari pemrosesan
transaksi
• Menulis Ulang - dokumen produk dari satu
sistem yang menjadi dokumen sumber untuk
sistem lain
Flow of Economic Events Into
the General Ledger
Jurnal : Catatan entri kronologis
• Jurnal Khusus : Klasifikasi dari transaksi spesifik
yang terjadi dalam frekuensi tinggi / terjadi
berulang-ulang Penjualan, Pembelian,
Penerimaan Kas, dll)
• Jurnal Umum - transaksi yang tidak berulang,
jarang, dan berbeda
Ledger : buku akun keuangan
• General Ledger : menunjukkan aktivitas untuk
setiap akun yang tercantum pada bagan akun
• Subsidiary ledger - menunjukkan aktivitas
dengan detail untuk setiap jenis akun
Catatan Akuntansi dalam Sistem Berbasis
Komputer
PENJELASAN LANGKAH
DALAM GAMBAR:

1. Bandingkan saldo AR
di neraca dengan file
master AR, saldo akun
kontrol.
2. Rekonsiliasi angka
kontrol AR dengan AR
total akun anak
perusahaan.
3. Pilih sampel entri
pembaruan yang
dibuat untuk akun di
buku besar pembantu
AR dan melacak ini ke
transaksi dalam jurnal
penjualan (arsip file).
4. Dari entri jurnal ini,
identifikasi dokumen
sumber yang dapat
ditarik dari file mereka
dan diverifikasi. Jika
perlu, konfirmasikan
dokumen sumber ini
dengan menghubungi
pelanggan.
 Sistem Berbasis Komputer
• Jejak audit kurang dapat diamati dalam sistem
berbasis komputer dibandingkan sistem
manual tradisional.
• Entri data dan program komputer adalah jejak
fisik.
• Data disimpan dalam file magnetik.
 File Komputer
1. File Master - umumnya berisi data akun (mis.,
Buku besar umum dan file anak perusahaan)
2. File Transaksi - file sementara yang berisi
transaksi sejak pembaruan terakhir
3. File Referensi - berisi informasi yang relatif
konstan yang digunakan dalam pemrosesan
(mis., Tabel pajak, alamat pelanggan)
4. File Arsip - berisi transaksi masa lalu untuk
tujuan referensi
 Teknik Dokumentasi
• Dokumentasi dalam lingkungan CB diperlukan
karena berbagai alasan.
• Lima teknik dokumentasi umum:
1. Relations Entity Relationship Diagram
2. Diagram Aliran Data
3. Ch Bagan Alir Dokumen
4. Bagan Alir Sistem
5. Bagan Alur Program
 Entity Relationship Diagram (ERD)
• adalah teknik dokumentasi untuk
merepresentasikan hubungan antar entitas
dalam suatu sistem.
• Versi REA model ERD banyak digunakan dalam
AIS. REA menggunakan 3 jenis entitas:
1. Resources / sumber daya (uang tunai, bahan baku)
2 . E v e n t s (pelepasan bahan baku ke dalam proses
produksi)
3 . A g e n t s (petugas kontrol inventaris, vendor, pekerja
produksi)
 Data Flow Diagrams(DFD)…
• Menggunakan simbol untuk mewakili
proses, sumber data, aliran data,
dan entitas dalam suatu sistem

• Mewakili elemen logis dari sistem

•Tidak mewakili sistem fisik

Data Flow Diagram Symbols
Entity Data Store
Name Name

N
Process
Description Direction of
data flow
 Documents Flowcharts…
• Penggambarkan hubungan antara proses dan
dokumen yang mengalir di antara mereka
• Berisi lebih banyak detail daripada diagram
aliran data
• Jelas menggambarkan pemisahan fungsi
dalam suatu sistem
Symbol Set for Document Flowcharts

Terminal menunjukkan Total batch yang

sumber atau tujuan dihitung
dokumen dan laporan

Sumber dokumen atau

laporan Konektor di halaman

Operasi manual Konektor di luar

halaman
File untuk
menyimpan dokumen Deskripsi proses atau
sumber dan laporan komentar

Catatan akuntansi
(jurnal, register, log, Alur dokumen
buku besar)
Sales Department Credit Department Warehouse Shipping Department

Customer

Customer
Order

Prepare
Sales
Orders

Sales
OrS
dearle#s1
OrSdearle#s1
OrderS#a1les
Order #1

Tahapan Pertama dalam Membangun Bagan Alir Dokumen yang

Menunjukkan Area Kegiatan
 Sales Department Departemen Kredit Warehouse Departemen pengiriman
Sales A
Customer
Order #1 Sales
Order2
Customer Sales
Checks
Order Credit Order 4
Credit
Records Sales
Picks Stock
Prepare Records Order3
Goods
Sales
Orders Signed Sales
Order #1
Customer Sales Picks
OSradleers Order2 Goods
OrSdearle#s1
OrSdearleS#sa1 les
Order # 1 Sales
Order #1 Order 4
Sales
Signed Sales Order3
N Order #1
Sales
Order2 N
Distribute
SO and
File A
Customer
Sales Customer
OSrdigenredSales
Order #1 OrdSearle4s
Diagram Alir Dokumen Jadi yang
Order3
Sales Menampilkan Area Kegiatan
N
Order2
 SystemFlowcharts…
• Ini digunakan untuk mewakili hubungan
antara elemen-elemen kunci - sumber input,
program, dan produk keluaran - dari sistem
komputer
• Epdiscict jenis media yang digunakan (kertas,
pita magnetik, disk magnetik, dan terminal)
• Dalam praktiknya, tidak banyak perbedaan
antara dokumen dan bagan alur sistem
Systems Flowchart Symbols
Terminal input/
Hard copy
output device

Computer process
Process flow

Real-time
Direct access storage (online)
device connection

Video display
device
Magnetic tape
Sales Department Computer Operations Department Warehouse Shipping Department

Customer
Edit and Credit File
Credit Check
Customer
Order
Sales
Orders

Terminal
AR File
Update
Program
Inventory

Tahapan Pertama dalam Membangun Bagan Alir Sistem

Menunjukkan Area Kegiatan
Sales Department Computer Operations Department Warehouse Shipping Department

Customer Sales A
Edit and Credit File Order1
Credit Check
Customer Sales
Order Order 3
Picks Stock Sales
Sales Records Order2
Goods
Orders

Terminal
AR File
Update Sales Picks
Program Order1 Goods
Customer Inventory Sales
Order
SaOlerdser2
Order3

N A
N
Sales Sales
OrdSearle3s Order1

Order2
Sales
Order1
Customer

Diagram Alir Sistem Selesai yang Menampilkan Semua

Fakta Diterjemahkan ke dalam SimbolVisual
Program Flowcharts…
illustrate the logic used in programs

Program Flowchart Symbols

Terminal memulai
Proses logis atau mengakhiri
operasi

Input/output
operation
Keputusan
Flow of logical
process
 Sistem Modern versus Sistem Warisan
Karakteristik sistem modern:

 klien-server berbasis dan memproses transaksi secara real time

 menggunakan tabel database relasional
 memiliki tingkat integrasi proses dan berbagi data yang tinggi
 beberapa berbasis mainframe dan menggunakan pemrosesan batch

Beberapa perusahaan menggunakan sistem lama untuk aspek-aspek tertentu dari pemrosesan data
mereka.
 Akuntan perlu memahami sistem warisan.

Karakteristik sistem legitimasi:

 aplikasi berbasis mainframe

 berorientasi batch
 sistem legacy awal menggunakan file datar untuk penyimpanan data
 sistem legacy selanjutnya menggunakan database hierarkis dan jaringan
 sistem penyimpanan data mempromosikan lingkungan pengguna tunggal yang menghambat
integrasi informasi
Updating Master Files: Primary Keys (PK) and
Secondary Keys(SK)
 Prosedur Pencadangan Database
• Pembaruan yang merusak tidak meninggalkan cadangan.
• Untuk menyimpan catatan yang memadai, prosedur pencadangan
harus diterapkan, seperti yang ditunjukkan di bawah ini:
• File master yang sedang diperbarui disalin sebagai cadangan.
• Program pemulihan menggunakan cadangan untuk membuat versi
utama dari file master.
 Computer-Based Accounting Systems
• Dua kelas sistem yang luas:
• sistem batch
• sistem waktu nyata
 Sebuah batch adalah sekelompok transaksi serupa yang
diakumulasikan dari waktu ke waktu dan kemudian diproses bersama.

 TransactionsTransaksi harus independen satu sama lain selama

periode waktu di mana transaksi diakumulasi agar pemrosesan batch
menjadi tepat.

 Ada jeda waktu antara acara dan pemrosesan.

 Langkah-langkahdalamBatch Processing /
Sequential File
• Dokumen sumber - keystroke ditranskripsi oleh
panitera ke pita magnetik untuk diproses kemudian
• Edit Jalankan - mengidentifikasi kesalahan klerikal
dalam batch dan menempatkannya ke dalam file
kesalahan
• Sortir Jalankan - menempatkan file transaksi dalam
urutan yang sama dengan file master menggunakan
kunci utama
• Perbarui Jalankan - mengubah nilai bidang yang sesuai
dalam file master untuk mencerminkan transaksi
• Prosedur Pencadangan - master asli terus ada dan file
master baru dibuat
 Keuntungan dari Batch Processing
• Organisasi dapat meningkatkan efisiensi
dengan mengelompokkan sejumlah besar
transaksi ke dalam batch daripada memproses
setiap peristiwa secara terpisah.
• Pemrosesan batch memberikan kontrol atas
proses transaksi melalui angka kontrol.
 Sistem Real-Time ...
• Proses transaksi secara individu pada saat
peristiwa ekonomi terjadi
• Tidak memiliki jeda waktu antara peristiwa
ekonomi dan pemrosesan
• umumnya membutuhkan sumber daya yang lebih
besar daripada pemrosesan batch karena mereka
membutuhkan kapasitas pemrosesan khusus;
Namun, perbedaan biaya ini menurun
• Seringkali memiliki waktu pengembangan sistem
yang lebih lama
 Mengapa Begitu Banyak AIS
Menggunakan Pemrosesan Batch?
• Pemrosesan AIS dicirikan oleh volume tinggi,
transaksi independen, seperti merekam cek
penerimaan kas yang diterima melalui pos.
• Pemrosesan pemeriksaan volume tinggi semacam
itu dapat dilakukan selama waktu komputer di
luar jam sibuk.
• Ini adalah salah satu alasan mengapa pemrosesan
batch mungkin dilakukan menggunakan
pengumpulan data waktu-nyata.