UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTIN

INTELIGENCIA DE
NEGOCIOS

Somos tu llave para triunfar …! 1

 Somos tu llave para triunfar …!
SISTEMAS PARA GESTIONAR LA
INFORMACIÓN

Entorno

Organización

Áreas
BD
Entorno
BD

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SISTEMAS PARA GESTIONAR LA
INFORMACIÓN

El sistema de información es el sistema que

recoge, comunica, analiza, acepta, almacena,
recupera y utiliza la información.

La organización debe gestionar este sistema,

como gestiona sus sistemas de producción,
marketing o contabilidad.

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Existencias y flujos de información

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implica obtener necesariamente información

Información puede
provenir de fuentes de
datos primarios como
entrevistas personales o
conversaciones,
observaciones, o
cuestionarios por correo,
o bien puede venir de
fuentes de datos
secundarios como datos
del censo, informes del
sector o informes
generados por la
organización con otros
Exterior Interior propósitos.

Las cuestiones de validez y fiabilidad son factores clave cuando se recoge la

información

Se deben hacer controles de forma periódica para asegurarse de que la información se

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recoge para los propósitos deseados.
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• . Debido a que la información a veces se recoge a

través de cuestionarios, tests o entrevistas, la validez
y fiabilidad de los sistemas de recogida de
información llega a ser una cuestión crucial.

• El objetivo de la recogida de la información debería

de explicarse con detalle y entenderse por todos
aquellos a los que involucra.

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•Es extremadamente importante asegurarse de que la información se comunica a

la persona o unidad adecuada. Esto significa que el centro de decisión y autoridad
debe recibir finalmente la información acerca del entorno.

•El problema aquí implica la coordinación de la información, por supuesto. Las

organizaciones deben dirigir la cuestión de cómo conseguir la información para
las unidades adecuadas lo suficientemente rápido para que la mano derecha sepa
lo que está haciendo la izquierda. La comunicación de la información es crucial
para la organización. Naturalmente, los modernos sistemas informáticos han
permitido a muchas organizaciones asegurar que se comunica la información
correcta a la persona adecuada en cuestión de minutos, incluso segundos.

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• Este paso responde a la pregunta: ¿qué significa la organización?

• La cuestión clave del análisis es llegar a equilibrar su necesidad con cualquier
sesgo que pudiera pasar. La persona que analiza la información puede
interpretarla de forma que sus sesgos personales puedan influir en el proceso
de manera intencional o involuntaria. Pueden omitirse puntos importantes y
enfatizar otros que sean de menor importancia. Los políticos a menudo se
quejan de ser malinterpretados por los medios de comunicación.

• El problema del sesgo se incrementa si la información Se analiza en cada

estado a medida que circula por la organización. Cada vez que se analiza, se
reinterpreta. Al final termina con un mensaje parecido al que reciben los niños
cuando juegan a pasar el mensaje.

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• La aceptación no significa acuerdo.

• La aceptación significa que la unidad ha recibido la

información y que debería haberla leído.

• Es necesario hacer un seguimiento de alguna clase

para indicar que se ha recibido (por ejemplo, una
llamada de teléfono, la devolución del original. y así
sucesivamente).

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• Algunas veces la información puede haberse transmitido

inmediatamente, pero a menudo se almacena.
• Esto puede significar simplemente colocarla en una pila en
la mesa de un directivo o puede significar almacenarla en
un fichero, disquete o cinta. Los factores clave en el
almacenamiento son el coste, la temporalidad y el acceso.
Cada vez que una organización almacena información tiene
un coste. Hay un coste por no tener la información cuando
se necesita recuperarla, Por supuesto, la informática ha
reducido substancialmente la necesidad de espacio y
consecuentemente su coste.

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• De nuevo los computadores han hecho que la

información sea más accesible que nunca. Como
hemos visto ya, la capacidad online permite a los
ejecutivos recuperar información de los terminales
de la oficina o los computadores personales. Esto ha
expandido enormemente el acceso a la información
de los directivos. Aunque se ve como muy positivo,
puede causar problemas si los directivos recuperan
1os datos e información de otras áreas ajenas de
trabajo y tratan de decir a otros como tienen que
hacer sus operaciones.

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La información debería recogerse sólo si va a ser utilizada. A

menudo, las organizaciones recogen información porque
alguien determina que "estaría bien tenerla, nunca sabes lo
que puede pasar". Esto contribuye a obtener información
irrelevante y a sobrecarga de información. Debería haber un
propósito y una meta para cada muestra de información. En
otras palabras, el esperado uso de la información debería
formularse con claridad antes de que fuera recogida.

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… Esta característica de la información Se denomina basada en el

usuario.

Los usuarios de la información deberían tener la mayor autoridad

posible para decidir qué información debe ser recogida y cómo
debe ser comunicada. Esto ayuda a asegurar que la
información es agradable para el usuario, es decir, que los
usuarios encuentran la información fácil de usar. Aunque esto
parezca obvio para mucha gente, no siempre fue así. Más bien
era la persona o unidad que recogía la información la que la
analizaba y la almacenaba (por ejemplo, la unidad de
informática) y a menudo determinaba la calidad, la forma, y el
propósito de la información. El usuario final tenía poca
capacidad de decisión.

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GESTIÓN DEL PROCESO

INFORMATIVO

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La organización debería preocuparse en gestionar la

información de la misma forma que gestiona otros recursos (las
personas, el dinero, los materiales, las instalaciones, etc.).

Para hacer esto, las organizaciones deben diseñar un Sistema

de información para la dirección (SID).

Un SID es un sistema formalizado que pone a disposición de la

dirección información relevante y precisa para la toma de
decisiones. Esto implica que la organización ha establecido un
sistema formal para asegurar que la información adecuada esté
disponible en el tiempo justo para los directivos apropiados, de
manera que tomen las mejores decisiones posibles.

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En primer lugar, la información debe basarse en el usuario.

Debería satisfacer las necesidades del usuario para la eficaz toma de decisiones.

En segundo lugar, debería ser oportuna, precisa y relevante.

En tercer lugar, debería estar vinculada a un computador para facilitar el análisis, el

almacenamiento y el acceso.

En cuarto lugar, debería ser rentable. El proceso, al igual que la información transmitida,
debería justificarse a sí mismo en términos de beneficios.

En quinto lugar, el SID debería ser un sistema de sistemas. El sistema contable, el sistema de
información de marketing, el sistema de control de inventarios.

Y así sucesivamente deberían considerarse como un sistema total de información a integrar y

coordinar en orden a minimizar solapamientos, duplicado de documentos y sistemas
separados de recogida de datos. Finalmente, el sistema debería estar gestionado.

A una unidad organizativa se le debería conceder la autoridad para gestionar el sistema y dar
apoyo a los directivos.

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Uno de los mayores cambios que afronta tanto un departamento de SID como sus
directivos es asegurar que la información que proporciona beneficie verdaderamente
a toda la organización, esto es, que la información tenga valor tanto para la
organización en su conjunto como para varias subunidades dentro de la misma
organización.

La importancia de los sistemas de información en las organizaciones queda subrayada

por la creación en muchas organizaciones de un puesto de alto directivo, designando a
un director de informática. Esta posición tiene la misión de desarrollar e implantar la
estrategia de información de la empresa y vincularla con la estrategia global.

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LA INFORMACIÓN Y EL PROCESO DE TOMA DE

DECISIONES

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Modelo Supuestos Proceso de Decisión Resultados de la decisión

Racional/ Económico 1. Información perfecta sin coste Secuencia lógica lineal. Empieza Maximización de la utilidad
alguno. con la identificación de
2. Racionalidad perfecta problemas finaliza con las
implantación de la solución.

Racionalidad 1. Información imperfecta, Los responsables de la toma de Satisfacción

Limitada (incertidumbre) y costes de decisiones intentan actuar de
información. manera lineal, lógica y
2. El poder y las preferencias racional, pero la racionalidad
personales afectan a las decisiones. está limitada o restringida.
3. Los responsables de la toma de
decisiones hacen frente a
limitaciones cognitivas

Cubo de Basura 1. Metas conflictivas ambiguas y Proceso no lineal: no hay Soluciones donde no hay
múltiples. conocimientos claros ni problemas.
2. Inadecuada comprensión de las puntos finales; el proceso de Problemas que no se
metas (tecnología ambigua). decisión puede empezar en resuelven.
3. Participación fluida de los cualquier punto Algunos problemas
miembros en la toma de resueltos.
decisiones.
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• El modelo asume que los responsables de la

toma de decisiones recogen información
perfecta disponible sin ningún coste, son
perfectamente racionales y llegan a maximizar
la utilidad en los resultados de las decisiones.

• Un resultado de máxima utilidad es el que

proporciona el mejor conjunto posible de
resultados al responsable de la toma de
decisiones.

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Es fundamental que existan varios supuestos para que se dé este proceso de

secuencia lógica:
(1) que los directivos obtengan una información sin sesgos y perfecta.
(2) Que los directivos usen esta información para actuar de manera racional.
(3) Que los directivos seleccionen el resultado que maximice la utilidad.

Por encima de los problemas de incertidumbre, las diferencias de opinión entre los
diferentes departamentos implicados pueden afectar el establecimiento de las
decisiones y la disponibilidad de información. El departamento de sistemas de
información puede creer que el volumen de recursos debería ir hacia el desarrollo
de un sistema y un software informático muy sofisticado para supervisar y
controlar los flujos de inventario. El departamento de marketing puede creer que
la clave para tener un mejor control de inventario es aumentar la habilidad de la
empresa para predecir las preferencias del consumidor. De este modo piensan
que ese volumen de recursos debería gastarse en encuestas, grupos de análisis, y
en el desarrollo de un modelo informático de preferencias del consumidor. 24
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LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACION Y LA
ORGANIZACION MODERNA

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• Dado el rápido cambio en las tecnologías de la

información. es difícil y absurdo hacer
sugerencias especificas sobre los cambios en la
organización.
• La proliferación de una tecnología de la
información, rápida, barata y global ha
revolucionado las organizaciones y la vida
laboral.

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• Los cambios que actualmente se están produciendo en

las organizaciones como resultado de la introducción y
el uso de la tecnología de la organización son tan
profundos como aquellos que originaron la Revolución
Industrial hace dos siglos.
• De hecho. los cambios en las estructuras en los
trabajos y en las organizaciones serán radicales. y las
organizaciones están sólo comenzando a experimentar
los efectos que están causando estas "máquinas
inteligentes".

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• La llegada de la fibra óptica, las comunicaciones por

microondas y por satélite y otras numerosas innovaciones
facilitan el vínculo entre compradores y proveedores,
trabajadores de todos los niveles, e incluso los competidores.
Esas innovaciones son el centro de la nueva organización con
su jerarquía más plana, una mano de obra más flexible, y su
red global.
• Los problemas que afrontan las organizaciones en el siglo XXI
establecen que la información es crucial, juzgan la calidad de
la información. y determinar quién debe conseguir la
información. Desde el punto de vista organizativo, el
problema es determinar la estructura adecuada para facilitar
información a la dirección

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• Además, el tradicional estatus y las fuertes relaciones basadas

en la jerarquía pueden desmoronarse y deberían continuar
ciertas tendencias. La informatización menoscaba las formas
tradicionales de autoridad y rompe las barreras entre las
categorías de trabajo y las funciones. De este modo. ser parte
de la red puede llegar a ser más importante que tener una
cierta posición en la jerarquía.

• El conocimiento es poder. como dice el refrán. y mucha gente

en las organizaciones modernas está ganando poder hasta un
grado sin precedentes a causa de su acceso a información
importante de carácter vital.

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• La tecnología de la información es capaz de mejorar la velocidad

y la cantidad de información transmitida, puede permitir un
mayor control y coordinación a lo largo y ancho de las unidades
organizativas.

• Inversamente. la tecnología de la información puede llevar a una

gran centralización y flexibilidad. El uso por parte de los altos
directivos de los sistemas de información ejecutivos permite a
esos ejecutivos delegar más autoridad a los directivos
subordinados, porque los primeros tienen más medios para
controlar más fácilmente las operaciones de la empresa. Al igual
que otras muchas facetas de la teoría de la organización, la
filosofía particular de un directivo tiene mucho que ver con la
forma en que se delega el poder y la autoridad a lo largo y ancho
de la organización.

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CONCLUSIONES:
• El sistema de información es el sistema que recoge,
comunica, analiza, acepta. almacena, recupera y
utiliza la información.
• Una auditoría de información es una herramienta útil
para determinar si se está utilizando la información y
cómo realmente se está usando.
• El SID tiene la misión de desarrollar e implantar la
estrategia de información de la empresa y vincularla
con la estrategia global.
• La información es considerada como la materia
prima que alimenta la toma de decisiones en todos
los niveles de la organización.
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RECOMENDACIONES:
• Las organizaciones deben tener un conocimiento
claro del valor de la información dentro de sus
operaciones así es necesario llevar un proceso
ordenado de cómo obtener información precisa y
oportuna de las mismas. Como también deben evitar
información innecesaria que pueden entorpecer para
la realización de sus objetivos.
• Asegurar que la información que proporciona
beneficie verdaderamente a toda la organización.
• Toda organización debe tener muy en cuenta donde
quiere estar donde está en realidad
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