 PERTEMUAN - 3

PERENCANAAN PROYEK

1
KELOMPOK PROSES
DALAM MANAJEMEN PROYEK

PENUTUPAN
PROYEK

PENGAWASAN PROYEK

PELAKSANAAN PROYEK

PERENCANAAN
PROYEK

MEMULAI
PROYEK BA
H AS
LAHIRNYA AN
PROYEK
WAKTU
2
 BIDANG PENGETAHUAN
9
YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK
(SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON
LEARNING,2006 dengan modifikasi)

MANAJM MANAJM MANAJM MANAJM PIRANTI

KEBU- CAKUPAN WAKTU BIAYA MUTU &
TUHAN PROYEK PROYEK PROYEK PROYEK TEKNIK
&
HARAP-
AN PROYEK
MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK
BA BERHASIL
STAKE-
HOLDER
H AS
MANAJM MANAJM AN
MANAJM MANAJM
KOMUNI- PEMBE-
SDM RESIKO
KASI LIAN
PROYEK PROYEK
PROYEK PROYEK

3
BAHASAN
1. Project Charter
2. Kick-off meeting
3. Persiapan perencanaan

4
Proses-proses
dlm manajemen integrasi proyek

1. Penyusunan 2. Penyusunan KLP PROSES

Project pernyataan
Charter cakupan awal
MEMULAI

KLP PROSES
3. Penyusunan
rencana PERENCANAAN
manajm proy

KLP PROSES 4. Pengarahan

& pengelolaan
PELAKSANAAN pelaks proy

KLP PROSES 5 Monitoring & 6. Pengendalian

Pengawsan perubahan
PENGAWASAN Pekerj proy terintegrasi

KLP PROSES 7. Penutupan

PENUTUPAN proyek
5
PROJECT CHARTER
 Project charter adalah dokumen yang secara
resmi menyatakan kewenangan sebuah
proyek.
 Draft project charter disusun oleh manajer
proyek dan disepakati oleh anggota tim
proyek sebelum diajukan kepada sponsor.

6
PROJECT CHARTER (lanj)
 Project charter ditandatangani oleh anggota
tim sebagai tanda komitmen anggota tim
pada kegiatan proyek.
 Bila diperlukan dukungan tinggi dari pihak lain
(klien / calon pengguna), maka mereka juga
diminta menanda-tangani.
 Bila proyek dilaksanakan dengan kontrak,
maka kontrak ini dapat berlaku sebagai project
charter bagi pelaksana pekerjaan yang
dikontrakkan

7
PROJECT CHARTER
NAMA PROYEK: ………………
MULAI : ……………… SELESAI: …………
INFORMASI ANGGARAN:
(Jelaskan ttg anggaran keseluruhan dan penggunaan utamanya)

MANAJER PROYEK:
(Sebutkan nama lengkap, dan alamat e-mailnya)

SASARAN PROYEK:
(Perlu jelas, supaya pada akhir proyek bisa diukur)

PENDEKATAN:
(Isikan cara yang akan ditempuh, dan berikan gambaran untuk
melaksanakan itu)
 PERAN DAN TANGGUNG JAWAB ANGGOTA TIM
NAMA PERAN POSISI CARA KONTAK
E-MAIL; TELP; DLL
NAMA 1 SPONSOR DIR. PEMASARAN xx.bl.ac.id
NAMA 2 MANAJER PROYEK MANAJER T.I.
NAMA 3 ANGGOTA TIM BAG. T.I
NAMA 4 ANGGOTA TIM BAG. T.I
NAMA 5 ANGGOTA TIM BAG. T.I
NAMA 6 ANGGOTA TIM BAG. T.I
NAMA 7 TENAGA AHLI MEWAKILI
PENGGUNA
NAMA 8 TENAGA AHLI MEWAKILI
PENGGUNA

(Schwalbe,Information Technology Project Management, 4thed, Thomson, 2006)

9
KICK-OFF MEETING
Kickoff meeting adalah pertemuan pertama,
yang dihadiri oleh semua pemangku
kepentingan (stakeholder) utama untuk
mendiskusikan:
◦ Tujuan / sasaran
◦ Rencana secara umum
◦ Hal-hal lain yang dipandang penting untuk
disepakati

10
 PERSIAPAN PERENCANAAN
 Sebelum menyusun rencana yang lengkap, hal-
hal yang sangat mendasar perlu dipersiapkan
dulu, yaitu:
◦ Cakupan proyek
◦ Jadwal proyek
◦ Standar mutu (kualitas)
◦ Estimasi anggaran biaya proyek
(CSSQ: C=cost; S=scope; S=schedule; Q=quality)
 Disamping 4 hal diatas, perlu juga dibuat:
Daftar resiko & Rencana komunikasi

11
CAKUPAN AWAL PROYEK

 Karakteristik & batasan proyek dan

produknya
 Metode penerimaan
 Pengendalian cakupan

12
TUGAS 3
Buatlah Project Charter sesuai topik
kelompok

13
KELOMPOK PROSES
DALAM MANAJEMEN PROYEK
PENUTUPAN
PROYEK

PENGAWASAN PROYEK

PELAKSANAAN PROYEK

PERENCANAAN
PROYEK
MEMULAI
PROYEK
LAHIRNYA
PROYEK
WAKTU
14
9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU DIKUASAI
MANAJER PROYEK
(SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan
modifikasi)

BA
HA
SA
N

15
PROSES-PROSES
DALAM PERENCANAAN PROYEK
BID. PROSES
PENGETAHUAN
INTEGRASI MNJ. 1.MENYUSUN RENCANA MANAJEMEN
PROY PROYEK
MNJ. CAKUPAN 1. PERENCANAAN CAKUPAN
PROYEK 2. PENDEFINISIAN CAKUPAN
3. MEMBUAT WORK BREAKDOWN
STRUCTURE
MNJ. WAKTU 1. PENDEFINISIAN KEGIATAN
PROYEK 2. PENGURUTAN KEGIATAN
3. PENGESTIMASIAN KEBUTUHAN SUMBER
16
PROSES-PROSES
DALAM PERENCANAAN PROYEK
BID. PROSES
PENGETAHUAN
MNJ. S.D.M. 1. PERENCANAAN S.D.M.
PROYEK
MNJ. 1. PERENCANAAN KOMUNIKASI
KOMUNIKASI
PROYEK
MNJ. RESIKO 1. PERENCANAAN MANAJEMEN RESIKO
PROYEK 2. PENGIDENTIFIKASIAN RESIKO
3. ANALISIS KUALITATIF RESIK
4. ANALISIS KUANTITATIF RESIKO
17
PROSES PERENCANAAN DALAM
MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK
1. Penyusunan 2. Penyusunan
Project pernyataan KELOMPOK PROSES
Charter cakupan awal MEMULAI
3. Penyusunan
KELOMPOK PROSES
rencana
manajm proyek PERENCANAAN
4. Pengarahan
KELOMPOK PROSES
& pengelolaan
pelaks proyek PELAKSANAAN
5. Monitoring & 6. Pengendalian
KELOMPOK PROSES
Pengawasan perubahan
PENGAWASAN Pekerj proyek terintegrasi
KELOMPOK PROSES 7. Penutupan
PENUTUPAN proyek
18
BAHASAN

 Rencana manajemen proyek

 Isi rencana manajemen proyek
 Contoh isi rencana manajemen proyek

19
RENCANA MANAJEMEN PROYEK

 Merupakan dokumen resmi proyek yang

diacu dalam pelaksanaan, pengawasan, dan
penutupan proyek, yang menjamin proyek
mencapai sasarannya bila diikuti dengan baik
 Disetujui oleh pemberi kerja
 Diberikan kepada pihak-pihak yang
dicantumkan dalam rencana manajemen
komunikasi
 Dilengkapi dengan rincian pendukungnya

20
KEGUNAAN
RENCANA MANAJEMEN PROYEK
 Sebagai pedoman pelaksanaan, pengawasan
dan penutupan proyek
 Mendokumentasi asumsi-asumsi yang
dijadikan dasar dalam perencanaan
 Mendokumentasi keputusan penting dan
pertimbangannya
 Memfasilitasi komunikasi diantara
stakeholder
 Mendefinisikan pemeriksaan (review)
manajemen dalam hal: isi, cakupan, waktu
 Sebagai dasar (baseline) untuk menilai kinerja
dalam kegiatan pengawasan proyek
21
MENYUSUN
RENCANA MANAJEMEN PROYEK

 Kegiatan ini mendokumentasikan

tindakan yang diperlukan untuk
mendefinisikan, menyiapkan,
mengintegrasikan,
mengkoordinasikan semua rencana
parsial ke dalam satu rencana
manajemen proyek
(contoh rencana parsial adalah: rencana
cakupan, rencana anggaran, dsb)
 Proses penyusunan rencana manajemen 22
MASUKAN DALAM PENYUSUNAN
RENCANA MANAJEMEN PROYEK
1. Pernyataan awal cakupan proyek, a.l
memuat sasaran proyek, sasaran produk,
kriteria penerimaan produk, dll
2. Proses-proses manajemen proyek
3. Faktor lingkungan proyek, baik dari
perusahaan maupun di luar perusahaan.
Misal, budaya & struktur organisasi, standar
industri, standar perusahaan, dll
4. Aset proses organisasi, seperti prosedur
dan aturan perusahaan

23
Penyusunan rencana manajemen proyek
menggunakan
 metodologi manajemen proyek,
 sistem informasi manajemen proyek, dan
 pertimbangan-pertimbangan ahli

24
 ISI
RENCANA MANAJEMEN
PROYEK

25
ISI RENCANA MANAJEMEN PROYEK
MENURUT PMBOK

1.Rencana mnj. cakupan

proyek TERMASUK
2.Rencana mnj. jadwal (MINIMAL):
3.Rencana mnj. biaya  Daftar
milestones
4.Rencana mnj. mutu
 Kalender
5.Rencana perbaikan sumberdaya
proses  Baseline jadwal
6.Rencana mnj. SDM  Baseline biaya
7.Rencana mnj.  Baseline mutu
komunikasi  Register resiko
26
ISI RENCANA MANAJEMEN
PROYEK
(IEEE 1058.1:1987 )
• Halaman 1. Pendahuluan
sampul 2. Organisasi proyek
• Halaman
revisi 3. Proses manajerial
• Kata 4. Proses teknis
pengantar 5. Paket pekerjaan, jadwal,
• Daftar isi dan anggaran
• Daftar
gambar
• Daftar tabel Tambahan (bila perlu)
• Index
• Lampiran
27
ISI RENCANA MANAJEMEN
PROYEK
(IEEE 1058.1:1987 )
MUATAN BAB
PENDAHULUAN
1. Identitas proyek
2. Latar belakang, sasaran proyek
3. Sponsor
4. Serahan proyek (hasil proyek)
5. Evaluasi rencana manajemen
proyek
6. Referensi
7. Istilah dan singkatan 28
ISI RENCANA MANAJEMEN
PROYEK
(IEEE 1058.1:1987 )
MUATAN BAB ORGANISASI
PROYEK
1. Model proses
2. Struktur organisasional
3. Batasan dan antarmuka
organisasional
4. Tanggung jawab proyek

29
ISI RENCANA MANAJEMEN
PROYEK
(IEEE 1058.1:1987 )

MUATAN BAB PROSES

MANAJERIAL
1. Sasaran dan prioritas manajemen
2. Asumsi, ketergantungan dan
kendala
3. Mekanisme monitoring dan
pengawasan
4. Manajemen resiko
5. Perencanaan staf 30
ISI RENCANA MANAJEMEN
PROYEK
(IEEE 1058.1:1987 )
MUATAN BAB PROSES
TEKNIS
1.Metode, piranti dan teknik
2.Dokumentasi perangkat
lunak
3.Fungsi-fungsi pendukung
proyek

31
ISI RENCANA MANAJEMEN
PROYEK
(IEEE 1058.1:1987 )
MUATAN BAB PAKET
KERJA,
JADWAL DAN ANGGARAN
1. Paket kerja
2. Ketergantungan
3. Kebutuhan sumber daya
4. Alokasi anggaran dan sumberdaya
(ikhtisar, rincian, dan anggaran
lain)
5. Jadwal (ikhtisar, rincian, dan
jadwal lain) 32
Contoh: Isi Rencana proyek
(Schwalbe)
1. Project charter 10.Proses manaj.
2. Rencana cakupan komunikasi
3. Rencana biaya 11.Proses pengendalian
4. Jadwal kegiatan perubahan
5. Rencana manaj. 12.Rencana manajemen
mutu perubahan
organisasional
6. Rencana manaj.
resiko 13.Proses manajemen
penerimaan produk
7. Rencana
keterlibatan 14.Isyu kenaikan dan
stakeholder manajemennya
8. Rencana 15.Rencana pelatihan
16.Rencana
33
SAMPAI
J U M P AS AMPA
I
JUMPA

34