IMPLEMENTASI, MONITORING,

EVALUASI & PENGEMBAGAN SOP

Oleh

Ir. Ferdy Kapitan, M.Si

Kepala Biro Organisasi Setda Provinsi NTT

Disampaikan Pada Kegiatan Bimtek Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP)
Rote Ndao, 22 s/d 24 Mei 2018
MATERI

 PENDAHULUAN
 IMPLEMENTASI SOP
 MONITORING & EVALUASI SOP
 PENGEMBANGAN SOP
 TINDAK LANJUT
PENDAHULUAN

 TAHAP PENYUSUNAN SOP

 LANGKAH IMPLEMENTASI SOP
 MONITORING & EVALUASI SOP
 PENGEMBANGAN SOP
 TINDAK LANJUT
TAHAP PENYUSUNAN SOP
1. IDENTIFIKASI JUDUL SOP

2. IDENTIFIKASI KEGIATAN SOP SUDAH

DILAKSA
NAKAN
3. FORMATISASI SOP

4. PENDOKUMENTASIAN DAN
PENETAPAN SOP

5.IMPLEMENTASI SOP

6. MONITORING, EVALUASI &

PENGEMBANGAN SOP
 TAHAP IMPLEMENTASI SOP
PEMBENTUKAN TIM SOP PERANGKAT
DAERAH/UNIT KERJA

OPERASIONALISASI DOKUMEN SOP

INTERNALISASI SOP KEPADA PELAKSANA
SOP DAN SOSIALISASI SOP PELAYANAN
KEPADA STAKEHOLDERS TERKAIT

PENERAPAN SOP DALAM PELAKSANAAN

TUGAS & FUNGSI UNIT KERJA &
INDIVIDU

MONITORING DAN EVALUASI PENERAPAN

5 SOP OLEH TIM SOP
PEMBENTUKAN TIM SOP

 Tim Sop Tingkat Provinsi : Koordinator Biro Organisasi

 Tim Sop Tingkat Kabupaten : Koordinator Bagian Organisasi
 Tim Sop Perangkat Daerah/Unit Kerja : Koordinator Skretariat.
U.P. Bagian Tu & Anggota Seluruh Unsur Perangkat Daerah.
 Tim Bersifat Adhok Bukan Struktur
 Tim Mewakili Seluruh Unsur
 Tim Memiliki Kewenagan, Kapasitas, Komitmen Dan Program
Kerja.
 Tim Tergabung Dalam Tim Rb
 Tim Bertugas : Memfasilitasi Penyusunan Sop, Memonitor dan
Mengevaluasi Implementasi Sop, Melaporkan Hasil Implementasi
Sop dan Memfasilitasi Pengembangan Sop.
OPERASIONALISASI DOKUMEN SOP

 Dokumen Sop Dijadikan Sebagai Regulasi Dalam

Pelaksanaan Tugas dan Fungsi.
 Dokumen Sop Dioperasionalisasikan Dalam Dokumen
Kepegawaian :
 Dok.Sop Dijadikan Acuan Penentuan Beban Kerja
Pegawai;
 Dokumen Sop Dijadikan Penentuan Kompetensi
Pegawai;
 Dokumen Sop Dijadikan Acuan Penilaian Kinerja
Pegawai.
INTERNALISASI & SOSIALISASI SOP

INTERNALISASI SOP (PELAYANAN,

RUTIN, PENUGASAN) KEPADA
PELAKSANA.

SOSIALISASI SOP PELAYANAN KEPADA

STAKEHOLDERS (PENGGUNA JASA,DLL)

PUBLIKASI SOP PELAYANAN

PENERAPAN SOP DALAM PELAKSANAAN TUGAS
INTERNALISASI ( KOGNITIF & AFEKTIF)
SOP KEPADA PEGAWAI

UJI COBA PELAKSANAAN SOP DALAM

PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI

PENERAPAN (PSIKOMOTORIK) SOP DALAM

PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI

PEMBUATAN CATATAN (FEEDBACK)

TERKAIT DENGAN PELAKSANAAN SOP
 MONITORING & EVALUASI

MONITORING SOP EVALUASI SOP

1. PENILAIAN TERHADAP 1. PENILAIAN TERHADAP DOKUMEN &
PROSES PENERAPAN SOP HASIL PENERAPAN SOP
OLEH TIM SOP 2. EVALUASI DOKUMEN &
IMPLEMENTASI SOP SECARA
2. PENILAIAN PELAKSANAAN REGULER SATU TAHUN SEKALI
SOP SECARA REGULER 6 3. EVALUASI DOKUMEN DAN
BULAN SEKALI. IMPLEMENTASI SOP DENGAN
TUJUAN TERTENTU.
 MONITORING & EVALUASI

EVALUASI SOP
4. EVALUASI
DOKUMEN
EVALUASI FORMAT SOP
EVALUASI ISI SOP

5. EVALUASI HASIL
 EVALUASI PROSES PENERAPAN
 EVALUASI KINERJA (OUTPUT)
 Formulir Evaluasi Format SOP
No Pertanyaan SOP Fakta Rekomendasi
Ya Tidak
1 Apakah judul SOP sudah memenuhi kaidah?

a) Apakah Judul SOP memiliki

unsur Output?
b) Apakah judul SOP memiliki unsur
aspek kegiatan?
c) Apakah judul SOP tidak memberikan penafsiran
yang berbeda?
d) Apakah judul SOP memberikan gambran yang
jelas terhadap ruang lingkup kegiatan yang di
SOP-kan? (dst)
2 Apakah SOP memiliki kaidah penulisan Identitas
SOP?
a) Apakah penulisan nomor SOP
sudah sesuai?
b) Apakah penulisan tanggal pembuatan sudah
benar? (dst)
3 Apakah SOP memenuhi kaidah penulisan SOP?

a) Apakah penulisan kegiatan SOP sudah benar ?

b) Apakah penulisan pelaksana sudah benar?

c) Apakah penulisan symbol SOP sudah benar?

(dst)
 Formulir Evaluasi Hasil SOP
SOP
NO PENILAIAN 01 02 03 04 05

1 Mudah dipahami Y Y Y T T

2 Mudah dilaksanakan Y Y Y Y T

3 Mampu mendorong peningkatan kinerja Y Y Y T T

4 Mampu mengatasi permasalahan yang Y Y Y Y Y

berkaitan dengan proses
5 Mampu menjawab peningkatan kinerja Y Y Y Y Y
sesuai kebutuhan organisasi
6 Memliki sinergi dengan prosedur yang lain Y Y Y Y Y

7 ………
TAHAPAN PENGEMBANGAN SOP

1. ANALISIS HASIL MONEV SOP

2. LANGKAH PENGEMBANGAN SOP
3. STRATEGI PENEGEMBANGAN
SOP
ANALISIS HASIL MONEV SOP

1. Mengidentifikasi jumlah dan judul SOP yang ada berdasarkan tugas dan
fungsi organisasi.
2. Mengidentifikasi jumlah SOP yang telah disusun
3. Mengevaluasi format dan isi SOP yang telah disusun berdasarkan
ketentuan yang berlaku.
4. Memeriksa kelengkapan dokumen SOP
5. Memeriksa standar teknis (huruf, penulisan, lay-out, kertas, margin) dan
standar substansi dokumen SOP.
6. Memeriksa rumusan pengesahan yang menjadi dasar hukum dokumen
SOP.
7. Memeriksa operasionalisasi dokumen SOP dalam penyelenggaraan
tugas dan fungsi.
8. Menginventarisasi catatan-catatan pada saat penerapan SOP.
LANGKAH PENGEMBANGAN SOP

1. Merevisi dokumen SOP sesuai hasil evaluasi

2. Menghapus/menghilangkan SOP yang tidak
diperlukan lagi
3. Melakukan identifikasi SOP baru yang dibutuhkan
4. Menyusun SOP yang belum ada
5. Melakukan penguatan SOP dengan memanfaatkan
teknologo informasi.
STRATEGI PENGEMBANGAN SOP

1. Merumuskan rencana pengembangan sesuai prioritas

2. Membentuk tim pengembangan SOP
3. Melakukan pengembangan SOP sesuai rencana
4. Mendokumentasikan SOP sesuai hasil pengembangan
5. Mengesahkan dokumen SOP hasil pengembangan
6. Mengintegrasikan SOP hasil pengembangan dengan
dokumen SOP yang ada.
7. Melakukan internalisasi dokumen SOP hasil
pengembangan
8. Menerapkan SOP hasil pengembangan dalam pelaksanaan
tugas dan fungsi organisasi.
LANGKAH TINDAK LANJUT

1. Menyempurnakan dokumen SOP berdasarkan hasil

monitoring dan evaluasi.
2. Melengkapi dokumen SOP dengan dasar hukum dan data
lain yang diperlukan.
3. Internalisasi, sosialisasi dan publikasi dokumen SOP.
4. Menyusun rencana pengembangan SOP.
5. Melakukan pengembangan SOP berdasarkan kesepakatan
yang telah dibuat.
6. Melakukan monitoring dan evaluasi SOP hasil
pengembangan SOP.