Project Procurement

Management
 Manajemen Pengadaan Proyek

Manajemen Pengadaan Proyek

mencakup proses yang diperlukan untuk
membeli atau memperoleh produk,
layanan, atau hasil yang dibutuhkan dari
luar tim proyek. Organisasi dapat berupa
pembeli atau penjual produk, layanan,
atau hasil dari suatu proyek. *
 Pengelolaan Proyek Pengadaan

12.1 Perencanaan Manajemen Pengadaan

kegiatan yang meliputi Proses mendokumentasikan keputusan proyek
pengadaan, menentukan pendekatan, dan mengidentifikasi penjual
potensial.*
12.2 Proses Pengadaan
Proses mendapatkan tanggapan penjual, memilih penjual, dan
memberikan kontrak.*
12.3 Pengendalian Pengadaan
Proses mengelola hubungan pengadaan, memantau kinerja kontrak,
dan membuat perubahan dan koreksi sebagaimana mestinya.*
 Konsep Utama
Manajemen Pengadaan Proyek

 Kontrak harus secara jelas menyatakan hasil dan hasil yang

diharapkan, termasuk transfer pengetahuan dari penjual kepada
pembeli. Apa pun yang tidak ada dalam kontrak tidak dapat
ditegakkan secara hukum.
 Ketika pekerjaan bersifat internasional, manajer proyek perlu
mempertimbangkan efek dari budaya dan hukum adat yang
berlaku, walaupun dalam kontrak tidak diakomodir.
 Proses Manajemen Proyek Pengadaan melibatkan perjanjian
yang menggambarkan hubungan antara keduanya, Pengguna
dan penyedia. Kesepakatan dapat sederhana seperti penentuan
jumlah jam kerja yang ditentukan di tingkat tenaga kerja
tertentu, atau dapat serumit kontrak konstruksi multiyears
internasional. Bentuk kontrak sederhana atau kompleksitas dari
hasil atau upaya yang diperlukan dan harus ditulis dengan cara
yang sesuai dengan hukum lokal, nasional, dan internasional
mengenai kontrak.
 Perkembangan dan Praktik yang
muncul dalam pengelolaan
Pengadaan
Beberapa perkembangan dalam perangkat lunak,
manajemen resiko, proses kontrak, logistik dan teknologi
industri yang berbeda dapat mempengaruhi keberhasilan
proyek.
Perkembangan dan prakteknya tidak terbatas pada :
• Kemajuan alat
• Manajemen resiko yang lebih maju
• Proses perubahan kontrak
• Logistik dan rantai pasokan
• Teknologi dan hubungan dengan stakeholder
• Keterlibatan pengadilan
 Pertimbangan dan Penyesuaian
Dalam setiap Proyek Pengadaan diperlukan penyesuaikan
terhadap Manajemen Proyek Pengadaan dan proses
penerapannya.
Pertimbangan untuk menyesuaikan tidak terbatas pada:
• Kompleksitas pengadaan
• Lokasi Pekerjaan Fisik
• Peraturan Pemerintah dan regulasi bidang lingkungan
• Ketersediaan Kontraktor
 CONSIDERATIONS FOR
AGILE/ADAPTIVE
ENVIRONMENTS
Hubungan kerja kolaboratif ini bisa mengarah ke model pengadaan
dengan risiko bersama, pembeli dan penjual dapat berbagi risiko dan
imbalan terkait dengan kegiatan sebuah proyek.
 12.1 Rencana Manajemen Pengadaan

Rencana Manajemen Pengadaan adalah proses

mendokumentasikan keputusan pengadaan proyek,
menentukan pendekatan dan mengidentifikasi penjual
potensial. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa ia
menentukan apakah akan memperolehnya barang dan jasa
dari luar proyek dan, jika demikian, apa yang harus
diperoleh serta bagaimana dan kapan mendapatkannya.
Barang dan layanan dapat diperoleh dari bagian lain dari
organisasi yang melakukan atau dari sumber eksternal.
12.1.1 Rencana Manajemen Pengadaan : Input
12.1.1.1 Kontrak Proyek
Kontrak proyek adalah dokumen yang dikeluarkan oleh
inisiator proyek atau sponsor yang secara resmi
mengotorisasi keberadaannya dari proyek dan memberikan
manajer proyek wewenang untuk menerapkan sumber daya
organisasi untuk kegiatan proyek.
Kontrak proyek berisi tujuan, deskripsi proyek, summary
milestones, dan sumber daya keuangan yang disetujui
sebelumnya.
12.1.1.2 Dokumen Bisnis
Dokumen-dokumen bisnis termasuk berikut:
 Kasus Bisnis ; Strategi pengadaan dan kasus bisnis perlu
diselaraskan untuk memastikan kasus bisnis tetap valid.
 Manfaat rencana manajemen. Rencana manajemen
manfaat menggambarkan kapan manfaat proyek tertentu
diharapkan akan tersedia, yang akan mendorong tanggal
pengadaan dan bahasa kontrak.
12.1.1.3 Rencana Menajemen Proyek
Dijelaskan dalam Bagian 4.2.3.1. Komponen rencana
manajemen proyek termasuk tetapi tidak terbatas pada:

 Rencana manajemen cakupan. Dijelaskan dalam Bagian

5.1.3.1. Rencana manajemen ruang lingkup menjelaskan
bagaimana ruang lingkup pekerjaan oleh kontraktor akan
dikelola melalui tahap pelaksanaan proyek.

 Rencana manajemen mutu. Dijelaskan dalam Bagian

8.1.3.1. Rencana manajemen mutu mengandung yang
berlaku standar industri dan kode proyek yang harus
diikuti. Informasi ini digunakan dalam dokumen penawaran
seperti RFP dan akhirnya akan direferensikan dalam
kontrak. Informasi ini dapat digunakan di pemasok
prakualifikasi atau sebagai bagian dari kriteria seleksi.
 Rencana pengelolaan sumber daya. Dijelaskan dalam
Bagian 9.1.3.1. Rencana pengelolaan sumber daya
memiliki informasi tentang sumber daya mana yang akan
dibeli atau disewakan, bersama dengan asumsi atau
batasan apa pun yang akan mempengaruhi pengadaan.

 Cakupan baseline. Dijelaskan dalam Bagian

5.4.3.1. Ruang lingkup baseline berisi pernyataan ruang
lingkup, WBS, dan WBS kamus. Pada awal proyek, ruang
lingkup proyek mungkin masih berkembang. Unsur-unsur
ruang lingkup yang dikenal digunakan untuk
mengembangkan pernyataan kerja (SOW) dan kerangka
acuan (TOR
12.1.1.5 Faktor Lingkungan Perusahaan
Dapat mempengaruhi proses Rencana Manajemen Pengadaan
termasuk tidak terbatas pada:
 Kondisi Pasar
 Produk, layanan, dan hasil yang tersedia di pasar;
 Penjual, termasuk kinerja atau reputasi mereka sebelumnya;
 Syarat dan ketentuan umum produk, layanan, dan hasil atau
industri tertentu;
 Persyaratan lokal yang unik, seperti persyaratan peraturan
tenaga kerja atau penjual lokal;
 Nasihat hukum tentang pengadaan;
 Sistem manajemen kontrak, termasuk prosedur untuk
pengendalian perubahan kontrak;
 Mendirikan sistem pemasok multi-tier dari penjual yang
memenuhi syarat berdasarkan pengalaman sebelumnya; dan
 Sistem akuntansi keuangan dan pembayaran kontrak.
12.1.1.6 Proses Aset Organisasi
Aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi proses
Manajemen Pengadaan Rencana tidak terbatas pada:

 Daftar persetujuan penjualan.

 Kebijakan, prosedur, dan panduan pengadaan formal.
 Jenis kontrak.
 Kontrak yang dapat diganti biaya/ Cost-reimbursable contracts.
 Waktu dan material kontrak
12.1.2 Rencana Manajemen Pengadaan : Alat
dan Teknik
12.1.2.1 Pendampingan Ahli
Keahlian yang harus dipertimbangkan dari individu atau
kelompok dengan pengetahuan khusus atau pelatihan dalam
topik berikut:
 Pengadaan dan pembelian,
 Jenis kontrak dan dokumen kontrak, dan
 Peraturan dan topik kepatuhan.
12.1.2.2 Pengumpulan Data
Tim pengadaan dapat memanfaatkan informasi yang
diperoleh di konferensi, ulasan online, dan berbagai sumber
untuk mengidentifikasi kemampuan pasar. Tim juga bisa
menyempurnakan tujuan pengadaan khusus untuk
memanfaatkan teknologi terbaru sambil menyeimbangkan
risiko yang terkait dengan banyaknya penjual yang dapat
memberikan materi atau layanan yang diinginkan.
12.1.2.3 Analisa Data
Analisis untuk membuat atau membeli digunakan untuk
menentukan apakah pekerjaan atau kiriman dapat
diselesaikan dengan baik oleh proyek tim atau harus dibeli
dari sumber luar.
12.1.2.3 Analisa Pemilihan Sumber
Karena metode seleksi kompetitif mungkin mengharuskan
penjual untuk menginvestasikan banyak waktu dan sumber
daya dimuka, sebaiknya memasukkan metode evaluasi
dalam dokumen pengadaan sehingga penawar tahu
bagaimana mereka akan dievaluasi. Metode pemilihan yang
umum digunakan termasuk yang berikut:
 Biaya Terendah
 Metode Kualifikasi
 Nilai proposal teknis berbasis kualitas/tertinggi
 Berbasis Kualitas dan Biaya
 Sole Source/Sumber satu-satunya
 Anggaran tetap/Fix Budget
12.1.2.5 Meeting/Rapat
Dengan berkolaborasi dengan penawar potensial, organisasi
membeli bahan atau layanan dapat menguntungkan
sementara penjual dapat mempengaruhi pendekatan atau
produk yang saling menguntungkan. Pertemuan dapat
digunakan untuk menentukan strategi untuk mengelola dan
memantau pengadaan.
12.1.3 Rencana Manajemen Pengadaan :
Output
12.1.3.1 Rencana Manajemen Pengadaan
Rencana pengelolaan pengadaan berisi kegiatan yang akan
dilakukan selama proses pengadaan. Dokumentasi apakah
penawaran kompetitif internasional, penawaran kompetitif
nasional, penawaran lokal, dll.

Jika proyek dibiayai secara eksternal, sumber dan

ketersediaan pendanaan harus selaras dengan rencana
pengadaan manajemen dan jadwal proyek.

Rencana pengelolaan pengadaan bisa formal atau informal,

bisa sangat rinci atau dibingkai secara luas, dan didasarkan
atas kebutuhan masing-masing proyek.
12.1.3.2 Strategi Pengadaan
Tujuan dari strategi pengadaan adalah untuk menentukan
metode pelaksanaan proyek, yang jenis perjanjiannya
mengikat secara hukum, dan bagaimana pelaksanaan tiap
fase pengadaan.
 Metode Pelaksanaan
 Jenis Pembayaran Kontrak
 Fase Pengadaan
12.1.3.3 Dokumen Lelang
Dokumen penawaran digunakan untuk mengumpulkan
proposal dari calon penjual. Istilah seperti tawaran, tender,
atau kutipan pada umumnya digunakan ketika keputusan
pemilihan penjual didasarkan pada harga (seperti ketika
membeli barang komersial atau standar), sementara istilah
seperti proposal umumnya digunakan ketika pertimbangan
lain seperti kemampuan teknis atau pendekatan teknis
adalah yang terpenting.
Dokumen pengadaan harus cukup rinci untuk
memastikannya respons yang konsisten dan tepat, tetapi
cukup fleksibel untuk memungkinkan pertimbangan saran
penjual apa pun untuk cara yang lebih baik untuk memenuhi
persyaratan yang sama.
12.1.3.4 Prosedur Kerja
Prosedur kerja untuk setiap pengadaan dikembangkan dari
dasar ruang lingkup proyek dan hanya mendefinisikan bagian
dari lingkup proyek yang akan dimasukkan dalam kontrak
terkait.
Prosedur Kerja menjelaskan tentang pengadaan item dalam
detail yang cukup untuk memungkinkan calon penjual
menentukan apakah mereka mampu menyediakan produk,
layanan, atau hasil.
Kerangka Acuan Kerja (KAK) terkadang digunakan saat
membuat kontrak untuk layanan.
12.1.3.5 Kriteria Pemilihan
Dalam memilih kriteria evaluasi, pembeli berusaha
memastikan bahwa proposal yang dipilih akan menawarkan
kualitas terbaik untuk layanan yang dibutuhkan.
Untuk proyek internasional, kriteria evaluasi dapat
menyertakan persyaratan "konten lokal", misalnya,
partisipasi oleh warga negara. Kriteria spesifik mungkin
berupa skor numerik, kode warna, atau deskripsi tertulis
tentang seberapa baik penjual memuaskan kebutuhan
organisasi pembeli.
12.1.3.6 Keputusan Membuat atau Membeli
Hasil analisis membuat atau membeli digunakan sebagai
dasar memutuskan apakah pekerjaan tertentu dapat
diselesaikan dengan baik oleh proyek tim atau perlu dibeli
dari sumber luar
12.1.3.7 Anggaran Biaya
Untuk pengadaan besar, organisasi pengadaan dapat
memilih untuk menyiapkan perkiraan biaya sendiri atau
memiliki perkiraan biaya yang disiapkan oleh estimator
profesional dari luar untuk menjadi patokan pada tanggapan
yang diajukan. Perbedaan signifikan dalam perkiraan biaya
dapat menjadi indikasi bahwa pengadaan Prosedur Kerja
kekurangan atau ambigu, atau bahwa penjual yang
prospektif salah mengerti atau gagal untuk menanggapi
sepenuhnya pada pengadaan Prosedur kerja.
12.1.3.8 Permintaan Perubahan
Keputusan yang melibatkan pengadaan barang, jasa, atau
sumber daya mungkin memerlukan perubahan permintaan.
Keputusan lain selama perencanaan pengadaan juga dapat
menciptakan kebutuhan untuk permintaan tambahan.
Perubahan ke rencana manajemen proyek, rencana anak
perusahaan, dan komponen lainnya dapat mengakibatkan
permintaan perubahan yang berdampak pada tindakan
pengadaan. Permintaan perubahan diproses untuk ditinjau
dan dibuang melalui Melakukan Perubahan Terpadu
pada proses Proses kontrol
12.1.3.9 Pembaruan Dokumen Proyek
Dokumen proyek yang dapat diperbarui sebagai hasil dari proses ini
adalah :
 Pelajaran yang dipelajari.
 Daftar Milestone.
 Persyaratan dokumentasi.
 Persyaratan matriks ketertelusuran.
 Daftar risiko.
 Daftar Pemangku kepentingan/Susunan Organisasi.
12.1.3.1 Pembaruan Proses Aset Organisasi

Untuk proyek pengadaan beberapa kegiatan dan pengadaan

yang relatif sederhana, beberapa dari output ini dapat
digabungkan. Namun, untuk proyek dengan pengadaan
besar dan kompleks dan di mana banyak pekerjaan
dilakukan oleh kontraktor, ada beberapa jenis dokumentasi
yang berbeda. Tabel 12-1 adalah daftar perwakilan dari jenis
umum dokumen yang digunakan di pengadaan dan beberapa
isinya. Mengingat sifat hukum pengadaan, daftar ini tidak
boleh dipertimbangkan secara preskriptif, tetapi harus
digunakan sebagai garis besar umum jenis dokumen dan
konten yang diperlukan untuk melakukan pembelian.
Organisasi, lingkungan, informasi yang dibutuhkan untuk
proyek tersebut
12.2 CONDUCT PROCUREMENTS (KEGIATAN PENGADAAN)
Kegiatan Pengadaan adalah proses mendapatkan tanggapan penjual, memilih penjual, dan memberikan
kontrak.
Manfaat utama adalah ia memilih penjual yang memenuhi syarat dan mengimplementasikan perjanjian
legal untuk pengiriman.
Hasil akhir dari proses adalah perjanjian yang ditetapkan termasuk kontrak formal. Proses ini dilakukan
secara berkala sepanjang proyek sesuai kebutuhan.
12.2.1 CONDUCT PROCUREMENT: INPUTS

12.2.1.1 PROJECT MANAGEMENT PLAN (RENCANA PENGELOLAAN PROYEK)

Dijelaskan dalam Bagian 4.2.3.1. mencakup rencana pengelolaan proyek, namun tidak terbatas pada:
• Scope management plan (Ruang lingkup rencana manajemen). Dijelaskan dalam bagian 5.1.3.1. Hal
ini menggambarkan keseluruhan lingkup pekerjaan akan dikelola (termasuk penjual)
• Requirement management plan (Persyaratan rencana manajemen). Dijelaskan dalam bagian 5.1.3.2.
Hal ini menggambarkan bagaimana persyaratan akan dianalisis, didokumentasikan, dan dikelola.
• Communications managenent plan (Rencana manajmenen komunikasi). Dijelaskan dalam Bagian
10.1.3.1. Hal ini menjelaskan bagaimana komunikasi antara pembeli dan penjual akan dilakukan.
• Risk management plan (Rencana manajemen Resiko). Dijelaskan dalam Bagian 11.1.3.1. Hal ini
bagian dari rencana pengelolaan proyek, menjelaskan bagaimana kegiatan manajemen risiko akan disusun
dan dilakukan untuk proyek.
• Procurement management plan (Rencana manajemen pengadaan). Dijelaskan dalam Bagian 12.1.3.1
Hal Ini berisi kegiatan yang akan dilakukan selama proses kegiatan pengadaan.
• Configuration management plan (Rencana manajemen konfigurasi). Dijelaskan dalam Bagian
5.6.1.1. Hal imi mendefinisikan format dan proses bagaimana penjual akan menyediakan manajemen
konfigurasi dengan cara yang konsisten dengan pendekatan pembeli.
• Cost baseline (Biaya dasar). Dijelaskan dalam Bagian 7.3.3.1Hal ini termasuk anggaran untuk
pengadaan, biaya yang terkait dengan pengelolaan proses pengadaan dan penjual.
12.2.1.2 Project Documents (Dokumen Proyek)
Dokumen proyek dapat dianggap sebagai inputs untuk proses ini, tetapi tidak terbatas pada:
• Lessons learned register (Pelajaran yang dipetik sebelumnya). Dijelaskan dalam Bagian
4.4.3.1. Hal ini dalam proyek berkaitan dengan melakukan pengadaan dapat diterapkan ke fase
selanjutnya dalam proyek untuk meningkatkan efisiensi proses.
• Project Schedule (Jadwal proyek). Dijelaskan dalam Bagian 6.5.3.2. Hal ini menjelaskan tanggal
awal dan akhir proyek kegiatan, termasuk kegiatan pengadaan, menentukan kapan kiriman kontrak
diserahkan.
• Requirements documentation (Persyaratan dokumentasi).
Dijelaskan dalam Bagian 5.2.3.1. Dokumentasi persyaratan termasuk:
o persyaratan teknis penjual diperlukan untuk memuaskan, dan
o Persyaratan dengan implikasi kontraktual dan hukum yang mungkin termasuk kesehatan,
keselamatan, keamanan, kinerja, lingkungan, asuransi, hak kekayaan intelektual, kesempatan
kerja yang setara, lisensi, izin, dan persyaratan nonteknis lainnya.
• Risk register (Daftar resiko)
Dijelaskan dalam Bagian 11.2.3.1. Setiap penjual yang disetujui hadir dengan rangkaian risikonya
yang unik.
• Stakeholder register (Pendaftar pemangku kepentingam).
Dijelaskan dalam Bagian 13.1.3.1. Dokumen ini berisi semua detail tentang pemangku kepentingan
yang teridentifikasi.
12.2.1.3 PROCUREMENT DOCUMENTATION (DOKUMEN PENGADAAN)
Dokumentasi pengadaan merupakan catatan tertulis, digunakan untuk mencapai perjanjian
hukum, dan mungkin termasuk dokumen lama (mendahului proyek saat ini). Dokumentasi
pengadaan dapat meliputi:
• Bid documents (Dokumen Bid). Dijelaskan dalam Bagian 12.1.3.3. adalah dokumen yang
dikirim ke penjual sehingga mereka dapat mengembangkan respons tawaran
• Procurement statement of work (Pernyataan pengadaan pekerjaan). Dijelaskan dalam
Bagian 12.1.3.4. Hal ini menyediakan penjual dengan seperangkat tujuan, persyaratan, dan
hasil yang jelas dari mana mereka dapat menyediakan respon yang dapat diukur
• Independent cost estimates (Perkiraan biaya independen). Dijelaskan dalam Bagian
12.1.3.7. Hal ini dikembangkan baik secara internal atau menggunakan sumber daya
eksternal dan memberikan pemeriksaan masuk akal terhadap proposal yang diajukan oleh
penawar.
• Source selestion criteria (Kriteria pemilihan sumber). Dijelaskan dalam Bagian 12.1.3.5.
Kriteria ini menggambarkan bagaimana proposal penawar akan dievaluasi, termasuk kriteria
evaluasi dan bobot.
12.2.1.4 SELLER PROPOSALS (PROPOSAL PENJUAL)
Proposal penjual, disiapkan sebagai tanggapan atas paket dokumen pengadaan, membentuk informasi dasar yang
akan digunakan oleh badan evaluasi untuk memilih satu atau lebih penawar yang berhasil (penjual).

12.2.1.5 ENTERPRISE ENVIROMENTAL FACTORS (FAKTOR LINGKUNGAN PERUSAHAAN)

Faktor lingkungan perusahaan yang dapat mempengaruhi proses kegiatan pengadaan meliputi:
 Hukum dan peraturan lokal tentang pengadaan;
 Undang-undang dan peraturan setempat (pengadaan besar melibatkan penjual lokal);
 Lingkungan ekonomi eksternal menghambat proses pengadaan;
 Kondisi pasar;
 Informasi tentang pengalaman masa lalu yang relevan dengan penjual, baik dan buruk;
 Perjanjian sebelumnya; dan
 Sistem manajemen kontrak.

12.2.1.6 ORGANIZATINOAL PROSESS ASSETS (PROSES ORGANISASI ASET)

Proses organisasi aset dapat mempengaruhi proses kegiatan pengadaan, tetapi tidak terbatas pada:
 Daftar penjual pilihan yang sudah di pra-kualifikasi,
 Kebijakan organisasi yang mempengaruhi pemilihan penjual,
 Kerangka kerja atau pedoman organisasi tertentu yang akan menentukan cara perjanjian disusun dan dibangun,
dan
 Kebijakan dan prosedur keuangan terkait dengan proses faktur dan pembayaran.
12.2.2 CONDUCT PROCUREMENT: TOOLS AND TECHNIQUES
12.2.2.1 EXPERT JUDGMENT (PENDAPAT AHLI)
Dijelaskan dalam Bagian 4.1.2.1 Keahlian harus dipertimbangkan dari individu atau kelompok dengan
pengetahuan khusus atau pelatihan dalam topik berikut:
 Evaluasi proposal;
 Teknis atau materi pelajaran;
 Bidang fungsional yang relevan seperti keuangan, teknik, desain, pengembangan, manajemen rantai
pasokan, dll;
 lingkungan regulasi industri;
 Hukum, peraturan, dan persyaratan kepatuhan; dan
 Negosiasi.

12.2.2.2 ADVERTISING (IKLAN)

Iklan berkomunikasi dengan pengguna atau pengguna layanan. Daftar layanaan yang ada penjual sering
dapat diperluas dengan menempatkan iklan dalam publikasi sirkulasi umum seperti surat kabar terpilih atau
dalam publikasi perdagangan khusus.

12.2.2.3 BIDDER CONFERENCES (KONFERENSI PENAWARAN)

(konferensi kontraktor, vendor, dan pra-penawaran) adalah pertemuan antara pembeli dan calon penjual
sebelum pengiriman proposal. Guna memastikan semua calon penawar memiliki pemahaman yang jelas dan
umum tentang pengadaan dan tidak ada penawar yang menerima perlakuan istimewa.
12.2.2.4 DATA ANALYSIS (ANALISIS DATA)
Teknik analisis tidak terbatas pada evaluasi proposal. Proposal dievaluasi untuk
memastikan kelengkapan dan menanggapi penuh untuk dokumen penawaran, pernyataan kerja
pengadaan, kriteria pemilihan sumber, dan dokumen lain yang keluar dalam paket tawaran.

12.2.2.5 INTERPERSIONAL AND TEAM SKILL (KETERAMPILAN INTERPERSONAL

DAN TIM)
Negosiasi adalah diskusi yang ditujukan untuk mencapai kesepakatan. Negosiasi pengadaan
menjelaskan struktur, hak, dan kewajiban para pihak dan syarat pembelian lainnya sehingga
kesepakatan bersama dapat dicapai sebelum menandatangani kontrak. Diakhiri dengan
dokumen kontrak yang ditandatangani atau formal, dapat dilaksanakan oleh pembeli dan
penjual.
Negosiasi harus dipimpin oleh anggota tim pengadaan yang memiliki wewenang untuk
menandatangani kontrak. Manajer proyek dan anggota lain dari tim manajemen proyek dapat
hadir dalamnegosiasi untuk menyediakan bantuan sesuai kebutuhan.
12.2.3 CONDUCT PROCUREMETS: OUTPUT
12.2.3.1 SELECTED SELLERS (PENJUAL TERPILIH)
Penjual yang dipilih adalah mereka yang telah dinilai berada dalam kompetitif, berdasarkan pada hasil proposal atau evaluasi
penawaran. Persetujuan akhir yang kompleks, bernilai tinggi, dan beresiko tinggi membutuhkan persetujuan manajemen senior.

12.2.3.2 AGREEMETS (PERJANJIAN)

Kontrak adalah perjanjian yang saling mengikat yang mewajibkan penjual untuk menyediakan produk, layanan, merupakan
hubungan hukum (pengadilan). Komponen utama dalam dokumen perjanjian bervariasi, tidak terbatas pada:
 Pengadaan laporan kerja atau kiriman besar;
 Jadwal, atau tanggal dimana jadwal diperlukan;
 Pelaporan kinerja;
 Penetapan harga dan pembayaran;
 Inspeksi, kualitas, dan kriteria penerimaan;
 Garansi dan dukungan produk di masa mendatang;
 Insentif dan hukuman;
 Asuransi dan obligasi kinerja;
 persetujuan subkontraktor Subkontrak;
 Persyaratan dan ketentuan umum;
 Mengubah penanganan permintaan; dan
 Mekaniisme penyelesaian sengketa alternatif.
12.2.3.3 CHANGE REQUESTS (PERUBAHAN PERMINTAAN)
Dijelaskan dalam Bagian 4.3.3.4. Perubahan permintaan ke rencana manajemen proyek, rencana anak
perusahaan, dan lainnya, setiap komponen diproses untuk diperiksa dan dibuang melalui proses kontrol
perubahan terintegrasi (Bagian 4.6).

12.2.3.4 PROJECT MANAGEMENT PLAN UPDATES (RENCANA PEMBAHARUAN MANAJEMEN

PROYEK)
Pembaharuan apa pun ke rencana pengelolaan proyek melewati proses kontrol perubahan organisasi
melalui perubahan permintaan, tidak terbatas pada:
 Requiremnts management plan (Persyaratan rencana manajemen). Dijelaskan dalam Bagian 5.1.3.2.
Mungkin ada perubahan pada persyaratan proyek karena perubahan yang diidentifikasi oleh penjual.
 Quality management plan (Rencana manajemen mutu). Dijelaskan dalam Bagian 8.1.3.1. Penjual
dapat menawarkan standar kualitas alternatif atau solusi alternatif yang berdampak pada pendekatan.
 Communications management plan (Rencana manajemen komunikasi). Dijelaskan dalam Bagian
10.1.3.1. Ketika penjual dipekerjakan, komunikasi rencana manajemen diperbarui untuk memasukkan
kebutuhan dan pendekatan komunikasi.
 Risk management plan (Rencana manajemen risiko). Dijelaskan dalam Bagian 11.1.3.1. Setiap
perjanjian memiliki rangkaian risiko sendiri, memerlukan pembaruan untuk rencana manajemen risiko.
 Procurement management plan (Rencana pengelolaan Pengadaan). Dijelaskan dalam Bagian
12.1.3.1. Pembaruan mungkin diperlukan tergantung pada hasil dari proses kontrak dan negosiasi.
 Scope baseline (Dasar ruang lingkup) Dijelaskan dalam Bagian 5.4.3.1. Proyek WBS dan hasil yang
didokumentasikan dalam ruang lingkup dipertimbangkan ketika melakukan kegiatan pengadaan.
 Schedule baseline (Jadwal dasar). Dijelaskan dalam Bagian 6.5.3.1. Jika ada perubahan
pengiriman yang dibuat oleh penjual yang berdampak keseluruhan kinerja jadwal proyek,
jadwal dasar mungkin perlu diperbarui dan disetujui untuk mencerminkan harapan saat ini.
 Cost baseline (Biaya dasar). Dijelaskan dalam Bagian 7.3.3.1. Kontraktor dan harga bahan
dapat berubah selama pengiriman proyek. Perubahan ini dapat terjadi karena fluktuasi bahan
dan harga tenaga kerja yang diciptakan oleh lingkungan ekonomi eksternal.

12.2.3.5 PROJECT DOCUMENTS UPDATES (PEMBAHARUAN DOKUMEN PROYEK)

Dokumen proyek yang dapat diperbaharui meliputi, tetapi tidak terbatas pada :
• Lessonss learned register (Pelajaran yang dipelajari). Dijelaskan dalam Bagian 4.4.3.1.
Pelajaran yang dipelajari diperbarui dengan informasi pada tantangan yang dihadapi saat
melakukan pengadaan, kerja sama yang baik.
 (Requirements docuentation (Pesyaratan dokumen). Dijelaskan dalam Bagian 5.2.3.1.
Hal ini termasuk:
o persyaratan teknis yang diperlukan penjual untuk dipenuhi, dan
o Persyaratan dengan implikasi kontraktual dan hukum yang mungkin termasuk kesehatan,
keselamatan, keamanan, kinerja, lingkungan, asuransi, hak kekayaan intelektual,
kesempatan kerja yang setara, lisensi, izin, dan persyaratan nonteknis lainnya.
 Requirements traceability matrix (Persyaratan matriks ketertelusuran) Dijelaskan
dalam Bagian 5.2.3.2. Karena penjual dimasukkan ke dalam proyek rencana, daftar
persyaratan dan matriks keterlacakan dapat berubah tergantung pada kemampuan khusus
penjual.
 Resource calendars (Kalender sumber daya). Dijelaskan dalam Bagian 9.2.1.2.
Jadwalkan kalender sumber daya mungkin perlu diperbarui tergantung pada ketersediaan
penjual.
 Risk register (Daftar risiko). Dijelaskan dalam Bagian 11.2.3.1. Setiap penjual yang
disetujui hadir dengan rangkaian risikonya yang unik.
 Stakeholder register (Daftar pemangku kepentingan). Dijelaskan dalam Bagian 13.1.3.1.
Dokumen ini berisi semua detail tentang yang teridentifikasi pemangku kepentingan. Daftar
pemangku kepentingan diperbarui karena perjanjian dibuat dengan penjual tertentu.

12.2.3.6 ORGANIZATIONAL PROCESS ASSETS UPDATES (PROSES PEMBAHARUAN

ASET ORGANISASI)
Bagian dari proses ast organissai yang dapat diperbaharui sebagai hasil dari proses kegiatan
pengadaan, dapat termasuk:
 Daftar penjual prospektif dan prakualifikasi; dan
 Informasi tentang pengalaman yang relevan dengan penjual, baik dan buruk
12.3. CONTROL PROCUREMENTS
Kontrol Pengadaan adalah proses mengelola
hubungan pengadaan, memantau kinerja
kontrak membuat perubahan, koreksi dan
menutup kontrak.

Manfaatnya memastikan bahwa kinerja penjual

dan pembeli memenuhi persyaratan proyek
sesuai dengan ketentuan perjanjian hukum.
DATA ALUR
DIAGRAM
1. PROJECT MANAGEMENT PLAN
 Rencana Pengelolaan Persyaratan
 Rencana pengelolaan Resiko
 Rencana Pengelolaan Pengadaan
 Rencana pengelolaan perubahan
 Jadwalkan Baseline

2. PROJECT DOCUMENTS
 Log Asumsi
 Pelajaran yang di Pelajari
 Laporan Kualitas
 Dokumentasi Persyaratan
 Daftar Resiko
 Daftar Pemangku kepentingan

INPUTS
3. AGREEMENTS
Kesepakatan adalah saling mengerti antar pihak,
termasuk mengerti tentang tugas masing-masing
pihak. Kesepakatan yang terkait ditinjau untuk
memverifikasi syarat dan ketentuan terpenuhi.

4. PROCUREMENT DOCUMENTATION
Dokumentasi pengadaan berisi catatan
pendukung lengkap untuk administrasi proses
pengadaan. Dokumentasi pengadaan termasuk
pernyataan kerja, informasi pembayaran,
informasi kinerja pekerjaan kontraktor, rencana,
gambar, dan korespondensi lainnya.

INPUTS
5. APPROVED CHANGE REQUESTS
Semua perubahan yang terkait dengan
pengadaan secara formal didokumentasikan
secara tertulis dan disetujui sebelum
diimplementasikan melalui proses Pengadaan.

6. WORK PERFORMANCE DATA

Data kinerja kerja berisi data penjual tentang
status proyek seperti kinerja teknis; kegiatan
yang telah dimulai, sedang berlangsung, atau
telah selesai. Data kinerja kerja juga dapat
mencakup informasi tentang faktur penjual
yang telah dibayarkan.

INPUTS
7. ENTERPRISE ENVIRONMENTAL FACTORS
 Sistem kendali perubahan kontrak,
 Kondisi Pasar
 Sistem manajemen keuangan dan hutang
 Sistem kode etik organisasi dalam pembelian

8. ORGANIZATIONAL PROCESS ASSETS

Aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi
proses Pengadaan Pengawasan tergantung pada
kebijakan pengadaan organisasi.

INPUTS
1. EXPERT JUDGMENT
Keahlian harus dipertimbangkan dari individu atau
kelompok dengan pengetahuan atau pelatihan khusus
dalam topik berikut:
 Area fungsional yang relevan seperti keuangan, teknik,
desain, pengembangan, manajemen rantai suplai
 Undang-undang, peraturan, dan persyaratan kepatuhan
 Administrasi

2. CLAIMS ADMINISTRATION
Klaim dapat disebut apabila Perubahan yang diajukan
dan potensi perubahan yang konstruktif merupakan
perubahan yang diminta di mana pembeli dan penjual
tidak dapat mencapai kesepakatan tentang kompensasi
untuk perubahan atau tidak dapat menyetujui bahwa
perubahan telah terjadi.

TOOL & TECHNIQUES

3. DATA ANALYSIS
 Tinjaun kinerja
 Analisis Earned Value
 Analisis Tren

4. INSPECTION
Pada proyek konstruksi / teknik / infrastruktur,
inpeksi melibatkan penelusuran profil oleh pembeli
dan kontraktor untuk memastikan saling pengertian
pada pekerjaan yang sedang berlangsung.

5. AUDIT
Audit adalah isi dari proses pengadaan. Hak dan
kewajiban terkait dengan audit harus dalam kontrak
pengadaan. Hasil pengamatan audit digunakan
untuk mencari pembeli dan mengerjakan proyek
penjual untuk mengembangkan proyek.

TOOL & TECHNIQUES

1. CLOSED PROCUREMENTS
Persyaratan untuk penutupan pengadaan formal biasanya
didefinisikan dalam ketentuan dan kondisi kontrak yang
termasuk dalam rencana manajemen pengadaan.

2. WORK PERFORMANCE INFORMATION

Informasi kinerja kerja mencakup informasi tentang
bagaimana kinerja seorang penjual membandingkan hasil
yang diterima, kinerja teknis yang dicapai, dan biaya
anggaran yang dikeluarkan dan diterima, untuk
pekerjaan yang dilakukan.

3. PROCUREMENT DOCUMENTATION UPDATES

Dokumentasi pengadaan yang dapat diperbarui termasuk
kontrak dengan semua jadwal pendukung yang diminta
perubahan kontrak yang tidak disetujui dan permintaan
yang disetujui.

OUTPUTS
4. CHANGE REQUESTS
Dokumentasi pengadaan yang dapat diperbarui
termasuk kontrak dengan semua jadwal pendukung
yang diminta perubahan kontrak yang tidak disetujui
dan permintaan perubahan yang disetujui.

5. PROJECT MANAGEMENT PLAN UPDATES

 Rencana Manajemen Resiko
 Rencana Manajemen Pengadaan
 Menjadwalkan Baseline
 Biaya Dasar

OUTPUTS
6. PROJECT DOCUMENTS UPDATES
 Pelajaran yang dipelajari
 Persyaratan Sumber Daya
 Persyaratan Matrix
 Daftar Resiko
 Daftar para pemangku

7. ORGANIZATIONAL PROCESS ASSETS UPDATES

 Jadwal Pembayaran dan Permintaan

 Dokumentasi Evaluasi Kinerja Penjual
 Daftar penjual yang memenuhi syarat
 Palajaran yang dipelajari disimpan
 Pangadaan File

OUTPUTS