Facilitador: Ing° Adm.

CIP Paul Villacorta MBA® PMP®

paul.villacorta@pmi.org.pe / ingpaulvillacorta.blogspot.com
Cómo se extiende la Cultura de Proyectos?

2
 Consideraciones Estratégicas
Atender una demanda del mercado

Aprovechar una oportunidad estratégica / comercial

Satisfacer una solicitud de un cliente interno / externo

Implementar adelantos tecnológicos

Cumplir con requisitos legales de la industria

Cumplir con regulaciones del gobierno.

Necesidades  Buscar Rentabilidad  Sólo Financiera??

Es donde los Proyectos no están presente?

4
 Buenas Prácticas según PMI

•Buenas prácticas:
Aquel cuya
PMBOK correcta aplicación
Project Management aumenta las
Body Of Knowledge
“Cuerpo de
posibilidades de
Conocimiento de la éxito.
Gerencia de Proyectos”.

7
Éxito del Proyecto
según PMI
Éxito Filosófico  Hacer TU
Éxito Tangible  según PMI Tarea?

50%
Identificación de
Stakeholders.
Cumplir con los
requisitos dentro de la
triple restricción. 50%
Identificación de
Riesgos. 8
Gestionando Variables del Proyecto
Triple Restrición (Std vs Ext)
“Liderazgo”

DIRECCIÓN DE PROYECTOS

13
Dinámica: Cuales son las Habilidades
del Líder!

14
Dinámica: Diferencias entre Jefe y
Líder

16
 Top five skills
Habilidades de comunicación verbal

Fuerte ética en el trabajo

Trabajo en equipo

Capacidad analítica

Iniciativa

National Association of Colleges and Employers (NACE) Job Outlook 2011 survey
 Principales 6 causas de Fracasos de
proyectos TI
Escasa participación de usuarios finales.

Requerimientos y especificaciones incompletas.

Cambios frecuentes.

Falta de soporte ejecutivo

Incompetencia tecnológica

Falta de recursos
• Standish Group 1985

18
 Otras referencias…

Se estima que por lo menos 50% de las variaciones

en la tasa de éxito de los proyectos se puede
atribuir a factores relacionados con las personas.

Las relaciones con los interesados pueden afectar

la percepción de éxito o fracaso de los proyectos.

• Perfomance Coaching International

19
Resultados de una gestión no exitosa
Desviaciones con lo planificado
Pérdida de recursos
Conflictos injustificados
Gente desmotivada
Equipos disfuncionales
Atraso en los resultados de los proyectos
Pérdida de tiempo analizando causas

20
Q’ es la Confianza? Cómo la
Transmitimos?

La fórmula de negocio tradicional es: (Estrategia x ejecución = Resultados).

Pero hay una variable oculta: (Estrategia x Ejecución) x Confianza = Resultados.
Niveles de Confianza

22
Medición de la Confianza

23
HABILIDADES DURAS

DIRECCIÓN DE PROYECTOS

24
25
26
Técnicas y Herramientas

27
Modelos de Gestión
PMBOK en la Gestión Humana!
 30

Como logro que los otros hagan lo

que quiero
 ¿Cuáles son las
habilidades requeridas
por un gerente de
proyecto?

¿Cuáles son las

habilidades requeridas
por los miembros del
equipo de proyecto?
HABILIDADES BLANDAS

DIRECCIÓN DE PROYECTOS

32
Habilidades blandas importantes
 Liderazgo
 Desarrollo del Espíritu de Equipo
 Motivación
 Comunicación
 Influencia
 Toma de Decisiones
 Conocimientos políticos y culturales
 Negociación
 Trust building (Fomento de la confianza)
 Gestión de Conflicto
 Coaching (Entrenamiento)

33
Habilidades blandas importantes

34
DIRECTORES DE PROYECTO EFICACES: COMUNICACION

DIRECCIÓN DE PROYECTOS

35
El Director Del Proyecto es el responsable de que se logre un
Proyecto Exitoso.
¿Cuál es el rol del Director
de Proyecto?
Persona asignada por la
organización ejecutante para
cumplir con los objetivos del
proyecto
Producir el resultado con los
recursos disponibles dentro de las
restricciones dadas
Tomar todas las decisiones
requeridas
Actuar como el punto focal de
comunicación entre el cliente
(externo,) altos ejecutivos y
gerentes funcionales (internos)
Negociar con todas las disciplinas
funcionales para el logro del trabajo
dentro de las restricciones dadas
Resolver todos los conflictos
Liderar y administrar la ejecución
de los procesos de Dirección
Dirigir, gestionar, supervisar y
controlar
 “Project Manager pasa 90% de su tiempo
Comunicando”

EJECUCION
Dirige, negocia, coordina, lidera, se
reúne, aprueba avances,

Trabaja en equipo, define , identifica, estima,

planifica, negocia, presenta planes de gestión
de proyecto: Alcance, tiempos, costos, Confirma
calidad, riesgos, etc. aceptación de
proyecto y
PLANIFICACION producto, verifica,
Controla, coordina, negocia, coordina
Verifica, diagnostica, supervisa, analiza, el cierre.
confirma expectativas presenta informes.
CIERRE
INICIO CONTROL

37
Qué es Comunicar?

38
Stakeholders y Proyectos
 Directores de proyectos eficaces
Los jefes de proyecto eficaces adquieren un
equilibrio de habilidades técnicas,
interpersonales y conceptuales que los ayudan
a analizar situaciones y a interactuar de manera
apropiada.
El reto de todo Jefe de Proyecto es el manejo de estas dos habilidades.

Habilidades Habilidades
Duras Blandas
(hard skills) (soft skills)

41
 Importancia de las habilidades
blandas
Ayudan a crear un ambiente en el cual la gente tenga la voluntad de
desempeñarse a sus niveles más altos.

Generar confianza

Resolver conflictos

Sobreponerse a la resistencia(normal)al

Cambio.

42
Cultivar las habilidades blandas

Es hacer una conexión personal,

fuera de la lista de tareas que ellos
típicamente reciben.

Esta conexión se realiza

manteniendo la relación de trabajo
de modo profesional.
43
Desarrollar habilidades blandas

No basta conocer y entender las

técnicas y herramientas técnicas,
es necesario tener una mayor y
mejor comprensión de los factores
humanos que determinan la
perfomance de todo proyecto.

44
Habilidades blandas importantes
 Liderazgo
 Desarrollo del Espíritu de Equipo
 Motivación
 Comunicación
 Influencia
 Toma de Decisiones
 Conocimientos políticos y culturales
 Negociación
 Trust building (Fomento de la confianza)
 Gestión de Conflicto
 Coaching (Entrenamiento)
45
La Historia que no se repita una y otra vez?
Queremos a un DP como “Líder Transformador”

46
 47

7 claves de liderazgo

Dominar la mente

Perseguir el propósito

Practicar el kaizen (mejora permanente)

Vivir con disciplina

Respetar el tiempo propio

Servir a los demás

Tomado de El monje que vendió su ferrari, Robin S. Sharma
Abrazar el presente
 ¿Qué es Liderazgo según la guía del
PMBOK?
 El liderazgo implica:
 Dirigir los esfuerzos de un grupo de personas hacia
una meta común y hacer posible que trabajen en
equipo.
 La capacidad de lograr que las cosas sean hechas
por otras personas.
Durante todo el proyecto, los líderes del equipo del proyecto, son responsables de:

Establecer y mantener
la visión, la estrategia y
las comunicaciones
Fomentar la confianza
y el desarrollo del
espíritu de equipo, de
influir, guiar y
monitorear
Evaluar el desempeño
del equipo y del
proyecto

48
 Estilos de Liderazgo

Existen distintos estilos de liderazgo como por ejemplo:

• Directivo: decir que hay que hacer

• Consultivo (Coaching): dar instrucciones
• Participativo (Supporting): brindar asistencia
• Delegativo (Empowerment): el empleado decide por si solo
• Facilitador: coordina a los demás
• Autocrático: tomar decisiones sin consultar
• Consenso: resolución de problemas grupales
 Desarrollo del Equipo (según Tuckman)

• Independencia
• Individualismo
• Se cierran y completan
las actividades Formación
• Fin del proyecto

Disolución Turbulencia

• Poca colaboración
• Autogestionarios • Primeras fricciones
• Independientes

Desempeño Normalización • Trabajo en equipo

• Colaboración
• Confianza
Obtener placer ¿Cómo hacer que la gente cambie?

Evitar el dolor
 54

Equipos eficaces

Apoyan lineamientos o procedimientos acordados para la toma de decisiones.

Saben por qué existe el equipo.

Se comunican libremente entre ellos.

Reciben y se brindan ayuda mutua.

Atienden los conflictos dentro del grupo.

Diagnostican los procesos individuales y de grupo y mejoran su funcionamiento

propio y del grupo.
 DESARROLLO DE ESPÍRITU DE EQUIPO

Es el proceso que consiste en ayudar a un grupo de

personas, unidas por la percepción común de un
mismo objetivo, a trabajar de manera
independiente, unos con otros, con el líder, los
interesados externos y la organización.

Desarrollo del Trabajo en

Liderazgo
espíritu de equipo. equipo

55
 Actividades para el
Desarrollo del espíritu de equipo
 Tareas:
•Establecer metas
•Definir y negociar los roles y
procedimientos
 Procesos:
•Comportamiento interpersonal

56
 Resultados del
desarrollo del espíritu de equipo

Confianza mutua

Intercambio de información de alta calidad

Mejor toma de decisiones

Control eficaz de proyecto

57
Desarrollo Equipos de Alto Desempeño!

58
 Motivación

Es la creación de un ambiente
del proyecto que cumpla con
los objetivos del proyecto, a la
vez que ofrezca una
satisfacción personal máxima
relacionada con lo que las
personas mas valoran.

59
 Valores que las personas
consideran
Satisfacción profesional

Trabajo estimulante

Sensación de realización, logro y crecimiento

Compensación económica suficiente

Recompensas

Reconocimientos
60
COMUNICACIÓN

DIRECCIÓN DE PROYECTOS

61
 Temas de interés
PREGUNTA ONU
POR FAVOR, DIGA HONESTAMENTE:
¿QUÉ OPINA DE LA ESCASEZ DE ALIMENTOS EN EL RESTO DEL
MUNDO?
1. Los europeos no entendieron qué significaba "ESCASEZ".
2. Los africanos no sabían qué eran "ALIMENTOS".
3. Los argentinos no entendieron la palabra "POR FAVOR".
4. Los gringos, preguntaban qué significaba "EL RESTO DEL
MUNDO".
5. Los cubanos pedían que les explicaran qué significaba
"QUÉ OPINA".
6. Y en el congreso del Perú hasta hoy se debate sobre qué
quiere decir "HONESTAMENTE''....

62
Qué es Comunicar?

63
Realidades sobre la Comunicación?
Dificultades en la comunicación

65
 Comunicación

Para una comunicación

eficaz se debe tener en
cuenta:
• Estilos de comunicación Entendimiento
• Aspectos culturales mutuo
• Relaciones
• Personalidades
• Contexto global de la
situación

66
 Comunicación
COMPONENTES PARA INFLUIR
EN LOS DEMAS

PALABRAS
7%

LENGUAJE
CORPORAL TONO DE VOZ
55% 38%

67
 Nuestros Gestos Hablan:

No tenemos culpa de la
cara que tenemos,
pero Sí de la
“cara que ponemos”

68
COMPONENTE IMPORTANTE DE LA COMUNICACIÓN

Escuchar Activamente

MIRAR A LOS OJOS

TRATAR DE EMPATIZAR

“INVIERTA” TIEMPO
EN ESCUCHAR

69
 Niveles de escucha
DESCONECTADA VERBAL EMPÁTICA
Nuestro cuerpo Presta atención pero sin Mirada al rostro,
mirar a la otra persona
presente pero ojos
nuestra mente no. “Oye pero no escucha”
Deja de hacer cosas
Damos señales de
que estamos Busca entender,
escuchando por pregunta
compromiso
(ajá, sí, claro…) Comprende las
emociones: empatía

70
 Comunicación

Importante tener en
cuenta:
• Identificar el método de Gestión del
comunicación para cada involucramiento
de los
interesado. (Plan de interesados
Gestión de
Comunicaciones)

71
Les presento a Carlos,
un profesional con
varios años de
experiencia quien
piensa haber
encontrado una forma
de terminar el trabajo
en un menor tiempo
que lo que
habitualmente toma.
Iré a contarle a mi jefe
mi gran idea
 Estoy muy Jefe, tiene un
ocupado pero minuto, tengo
dígame algo que
comentarle
Carlos le cuenta su idea al jefe, mientras este no deja de
responder correos
 76

Problemas comunes en los equipos

Falta de identidad de equipo

Dificultad para tomar decisiones

Comunicación pobre

Inhabilidad para resolver conflictos

Falta de participación

Falta de creatividad

“Groupthink”

Liderazgo inefectivo
Identidad de equipo
 Influencia

Es una estrategia que

consiste en compartir la
autoridad y apoyarse en las
habilidades interpersonales
para hacer que otros
cooperen en la consecución
de metas comunes.

78
 Pautas que pueden influenciar a
los miembros del equipo
Dirigir con el ejemplo y cumplir cabalmente los compromisos

Aclarar la forma en que se va a a tomar una decisión

Utilizar un estilo interpersonal flexible y adaptarlo de acuerdo con la

audiencia

Ejercer el poder con habilidad y cautela . Pensar en relaciones de

colaboración a largo plazo

79
Toma de decisiones
 Toma de decisiones

Factores que afectan Existen 4 estilos

el estilo de toma de básicos
decisión: • Ordenar
• Tiempo • Consultar
• Confianza • Consensuar
• Calidad • Aleatorio
• Aceptación

81
 Modelo para la toma de
decisiones

Definir el Evaluación
Decisión del resultado
problema
y del proceso

Planificación Planificación
Generar la Pasaje de
de la de la
solución del las ideas a implementación evaluación de
problema la acción de la solución la solución

82
 Modelo para la toma de
decisiones

Tomado de Artículo de “Mejorar las decisiones como Director de Proyectos por Dale Philips, MBA, PMP
83
 Conocimientos políticos y
culturales
Diversidad cultural

Diferencias culturales (individual y corporativa)

Manejar la diversidad mediante el conocer a los diferentes

miembros de equipo y un buen plan de comunicaciones

La cultura puede impactar en el trabajo, proceso de toma

de decisiones y la disposición a actuar sin una planificación
apropiada

84
 Negociación

Es la estrategia que consiste en

dialogar con las partes que tienen
intereses compartidos u opuestos,
con el propósito de llegar a un
compromiso o llegar a un acuerdo.

85
 Negociación
Habilidades y conductas útiles para una
negociación exitosa:
Analizar la situación.

Diferenciar entre necesidades y deseos.

Centrarse en los intereses y asuntos más que en las posiciones.

Pedir mucho y ofrecer poco, pero ser realista.

Cuando se está haciendo una concesión, actuar como si se tratara de una

concesión importante y no de renuncia.

86
Participación
Creatividad
Groupthink
 90

Olvidarse de los esterotipos

 Autoevaluación 360°
¿ Cuáles son sus competencias, marcar con una X en el recuadro apropiado ?

91
Plan de Acción

92
 ¿Preguntas?

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