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COMUNICACIÓN Y

DOCUMENTACION DE LOS
PROYECTOS
“Gerencia de Proyectos”
Angela Yeliany Castrillon Hernandez
Jennifer Andrea Clavijo Pinzón
Diana Marcela Escobar Rojas
Daniela Forero Gutierrez
Monica Alejandra Gutierrez Castañeda
GESTION DE LAS COMUNICACIONES
Las estrategias de comunicación son un tipo de
herramienta de negocio que ayuda a la organización a
alinear sus objetivos generales con un plan de
marketing enfocado en la consecución de un conjunto
de resultados.
El diseño de las estrategias de comunicación debe
permitir ayudar a la organización a definir, elaborar y
lanzar sus mensajes, por cualquier medio y hacia todo
tipo de interlocutores de manera efectiva.
ESTRATEGIAS DE COMUNICACION

Pese a que existen muchos tipos de estrategia de comunicación


diferentes, a día de hoy, lo más habitual es englobarlas en dos
tipos:

Estrategias de comunicación online: blogs y social media son los


dos focos de atención en los que se centran las empresas que
trabajan en este entorno.
Estrategias de comunicación offline: son consideradas como las
más tradicionales y tienen que ver con el networking y la
participación y /u organización de eventos.

No existen estrategias de comunicación mejores o peores, sino


que todo es relativo. A la hora de escogerlas hay que atender a:

• Los objetivos de negocio.


• Las metas definidas en el plan de comunicación.
• El público objetivo y sus características, hábitos y preferencias.
LAS CLAVES de una estrategia de comunicación efectiva

25% 25% 25% 25%

Considerar la comunicación como Conocer la Prestar atención a la


Ser honesto
algo prioritario en la organización audiencia comunicación no verbal

La preparación de los interlocutores, la formación en


Comunicación de quienes se encargan de elaborar el
plan o la elección de los medios más adecuados
para enviar los mensajes son algunos de los factores
que pueden aumentar la eficacia de las estrategias
de comunicación pero, a todos ellos, hay que añadir
4 claves importantes:
EJEMPLOS DE UNA COMUNICACIÓN ÉXITOSA

Oficina De Turismo FedEx Smooy Juan Valdez


De Queensland (Estados (Colombia)
(Australia) Unidos)
En el año 2009, el gobierno del Nació en los años 70, Cuando parecía La marca más importante de café
estado de Queensland se propuso cuando el envío y la entrega que el consumo de colombiano logró su
impulsar el turismo hacia el de paquetes era un yogur helado sería posicionamiento internacional con
nororiente australiano. Como primera concepto revolucionario en algo circunstancial, la foto de un campesino y su burro
acción, publicó un anuncio en la la sociedad norteamericana. una familia de carga. ¿Cómo lo hizo? La
sección de empleo de uno los diarios Sus primeros años fueron originaria de Murcia estrategia comunicativa consistía
de circulación nacional con la frase: difíciles. Las empresas y los decidió emplear su en dar mayor visibilidad al
‘The best Job in the world‘. Reforzada clientes eran partidarios de experiencia en el producto y recurrió a valores como
con una fuerte campaña de utilizar los cauces del correo sector de la la sencillez y el valor de lo
relaciones públicas y un eficaz uso convencional. Entonces sus heladería, de más tradicional. Todo estaba en
de las redes sociales, la estrategia directivos idearon una fuerte de 80 años, para consonancia: la línea de
comunicativa arrojó como saldo campaña de presencia dedicarse de lleno productos, la decoración de los
principal que más de 34.000 mediática en televisión, radio al negocio locales, los spots publicitarios… En
personas y prensa. la actualidad, la marca ha logrado
llegar a los cinco continentes y se
ha convertido, incluso, en uno de
los competidores más firmes de
multinacionales como Starbucks.
Herramientas y Técnicas (entradas)
Habilidades de Comunicación. son parte de las habilidades de dirección general y se usan para

DISTRIBUCION DE
intercambiar información.
Como parte del proceso de comunicación, el emisor es responsable de hacer que la información
sea clara y completa para que el receptor pueda recibirla correctamente, y de confirmar que se ha
LA INFORMACION entendido apropiadamente. El receptor es responsable de asegurarse de que la información sea
recibida en su totalidad y entendida correctamente.
La Distribución de la Información implica poner la información necesaria a Sistemas de Recopilación y Recuperación de Información. puede recopilarse y recuperarse a
disposición de los interesados en el proyecto de manera oportuna. La través de una gran variedad de medios, entre los que se incluyen: Los sistemas manuales de archivo,
distribución de la información incluye implementar el plan de gestión de las las bases de datos electrónicas, el software de gestión de proyectos y los sistemas que permiten el
acceso a documentación técnica como planos de ingeniería, especificaciones de diseño y planes de
comunicaciones, así como responder a las solicitudes inesperadas de prueba.
información.
Métodos de Distribución de la Información. consiste en recopilar, compartir y distribuir
información a los interesados en el proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del
proyecto. La información del proyecto puede distribuirse mediante una gran variedad de métodos,
entre los que se incluyen:
a) Reuniones del proyecto.
b) Herramientas de comunicación y conferencias electrónicas.
c) Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos.

Proceso de Lecciones Aprendidas Una sesión de lecciones aprendidas se centra en identificar los
éxitos y los fracasos del proyecto, e incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de
los proyectos. Durante el ciclo de vida del proyecto, el equipo del proyecto y los interesados clave
identifican las lecciones aprendidas respecto a los aspectos técnicos, de dirección y de procesos del
proyecto.
Algunos resultados específicos incluyen:
• Actualización de la base de conocimientos de lecciones aprendidas
• Entrada al sistema de gestión del conocimiento
• Actualización de políticas, procedimientos y procesos corporativos
• Mejora de las habilidades de negocio
• Mejoras generales de productos y servicios
• Actualizaciones del plan de gestión de riesgos.
Distribución de la Información (Salidas))

Activos de los Procesos de la Organización

Documentación sobre lecciones Registros del proyecto. Los registros Informes del proyecto. Los
aprendidas. La documentación incluye las del proyecto pueden incluir informes del proyecto formales e
causas de las polémicas, el razonamiento correspondencia, memorandos y informales detallan el estado del
subyacente a la acción correctiva elegida y documentos que lo describen. Esta proyecto, e incluyen las lecciones
información debería, en la medida en aprendidas, los registros de polémicas,
otros tipos de lecciones aprendidas sobre que sea posible y apropiado, los informes de cierre del proyecto y
Distribución de la Información. mantenerse de manera organizada. las salidas de otras Áreas de
Conocimiento
Presentaciones del proyecto. El equipo Retroalimentación de los interesados. Notificaciones a los interesados.
del proyecto suministra información por La información que se recibe de los Se puede suministrar información a los
medios formales o informales a todos y cada interesados en relación con las operaciones interesados acerca de las polémicas
uno de los interesados en el proyecto. del proyecto puede ser distribuida y usada resueltas, los cambios aprobados y el
para modificar o mejorar el rendimiento estado general del proyecto..
futuro del proyecto.
INFORMES DE DESEMPEÑO

UTILIZAR METRICAS LOS INFORMES DE ESTADO DEL


Se pueden definir métricas específicas PROYECTO
para el desempeño del trabajo en el Algunos ejemplos de sistemas de información
inicio del Proyecto. De esta manera sobre el proyecto son los informes de estado, los
tendremos elementos objetivos de memorandos, las justificaciones, las notas
juicio. El director del proyecto puede informativas, las recomendaciones y las
incluirlas en los informes normales de actualizaciones. Como vemos todo puede ser
desempeño del trabajo que se entregan confuso, demasiada información por demasiados
a los interesados clave. canales, para ello utilizaremos los informes de
estado del proyecto para reunir la información y
colocarla en un documento único lo que facilita
su lectura y comprensión.

EL PROCESO DE REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS


Una vez que hemos monitorizado y controlado el proyecto, si surge alguna adversidad o se identifica
algún problema, se puede generar una solicitud de cambio. Estas solicitudes de cambio tienen un
proceso estandarizado para gestionarse y, por eso, PMI les da la importancia suficiente creando un
proceso independiente que las trate, el proceso de realizar el control integrado de cambios.
GESTION DE LOS INTERESADOS

Iker Arteaga David Serna


Director Empleado clave
Naiara Padilla
Propietaria
Gracias!