Analisis & Evaluasi

Jabatan
Bahan Mata Kuliah Manajemen SDM
Mahasiswa S1 Kelas Karyawan, Universitas Darma Persada
21 Oktober 2017
Disiapkan dan disampaikan oleh: Yunus Triyonggo, PhD., CAHRI.
Definisi Jabatan
• Jabatan dapat didefinisikan sebagai
kumpulan atau agregasi tugas, tugas dan
tanggung jawab yang secara keseluruhan,
dianggap sebagai tugas rutin bagi karyawan
perorangan.
• Setiap jabatan memiliki “title” yang
didasarkan pada spesifikasi standar dalam
suatu pekerjaan; di mana tugas pekerjaan
dapat dinilai sesuai keterampilan, kesulitan
dalam melakukannya, atau kualitas
pengerjaannya. Selanjutnya, pekerjaan bisa
terdiri dari beberapa posisi, dimana posisi
tersebut terkait dengan pekerjaan yang
dilakukan oleh karyawan tertentu.
Definisi Analisis Jabatan, Perancangan
Jabatan, Evaluasi Jabatan
• Edwin Flippo (1980): “Analisis Jabatan adalah proses mempelajari dan
mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan operasi dan tanggung
jawab suatu jabatan tertentu”.
• Job analysis is the systematic study of jobs to determine what activities
and responsibilities they include, their relative importance in
comparison with other jobs, the personal qualifications necessary for
performance of the jobs and the conditions under which the work is
performed (Jivani, 2014)
• Job analysis is the process of gathering and analyzing information about
the content and the human requirements of jobs, as well as, the context
in which jobs are performed.
https://hr.unl.edu/compensation/nuvalues/jobanalysis.shtml/
Definisi Analisis Jabatan, Perancangan
Jabatan, Evaluasi Jabatan
• Job Design
• “Job Design melibatkan usaha
sistematis untuk mengatur tugas,
tugas dan tanggung jawab ke dalam
unit kerja untuk mencapai tujuan
tertentu”.
• Job Evaluation
• “Evaluasi Jabatan adalah proses
yang sistematis dan teratur untuk
menentukan nilai jabatan
sehubungan dengan jabatan lain”.
Metode pengumpulan informasi
Analisis Jabatan: Wawancara
• Sumber Informasi • Format wawancara
• Individual karyawan • Terstruktur (daftar
• Kelompok karyawan pengecekan)
• Atasan yang • Tidak terstruktur
berpengetahuan tentang
jabatan tersebut
• Keuntungan
• Cepat, cara langsung
mencari informasi yang
terlewatkan
• Kerugian
• Informasi bisa terdistorsi

Gary Dessler, 2008

Metode pengumpulan informasi
Analisis Jabatan: Kuisioner
• Sumber Informasi • Format kuisioner
• Minta karyawan mengisi • Daftar pengecekan terstruktur
kuesioner untuk • Pertanyaan terbuka
mendeskripsikan tugas jabatan
dan tanggung jawabnya
• Keuntungan
• Cara cepat dan efisien
mengumpulkan informasi dari
sejumlah besar para karyawan
• Kerugian
• Biaya dan waktu dikonsumsi
dalam persiapan dan pengujian
daftar pertanyaan

Gary Dessler, 2008

Metode pengumpulan informasi
Analisis Jabatan: Observasi
• Sumber Informasi
• Mengamati dan mencatat
aktivitas fisik dari karyawan saat
mereka menjalankan pekerjaan
mereka
• Keuntungan
• Menyediakan informasi dari
tangan pertama
• Mengurangi distorsi informasi
• Kerugian
• Memakan waktu
• Kesulitan dalam menangkap
seluruh siklus kerja
• Kurang tepat jika pekerjaan
melibatkan tingkat aktivitas
mental yang tinggi

Gary Dessler, 2008

Metode pengumpulan informasi Analisis
Jabatan: Catatan Harian peserta
• Sumber Informasi
• Pekerja menyimpan buku
harian kronologis tentang apa
yang mereka lakukan dan waktu
yang
dihabiskan untuk setiap
aktivitas
• Keuntungan
• Menghasilkan gambaran pekerjaan
yang lebih lengkap
• Partisipasi karyawan terakomodir
• Kerugian
• Distorsi informasi
• Tergantung pada karyawan
untuk secara akurat mengingat
kegiatannya

Gary Dessler, 2008

Kegunaan Job Analisis
• Perencanaan SDM
• Rekrutmen
• Seleksi personil
• Pelatihan dan Pengembangan
• Audit organisasi
• Evaluasi Jabatan
• Perancangan Jabatan
• Penilaian kinerja
• Perencanaan karir
• Keselamatan dan kesehatan kerja
Komponen Analisis Jabatan
• Deskripsi Jabatan
• Spesifikasi Jabatan
Deskripsi Jabatan
• Deskripsi Jabatan
• Penyusunan deskripsi jabatan
diperlukan sebelum lowongan
diiklankan. Ini menceritakan secara
singkat
sifat pekerjaan dan menekankan
tentang persyaratan pekerjaan.
• Edwin Flippo: “Deskripsi jabatan
adalah pernyataan faktual
terorganisir dari tugas dan tanggung
jawab pekerjaan tertentu yaitu
tentang apa yang harus dilakukan,
bagaimana hal itu dilakukan dan
mengapa“.
Deskripsi Jabatan
• Isi deskripsi jabatan meliputi:
• “Title” jabatan
• Lokasi organisasi jabatan
• Pengawasan yang diberikan dan yang diterima
• Bahan, alat, mesin dan peralatan yang diperlukan
• Siapa saja atasan langsung dan bawahannya
• Kelompok gaji, tunjangan, bonus, upah insentif, metode
pembayaran, jam kerja, shift, dll.
• Daftar tugas lengkap yang harus dilakukan dipisahkan menurut
harian, mingguan, bulanan dan kasual, perkiraan waktu yang akan
dihabiskan untuk setiap tugas
• Definisi istilah yang tidak biasa
• Kondisi kerja: Lokasi, waktu, kecepatan pekerjaan, akurasi, bahaya
kesehatan, bahaya kecelakaan
• Fasilitas pelatihan dan pengembangan
• Peluang dan saluran promosi
Spesifikasi Jabatan
• Spesifikasi pekerjaan didasarkan
pada deskripsi jabatan, yaitu
pernyataan tertulis tentang
kualifikasi, sifat, fisik dan
karakteristik mental yang harus
memiliki oleh individu untuk
melakukan tugas jabatan.
• Edwin Flippo: “Spesifikasi jabatan
adalah pernyataan kualitas
minimal manusia yang dapat
diterima dan diperlukan untuk
melakukan pekerjaan tertentu".
Spesifikasi Jabatan
• Spesifikasi jabatan berisikan:
• Kualifikasi pendidikan dan
profesional
• Keterampilan
• Pengalaman praktis
• Kebugaran fisik
• Kualitas khusus yang diperlukan
untuk melakukan
pekerjaan
• Intelijen, penilaian dan inisiatif
diperlukan untuk melakukan
pekerjaan
Rancangan Jabatan
• Rancangan Jabatan didefinisikan oleh Michael Armstrong (2001) sebagai
“proses menentukan isi dari pekerjaan dalam hal tugasnya dan
tanggung jawab; metode apa yang akan digunakan untuk melaksanakan
pekerjaan, dalam hal teknik, sistem dan prosedur dan hubungan seperti
apa yang seharusnya terjadi antara pemegang pekerjaan dan atasannya,
bawahannya serta rekan kerja".
Tujuan perancangan jabatan
• Untuk memenuhi persyaratan organisasi
persyaratan seperti produktivitas, efisiensi operasional, kualitas produk
/ jasa yang lebih tinggi dll. dan;
• Untuk memuaskan kebutuhan karyawan akan minat, tantangan,
pencapaian atau prestasi, dll.
Rancangan Jabatan
• Rancangan Jabatan yang buruk dapat berakibat pada
terjadinya:
• Kebosanan
• Meningkatkan tingkat karyawan keluar-masuk
• Menurunkan motivasi
• Tingkat kepuasan kerja rendah
• Produktivitas kurang optimal
• Meningkatkan biaya organisasi
Teknik Perancangan Jabatan
• Rotasi Jabatan (Job Rotation)
• Perluasan Jabatan (Job Enlargement)
• Pengkayaan Jabatan (Job Enrichment)
• Penyederhanaan Jabatan (Job Simplification)
Rotasi Jabatan
• Ini mengacu pada pergerakan seorang
karyawan
dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang
lain melalui jangka waktu yang
ditentukan
• Pekerjaan sendiri sebenarnya tidak
berubah,
hanya karyawan yang diputar di
berbagai pekerjaan
• Seorang karyawan yang bekerja di
pekerjaan lain
beberapa hari atau bulan dan kembali ke
pekerjaan pertama.
Rotasi Jabatan
• Ini akan membebaskan karyawan dari kebosanan dan hal yang
monoton, meningkatkan keterampilan karyawan dalam berbagai
pekerjaan dan
mempersiapkan karyawan untuk memenuhi keadaaan kontinjensi.
• Ini juga dimaksudkan untuk memperbaiki citra diri pekerja dan
memberikan pertumbuhan personal.
Rotasi Jabatan
• Namun demikian, rotasi jabatan bisa
sangat terbatas potensinya untuk
dijalankan;
• Ini tidak mengubah sifat dasar pekerjaan.
Seorang karyawan diminta untuk
melakukan beberapa pekerjaan monoton
di tempat pekerjaan tunggal.
• Karena itu, karyawan yang menginginkan
tantangan dan pekerjaan yang menantang
masih merasa frustrasi.
• Selain itu, rotasi karyawan sering dapat
menyebabkan interupsi dalam pekerjaan
rutin organisasi.
Perluasan Jabatan (horisontal)
• Ini melibatkan penambahan atau perluasan tugas di pekerjaan dan
pekerjaan menjadi operasi yang lebih bermakna
• Ini adalah strategi yang diadopsi banyak organisasi untuk memerangi
dampak buruk dari pembagian kerja
• Fokusnya adalah memperbesar isi pekerjaan dengan menambahkan
tugas dan tanggung jawab.
Perluasan Jabatan
• Ini melibatkan perluasan ruang lingkup dan luas dari pekerjaan dengan
cara menugaskan operasi tertentu yang terkait erat.
• Misal: seorang pegawai di sebuah kantor melakukan pekerjaan
mengetik, lalu ditugaskan untuk menyusun surat sederhana, sortasi
surat dan pengisian dokumen. Ini akan mengurangi kebosanannya dan
membuatnya puas dengan pekerjaannya. Efisiensinya juga akan
meningkat.
Pengkayaan Jabatan (vertikal)
• Ini adalah hasil langsung dari Teori Motivasi Herzberg's Two Faktor.
• Karena berdasarkan asumsi untuk memotivasi personil, maka pekerjaan
itu sendiri harus memberikan kesempatan untuk berprestasi,
mendapatkan pengakuan, tanggung jawab, kemajuan dan
pertumbuhan.
Pengkayaan Jabatan (vertikal)
• Ini melibatkan perluasan pekerjaan secara vertikal dengan
meningkatkan jumlah tanggung jawab pekerja terkait dengan posisinya.
• Misal: seorang pekerja yang sebelumnya hanya memuat kotak untuk
pengiriman ke trailer dapat diberikan tanggung jawab untuk
memverifikasi bahwa pesanan pelanggan sudah benar.
Pengkayaan Jabatan (vertikal)
• Melalui pengkayaan kerja, otonomi, tanggung jawab dan kontrol
menjadi bagian dari pekerjaan pekerja
• Hal ini pada gilirannya menyebabkan perasaan kepuasan yang lebih
besar, motivasi yang tinggi dan meningkatkan produktifitas.
Penyederhanaan Jabatan
• Ini mengharuskan pekerjaan dipecah menjadi unit terkecil kemudian
dianalisis. Setiap hasilnya yaitu subunit biasanya terdiri dari operasi yang
relatif sedikit. Subunit ini kemudian ditugaskan ke pekerja sebagai total
pekerjaan mereka. Hal ini dilakukan agar karyawan bisa melakukannya
pekerjaan ini tanpa banyak pelatihan khusus. Banyak pekerjaan kecil
juga bisa dilakukan serentak sehingga operasi yang lengkap bisa
dilakukan lebih banyak segera. Studi waktu dan gerak dapat digunakan
untuk penyederhanaan pekerjaan ini.
Keuntungan Penyederhanaan
Jabatan
• Membutuhkan pelatihan yang lebih sedikit
• Biaya tenaga kerja tidak trampil lebih sedikit
• Meningkatkan kecepatan kerja
Evaluasi Jabatan
• Proses penentuan berapa besar pekerjaan seharusnya
dibayar, menyeimbangkan dua tujuan:
• Keseimbangan Internal
• Daya Saing Eksternal
Keuntungan Evaluasi Jabatan
• Reduksi ketidaksetaraan gaji
• Spesialisasi
• Membantu dalam pemilihan karyawan
• Standarisasi
• Prosedur perbaikan, seleksi dan promosi
Metode Evaluasi Jabatan

• Ranking or job comparison

Non- • Grading or job
kuantitatif classification

• Point rating
• Factor comparison
Kuantitatif
Komite Evaluasi Jabatan
Menjalankan 3 fungsi utama:
• Mengidentifikasi 10-15 key benchmarks
• Menyeleksi beberapa faktor kompensasi
• Mengevaluasi nilai masing-masing jabatan melalui satu
metode