SISTEM DOKUMENTASI GMP

BALAI BESAR INDUSTRI AGRO ( BBIA )

Jl. Ir. H Juanda 11
BOGOR
LANGKAH- LANGKAH PENERAPAN SISTEM
DOKUMENTASI GMP

• Membentuk kelompok / tim kerja

• Mendokumentasikan sistem mutu
( Manual / Pedoman, Prosedur kerja, Instruksi kerja
& Formulir / Rekaman )
• Menerapkan sistem mutu yang didokumentasikan
dalam setiap kegiatan/aktifitas yg berhubungan
dengan sistem tsb
 ESENSI DARI SISTEM MUTU

• Dokumentasikan apa yang akan dilakukan

• Lakukan apa yang telah didokumentasikan
tersebut
• Catat hasil pekerjaan yang telah dilakukan
• Lakukan audit untuk memeriksa
pelaksanaan yang efektif
• Ambil umpan balik (feed back)
dan lakukan penyempurnaan
 SIKLUS APDAR

FEED BACK
REVIEW AIM

PROCESS

AUDIT PLAN

DO (Activities)
 SISTEM MANAJEMEN DOKUMENTASI

LEVEL 1 MANUAL / PEDOMAN

LEVEL 2 PROSEDUR KERJA

LEVEL 3 INSTRUKSI KERJA

LEVEL 4 FORMULIR /
REKAMAN
 FUNGSI DAN KEGUNAAN
DOKUMENTASI
 Sebagai sarana komunikasi
 Merupakan bukti obyektif
 Memberikan keluaran yang konsisten
 Memungkinkan audit, mampu telusur &
tindakan koreksi
 Mengidentifikasi tanggung jawab personil
 Merupakan dasar perbaikan
 Sebagai sarana pelatihan
 LEVEL 1 : MANUAL / PEDOMAN MUTU

Merupakan dokumen panduan untuk penerapan

dan pemeliharaan GMP
Memberikan uraian tentang sistem manajemen
mutu yang meliputi semua aspek yang tercantum
dalam GMP seperti Pengadaan bahan baku,
Disain dan fasilitas pabrik, Higiene karyawan,
Pengendalian proses, Pemeliharaan sarana
pengolahan & kegiatan sanitasi, Penyimpanan,
Pengangkutan, Keterangan produk dan Pelabelan
 LEVEL 2 : PROSEDUR KERJA
 Menerangkan sistem dalam pedoman mutu ke
keadaan sebenarnya
 Prosedur berisi pernyataan yang meliputi :
- Apa yang dikerjakan
- Mengapa dikerjakan
- Siapa yang mengerjakan
- Bagaimana, kapan dan dimana dikerjakan
- Apa sumberdaya yang diperlukan
- Informasi-informasi lain yang diperlukan
 Tanpa prosedur operasi, pernyataan-pernyataan
dalam pedoman mutu hanya sebagai pernyataan
bukan bekerjanya suatu sistem
 SUSUNAN ISI / FORMAT PROSEDUR KERJA
 Tujuan ( mengapa prosedur dibuat, mengapa harus
dikerjakan)
 Ruang lingkup ( apa yang dikerjakan )
 Acuan / referensi ( peraturan, standar dsb)
 Definisi ( penjelasan istilah-istilah dalam prosedur,
bila ada)
 Tanggung jawab ( sebutkan posisi / jabatan)
 Kegiatan / Prosedur ( apa, bagaimana, kapan, dimana
harus dikerjakan, cara pelaporan dsb, gunakan
diagram alir bila perlu)
 Dokumen terkait (sebutkan dok yang terkait dengan
prosedur)
Prosedur kerja Prosedur kerja dapat
Harus dituliskan menghindari kebingungan
semua tahapan kerja Perlu konsistensi dari karyawan
sehingga diketahui • Penting terutama bila ada
dengan pasti karyawan yang cuti
bagaimana suatu
• Penting terutama bila ada
pekerjaan harus
dilakukan karyawan baru atau
magang/temporer

• Prosedur kerja bersifat efektif bila mudah

dimengerti.
• Susunan isi / format prosedur kerja dapat
berupa : Uraian, Diagram alir, Gambar/ Ilustrasi/
Foto
 PENGEMBANGAN PROSEDUR KERJA

Contoh kegiatan yang memerlukan prosedur kerja:

1. Higiene karyawan 9. Pengendalian hama

2. Monitoring mutu air 10. Pengkalibrasian termometer
3. Mencuci tangan 11. Pengukuran suhu ruang
4. Penerimaan bahan baku penyimpanan dingin dan
5. Penggunaan bahan sanitasi ruang penyimpanan beku
secara aman 12. Pengukuran suhu pangan
6. Pembersihan dan sanitasi 13. Proses pengolahan pangan
7. Pencegahan kontaminasi silang 14. Penyimpanan pangan
8. Pembersihan, pemelihaan 15. Penarikan produk pangan
fasilitas dan peralatan 16. Penandaan bahan kimia
17. Pelabelan produk pangan
 MENCUCI TANGAN
Cuci tangan :
 Sebelum mulai bekerja
 Sebelum mengolah pangan.
 Diantara penanganan pangan yang berbeda
 Sesudah menggunakan toilet
 Sesudah menyentuh sampah atau bagian tubuh
di tempat cuci tangan

Jangan menggunakan tempat cuci tangan untuk mencuci

bahan pangan atau peralatan.

Bagaimana mencuci tangan dengan baik ?

2 3 4
1. Basahi tangan dengan air bersih

GOSOK

BILAS
1

SABU
2. Gunakan sabun

BA

NI
S AH
3. Gosokkan sabun ke tangan secara
merata—meliputi : pergelangan tangan, 5

I
N
antara jari-jari, di bawah kuku, K
A
G
punggung tangan. IN
ER
K
4. Bilas tangan dengan air bersih
5. Keringkan tangan dengan handuk atau
serbet bersih atau pengering udara
 LEVEL 3 : INSTRUKSI KERJA

Digunakan untuk menerangkan aktifitas yang dapat

/mempunyai akibat langsung terhadap mutu produk
atau pengujian
Dokumen paling sederhana yang menerangkan
langkah-langkah dasar untuk melakukan suatu
tugas
Memberikan petunjuk yang siap dilakukan pemakai
Memberikan informasi yang benar dan tepat serta
mudah dibaca & dimengerti
 Penyusunan Instruksi Kerja

 Gunakan kalimat perintah yang mudah dipahami

 Sajikan instruksi yang ringkas namun cukup
memberikan petunjuk pelaksanaan pekerjaan
 Bila mungkin tidak lebih dari satu halaman
 Dapat berbentuk gambar, diagram atau poster
 Sediakan di tempat pekerjaan dilaksanakan
 Susunan / format isi IK sama dengan prosedur kerja
Contoh :
1. Instruksi kerja mesin gilingan daging
2. Instruksi kerja kalibrasi termometer dengan titik es
 LEVEL 4 : FORMULIR / REKAMAN

 Formulir / rekaman/ lembar kerja digunakan

untuk mencatat bila suatu pekerjaan telah
dilaksanakan
 Formulir membantu industri pangan untuk:
– Merinci pekerjaan semua karyawan
– Menjadwalkan setiap pekerjaan
– Memonitor proses pengolahan i
– Memonitor dan mencermati mutu pangan Win m
i
– Merencanakan kondisi pemeliharaan
Ha lg us
A n
ma
– Memonitor masuknya bahan baku dari Ma isa
N vi
pemasok No tri
 Dibuat dalam lembaran yang berisi kolom- Kes
kolom sesuai keperluan
 Dapat dibuat dalam bentuk buku catatan /
kartu
 Satu formulir bisa terdiri beberapa lembar,
misal tiga lembar beda warna
 KEGUNAAN FORMULIR
Kegunaan dari informasi pada
formulir:
– Untuk mengawasi mutu pangan
– Harus diisi dengan benar dan
jujur, jangan memanipulasi
data
– Informasi yang salah akan
mengurangi integritas dari
program mutu pangan
– Kesalahan dapat membawa
risiko mutu pangan
 PENGEMBANGAN FORMULIR

Contoh kegiatan yang memerlukan Formulir :

B. LEMBAR KERJA

1. Monitoring mutu air

2. Penerimaan bahan baku
3. Pembersihan dan sanitasi harian
4. Pembersihan, pemeliharaan fasilitas dan
peralatan
5. Pengendalian hama
6. Pengukuran suhu ruang penyimpanan dingin
dan ruang penyimpanan beku
7. Proses pengolahan pangan
8. Penarikan produk pangan
Formulir memuat hal-hal
sebagai berikut:
u tanggal
 pekerjaan yang telah
dilakukan
 siapa yang melakukan
suatu pekerjaan
 tandatangan karyawan
y temuan-temuan
 tindakan yang
dilakukan
PEMANTAUAN SUHU RUANG
PENYIMPANAN

Tanggal/Bulan :
 PENGOLAHAN PANGAN

Tanggal/bulan :
 IDENTIFIKASI DOKUMEN

Identifikasi seluruh dokumen perlu dicantumkan :

 Nama perusahaan
 Nama/judul dokumen
 Nomor dokumen
 Nomor halaman
 Nomor dan tanggal edisi / revisi
 Tanda pengesahan
 PENOMORAN DOKUMEN

 Kembangkan pada tahap awal penyusunan dokumen

 Mencakup seluruh dokumen (pedoman / manual, prosedur,
instruksi kerja & formulir)
 Nomor spesifik, mudah diingat dan dikenali
 Dapat digunakan kode huruf / angka
 Buat daftar seluruh dokumen yang ada, misalnya dalam buku
induk dokumen atau dalam formulir daftaf dokumen

Contoh nomor dokumen :

 PK 15A (prosedur kerja)
 IK 21 B ( instruksi kerja )
 Form 12 A ( formulir)
 PENOMORAN HALAMAN
 Cantumkan nomor halaman & jumlah halaman
keseluruhan
Contoh : halaman 1 dari 4, atau 1/4

PENGESAHAN DOKUMEN

 Dengan tanda tangan dan cap ( bila ada)

 Tanda tanda pengesahan oleh pimpinan puncak,
atau pimpinan bagian / seksi terkait untuk sesuatu
jenis dokumen
 PERUBAHAN DOKUMEN
 Perubahan / revisi dokumen harus dicatat /
ditulis dalam form perubahan dok.atau buku
catatan perubahan dok.
 Dokumen baru diberi nomor edisi/ revisi baru
sesuai ketentuan di perusahaan
 Tanggal penerbitan dok.perlu diganti sesuai
tanggal perubahannya
 Dokumen baru diberikan kepada pengguna/
pemegang dokumen.
Dokumen lama diambil dari pemegang
dokumen & dimusnahkan
TERIMA KASIH